Organigrammes : Un guide du début à la fin

Dans cet article

Cet article vous guidera à travers les différentes options et fonctionnalités disponibles au cours du processus de construction d'un organigramme, vous permettant ainsi de déterminer.. :

• Quelle méthode utiliser pour construire votre organigramme?
• Comment formater l'organigramme pour qu'il soit le plus lisible possible ?
• Comment mettre à jour votre organigramme lorsque des changements interviennent dans votre organisation ?
• Quelles sont les autres fonctionnalités de Lucidchart qui peuvent vous aider à analyser les schémas de votre organigramme?
• Comment partager au mieux votre organigramme en fonction de votre audience ?

Si vous recherchez plutôt des instructions pas à pas, notamment sur la manière de déplacer et de modifier les formes de l'organigramme, d'importer des données et d'ajouter des images, consultez notre article Créer un organigramme.

Construire les fondations de votre organigramme

La première question à se poser avant de commencer est de savoir comment vous souhaitez introduire des informations dans votre organigramme. Dans Lucidchart, vous pouvez saisir manuellement les données relatives à la forme des employés ou importer des données à partir d'une source externe, en fonction de vos besoins.

Créez un organigramme manuellement si :

• Vous ne disposez pas d'une source de données existante (comme Excel ou Google Sheets) contenant les informations relatives à votre organigramme.
• Vous prévoyez d'effectuer des mises à jour manuelles de l'organigramme.
• Votre organisation est plus petite et ne nécessite pas de changements fréquents ou complexes.

Construisez votre organigramme en important des données si :

• Vous disposez d'une source de données contenant les informations relatives à votre organigramme.
• Vous souhaitez pouvoir remplacer ou rafraîchir les données de l'organigramme pour effectuer des mises à jour.
• Vous avez une grande organisation qui nécessite des changements fréquents ou complexes de diagrammes.

Construire un organigramme manuellement

Avant de construire votre organigramme manuellement, vous devez ouvrir la bibliothèque de formes d'organigramme. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Plus de formes dans la partie inférieure du menu Forme situé à gauche du document.
2. Cochez la case dans le menu de navigation de gauche à côté de "Organigramme".
3. Cliquez sur Utiliser les formes sélectionnées.

Vous pouvez maintenant accéder à la forme de l'organigramme à partir du menu Forme de votre document. Une fois qu'il est sur le canevas, vous pouvez ajouter, déplacer et modifier des formes individuelles selon vos besoins pour personnaliser entièrement votre organigramme.

Importer des données d'organigramme existantes

Pour importer un organigramme avec succès, vous devez vous assurer que les données sont correctement configurées. Avant de montrer comment configurer les données, décidez si vous souhaitez utiliser un fichier téléchargé ou des données liées provenant de Google ou de Microsoft 365. Il existe quelques différences essentielles entre les deux :

• Un fichier CSV ou Excel (XLSX) téléchargé: Il s'agit d'un fichier statique qui existe sur votre appareil. Les modifications apportées au fichier CSV/Excel sur votre appareil ne seront pas reflétées dans votre organigramme à moins que vous ne remplaciez les données dans Lucidchart par un nouveau fichier CSV/Excel mis à jour. Cette option est préférable si vous téléchargez votre organigramme à partir d'une source externe sous la forme d'un fichier sur votre appareil.
• Une feuille Google ou un classeur Microsoft 365 Excel lié: Il s'agit d'un fichier dynamique hébergé en ligne et connecté à Lucidchart. Les modifications apportées dans Google ou Microsoft 365 seront répercutées dans l'organigramme lorsque vous actualiserez les données. Cette option est préférable si vous prévoyez que votre organigramme changera fréquemment.

Revenons à présent sur la manière dont vous devez configurer les données pour garantir une importation réussie. Quelle que soit la méthode d'importation utilisée, vos données doivent être formatées d'une manière particulière pour que Lucidchart puisse les lire correctement. Vous disposez d'une certaine souplesse dans la manière de procéder, à condition que chaque employé ait un identifiant unique, tel qu'un numéro d'employé ou un nom. Vous pouvez ajouter autant de colonnes supplémentaires que nécessaire, telles que le rôle, le lieu, l'adresse électronique, etc.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des mêmes données formatées de deux manières. Les deux exemples génèrent le même organigramme lorsqu'ils sont importés, car ils contiennent des informations d'identification uniques.

