Console d’administration Lucid : Groupes

Commencez par déterminer votre expérience en gestion des groupes

Lucid a lancé une nouvelle expérience de gestion de groupe pour les comptes Entreprise. Pendant que nous effectuons la transition des comptes vers la nouvelle expérience, veuillez déterminer quelle expérience de gestion de groupe votre compte utilise avant de lire cet article. Pour ce faire :

1. Depuis votre compte Lucid, sélectionnez Administrateur dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez Groupes dans le menu de navigation de gauche.
   • Si vous voyez « Nouvelle fonctionnalité bientôt disponible ! », continuez à lire cet article.
   • Si vous voyez la page ci-dessous, consultez notre article Console d’administration Lucid : gestion des groupes pour savoir comment utiliser cette nouvelle expérience.
     

Accéder à la gestion des groupes

Pour accéder à la gestion des groupes, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
    
3. Consultez la section Équipes et groupes dans le menu à gauche.

Commencer avec les groupes

Avant d’organiser les membres de votre équipe en groupes, vous devez connaître quelques éléments importants. 

• Vous ne pouvez avoir qu’une seule « Équipe », mais vous pouvez créer un nombre illimité de groupes et de sous-groupes.
• Chaque membre du compte appartient à un seul groupe principal. 
• Un membre du compte peut être ajouté à un nombre illimité de groupes.
  • L’affectation à un groupe permet d’accorder automatiquement l’accès aux dossiers d’équipe et aux documents.
• Le titulaire du compte et l’administrateur du compte peuvent créer et ajouter des utilisateurs au compte. Le titulaire du compte, l’administrateur du compte, et le gestionnaire de groupe (Entreprise uniquement) peuvent ajouter des utilisateurs existants du compte à un groupe et gérer les utilisateurs au sein d’un groupe.

Définir ou modifier le groupe principal

Le groupe principal d’un utilisateur est défini par défaut comme étant le compte de l’équipe (dans notre exemple, Dunder Mifflin) mais peut être modifié par le titulaire du compte ou l’administrateur du compte en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, en cochant la ou les cases situées tout à gauche de la ligne qui leur correspond.
2. Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
3. Sous Groupes sélectionnés, cliquez sur Changer de groupe principal.
4. Sélectionnez le groupe que vous voulez définir comme groupe principal.
5. Cliquez sur Confirmer.

Affectation à un groupe

Les membres d’un compte peuvent être ajoutés à un nombre illimité de groupes. Pour accorder automatiquement l’accès à tous les documents inclus dans un dossier d’équipe, ajoutez cet utilisateur au groupe correspondant.

Dans notre exemple, outre le fait que le groupe principal de Jim est celui des Ventes, il a également été ajouté au groupe Assistance client (Customer Support) afin d’avoir accès aux documents partagés dans celui-ci.

Créer et gérer des groupes

Suivez les étapes dans les sections ci-dessous pour gérer les Groupes.

Créer un nouveau groupe ou sous-groupe

Le titulaire du compte et l’administrateur du compte peuvent ajouter un groupe ou un sous-groupe en procédant comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Sous Équipe et groupes, sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté de l’équipe ou du groupe parent.
4. Cliquez sur Créer un groupe ou Créer un sous-groupe.

Supprimer un groupe ou un sous-groupe

Le titulaire du compte et l’administrateur du compte peuvent supprimer un groupe en procédant comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Survolez le groupe ou le sous-groupe avec votre curseur et sélectionnez l’icône en forme de crayon.
4. Cliquez sur Supprimer le groupe.
   • Lors de la suppression d’un sous-groupe, cliquer sur Supprimer le groupe n’effacera pas le groupe parent auquel il est rattaché.

Ajouter un utilisateur à un groupe

Le titulaire du compte et l’administrateur du compte peuvent ajouter un utilisateur à un groupe en procédant comme suit :

1. Dans la liste des utilisateurs, trouvez et sélectionnez le membre de l’équipe.
2. Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
3. Sous Groupes disponibles, placez votre curseur sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter l'utilisateur et cliquez sur l'icône Plus.
4. Sélectionnez Confirmer.

