Utiliser les pôles d'équipe Lucid pour collaborer et rester organisés

Créez votre hub d'équipe

Pour commencer, vous pouvez configurer une équipe et la personnaliser en fonction de vos besoins de partage. Si vous recherchez une équipe existante, consultez la section Accéder à ses équipes ci-dessous.

Déterminer le type d'équipe

Commencez par déterminer le type d'équipe que vous souhaitez créer. En fonction de l'objectif et de l'accès souhaité pour votre équipe, choisissez parmi les types suivants : ouvert, fermé ou caché. Vous trouverez ci-après une description de chacun d'entre eux et des suggestions pour déterminer celui qui répondra le mieux à vos besoins.

Ouverte
Vous avez défini le paramètre de participation comme "Tout le monde à [nom de votre entreprise]", votre équipe est considérée comme "ouverte" et est visible par tous les membres de votre organisation sur la page Toutes les équipes. Toute personne de votre organisation peut rejoindre cette équipe sans avoir besoin d'être ajoutée ou approuvée manuellement. Le nom de l'équipe, sa description et ses membres sont visibles par tous les membres de l'entreprise. C'est une bonne option si vous souhaitez que votre équipe soit facilement accessible.

Fermée
Si vous avez défini le paramètre de participation comme "Personnes invitées uniquement", il s'agira d'une équipe "fermée" visible par tous les membres de votre organisation sur la page Toutes les équipes. Toute personne de votre organisation peut demander à rejoindre cette équipe, mais doit être approuvée par un membre de l'équipe avant d'être admise. Le nom de l'équipe, sa description et ses membres sont visibles par tous. C'est une bonne option si vous voulez que votre groupe soit visible et facile à trouver, mais que vous souhaitez contrôler l'approbation des membres.

Masquée
Si vous choisissez le paramètre de participation « Personnes invitées uniquement » ET que vous activez l'option de masquage de l'équipe, elle n'apparaîtra pas sur la page Toutes les équipes des personnes qui n'en sont pas déjà membres. N'oubliez pas qu'en fonction des paramètres de votre compte, les administrateurs verront ou non les groupes masqués. Seules les personnes ajoutées manuellement par un membre du groupe peuvent faire partie d'une équipe masquée. Aucune des informations concernant l'équipe n'est publique. Il s'agit d'une bonne option si vous avez besoin d'un groupe verrouillé qui ne soit pas visible publiquement par les autres utilisateurs de votre compte.

Créer une équipe

Pour créer une nouvelle équipe dans Lucid, suivez ces étapes :

1. Sur la page d'accueil de Lucid, cliquez sur + Nouveau dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez Créer une équipe.
3. Dans le panneau qui apparaît, saisissez un nom d'équipe sous « Nommer cette équipe ».
   • Chaque nom d'équipe que vous ajoutez à votre compte doit être unique. Vous verrez un message s'afficher dans le panneau si le nom que vous avez choisi est déjà pris.
4. Sous "Ajouter des membres à votre équipe", saisissez le nom ou l'adresse électronique des utilisateurs que vous souhaitez ajouter à l'équipe.
   • Si vous avez activé l'intégration de Slack, vous pouvez également saisir le nom d'un canal Slack que vous souhaitez ajouter à l'équipe. Vous pourrez vérifier la liste importée avant de créer officiellement l'équipe. Consultez notre article sur l'intégration de Slack pour obtenir des instructions de configuration ou de mise à jour.
5. Sous "Sélectionnez le type d'équipe", choisissez l'option qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe.
   • Pour une description de chaque type d'équipe et des suggestions sur les cas où chacun d'entre eux peut être adapté, reportez-vous à la section Déterminer le type d'équipe ci-dessus.
6. Cliquez sur Créer une équipe.

Après avoir créé l'équipe, vous serez dirigé vers le pôle d'équipe.

Créez plusieurs équipes à l'aide d'un fichier CSV

Si vous disposez d'un fichier CSV décrivant les équipes et les membres de votre organisation, les propriétaires et les administrateurs de comptes peuvent l'importer pour créer plusieurs équipes à la fois.