Une fois vos données correctement formatées, vous pouvez les importer en suivant les étapes de notre article Créer un organigramme. Lors des étapes d'importation, vous avez la possibilité de créer un organigramme pour l'ensemble de votre organisation ou de le diviser en groupes plus petits. Par exemple, vous pouvez choisir de créer plusieurs organigrammes plus petits basés sur le lieu ou le superviseur. Si vous choisissez de le diviser, chaque partie sera insérée dans une page différente de Lucidchart, chaque page apparaissant sous la forme d'un onglet distinct au bas de votre document.

Personnalisation de l'organigramme

Une fois votre organigramme créé, vous pouvez en personnaliser le format et le style pour l'adapter à vos besoins ou à votre marque.

Améliorez la clarté en actualisant la mise en page

Vous disposez de plusieurs options de mise en page dans le panneau Contexte de l'organigramme, que vous pouvez ouvrir en plaçant votre curseur sur l'organigramme et en cliquant sur Organigramme dans le coin supérieur gauche du contour de l'organigramme.

Sous l'onglet "Mise en page", vous pouvez procéder à des ajustements :

• Style de mise en page: Ajustez la mise en page et l'espacement de l'organigramme. Par exemple, diminuez la taille globale de l'organigramme en réduisant l'espacement entre chaque forme.
• Style de forme: Choisissez la manière dont les formes apparaissent sur la toile. Par exemple, choisissez un style qui inclut une photo ou une forme qui permet d'insérer un texte plus long.
• Champs de l'employé: Déterminez les champs de l'organigramme qui apparaissent sur les formes. Par exemple, simplifiez votre organigramme en n'affichant que le "Nom" et le "Rôle". Toutes les autres données restent disponibles dans le panneau Contexte.

Vous trouverez ci-dessous un exemple du même organigramme avec deux présentations différentes. L'option de gauche est plus simple et plus facile à scanner, tandis que l'option de droite contient plus d'informations. Le choix de la présentation dépend de ce que vous attendez de votre organigramme.

Améliorer la lisibilité et l'attrait visuel

Pour une meilleure lisibilité, le respect de la marque ou des préférences personnelles, vous pouvez choisir de styliser votre organigramme de différentes manières, notamment en modifiant la couleur de remplissage, le type ou la taille de la police, la couleur des lignes ou même en ajoutant une clé de diagramme. Les options de formatage de base sont situées en haut du canevas dans Lucidchart, et la clé de diagramme est disponible dans la bibliothèque de formes standard.

Vous pouvez mettre à jour le style de l'ensemble de l'organigramme ou attirer l'attention sur des personnes spécifiques en mettant à jour le style pour elles seules. En outre, vous pouvez définir un style par défaut pour toutes les formes d'organigramme existantes et nouvelles. L'exemple ci-dessous comprend différentes couleurs et tailles de police ainsi qu'une clé de diagramme.

Personnaliser la structure en fonction des besoins individuels

Par souci de simplicité, Lucidchart structure les organigrammes en fonction d'un algorithme spécifique basé sur les niveaux, selon lequel tous les employés doivent rendre compte à un superviseur du niveau directement supérieur au leur. Bien que cela fonctionne pour la majorité des expériences d'organigramme, dans certains cas, vous devrez personnaliser la structure de votre organigramme pour qu'elle réponde au mieux à vos besoins. Dans la plupart des cas, vous pouvez le faire en ajoutant une ligne à votre organigramme ou en copiant et collant un organigramme individuel sur le canevas. L'exemple ci-dessous montre comment vous pouvez ajouter un assistant exécutif au PDG.

Consultez les articles suivants de la communauté pour obtenir des exemples de personnalisation de la structure de votre organigramme :

• Personnalisation du style et de la présentation de l'organigramme dans Lucidchart
• Employés de différents niveaux relevant d'un même responsable dans l'organigramme de Lucidchart
• Vous avez un employé qui a deux responsables ? Utilisez cette astuce pour les représenter dans votre organigramme Lucidchart.

