Une équipe plus importante nécessite une organisation plus sophistiquée. Divise les membres de l'équipe en groupes pour faciliter la gestion des licences et le partage des documents. Lis la suite pour en savoir plus.

Certaines fonctionnalités de gestion des groupes sont réservées aux comptes Entreprise. Consultez le détail des forfaits Lucidchart ou Lucidspark pour connaître l’étendue complète des fonctionnalités disponibles avec la formule Entreprise et modifier votre abonnement.

Accéder à la gestion de l’équipe et des groupes

Pour accéder à la gestion des groupes, suivez ces étapes :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
Consultez la section Équipes et groupes dans le menu à gauche.

Commence avec les groupes

Avant d’organiser les membres de votre équipe en groupes, vous devez connaître quelques éléments importants.

Vous ne pouvez avoir qu’une seule équipe, mais vous pouvez créer un nombre illimité de groupes et de sous-groupes.
Chaque membre de l’équipe appartient à un seul groupe principal.
Un membre de l’équipe peut être ajouté à un nombre illimité de groupes.
- L'appartenance à un groupe général est utilisée pour accorder automatiquement l'accès aux dossiers d'équipe et aux documents.
Le propriétaire du compte et les administrateurs d'équipe peuvent créer et ajouter des utilisateurs au compte. Le propriétaire du compte, les administrateurs d'équipe et les administrateurs de groupe (entreprise uniquement) peuvent ajouter des utilisateurs existants sur le compte à un groupe et gérer les utilisateurs au sein d'un groupe.

Remarque : l’exemple ci-dessous illustre la situation d’un compte Team. Si vous êtes sur un compte Entreprise, vous verrez Suite Lucid comme type de licence au lieu de Lucidchart et Lucidspark, car vous avez les deux produits sous une seule licence.

Définir ou modifier le groupe primaire

Le groupe principal d'un utilisateur est défini par défaut comme étant le compte de l'équipe (dans notre exemple, Dunder Mifflin), mais il peut être modifié par le propriétaire du compte ou le(s) administrateur(s) de l'équipe en suivant ces étapes :

Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, en cochant la ou les cases situées tout à gauche de la ligne qui leur correspond.
Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
Sous Groupes sélectionnés, cliquez sur Changer de groupe principal.
Sélectionnez le groupe que vous voulez définir comme groupe principal.
Cliquez sur Confirmer.

groupe

Affectation à un groupe

Les membres d’équipe peuvent être ajoutés à un nombre illimité de groupes. Pour accorder automatiquement l’accès à tous les documents inclus dans un dossier d’équipe, ajoutez cet utilisateur au groupe correspondant.

En poursuivant notre exemple, en plus du groupe principal de Jim qui est celui des ventes, il a également été ajouté au groupe d'assistance à la clientèle afin qu'il puisse avoir accès aux documents partagés avec ce groupe.

Créer et gérer des groupes

Suivez les étapes des sections ci-dessous pour gérer les groupes.

Créer un nouveau groupe ou sous-groupe

Le propriétaire du compte et les administrateurs d’équipe peuvent ajouter un groupe ou un sous-groupe en procédant comme suit :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
Sous Équipe et groupes, sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté de l’équipe ou du groupe parent.
Cliquez sur Créer un groupe ou Créer un sous-groupe.

Supprimer un groupe ou un sous-groupe

Le propriétaire du compte et les administrateurs d’équipe peuvent supprimer un groupe en procédant comme suit :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
Survolez le groupe ou le sous-groupe avec votre curseur et sélectionnez l’icône en forme de crayon.
Cliquez sur Supprimer le groupe.

Lors de la suppression d’un sous-groupe, cliquer sur Supprimer le groupe n’effacera pas le groupe parent auquel il est rattaché.

Ajouter un utilisateur à un groupe

Le propriétaire du compte et les administrateurs d’équipe peuvent ajouter un utilisateur à un groupe en procédant comme suit :

Dans la liste des utilisateurs, trouvez et sélectionnez le membre de l’équipe.
Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
Sous Groupes disponibles, place ton curseur sur le groupe auquel tu veux ajouter l'utilisateur et clique sur l'icône Plus.
Sélectionnez Confirmer.

