Intégrer Lucid à Google Workspace

Pour les administrateurs de service et les super administrateurs : installer Lucidchart ou Lucidspark pour Google Workspace

Pour associer un compte Lucid existant à Google Workspace, votre compte Lucid doit être configuré sous la même adresse e-mail que celle de votre domaine. Vous pouvez facilement modifier votre adresse e-mail Lucid dans les paramètres de votre compte.

Tout d'abord, assurez-vous que l'utilisateur administrateur dispose des autorisations nécessaires :
 

1. Accédez au répertoire dans la console Google.
2. Cliquez sur Utilisateurs.
3. Sélectionnez votre nom d’utilisateur administrateur.
4. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Rôles et privilèges des administrateurs.
5. Assurez-vous que les rôles suivants sont attribués :
   
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour installer Lucidchart, Lucidspark ou Lucidscale pour Google Workspace, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Applications.
2. Accédez aux applications de Google Workspace Marketplace.
3. Sélectionnez Liste des applications.
4. Cliquez sur Ajouter des applications à la liste d’installation du domaine.
5. Recherchez les applications Lucidchart, Lucidspark ou Lucidscale pour Google Suite.
   • Remarque : il existe deux applications Lucidchart, « Lucidchart » et « Lucidchart Diagrams for Gmail ».
6. Sélectionnez Installation administrateur.
   
7. Cliquez sur Continuer.
8. Veuillez indiquer si vous souhaitez installer l'application pour tous les membres de votre organisation ou uniquement pour certains groupes.
9. Cliquez sur Terminer pour terminer l’installation.

Activer la connexion Google OAuth (Google SSO)

Une fois que vous avez installé Lucid pour votre domaine Google Workspace, vous pouvez ajuster les paramètres de connexion de votre équipe afin que tout utilisateur du domaine de votre équipe puisse se connecter à Lucid à l'aide de son compte Google.

Pour définir la connexion unique Google comme méthode de connexion par défaut pour les utilisateurs, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Lucid.
2. Accédez à votre console d’administration en cliquant sur Administrateur.
3. Développez le menu déroulant Sécurité dans le menu de gauche du panneau d'administration. 
4. Cliquez sur Authentification dans la liste des options du menu de gauche.
5. Assurez-vous que l’option Autoriser l’authentification unique Google est sélectionnée. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les autres méthodes.
6. Sélectionnez Google SSO dans le menu déroulant d’authentification par défaut.
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Intégration de la sauvegarde Google Drive

Grâce à l’intégration de Google Workspace, vous pouvez exiger une sauvegarde automatique des fichiers de chaque utilisateur sur leur compte Google Drive. Les sauvegardes sont stockées sous forme de fichiers .laf dans le Google Drive de chaque collaborateur et peuvent être restaurées à tout moment dans leur compte Lucid.

Pour accéder à ce paramètre, choisissez Intégration d’applications dans le menu de gauche de la console d’administration, choisissez Google Workspace, puis sélectionnez l’onglet Intégration Google Drive dans la barre de navigation de gauche. Vous pouvez ensuite imposer des sauvegardes hebdomadaires, ne pas exiger de sauvegarde ou empêcher complètement les sauvegardes.

Fournir aux utilisateurs un espace de travail Google 

Lucid peut se synchroniser avec votre domaine Google Workspace afin de provisionner ou de supprimer automatiquement les utilisateurs lorsque vous les ajoutez ou les supprimez à partir de votre console d’administration Google Workspace. Remarque importante : pour utiliser Google Workspace afin de provisionner les utilisateurs sur votre compte Lucid, vous devez installer l’application Lucidchart à partir de Google Marketplace, quel que soit le ou les produits que vous utilisez.

Le provisionnement de l'espace de travail Google n'est disponible que pour les comptes Enterprise. Pour effectuer une mise à niveau, veuillez contacter notre équipe de vente.

Réglages de synchronisation

Une fois que vous avez établi votre connexion à Google Workspace, vous devez vous assurer que vous avez correctement défini les paramètres de provisionnement de Google Workspace dans le panneau d'administration de Lucid, sous l'intégration de l'application Google Workspace. Sélectionnez l'onglet Paramètres de synchronisation pour accéder à la page suivante.

À partir de là, vous pouvez choisir si les modifications apportées à votre compte Google Workspace affecteront le provisionnement et le dé-provisionnement de ces utilisateurs dans Lucid.

Si vous avez choisi de provisionner automatiquement les utilisateurs lorsqu'ils sont créés dans votre compte Google Workspace, ils seront automatiquement ajoutés sans courrier électronique d'invitation. Cependant, les utilisateurs préexistants dans Google Workspace avant la mise en place du provisionnement avec Lucidchart ne seront pas automatiquement ajoutés. Des invitations seront envoyées à ces utilisateurs et ils resteront en statut "en attente" jusqu'à ce qu'ils acceptent l'invitation.

