Configurez Lucidchart et Lucidspark pour votre domaine Google Workspace afin de gérer facilement votre équipe. Grâce à ces intégrations Google Workspace, vous pouvez inviter des utilisateurs de votre domaine à rejoindre votre équipe, configurer la connexion Google OAuth (Google SSO) comme méthode de connexion par défaut et provisionner les utilisateurs avec des comptes Lucid directement dans Google Workspace.

En plus des intégrations Google Workspace décrites dans cet article ci-dessous, nous proposons également des modules complémentaires Lucid pour Google Docs, Sheets et Slides, des modules complémentaires Lucid pour Google Agenda et une intégration Lucidspark avec Google Meet. Reportez-vous aux articles liés pour obtenir des instructions d’installation et plus d’informations sur chacune de ces offres.

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Pour les administrateurs de service et les super administrateurs : installer Lucidchart ou Lucidspark pour Google Workspace

Pour associer un compte Lucid existant à Google Workspace, votre compte Lucid doit être configuré sous la même adresse e-mail que celle de votre domaine. Vous pouvez facilement modifier votre adresse e-mail Lucid dans les paramètres de votre compte.

Tout d’abord, assurez-vous que votre utilisateur administrateur a les bonnes autorisations :

Accédez au répertoire dans la console Google.
Cliquez sur Utilisateurs.
Sélectionnez votre nom d’utilisateur administrateur.
Faites défiler vers le bas et sélectionnez Rôles et privilèges des administrateurs.
Assurez-vous que les rôles suivants sont attribués :
Cliquez sur Enregistrer.

Pour installer Lucidchart, Lucidspark ou Lucidscale pour Google Workspace, suivez ces étapes :

Sélectionnez Applications.
Accédez aux applications de Google Workspace Marketplace.
Sélectionnez Liste des applications.
Cliquez sur Ajouter des applications à la liste d’installation du domaine.
Recherchez les applications Lucidchart, Lucidspark ou Lucidscale pour Google Suite.
- Remarque : il existe deux applications Lucidchart, « Lucidchart » et « Lucidchart Diagrams for Gmail ».
Sélectionnez Installation administrateur.
Cliquez sur Continuer.
Indiquez si vous souhaitez installer l’application pour tous les membres de votre organisation ou seulement pour certains groupes ou unités organisationnelles.
Cliquez sur Terminer pour terminer l’installation.

Activer la connexion Google OAuth (Google SSO)

Une fois que vous avez installé Lucid pour votre domaine Google Workspace, vous pouvez ajuster les paramètres de connexion de votre équipe afin que tout utilisateur du domaine de votre équipe puisse se connecter à Lucid avec son compte Google.

Pour définir l’authentification unique Google comme méthode de connexion par défaut pour les utilisateurs, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte Lucid.
Accédez à votre console d’administration en cliquant sur Administrateur.
Développe lemenu déroulant Security dans le menu de gauche du panneau d'administration .
Clique sur Authentification dans la liste des options du menu de gauche.
Assurez-vous que l’option Autoriser l’authentification unique Google est sélectionnée. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les autres méthodes.
Sélectionnez Google SSO dans le menu déroulant d’authentification par défaut.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Intégration de la sauvegarde Google Drive (Lucidchart uniquement)

Grâce à l’intégration de Google Workspace, vous pouvez exiger une sauvegarde automatique des fichiers de chaque utilisateur sur leur compte Google Drive. Les sauvegardes sont stockées sous forme de fichiers .laf dans le Google Drive de chaque collaborateur et peuvent être restaurées à tout moment dans leur compte Lucid.

Pour accéder à ce paramètre, choisissez Intégration d’applications dans le menu de gauche de la console d’administration, choisissez Google Workspace, puis sélectionnez l’onglet Intégration Google Drive dans la barre de navigation de gauche. Vous pouvez ensuite imposer des sauvegardes hebdomadaires, ne pas exiger de sauvegarde ou empêcher complètement les sauvegardes.