Pour importer en masse des équipes à l'aide d'un fichier CSV, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Admin dans le menu de navigation situé en bas à gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Cliquez sur le menu déroulant Groupes dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez Équipes dans le menu déroulant "Groupes".
4. Cliquez sur la flèche du menu déroulant située à droite de « Ajouter une équipe », dans le coin supérieur droit de la liste « Équipes ».
   
5. Cliquez sur Créer des équipes en vrac via CSV.
6. Choisissez un fichier CSV à télécharger à partir de votre appareil.
   • Le fichier CSV doit comprendre une colonne pour les courriels des employés et une colonne pour l'équipe à laquelle ils appartiennent.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Utilisez les menus déroulants pour indiquer les colonnes du CSV qui correspondent à "Courriel de l'employé" et "Équipes".
9. Cliquez sur Suivant.
10. Déterminez le type d'équipe. La sélection que vous faites s'applique à toutes les équipes importées.
11. Cliquez sur Créer des équipes.
    • Le bouton indiquera le nombre de nouvelles équipes créées.

Rejoindre une équipe existante

Pour rechercher et rejoindre une équipe existante sur votre compte Lucid, procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
   
2. Sélectionnez Toutes les équipes.
3. Parcourez la liste des équipes disponibles ou utilisez la barre de recherche en haut de la page pour rechercher une équipe à l'aide de mots-clés.
   • Seules les équipes ouvertes ou fermées apparaissent dans la liste et les résultats de la recherche. Les équipes cachées nécessitent l'ajout manuel d'utilisateurs et n'apparaissent pas dans la liste ou dans les résultats de recherche.
4. Cliquez sur Rejoindre ou Demander à rejoindre à droite de l'équipe que vous souhaitez rejoindre.
   • Rejoindre indique que l'équipe est ouverte. Vous serez immédiatement intégré à l'équipe.
   • La demande d'adhésion indique que l'équipe est fermée. Vous serez ajouté à l'équipe après approbation par un membre de l'équipe.

Gérer le hub de votre équipe

Une fois votre équipe créée, vous disposez de différentes options de gestion. Lisez les sections ci-dessous pour savoir comment accéder à vos équipes et les gérer.

Accédez aux pôles de votre équipe

Pour accéder à la liste de toutes les équipes visibles, suivez les étapes 1 et 2 de la section Rejoindre une équipe existante ci-dessus.

Pour filtrer les équipes et ne voir que celles dont vous êtes membre, sélectionnez Mes équipes dans le menu déroulant situé à droite de la barre de recherche.

Épinglez un hub d'équipe dans le menu déroulant de votre espace de travail

Vous pouvez accéder à toutes les équipes auxquelles vous appartenez en suivant les étapes de la section ci-dessus. Toutefois, si vous souhaitez un accès plus rapide, vous pouvez épingler les équipes afin qu'elles soient accessibles à partir du menu déroulant de l'espace de travail de la page d'accueil de Lucid. Pour épingler une équipe afin d'en faciliter l'accès, procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Cliquez sur « Afficher toutes les équipes ».
3. Passez votre curseur sur l'équipe que vous souhaitez épingler.
4. Cliquez sur l'icône Épingler à la liste des équipes à l'extrême droite du nom de l'équipe dans la liste.

Vous pouvez accéder à toutes les équipes épinglées directement depuis la page d'accueil de Lucid en utilisant le menu déroulant de l'espace de travail.

Modifier les paramètres du hub de l'équipe

Pour modifier les réglages d'équipe tels que le nom et la couleur de l'équipe, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Sélectionnez « Afficher toutes les équipes ».
3. Passez votre curseur sur une équipe.
4. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite de l’équipe.
5. Sélectionnez Modifier les réglages de l'équipe.

Un panneau de réglages d'équipe s'ouvrira et vous pourrez ajuster le nom, l'acronyme ou l'émoji, et la couleur de l'équipe. Vous pourrez également ajuster les paramètres de participation selon les options expliquées à la section Déterminer le type d'équipe ci-dessus.

Quitter une équipe

Pour quitter une équipe dont vous êtes membre, suivez ces étapes :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Sélectionnez « Afficher toutes les équipes ».
3. Passez votre curseur sur une équipe.
4. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite de l’équipe.
5. Sélectionnez Quitter l'équipe.
6. Cliquez sur Quitter l'équipe pour confirmer que vous n'aurez plus accès à l'espace et aux documents de l'équipe.

