Console d’administration Lucid : gestion des groupes

Commencez par déterminer votre expérience en matière de gestion de groupe

Lucid a lancé une nouvelle expérience de gestion de groupe. Pendant que nous transférons les comptes vers la nouvelle expérience, certains comptes peuvent rester sur l'expérience d'origine. Avant de lire cet article, déterminez quelle expérience de gestion de groupe votre compte utilise. Pour ce faire :

1. Depuis votre compte Lucid, sélectionnez Admin dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez Groupes dans le menu de navigation de gauche.
   • Si vous voyez "New feature coming soon !", consultez notre panneau d'administration Lucid : Groupes pour savoir comment utiliser l'expérience originale.
   • Si vous voyez la page ci-dessous, continuez à lire cet article pour en savoir plus sur la nouvelle expérience de gestion des groupes.
     

Informations générales du groupe

Lucid propose de nombreuses options pour faciliter la gestion des groupes au sein de votre organisation. Voici toutes les choses que vous devez savoir avant de vous lancer.

Fonctionnalités pour la gestion de votre organisation :

• Les groupes d'organisation sont des groupes créés par le propriétaire du compte ou un administrateur de compte pour gérer les paramètres d'un compte de manière plus granulaire. Un utilisateur ne peut appartenir qu'à un seul groupe d'organisation.
  • Le groupe d'organisation par défaut est celui dans lequel tous les utilisateurs seront regroupés par défaut. Les paramètres de licence et de sécurité définis pour le compte dans son ensemble s'appliquent à tous les utilisateurs de ce groupe.
  • Un groupe d'organisation parent est un groupe d'organisation qui contient d'autres groupes d'organisation.
    
• Les équipes sont des groupes qui permettent aux utilisateurs de collaborer plus efficacement grâce à l'utilisation d'un hub d'équipe qui comprend un espace d'équipe, une liste d'équipe et des documents d'équipe. Les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs équipes.
• Les groupes (partage) sont des groupes qui permettent aux utilisateurs de partager des documents avec un groupe particulier plutôt que d'ajouter chaque collaborateur individuel. Les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs groupes pour partager des documents.
  • Si vous avez créé des groupes à l'aide de l'expérience précédente de gestion des groupes, ils apparaîtront ici.

Groupes organisationnels

Les groupes d'organisation sont des groupes créés par le propriétaire du compte ou un administrateur de compte pour gérer les paramètres d'un compte de manière plus granulaire.

Accéder aux groupes organisationnels

Pour accéder aux groupes d'organisation, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur le menu déroulant Groupes dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez Groupes d'organisation.

Créer un groupe organisationnel

Pour créer un nouveau groupe d'organisation :

1. Accédez à la page du groupe d'organisation dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez + Nouveau groupe d'organisation dans le coin supérieur droit.
3. Dans la fenêtre « Basics » qui s'affiche, définissez le nom et la description du groupe.
   • Le nom de votre groupe d'organisation peut être visible par n'importe qui sur votre compte Enterprise lors du partage avec des collaborateurs. Nous vous recommandons de ne pas inclure d'informations sensibles ou confidentielles dans le nom du groupe.
4. Si vous créez un groupe enfant (ou sous-groupe) au sein d'un groupe organisationnel existant, veuillez cliquer sur l'icône en forme de crayon pour sélectionner le groupe organisationnel parent.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Saisissez le nom de l'utilisateur ou des utilisateurs que vous souhaitez désigner comme administrateur du groupe d'organisation.
   • Si vous choisissez de ne pas attribuer d'administrateur de groupe d'organisation, le propriétaire du compte et l'administrateur du compte seront les seules personnes autorisées à gérer le groupe.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Saisissez les noms des utilisateurs de votre compte que vous souhaitez ajouter au groupe d'organisation.
   • Vous pouvez sauter cette étape et ajouter des utilisateurs individuellement ou en masse à partir de la page Utilisateurs après la création du groupe d'organisation.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Examinez les détails et cliquez sur Créer un groupe.

Ajouter des utilisateurs à un groupe d'organisation

" Une fois qu'un groupe organisationnel a été créé, les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs du groupe via la page « "Users » (Gérer les utilisateurs du groupe) du panneau d'administration. Pour savoir comment procéder, veuillez consulter notre panneau d'administration Lucid : article sur la gestion des utilisateurs.

Gérer les limites de licence pour les groupes organisationnels

Chaque groupe d'organisation peut avoir une limite de licence, qui définit le nombre maximum de licences pouvant être attribuées aux utilisateurs de ce groupe. Pour accéder à la page des limites de licence, procédez comme suit :

1. Accédez à la page du groupe d'organisation dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Cliquez sur Gérer les limites de licence dans le coin supérieur droit.