Tenez votre organigramme à jour

Dans notre monde trépidant, les changements sont rapides. Lorsque des changements interviennent dans votre organisation et que vous devez mettre à jour votre organigramme, il y a trois façons principales de procéder :

• Mise à jour manuelle de la structure et des données
• Rafraîchissez votre jeu de données
• Remplacer votre jeu de données

Lisez les sections ci-dessous pour savoir quand choisir chaque méthode.

Effectuer des mises à jour manuelles

Si vous avez créé votre organigramme manuellement à l'origine, vous devez mettre à jour manuellement la structure de votre organigramme et les données des employés en cas de changement. Vous pouvez mettre à jour la structure de l'organigramme en faisant glisser les formes vers de nouveaux emplacements sur le canevas, et mettre à jour les données des employés manuellement en saisissant les nouvelles informations directement sur la forme de l'organigramme.

Vous pouvez toujours mettre à jour manuellement la structure et les données de l'organigramme, même si vous avez créé l'organigramme par importation. Cependant, si vous utilisez des données importées pour maintenir votre organigramme à jour, nous vous recommandons d'effectuer les mises à jour nécessaires de votre source de données, puis d'actualiser ou de remplacer votre ensemble de données dans Lucid plutôt que d'effectuer des modifications manuelles.

Sauf si vous avez configuré une synchronisation bidirectionnelle avec Microsoft 365 Excel (lien vers un autre article), les modifications manuelles ne sont pas bidirectionnelles : la modification des formes, des données et de la structure de l'organigramme dans Lucidchart n'affecte pas votre ensemble de données d'origine si vous avez créé votre organigramme en important des données.

Actualisez ou remplacez votre ensemble de données 

Si vous avez créé votre organigramme par importation de données et que vous disposez d'un compte Entreprise, vous pouvez mettre à jour votre organigramme en actualisant ou en remplaçant les données.

• Rafraîchir si votre jeu de données a été lié à partir de Google ou de Microsoft 365.
• Remplacez si votre jeu de données a été téléchargé depuis votre appareil sous forme de fichier CSV/Excel ou si vous utilisez un jeu de données différent de celui que vous avez importé à l'origine.

Lorsque vous actualisez ou remplacez des données, vous avez la possibilité de conserver les modifications manuelles que vous avez apportées ou de revenir à la source de données d'origine. Voici ce qu'elles signifient pour votre organigramme :

• Conserver les modifications apportées par Lucidchart: Cette option permet à Lucidchart de conserver les modifications manuelles que vous avez apportées à votre organigramme depuis votre dernière importation. Cela signifie que les modifications apportées à la source de données, telles que le nom, le rôle ou les informations de contact, seront mises à jour, mais que les mises à jour manuelles que vous avez effectuées dans Lucidchart ne seront pas écrasées.
• Revenir à la source de données d'origine: Avec cette option, votre organigramme reflétera exactement ce qui se trouve dans la source de données. Si vous avez effectué des modifications manuelles dans Lucidchart, elles seront écrasées si elles diffèrent de la source de données.

Que vous choisissiez de conserver les modifications manuelles ou de revenir à l'original, la mise en forme des formes existantes sera conservée. Toutes les nouvelles formes ajoutées à partir des données seront formatées par défaut ou respecteront les règles de formatage conditionnel qui ont été définies.

Analyser les schémas de votre organigramme

Maintenant que vous avez élaboré un organigramme professionnel et fonctionnel, il est temps de le mettre en pratique. Grâce aux fonctionnalités supplémentaires de Lucid, vous pouvez faire bien plus qu'un simple tableau statique des employés. Grâce à des fonctionnalités telles que les filtres, la mise en forme conditionnelle, les formes dynamiques et les conteneurs intelligents, vous pouvez analyser les données et identifier des modèles au sein de votre organisation.

Simplifiez votre vue avec des filtres

Dans le panneau Contexte de l'organigramme, vous pouvez ajouter un filtre pour n'afficher que les employés qui répondent à certains paramètres basés sur des données de forme. Cette fonction est particulièrement utile pour les organigrammes de grande taille, lorsque vous souhaitez n'afficher qu'une partie des employés, par exemple un département, un bureau ou un rôle spécifique.