Si vous choisissez d'activer le déprovisionnement automatique des utilisateurs lorsqu'ils sont supprimés de votre compte Google Workspace en cochant la deuxième case, les documents associés aux utilisateurs supprimés seront transférés au propriétaire du document par défaut afin de garantir qu'aucune donnée n'est perdue avec l'utilisateur supprimé. Une fois supprimé, l'utilisateur n'apparaîtra plus dans la liste des utilisateurs du panneau d'administration de Lucid.

Paramètres des licences

Ajustez vos paramètres de licence pour vous assurer que vous avez pris en compte la façon dont les utilisateurs recevront des licences après leur création ou lors d'une demande de licence. Si vous utilisez à la fois Lucidchart et Lucidspark, vous devrez sélectionner ces paramètres pour les deux produits. Pour connaître les étapes à suivre, consultez notre article Panneau d'administration de Lucid : Paramètres de licence.

Dans le panneau d'administration de Lucid, vous pouvez ajouter des utilisateurs G-suite existants avant qu'ils ne soient provisionnés dans Lucidchart. Des invitations seront envoyées à ces utilisateurs et leur statut restera "Pending" jusqu'à ce qu'ils acceptent l'invitation. Après avoir activé le provisionnement, les nouveaux utilisateurs de la suite G seront automatiquement ajoutés à Lucidchart. Aucun courriel d'invitation ne sera envoyé, les utilisateurs ne sont donc pas tenus d'accepter une invitation.

Intégrer Lucid à Google Chat

Utilisez l'intégration de Lucid avec Google Chat pour partager instantanément des liens vers des documents à partir d'un chat. Lisez les sections ci-dessous pour savoir comment configurer et utiliser l'intégration.

Mise en place de l'intégration

Si l'intégration de Google Workspace a été activée et installée par l'administrateur de votre compte, vous avez déjà accès à cette intégration. Consultez la section Partager des documents dans Google Chat pour savoir comment l'utiliser.

Si l'intégration de l'espace de travail Google a été activée par l'administrateur de votre compte mais n'a pas été installée, vous pouvez installer l'intégration de Google Chat en suivant ces étapes :

1. Ouvrez Google Chat en allant sur chat.google.com.
2. Sélectionnez Lucidchart ou Lucidspark dans le menu "Apps" sur le côté gauche de la page.
3. Sous le message indiquant que "Lucid nécessite une configuration", cliquez sur Configure.
4. Sélectionnez le compte Google auquel vous souhaitez vous connecter.
5. Vérifiez les autorisations, puis cliquez sur Autoriser.

L'intégration est maintenant configurée et prête à être utilisée. Il se peut que le message "Lucidchart nécessite une configuration" s'affiche encore - cela ne signifie pas que la configuration n'a pas fonctionné. Consultez la section suivante pour savoir comment utiliser l'intégration.

Partager des documents dans Google Chat

Dans n'importe quel chat Google, vous pouvez partager un document Lucid en suivant les étapes suivantes :

1. Tapez "/lucidSearch" dans la zone de saisie.
2. Appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier pour envoyer le message.
   • Ce message n'est visible que par vous.
   • La première fois, il vous sera peut-être demandé d'ajouter l'application et de vous connecter à Lucid.
3. Dans le panneau qui s'affiche, saisissez un mot-clé pour effectuer une recherche dans vos documents Lucid.
4. Sélectionnez un document.
5. Cliquez sur Envoyer pour discuter.

Toute personne participant à la discussion peut cliquer sur Participer maintenant pour ouvrir le document. Si l'un des participants à la discussion n'est pas autorisé à consulter le document, vous devrez le partager avec lui pour qu'il puisse y accéder.

FAQ

Puis-je utiliser Google Workspace pour attribuer des licences aux utilisateurs dans Lucid ?
Non. Vous pouvez approvisionner les utilisateurs avec Google Workspace, ou configurer une connexion SAML/SCIM Google Workspace avec l'approvisionnement des utilisateurs, mais il n'est pas possible d'attribuer des licences aux utilisateurs avec cette connexion.

Pourquoi ai-je reçu un message indiquant que "Lucidchart nécessite la configuration de" dans Google Chat ?
Ce message est lié à l'intégration récente de Google Chat et de Lucid. Ce message apparaît lorsque l'intégration de Google Workspace a été activée par votre administrateur, mais qu'elle n'est pas installée. Pour utiliser Google Chat et Lucid, cliquez sur Configurer dans le message et suivez les instructions pour commencer à utiliser les documents Lucid dans Google Chat. Si vous ne prévoyez pas d'utiliser cette intégration, aucune action n'est requise. 

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