Dans la page des limites de licence qui s'ouvre, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des limites de licence en fonction des besoins de votre compte.

À moins qu'une limite de licence spécifique ne soit fixée pour un sous-groupe, celui-ci contribuera automatiquement à la limite du groupe d'organisation parent. Pour plus de détails sur la structure organisationnelle des groupes, reportez-vous à la section Principes de base des groupes ci-dessus.

Modifier un groupe d'organisation

1. Accédez à la page du groupe d'organisation dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Cliquez sur l'icône à trois points à gauche du groupe d'organisation que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Modifier les bases du groupe.
4. Modifiez le nom ou la description du groupe.
5. Cliquez sur Confirmer.

Supprimer un groupe d'organisation

1. Accédez à la page du groupe d'organisation dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Cliquez sur l'icône à trois points à gauche du groupe d'organisation que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Supprimer le groupe d'organisation.

Déléguer la gestion des utilisateurs à un administrateur de groupe organisationnel

Affectez un ou plusieurs administrateurs de groupe d'organisation pour permettre aux utilisateurs de votre compte de gérer un groupe d'organisation et ses membres, y compris les demandes de licence. Toutefois, l'administrateur de groupe d'organisation ne peut pas apporter de modifications à l'échelle du compte comme le fait un administrateur de compte.

L'administrateur d'un groupe organisationnel peut gérer les éléments suivants pour les utilisateurs assignés à son groupe :

• Consulter la liste des utilisateurs
• Gérer les licences
• Ajouter les utilisateurs existants du compte à leur groupe
• Déplacer des utilisateurs hors de leur groupe vers le groupe par défaut
  • Les administrateurs de groupes d'organisation peuvent également déplacer des utilisateurs d'un groupe vers un autre groupe s'ils sont les administrateurs des deux groupes.
• Modifier les détails de l’utilisateur tels que son nom et son adresse e-mail
• Exporter une liste d'utilisateurs au format .csv fichier

Attribuer le rôle d'administrateur au groupe d'organisation

1. Accédez à la page du groupe d'organisation dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez un groupe d'organisation.
3. Cliquez sur l'icône à trois points à gauche du groupe d'organisation que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez Modifier l'administrateur du groupe.
5. Ajoutez ou supprimez des utilisateurs qui seront désignés comme administrateurs du groupe d'organisation.
6. Cliquez sur Confirmer.

Équipes

Le hub d'équipe de Lucid permet aux membres du compte de s'organiser en équipes pour une collaboration plus efficace. Les propriétaires de comptes et les administrateurs peuvent consulter la liste de toutes les équipes et de leurs membres dans le panneau d'administration.

Accéder aux paramètres de l'équipe dans le panneau d'administration

Pour accéder à la page Équipes dans le panneau d'administration de Lucid :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur le menu déroulant Groupes dans le menu de gauche.
3. Sélectionner les équipes.

Créer une équipe

Pour créer un nouveau groupe afin de partager des documents :

1. Accédez à la page Équipes dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Cliquez sur Ajouter une équipe dans le coin supérieur droit de la liste des "Équipes".
   • Cliquez sur la flèche déroulante à droite de "Ajouter une équipe" pour créer plusieurs équipes à l'aide d'un fichier CSV.
3. Dans le panneau qui s'affiche, saisissez un nom d'équipe sous "Nom de cette équipe".
   • Chaque nom d'équipe que vous ajoutez à votre compte doit être unique. Un message s'affichera dans le panneau si le nom que vous avez choisi est déjà utilisé sur votre compte.
   • Nous vous recommandons de ne pas inclure d'informations sensibles ou confidentielles dans le nom de l'équipe.
4. Déterminez le type d'équipe.
5. Cliquez sur Créer une équipe.

Ajouter des utilisateurs à une équipe

Accédez à la page Équipes dans le panneau d'administration de Lucid.

1. Sélectionnez une équipe dans la liste de gauche.
2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs à une équipe dans le coin supérieur droit.
3. Saisissez l'adresse électronique de l'utilisateur ou des utilisateurs Lucid existants sur votre compte que vous souhaitez ajouter au groupe.
4. Cliquez sur OK.

Attribuer des rôles et des autorisations aux membres de l'équipe

Pour modifier le rôle ou les autorisations des membres d'un hub d'équipe, les propriétaires et les administrateurs de comptes peuvent suivre les étapes suivantes à partir de la page Équipes du panneau d'administration de Lucid :

1. Sélectionnez une équipe dans la liste de gauche.
2. Localisez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle ou l'autorisation et cliquez sur le menu déroulant dans la colonne "Team role".
3. Sélectionnez un rôle ou une autorisation dans la liste.
4. Répétez l'opération pour les autres membres de l'équipe.