Archiver un hub d'équipe

Pour archiver une équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Sélectionnez « Afficher toutes les équipes ».
3. Passez votre curseur sur une équipe.
4. Cliquez sur le menu à trois points situé à droite de l’équipe.
5. Sélectionnez Archiver l'équipe.
6. Cliquez sur Archiver.

Une fois qu'une équipe est archivée, ses membres n'ont plus accès à l'espace et aux documents de l'équipe. De plus, l’accès aux documents précédemment partagés avec l'équipe est révoqué.

Restaurer une équipe archivée
Vous pouvez restaurer des équipes archivées en suivant les étapes suivantes :

1. Ouvrez le menu déroulant « Espace de travail » situé dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Sélectionnez « Afficher toutes les équipes ».
3. Cliquez sur le menu déroulant « Tous les types » situé à droite de la barre de recherche.
4. Sélectionnez « Archivé ».
5. Passez votre curseur sur une équipe.
6. Cliquez sur Restaurer.

Personnaliser son pôle d'équipe

Lorsque vous cliquez sur une équipe, vous voyez votre pôle d'équipe. Depuis cette page, vous pouvez accéder à votre espace d'équipe, ajouter des membres et ouvrir des documents de l'équipe.

Ajouter ou supprimer des membres

Pour ajouter des membres à votre équipe, procédez comme suit :

1. Depuis le pôle d'équipe, cliquez sur Inviter des personnes dans votre équipe dans le coin supérieur droit de la page.
2. Dans la zone de texte qui apparaît, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez ajouter à l'équipe.
   • Si vous avez activé l'intégration de Slack, vous pouvez également saisir le pseudonyme d'une personne ou un canal Slack que vous souhaitez ajouter à l'équipe. Consultez notre article sur l'intégration de Slack pour obtenir des instructions de configuration ou de mise à jour.
3. Cliquez sur OK.

Pour retirer des membres de votre équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Dans le hub de l'équipe, cliquez sur Gérer les membres de l'équipe dans le coin supérieur droit de la page.
2. Cliquez sur X à droite de l'utilisateur que vous souhaitez retirer de l'équipe.
3. Cliquez sur OK.

Attribuer des rôles et des autorisations aux membres de l'équipe

Pour modifier le rôle ou les autorisations des membres d'un hub d'équipe, les gestionnaires d'équipe peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Dans le hub de l'équipe, cliquez sur Gérer les membres de l'équipe dans le coin supérieur droit.
2. Ouvrez le menu déroulant à droite d'un membre de l'équipe.
3. Sélectionnez un rôle ou une autorisation dans la liste.
4. Répétez l'opération pour les autres membres de l'équipe.

Ajouter un espace d'équipe

Dans le pôle d'équipe, vous pouvez épingler un espace d'équipe qui vous servira de base de coordination pour organiser le contenu et les ressources, affecter des tâches, suivre les progrès, etc.

Pour ajouter un espace d'équipe pour la première fois :

1. Dans le hub de l'équipe, cliquez sur Espace de l'équipe dans le menu de navigation sur le côté gauche.
2. Cliquez sur Créer et partager.

Ce tableau Lucidspark spécifique sera désormais accessible pour consultation ou modification sous " Espace équipe " dans le menu de navigation de gauche de votre hub d'équipe.

Vous pouvez également transformer un document d'équipe existant en espace d'équipe en effectuant un clic droit sur le document dans le pôle d'équipe et en sélectionnant Créer un espace d'équipe principal.

Ajouter ou accéder à des documents d'équipe

Les pôles d'équipe facilitent l'organisation et l'accès aux ressources, qu'elles soient internes ou externes à Lucid, en un seul et même endroit. En haut de votre pôle d'équipe, vous pouvez personnaliser une description, consulter votre espace d'équipe et accéder à des liens externes épinglés. En bas de votre pôle d'équipe, vous trouverez une liste de tous les documents de l'équipe et des documents qui ont été partagés avec l'équipe.