Remarque : la sauvegarde Google Drive n’est actuellement prise en charge que pour les documents Lucidchart.

Provisionner des utilisateurs avec Google Workspace

Lucid peut se synchroniser avec votre domaine Google Workspace afin de provisionner ou de supprimer automatiquement les utilisateurs lorsque vous les ajoutez ou les supprimez à partir de votre console d’administration Google Workspace. Remarque importante : pour utiliser Google Workspace afin de provisionner les utilisateurs sur votre compte Lucid, vous devez installer l’application Lucidchart à partir de Google Marketplace, quel que soit le ou les produits que vous utilisez.

Le provisionnement de Google Workspace n’est disponible que pour les comptes Enterprise. Pour passer à la version supérieure, veuillez contacter notre équipe commerciale.

Réglages de synchronisation

Une fois que vous avez configuré votre connexion Google Workspace, vous devez vous assurer que vous avez correctement défini les paramètres de provisionnement de Google Workspace dans le panneau d’administration Lucid sous l’intégration de l’application Google Workspace. Sélectionnez l’onglet Paramètres de synchronisation pour accéder à la page suivante.

Google-workspace-sync-settings-in-Lucid-admin-panel.png

À partir de là, vous pouvez choisir si les modifications apportées à votre compte Google Workspace affecteront le provisionnement et le déprovisionnement de ces utilisateurs dans Lucid.

Si vous avez choisi de provisionner automatiquement des utilisateurs lors de leur création dans votre compte Google Workspace, ils seront automatiquement ajoutés sans e-mail d’invitation. Toutefois, les utilisateurs préexistants dans Google Workspace antérieurs à la configuration du provisionnement avec Lucidchart ne seront pas automatiquement ajoutés. Les invitations seront envoyées à ces utilisateurs et ils resteront en « En attente » jusqu’à ce qu’ils acceptent l’invitation.

Si vous choisissez d’activer le déprovisionnement automatique des utilisateurs lorsqu’ils sont supprimés de votre compte Google Workspace en cochant la deuxième case, les documents associés aux utilisateurs supprimés seront transférés au propriétaire du document par défaut afin de garantir qu’aucune donnée n’est perdue avec l’utilisateur supprimé. Une fois qu’il a été supprimé, l’utilisateur n’apparaîtra plus dans votre liste d’utilisateurs dans le panneau d’administration de Lucid.

Paramètres des licences

Ajustez vos paramètres de licence pour vous assurer que vous avez pris en compte la façon dont les utilisateurs recevront des licences après leur création ou lors d’une demande de licence. Si vous utilisez à la fois Lucidchart et Lucidspark, vous devrez définir ces paramètres pour les deux produits. Pour connaître les étapes à suivre, consultez notre article Console d’administration Lucid : paramètres de licence.

Dans le panneau d’administration de Lucid, vous pouvez ajouter des utilisateurs G-suite existants avant qu’ils ne soient provisionnés dans Lucidchart. Des invitations seront envoyées à ces utilisateurs, et leur statut restera « En attente » jusqu’à ce qu’ils acceptent l’invitation. Une fois que vous avez activé le provisionnement, les nouveaux utilisateurs G-suite seront automatiquement ajoutés à Lucidchart. Aucun e-mail d’invitation ne sera envoyé, les utilisateurs ne sont donc pas tenus d’accepter une invitation.

Synchronisation des unités organisationnelles Google

Lucid peut se synchroniser avec vos unités organisationnelles (UO) Google.

Remarque : Si vous utilisez l’interface des groupes organisationnels, l’unité d’organisation Google n’est pas disponible pour votre compte. Reportez-vous à notre article Panneau d’administration Lucid : Gestion des groupes pour déterminer si vous faites partie de l’expérience des groupes organisationnels et pour plus de détails sur la façon de l’utiliser avec succès.