Groupe

L'administrateur du groupe peut ajouter un utilisateur à un groupe en suivant les étapes suivantes :

Cliquer sur Ajouter un utilisateur à [nom du groupe].
Saisir l'adresse électronique de l'utilisateur du compte qu'il souhaite ajouter à son groupe.
Cliquer sur Inviter à [nom du groupe].

Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, l'administrateur du groupe clique sur Ajouter aux ventes puisque le nom de ce groupe est "Ventes".

Supprimer un utilisateur d’un groupe

Le propriétaire du compte et le(s) administrateur(s) de l'équipe peuvent supprimer un utilisateur d'un groupe en suivant les étapes suivantes :

Dans la liste ou le groupe d’utilisateurs, recherchez et sélectionnez le membre de l’équipe.
Sélectionnez Modifier à côté de Équipes et groupes dans le menu de droite.
Sous "Groupes sélectionnés", clique sur l'icône X à côté du groupe que tu veux supprimer.
Sélectionnez Confirmer.

Déléguer la gestion des utilisateurs à un administrateur de groupe (Entreprise uniquement)

Un administrateur de groupe peut se charger de la gestion des utilisateurs, notamment la modification des adresses e-mail et l’attribution de licences pour son groupe. Toutefois, il ne peut pas apporter de modifications à l’échelle du compte comme le fait un administrateur d’équipe.

Un administrateur de groupe peut gérer les éléments suivants pour les utilisateurs affectés à son groupe :

Consulter la liste des utilisateurs
Gérer les licences
Ajouter les utilisateurs existants du compte à leur groupe
Supprimer des utilisateurs du compte Entreprise
Transférer les documents lors de la suppression d’une licence ou d’un utilisateur
Modifier les détails de l’utilisateur tels que son nom et son adresse e-mail
Exporter la liste des utilisateurs dans un fichier .csv

Attribuer le rôle d’administrateur de groupe

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
Sous Équipe et groupes, sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté du groupe parent.
Cliquez sur Gestion des administrateurs de groupe.
Sous "Utilisateurs disponibles", place ton curseur sur l'administrateur auquel tu souhaites attribuer le rôle d'administrateur de groupe et clique sur l'icône Plus.
Sélectionnez Confirmer.
- Pour supprimer le rôle d'administrateur de groupe, suis les mêmes étapes que ci-dessus, sauf qu'à l'étape 5, passe le curseur sur l'administrateur dans la rubrique "Administrateurs de groupe actuels", clique surl'icône X et confirme tes modifications.

Un administrateur de groupe est généralement plus utile pour les comptes qui gèrent leur liste d’utilisateurs manuellement. Les outils de provisionnement automatisé tels que SCIM, Google ou autres constituent une aide précieuse pour les administrateurs de groupe, à condition que certaines tâches soient effectuées manuellement - notamment la gestion des licences.

Comme les administrateurs de groupe ne peuvent pas créer d'utilisateurs (seuls le propriétaire du compte et les administrateurs d'équipe peuvent le faire), il est recommandé d'attribuer aux utilisateurs des droits d'accès limités aux groupes appropriés. Lorsque les administrateurs de groupe ont une visibilité sur tous les membres de leur groupe, ils peuvent réagir rapidement lorsqu'un utilisateur à accès limité demande une licence au lieu d'attendre que le service informatique approvisionne l'utilisateur.

Il existe plusieurs méthodes que le propriétaire du compte et les administrateurs d’équipe peuvent utiliser pour ajouter des utilisateurs à un groupe ou leur accorder une licence :

Désigner des groupes pendant Provisionnement du SCIM
Ajouter des groupes à un fichier .csv pour une importation groupée
Définir manuellement le ou les groupes de chaque utilisateur

Le propriétaire du compte et les autres administrateurs peuvent désactiver les notifications de demandes de licence pour les utilisateurs gérés par un administrateur de groupe. Pour configurer vos préférences, suivez ces étapes :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Réglages des licences dans le menu de gauche.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Notifications.
Sous « Pour les utilisateurs avec un administrateur de groupe », définissez vos préférences de notification.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour en savoir plus : Pour plus d'informations sur les administrateurs de groupe, consulte l'article Le panneau d'administration de Lucid : Rôles des administrateurs article.

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