Épingler des liens externes dans un hub d'équipe
Vous pouvez épingler des liens externes afin de rendre les ressources de l'équipe facilement accessibles depuis votre hub d'équipe. Utilisez cette plateforme comme point central permettant d'accéder à toutes vos ressources, telles qu'un canal Slack dédié à votre équipe, un backlog dans Jira, une présentation Google Slides présentant les valeurs de votre équipe et un document Microsoft contenant votre guide de style. Pour épingler des liens externes, procédez comme suit :

1. Ouvrez le pôle d'équipe.
2. Cliquez sur Ajouter un lien rapide en haut de la page.
   • Si vous avez déjà ajouté des liens externes, cliquez sur le signe plus à droite de vos liens existants pour en ajouter d'autres.
3. Insérez ou collez une URL.
4. Dans la zone de texte qui s'affiche, saisissez un nom pour le lien. 
   • C'est le nom qui apparaîtra sur le lien cliquable dans le pôle d'équipe.
5. Cliquez sur Ajouter.

Ajouter un document Lucid à un pôle d'équipe
Pour ajouter un document automatiquement accessible à toute l'équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le pôle d'équipe.
2. Cliquez sur + Nouveau.
3. Passez votre curseur sur « Lucidchart », « Lucidspark » ou « Lucidscale ».
4. Sélectionnez Document vierge ou Créer à partir d'un modèle.
5. Cliquez sur Créer et partager pour accorder des autorisations de modification et de partage à tous les membres de l'équipe.

Vous trouverez le nouveau document dans le pôle d'équipe, sous « Documents récents ».

Déplacer un document Lucid vous appartenant vers un pôle d'équipe
Pour déplacer un document de « Mes documents » vers un pôle d'équipe, suivez les étapes suivantes :

1. Depuis la page d'accueil de Lucid, sélectionnez Documents dans le menu de navigation situé à gauche.
2. Passez votre curseur sur le document que vous souhaitez déplacer.
3. Ouvrez le menu à trois points.
4. Passez votre curseur sur Organiser.
5. Sélectionnez Déplacer vers.
6. Cliquez sur Équipes.
7. Sélectionnez l’équipe vers laquelle vous souhaitez déplacer le document.
8. Cliquez sur Déplacer.

Le document se trouve dans le hub de l'équipe sous "Documents" et est accessible à tous les membres de l'équipe.

Déplacer un dossier que vous possédez dans un hub d'équipe

Pour déplacer un dossier existant de "Mes documents" vers un hub d'équipe, procédez comme suit :

1. Depuis la page d'accueil de Lucid, sélectionnez Documents dans le menu de navigation situé à gauche.
2. Placez le curseur sur le dossier que vous souhaitez déplacer.
3. Ouvrez le menu à trois points.
4.  Passez votre curseur sur Organiser.
5. Sélectionnez Déplacer vers.
6. Cliquez sur Équipes.
7. Sélectionnez l’équipe vers laquelle vous souhaitez déplacer le document.
8. Cliquez sur Déplacer.

Pour déplacer un dossier dont vous êtes propriétaire à partir d'un hub d'équipe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Ajouter des documents.
2. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez déplacer dans le hub de l'équipe.
3. Cliquez sur Déplacer vers l'équipe.
4. Cliquez sur Déplacer.

Le dossier peut être situé dans le hub de l'équipe sous "Documents" et sera accessible par tous les membres de l'équipe.

Accéder aux documents Lucid partagés avec l'équipe
Lorsque vous partagez des documents, vous avez la possibilité de les partager avec l'ensemble de l'équipe, plutôt que de saisir chaque collaborateur individuellement. Pour accéder aux documents qui ont été partagés avec votre équipe, sélectionnez Documents d'équipe dans le menu de navigation situé sur le côté gauche du hub de l'équipe, puis cliquez sur Partagés avec l'équipe.

Accéder aux plans d'équipe et les utiliser 

Sur les comptes Enterprise équipés de Cloud Accelerator, les gestionnaires de Cloud Accelerator peuvent créer et publier des « blueprints », c'est-à-dire des ensembles de modèles personnalisés conçus pour des flux de travail spécifiques, tels que le développement de produits ou la planification de sprints. Une fois publiés, ces plans sont accessibles aux équipes désignées via leur centre d'équipe.