L'exemple ci-dessous montre un organigramme à gauche, suivi du même organigramme filtré pour n'afficher que les employés des États-Unis à droite.

Visualisez les données des employés grâce à la vue de groupe

Les vues de groupe de l'organigramme peuvent organiser vos employés en conteneurs intelligents basés sur des données de forme telles que la largeur de bande, l'emplacement et le département, vous donnant une vue d'ensemble des employés qui correspondent à certains paramètres.C'est une option populaire pour les équipes Scrum, car elle permet aux coéquipiers d'identifier rapidement l'expertise, les ensembles de compétences et la disponibilité.

Identifier automatiquement les modèles grâce à la mise en forme conditionnelle

L'ajout d'une mise en forme conditionnelle à votre organigramme est un excellent moyen de :

• Identifiez et analysez visuellement des modèles dans les données de votre organigramme.
• Simplifiez l'apparence de votre organigramme en ajoutant une mise en forme pour les champs cachés.
• Appliquer la mise en forme à toutes les nouvelles formes d'organigramme ajoutées lors de l'actualisation ou du remplacement des données de votre organigramme.

Dans l'exemple ci-dessous, des règles de formatage ont été créées pour ajouter une icône de couleur différente en fonction du champ "Largeur de bande" et une couleur de remplissage différente en fonction du champ "Département" pour chaque employé. Voici quelques avantages liés à la mise en place de ces règles :

• Il est facile d'identifier des schémas tels que la bande passante est plus faible dans l'équipe produit que dans l'équipe support.
• Le département et la bande passante sont facilement identifiables sans que les champs aient besoin d'être visibles en tant que texte sur la forme, ce qui rend l'organigramme moins encombré et plus attrayant visuellement.
• Tous les nouveaux employés ajoutés auront automatiquement une icône et une couleur de remplissage en fonction de leurs données individuelles.

Analyser des données de forme à l'aide de formules

Les formules de Lucidchart sont un moyen polyvalent d'analyser les données de forme sur le canevas afin d'obtenir une vue d'ensemble de votre organisation. Vous pouvez ajouter des formules directement aux formes d'organigramme, aux tableaux ou à tout autre champ de texte de votre document. Les formules peuvent être utilisées de différentes manières :

• Comptez les employés dans chaque région.
• Faites la somme des salaires de chaque service.
• Faites la moyenne du nombre d'années d'expérience par équipe.
• Identifiez les rôles ouverts dans l'organisation.

Dans l'exemple ci-dessous, un tableau a été créé avec des formules pour compter le nombre d'employés dans chaque région et dans chaque département. Une fois la formule mise en place, lorsque des salariés sont ajoutés, supprimés ou modifiés, les chiffres du tableau sont automatiquement mis à jour en fonction des nouvelles données. Si vous préférez un graphique ou un diagramme à un tableau, continuez à lire la section suivante pour apprendre à créer des graphiques avec des formes dynamiques.

Cette formule a été utilisée dans la première case du tableau ci-dessous - utilisez-la comme exemple lorsque vous créez la vôtre !

• =countif(descendants(page), AND(this.'Location' = 'US',this.'Department' = 'Support' ))

Créez des graphiques avec des formes dynamiques

Les formes dynamiques dans Lucidchart sont des formes qui changent en fonction des données du document, comme un diagramme circulaire ou une barre de progression. Il est préférable d'associer ces formes à des formules ou à des mises en forme conditionnelles pour en tirer le meilleur parti dans votre organigramme.

Dans l'exemple ci-dessous, trois formes dynamiques ont été ajoutées au canevas pour montrer visuellement le pourcentage de l'organisation qui se trouve dans chaque lieu. La valeur de chaque forme dynamique a été ajoutée sous la forme d'une formule afin qu'elle soit mise à jour automatiquement lorsque des employés sont ajoutés, supprimés ou modifiés.

Par exemple, la formule pour la valeur de la forme US compte les formes de la page dont le champ Emplacement est égal à "US".

• =countif(descendants(page), this.'Location' = 'US')

Vous pouvez également associer les formes dynamiques à la mise en forme conditionnelle pour ajouter une forme dynamique à chaque personne de votre organisation représentant un champ numérique.