Vous devrez configurer correctement votre instance Google Workspace pour que la synchronisation fonctionne. N'oublie pas que le processus de synchronisation ne crée, ne modifie ni ne supprime aucun utilisateur. Il synchronise la structure des unités organisationnelles, ainsi que leurs membres. Si un utilisateur est présent dans une unité organisationnelle de Google Workspace mais pas dans le système de Lucid, il sera ignoré. De même, si un utilisateur existe dans Lucid, mais pas dans les unités organisationnelles de Google Workspace, il ne sera ajouté à aucun groupe synchronisé à partir de Google Workspace.

Pour synchroniser vos unités organisationnelles Google, procédez comme suit :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Intégrations d’applications dans le menu de gauche.
Sélectionnez la tuile Google Workspace.
Sous Paramètres de synchronisation, cochez la case pour synchroniser vos unités organisationnelles Google.

À quoi s’attendre lors de la synchronisation des unités organisationnelles Google ?

La synchronisation des unités organisationnelles ne commence pas automatiquement après la configuration de Google Workspace. Veillez à lancer la synchronisation en cliquant sur Synchroniser. Si vous avez activé la synchronisation quotidienne automatique, attendez au moins 48 heures pour que la synchronisation soit terminée.
Les synchronisations de Google OU remplacent les modifications manuelles effectuées dans Lucid. Si vous souhaitez apporter des modifications à vos groupes (ajouter ou supprimer un utilisateur, faire de quelqu’un un utilisateur non principal), veillez à le faire dans votre espace de travail Google avant la synchronisation.
Si vous modifiez vos unités organisationnelles (y compris les noms, les configurations et les membres) dans Google Workspace au cours d’une synchronisation, il est possible que certaines de vos modifications ne soient pas prises en compte. Si des modifications ne s’affichent pas correctement, il se peut que vous deviez relancer la synchronisation. Si la synchronisation automatique est activée, ces erreurs seront automatiquement corrigées lors de la prochaine synchronisation.
Pendant que la synchronisation des unités organisationnelles est en cours, il est normal que les clients voient des modifications progressives apportées à leurs groupes. Ils peuvent voir des groupes déplacés, renommés et des utilisateurs ajoutés et supprimés s’ils actualisent constamment leur page utilisateurs pendant la synchronisation. S’ils constatent que des groupes ont été créés sans qu’aucun utilisateur n’en fasse partie, c’est également normal. Les membres de ces groupes seront ajoutés au fur et à mesure de la synchronisation.

Configuration des unités organisationnelles Google

Configurez vos instances Google Workspace en suivant les étapes décrites ci-dessous pour activer les synchronisations d’unités organisationnelles.

Localiser les paramètres scope OAuth

Un administrateur peut trouver ces paramètres scope dans Google Workspace sous :

Sélectionnez Applications.
Cliquez sur Applications Google Workspace Marketplace
Sélectionnez Lucidchart Diagrams
Cliquez sur Accès aux données.

Activer les paramètres scope OAuth

Activez les paramètres scope OAuth appropriés pour l’application Lucidchart, notamment :

Afficher les groupes sur votre domaine
Afficher les unités organisationnelles de votre domaine
Voir les informations sur les utilisateurs de votre domaine

Remarque : si vous avez installé l’application Lucidchart avant mai 2020, il se peut que ces paramètres scope doivent être activés.

Pour l’administrateur : e-mail de l’administrateur Google

Le processus d'installation définira l'adresse e-mail comme étant celle du superutilisateur du compte Google Workspace.

FAQ

Puis-je utiliser Google Workspace pour attribuer des licences aux utilisateurs dans Lucid ?
Non. Vous pouvez provisionner des utilisateurs avec Google Workspace, ou configurer une connexion SAML/SCIM Google Workspace avec le provisionnement des utilisateurs, mais il n’est pas possible d’attribuer des licences aux utilisateurs avec cette connexion.

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