Ajouter un schéma

Pour ajouter un plan qui a été publié dans votre équipe, suivez les étapes suivantes à partir de la page d'accueil de votre hub d'équipe :

1. Cliquez sur l'icône du signe plus à droite de "Blueprints".
2. Sélectionnez un plan dans la liste.
   • La liste affiche uniquement les modèles qui ont été publiés pour votre équipe par un responsable Cloud Accelerator.
3. Saisissez un nom unique pour le plan.
   • Si vous prévoyez d'utiliser ce plan régulièrement, nous vous recommandons d'inclure une date dans le titre.
4. Sélectionnez les documents du schéma directeur que vous souhaitez utiliser.
   • Tous les documents sont inclus par défaut. Désélectionnez ceux que vous ne souhaitez pas inclure.
5. Cliquez sur Créer un plan.

Vous trouverez le plan directeur sur la page d'accueil de votre hub d'équipe, ainsi que tous les documents qu'il contient. Répétez ce processus aussi souvent que nécessaire pour avoir accès à des modèles nouveaux ou mis à jour.

Chaque fois que vous ajoutez un plan à votre hub d'équipe, un dossier contenant chacun des documents du plan est ajouté à vos documents d'équipe.

Compléter un plan d'action

Si vous n'avez plus besoin d'accéder à un plan directeur à partir de la page d'accueil du hub de l'équipe (par exemple, si vous avez commencé un nouveau sprint), vous pouvez compléter le plan directeur en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Terminer dans le coin supérieur droit du plan dans votre centre d'équipe.
2. Veuillez cliquer sur Terminé.
   • Par défaut, le plan recommence après avoir été terminé. Désactivez la case « Créer une nouvelle copie de ce modèle » ( ") et redémarrez ce modèle (" ) si vous ne souhaitez pas qu'une nouvelle copie du modèle soit créée dans votre hub d'équipe.

Si vous recommencez le plan, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Veuillez saisir un nom pour le nouveau modèle.
2. Cliquez sur Suivant.
3. Pour chaque modèle du plan, veuillez sélectionner Créer nouveau ou Utiliser existant.
   • Créer nouveau créera une nouvelle version du modèle sans aucun contenu que vous avez ajouté lors de l'utilisation du modèle.
   • L'option « Utiliser existant » transfère le modèle précédent vers le nouveau plan, en conservant tout le contenu que vous avez ajouté lors de l'utilisation du plan.
4. Cliquez sur Créer un plan.

L'achèvement d'un plan directeur le supprime de la page d'accueil de votre hub d'équipe, mais vous pouvez toujours accéder aux documents et les modifier à partir de vos documents d'équipe dans le dossier qui a été créé lorsque vous avez ajouté le plan directeur à votre hub d'équipe.

Déplacer un blueprint vers la corbeille
Après avoir terminé un projet, n'importe quel membre du hub de l'équipe peut choisir de supprimer l'ensemble du dossier du projet ou des documents spécifiques du projet.

Pour déplacer un plan complété et les documents qu'il contient vers le dossier poubelle, suivez les étapes suivantes à partir de la page d'accueil du hub de l'équipe :

1. Sélectionnez Documents dans le menu de navigation situé à gauche de la page.
2. Double-cliquez sur un dossier situé sous "Blueprints" pour l'ouvrir.
   • Les dossiers de la page Documents sont des dossiers parents contenant des dossiers de plans pour chaque fois qu'un plan a été ajouté au hub de l'équipe. Les dossiers parents ne peuvent pas être supprimés.
3. Survolez le dossier de plans que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur le menu à trois points qui apparaît.
5. Sélectionnez Déplacer vers la corbeille.
6. Cliquez sur Déplacer vers la corbeille.

Si vous souhaitez supprimer des documents spécifiques plutôt que l'ensemble d'un dossier de plans, cliquez sur le dossier, puis suivez les étapes 3 à 6 ci-dessus pour le(s) document(s) que vous souhaitez supprimer.

FAQ

Qu'advient-il des documents d'équipe d'un hub d'équipe si je rétrograde mon compte Enterprise ?
Si vous rétrogradez votre compte Entreprise, vous perdrez l'accès aux hubs d'équipe et à tous les documents qui y sont stockés. Pour ne pas perdre votre travail, déplacez tous les documents de l'équipe dans un nouveau dossier en dehors du hub de l'équipe avant de procéder à la rétrogradation.

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