El panel administrativo de Lucid: configuración de licencias

Accede a la página de configuración de licencias

Para llegar a la página de configuración de licencias, sigue estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Configuración de licencias en el menú de la izquierda.

Ajusta la configuración de licencias

Hay opciones desplegables para los ajustes de Lucidchart, Lucidspark y Lucid Suite. En estas páginas puedes seleccionar la configuración de licencia para el producto correspondiente. 

Cuando un nuevo usuario se une a la cuenta o solicita una licencia

Esta configuración determina qué ocurre cuando un nuevo usuario se une a tu cuenta, ya sea agregado manualmente o mediante control de dominio. Estas configuraciones varían ligeramente según si tu cuenta tiene activada la actualización automática, así que cerciórate de consultar la sección correspondiente.

La actualización automática está desactivada

Estos ajustes abordan la experiencia de cualquier cuenta que no tenga activada la autolicencia:

• Acceso instantáneo: Concede automáticamente licencias a los nuevos miembros cuando se unan, usando tu inventario existente y precomprado. Cuando tus licencias estén completamente empleadas, los miembros que se unan no recibirán la licencia. Esta configuración nunca activará una compra automática ni facturación adicional.
• Aprueba manualmente, salvo que haya una licencia disponible: Aprueba automáticamente las solicitudes de licencia inmediatamente usando tu inventario existente y precomprado. Cuando tus licencias estén completamente empleadas, las solicitudes existentes pasarán a la aprobación manual. 
• Aprobar manualmente luego del umbral: Aproba automáticamente las solicitudes de licencia inmediatamente hasta que quede el 5% de tu inventario de licencias. Las solicitudes restantes pasarán a la aprobación manual. Esta configuración nunca activará una compra automática ni facturación adicional.

Cualquier Usuario que no reciba automáticamente una licencia en cuentas Corporativo será agregado como Usuarios con acceso limitado. Explora nuestro artículo para saber más sobre Usuarios con acceso limitado en una cuenta Corporativo.

La actualización automática está habilitada

Si tu cuenta tiene activada la actualización automática, como se explica en nuestro artículo sobre Agregar licencias automáticamente con actualización automática , la configuración disponible para ti variará ligeramente:

• Acceso instantáneo: Los nuevos miembros reciben licencias al instante. Si no hay plazas disponibles, se agregarán automáticamente nuevas licencias a tu subscripción y se cargarán a tu cuenta.
• Aprobación automática: Las nuevas solicitudes de licencia se aprueban al instante. Si no hay plazas disponibles, se agregarán automáticamente nuevas licencias a tu subscripción y se cargarán a tu cuenta.
• Aprobar manualmente luego del umbral: Aprobar automáticamente las solicitudes de licencia inmediatamente hasta que quede el 5% de tu inventario de licencias. Las solicitudes restantes pasarán a la aprobación manual.

Cualquier Usuario que no reciba automáticamente una licencia en cuentas Corporativo será agregado como Usuarios con acceso limitado. Explora nuestro artículo para saber más sobre Usuarios con acceso limitado en una cuenta Corporativo.

Cuando ya no haya más licencias disponibles

Obtén más información sobre cómo agregar licencias automáticamente con la actualización automática en nuestro artículo. Esta funcionalidad está disponible para las cuentas Team y Enterprise.

Usa grupos de la organización 

Los grupos de la organización están disponibles solo para cuentas Enterprise.

Con los grupos de la organización de Lucid, puedes diferenciar la configuración de licencias para distintos grupos dentro de tu organización. Para asignar la configuración de licencias a un grupo en particular, selecciona un grupo en el menú de navegación de la izquierda “Organización y grupos” antes de modificar la configuración de licencias.

Configuración de solicitud de licencia

Si seleccionaste "Aprobar manualmente", verás opciones adicionales aparecer en la página de configuración de licencias para la configuración de solicitudes de licencia.

Gestión de solicitudes de licencias

Esta configuración determina cómo gestionarás las solicitudes de licencia si optas por hacerlo manualmente. 

• Puedes optar por recibir solicitudes de licencia y gestionarlas desde la página de Administración de usuarios, como se explica en la sección Gestionar solicitudes de licencia pendientes a continuación.
• Puedes optar por redirigir a los usuarios a un Departamento de servicios u otra URL para gestionar sus solicitudes de licencia desde fuera de Lucid.