Supprimer des utilisateurs d'une équipe

Accédez à la page Équipes dans le panneau d'administration de Lucid.

1. Sélectionnez une équipe dans la liste de gauche.
2. Localisez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez l'icône à trois points empilés à l'extrême droite de son nom.
3. Sélectionnez Supprimer de l'équipe.
4. Cliquez sur Supprimer l'utilisateur.

Fusionner les équipes

Pour fusionner plusieurs équipes en une seule, veuillez suivre les étapes ci-dessous. La fusion d'équipes entraîne le transfert des membres et du contenu vers l'équipe de destination et supprime définitivement l'équipe d'origine dans Lucid.

1. Cliquez sur « Groupes » dans le menu de navigation situé à gauche du panneau d'administration.
2. Sélectionnez « Équipes » dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite de l'équipe dans laquelle vous souhaitez fusionner une autre équipe.
4. Sélectionnez « Fusionner les équipes ».
5. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'équipe avec laquelle vous souhaitez fusionner.
6. Cliquez sur « Fusionner les équipes ».

Archiver une équipe

Pour archiver une équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur « Groupes » dans le menu de navigation situé à gauche du panneau d'administration.
2. Sélectionnez « Équipes » dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite d'une équipe.
4. Cliquez sur « Équipe Archive » au bas du panneau qui s'affiche.
5. Vérifiez les informations, puis cliquez sur « Archiver ».

Lorsqu'une équipe est archivée, ses membres perdent l'accès à l'espace et aux documents de l'équipe, mais restent des utilisateurs de votre compte Lucid. Si des documents de l'équipe ont été partagés avec des utilisateurs extérieurs à l'équipe, ces documents peuvent encore être accessibles à ces utilisateurs via l'URL.

Archiver plusieurs équipes à la fois
Pour archiver plusieurs équipes en même temps, procédez comme suit depuis la page « Équipes » du panneau d'administration :

1. Cochez la case située à côté de chaque équipe que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur « Actions groupées » en haut à droite de la liste.
3. Sélectionnez les équipes d'Archive.
4. Vérifiez les informations, puis cliquez sur « Archiver ».

Restaurer une équipe archivée
Vous pouvez restaurer une équipe archivée en suivant ces étapes depuis la page « Équipes » du panneau d'administration :

1. À droite de la barre de recherche, cliquez sur le menu déroulant « Équipes actives ».
2. Sélectionnez « Équipes archivées ».
3. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite d'une équipe.
4. Sélectionnez Restaurer l'équipe.
5. Vérifiez les informations, puis cliquez sur « Restaurer l'équipe ».

Groupes (partage)

Les groupes (partage) permettent aux utilisateurs de partager des documents avec un groupe particulier plutôt que d'ajouter chaque collaborateur individuel. Si vous avez créé des groupes à l'aide de l'expérience précédente de gestion des groupes, ils apparaîtront ici.

Groupes d'accès (partage)

Pour accéder aux groupes (partage) :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur le menu déroulant Groupes dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez Groupes (Partage).

Les sections suivantes expliquent comment créer un groupe, gérer les utilisateurs et supprimer un groupe, tout cela à partir de la page "Groups (Sharing)".

Créer un groupe pour partager des documents

Pour créer un nouveau groupe afin de partager des documents :

1. Accédez à la page Groupes (partage) dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sous "Gérer les groupes (partage)" à gauche de la page, passez votre curseur sur le nom de votre compte.
   • Pour créer un sous-groupe sous un groupe existant, passez votre curseur sur le nom du groupe parent.
3. Cliquez sur l'icône du crayon.
4. Sélectionnez Créer un groupe.

Ajouter des utilisateurs à un groupe pour partager des documents

1. Accédez à la page Groupes (partage) dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez un groupe dans le menu de gauche.
3. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs au groupe dans le coin supérieur droit.
4. Saisissez l'adresse électronique de l'utilisateur ou des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe.
5. Cliquez sur OK.

Supprimer des utilisateurs d'un groupe de partage de documents

1. Accédez à la page Groupes (partage) dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez un groupe dans le menu de gauche.
3. Localisez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez l'icône à trois points empilés à l'extrême droite de son nom.
4. Sélectionnez Supprimer du groupe.
5. Cliquez sur Supprimer l'utilisateur.

Supprimer un groupe (partage)

1. Accédez à la page Groupe (partage) dans le panneau d'administration de Lucid.
2. Sous "Gérer les groupes (partage)", à gauche de la page, passez votre curseur sur le nom d'un groupe.
3. Cliquez sur l'icône du crayon.
4. Sélectionnez Supprimer groupe.
5. Cliquez sur Confirmer.

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