Dans l'exemple ci-dessous, une mise en forme conditionnelle a été appliquée pour ajouter une forme dynamique basée sur le champ Bande passante de chaque employé, ce qui permet de visualiser rapidement la charge de travail de chaque employé. Ces formes sont automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées aux données lorsqu'elles sont actualisées ou remplacées.

Partagez votre organigramme

Une fois que vous avez mis au point votre organigramme, vous disposez de plusieurs options pour le partager avec votre organisation. Tout d'abord, décidez si vous souhaitez partager une version statique ou une version en direct.

Vous pouvez choisir de partager une version statique de votre organigramme si :

• Vous souhaitez que le graphique reflète une période spécifique.
• Vous avez besoin d'une version imprimée de votre tableau.
• Vous voulez contrôler qui a accès à l'information.
• Votre organigramme ne change pas souvent.

Vous pouvez choisir de partager une version dynamique ou en direct de votre organigramme si :

• Vous souhaitez que votre public puisse voir les mises à jour du graphique en temps réel.
• Vous souhaitez que votre public ait accès à des champs de données cachés.
• Votre graphique est trop grand pour être exporté ou imprimé.
• Votre organisation évolue fréquemment.

Exporter ou imprimer une version statique

Si le partage d'une version statique de votre organigramme vous convient le mieux, vous pouvez soit l'exporter sous forme d'image ou de fichier PDF sur votre appareil, soit en imprimer une copie physique.

Si votre organigramme est particulièrement volumineux :
L'exportation et l'impression ne sont pas la meilleure solution pour partager un organigramme volumineux, mais elles sont parfois inévitables. Dans ce cas, voici quelques conseils pour optimiser la version exportée ou imprimée :

• Lorsque vous créez votre organigramme, divisez-le en plusieurs pages par département ou par site.
• Utilisez les filtres d'organigramme pour diviser l'organigramme en plusieurs parties avant de l'exporter.
• Ajustez l'échelle de contenu de votre document pour vous assurer qu'il n'est pas trop petit ou trop grand pour l'exportation.
  • Conseil de pro : veillez à la taille de la police. Si l'une des polices de votre document est inférieure à six, il peut être difficile de lire une version exportée ou imprimée de votre organigramme, et vous devriez ajuster l'échelle de contenu pour qu'elle soit plus élevée.
• Désactivez la fonction de canevas infini et activez la fonction de mosaïque de pages pour voir comment l'organigramme sera réparti sur les pages lors de l'impression.

Publier ou intégrer une version en direct

Si le partage d'une version dynamique de votre organigramme est la meilleure option pour vous, vous pouvez soit le publier, soit intégrer une version en direct dans votre propre page web.

Publier votre organigramme
La publication génère un lien que vous pouvez envoyer à n'importe qui (y compris à des utilisateurs non-Lucid) et qui leur donne accès à votre organigramme. Vous pouvez choisir de publier votre organigramme sous forme de :

• URL: Génère un lien permettant de naviguer vers une version en ligne de l'organigramme.
• PDF: Génère un lien permettant de télécharger un instantané PDF de l'organigramme tel qu'il apparaît dans Lucidchart à ce moment-là.
• Image: Génère un lien permettant de télécharger une image de l'organigramme tel qu'il apparaît dans Lucidchart à ce moment-là.

Si vous publiez votre organigramme sous forme de PDF ou d'image, le fichier téléchargé est statique et ne sera pas mis à jour en fonction des modifications futures. Toutefois, si vous effectuez des mises à jour, les utilisateurs peuvent recliquer sur le lien original pour télécharger la dernière version.

Intégrer votre organigramme
L'intégration vous permet de placer une version interactive de votre organigramme dans votre propre page web. Vous pouvez soit générer un code d'intégration directement dans Lucidchart, soit utiliser l'une des intégrations d'intégration externes de Lucid, comme par exemple :

• Cloud Confluence
• Serveur ou centre de données Confluence
• JIRA
• Asana
• Notion

Ressources

Pour en savoir plus sur l'exploitation de la puissance des organigrammes, consultez les ressources complémentaires ci-dessous. Ces ressources sont disponibles en anglais uniquement.

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