L’administrateur de groupe peut ajouter un utilisateur à un groupe en procédant comme suit :

1. Cliquer sur Ajouter un utilisateur à [nom du groupe].
2. Saisir l’adresse e-mail de l’utilisateur du compte à ajouter à leur groupe.
3. Cliquez sur Inviter à rejoindre [nom du groupe].

Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, le gestionnaire de groupe cliquerait sur Ajouter à Ventes puisque le nom de cet exemple de groupe est « Ventes ». 

Supprimer un utilisateur d’un groupe

Le titulaire du compte et l’administrateur du compte peuvent supprimer un utilisateur d’un groupe en suivant ces étapes :

1. Dans la liste ou le groupe d’utilisateurs, recherchez et sélectionnez le membre de l’équipe.
2. Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
3. Sous Groupes sélectionnés, cliquez sur la croix à côté du groupe que vous voulez supprimer.
4. Sélectionnez Confirmer.

Déléguer la gestion des utilisateurs à un administrateur de groupe 

Un administrateur de groupe sur un compte Entreprise peut se charger de la gestion des utilisateurs, notamment la modification des adresses e-mail et l’attribution de licences pour son groupe. Toutefois, il ne peut pas apporter de modifications à l’échelle du compte comme le fait un gestionnaire de compte. 

Un administrateur de groupe peut gérer les éléments suivants pour les utilisateurs affectés à son groupe :

• Consulter la liste des utilisateurs
• Gérer les licences
• Ajoutez les utilisateurs existants du compte à leur groupe
• Supprimer des utilisateurs du compte Entreprise
• Transférer les documents lors de la suppression d’une licence ou d’un utilisateur
• Modifier les détails de l’utilisateur tels que son nom et son adresse e-mail
• Exporter la liste des utilisateurs dans un fichier .csv

Attribuer le rôle d’administrateur de groupe

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Sous Équipe et groupes, sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté du groupe parent.
4. Cliquez sur Gestion des administrateurs de groupe.
5. Sous "Utilisateurs disponibles", placez votre curseur sur l'administrateur auquel vous souhaitez attribuer le rôle d'administrateur de groupe et cliquez sur l'icône Plus.
6. Sélectionnez Confirmer.
   • Pour supprimer le rôle d’administrateur de groupe, suivez les mêmes étapes ci-dessus, mais lors de l’étape 5, passez votre souris sur l’utilisateur sous « Administrateurs de groupe actuels », cliquez surl’icône X et confirmez vos modifications.

Un administrateur de groupe est généralement plus utile pour les comptes qui gèrent leur liste d'utilisateurs manuellement. SCIM, Google Provisioning ou d'autres outils de provisionnement automatisés sont d'excellents compléments à l'administrateur de groupe tant que certaines tâches sont effectuées manuellement - le plus souvent, il s'agit de la gestion des licences.

Étant donné que les administrateurs de groupe ne peuvent pas créer d’utilisateurs (seuls le titulaire du compte et les administrateurs de groupe peuvent le faire), nous recommandons d’affecter les utilisateurs à accès limité aux groupes appropriés. Quand les administrateurs de groupe ont une visibilité sur l’ensemble de leurs membres, ils peuvent intervenir rapidement lorsqu’un utilisateur à accès limité demande une licence au lieu d’attendre que le service informatique s’en charge.

Il existe plusieurs méthodes que le titulaire du compte et le gestionnaire de compte peuvent utiliser pour ajouter des utilisateurs à un groupe ou leur accorder une licence :

• Désigner des groupes dans le cadre du provisionnement SCIM
• Ajouter des groupes à un fichier .csv pour une importation groupée 
• Définir manuellementle(s) groupe(s) de chaque utilisateur

Le titulaire du compte et les autres administrateurs peuvent désactiver les notifications de demandes de licence pour les utilisateurs gérés par un administrateur de groupe. Pour configurer vos préférences, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Paramètres des licences dans le menu de gauche.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez Notifications.
4. Sous « Pour les utilisateurs avec un administrateur de groupe », définissez vos préférences de notification.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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