Configura las preferencias de notificación para las solicitudes de licencia

Esta configuración determina quién recibe las notificaciones de solicitud de licencia cuando un nuevo usuario solicita una licencia o se une a la cuenta. 

• De forma predeterminada, se envían correos electrónicos a los administradores de la cuenta y, en Notificaciones, pueden determinar la frecuencia con la que reciben esas notificaciones.
• En su lugar, puedes optar por enviar correos electrónicos a una dirección de correo electrónico particular (que quizás no sea de un administrador, pero que manejará estas solicitudes).
  • Nota: Si seleccionas esta opción, los administradores de la cuenta ya no recibirán notificaciones de solicitud de licencia.

Notificaciones

En Configuración de licencias, en el menú de navegación de la izquierda, selecciona Notificaciones para establecer las preferencias de notificación de solicitud de licencia individuales. Marca una casilla para elegir si quieres recibir correos electrónicos inmediatamente o un resumen semanal.

El dueño de la cuenta y cada administrador de la cuenta deben establecer sus propias preferencias de notificación visitando esta página. Esta configuración es individual y no se aplicará a toda la cuenta.

Para usuarios sin un administrador de grupo de la organización

Para usuarios con un administrador de grupo de la organización

Gestionar solicitudes de licencia pendientes 

Si un usuario con acceso limitado (solo Enterprise) en tu cuenta de Lucid ha solicitado una licencia, la solicitud aparecerá en la página Usuarios de tu panel de administrador encima de la lista de usuarios. Para otorgar o denegar licencias a Solicitudes pendientes, selecciona Aprobar o Denegar en la página Usuario. Para ver todas las solicitudes, selecciona Administrar solicitudes.

A fin de asegurarse de que los usuarios tengan la información que necesitan para tener éxito en el producto, Lucid notificará al usuario cuando su solicitud de licencia se apruebe o se rechace. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo agregar más licencias?
Hay dos opciones para aumentar el número de licencias: con la actualización automática o a través del panel de administrador.

Con la actualización automática, las licencias se otorgarán automáticamente cuando usuarios nuevos se unan a la cuenta o soliciten una licencia. Para obtener más información sobre cómo agregar licencias automáticamente con la actualización automática, lee nuestro artículo.

También puedes agregar más licencias a través del panel de administrador. Para saber cómo hacerlo, explora nuestro artículo Agregar más licencias de Lucid.

¿Cómo se generan las solicitudes de licencia?

Si gestionas licencias a través del panel de administrador, las solicitudes de licencias se llenarán en tu cola cuando un usuario realice cualquiera de las siguientes acciones:

• Pulsa un botón dentro de Lucid para aplicar una licencia.
• Intenta crear un nuevo documento.
• Hace clic en un enlace para aplicar licencia en un correo de Lucid.
• Comparte un documento editable y aplicar una licencia para los colaboradores.
• editar un documento compartido con ellos.

Estoy usando un Departamento de servicios para administrar licencias. ¿Seguiré viendo solicitudes pendientes en el panel de administrador de Lucid?
Las solicitudes de licencia pendientes son visibles desde el panel de administrador de Lucid, independientemente de si gestionas o no licencias de usuario al redirigirlas a un servicio de asistencia externo. Cuando se te otorgue una licencia desde tu Departamento de servicios, la licencia pendiente en el panel de administrador de Lucid desaparecerá.

¿Cuál es la diferencia entre quitar una licencia y eliminar un usuario de tu cuenta?
Cuando deslicencias a un usuario, permanece en tu cuenta como usuarios con acceso limitado. Se te pedirá que transfieras su documento a otro usuario o que elimines su documento. La deslicencia solo está disponible para cuentas de Corporativo.

Cuando eliminas a un usuario, se elimina por completo de tu cuenta de Lucid. Su cuenta se eliminará por completo de Lucid y se te pedirá que transfieras sus documentos a otro usuario de la cuenta.

¿Qué capacidades tienen los Usuarios con acceso limitado?
Los usuarios con acceso limitado pueden acceder a documentos creados por otros usuarios en su cuenta, pero no pueden crearlos ni editarlos. Consulta nuestro artículode Usuarios con acceso limitado en una cuenta de Corporativo para detalles sobre la configuración y la funcionalidad disponible para Usuarios con acceso limitado.

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