El panel administrativo de Lucid: gestión de grupos

Empieza por determinar tu experiencia en la administración de grupos

Lucid lanzó una nueva experiencia de gestión de grupos. Mientras hacemos la transición de las cuentas a la nueva experiencia, algunas cuentas podrían permanecer en la experiencia original. Antes de leer este artículo, determina qué experiencia de administración de grupos utiliza tu cuenta. Para ello:

1. Desde tu cuenta de Lucid, selecciona Administrador en el menú de la izquierda.
2. Selecciona Grupos en el menú de navegación de la izquierda.
   • Si ves “¡Nueva función próximamente!”, explora nuestro artículo del panel de administrador de Lucid: Grupos para obtener instrucciones sobre cómo usar la experiencia original.
   • Si ves la página que se muestra a continuación, sigue leyendo este artículo para conocer la nueva experiencia de gestión de grupos.
     

Aspectos básicos del grupo

Lucid ofrece muchas opciones para facilitar la gestión de grupos en tu organización. Aquí tienes todo lo que necesitas saber antes de empezar.

Características para la gestión de tu organización:

• Los grupos organizacionales son grupos creados por el dueño de la cuenta o un administrador de la cuenta para gestionar la configuración de una cuenta de manera más detallada. Un usuario solo puede pertenecer a un grupo de la organización.
  • El grupo de la organización predeterminado es donde se agruparán todos los usuarios por defecto. La configuración de licencia y seguridad que se establece para toda la cuenta se aplicará a todos los usuarios de este grupo.
  • Un grupo de la organización principal es un grupo de la organización que contiene otros grupos organizacionales.
    
• Los equipos son grupos que permiten a los usuarios colaborar de manera más eficiente mediante el uso de un centro de equipo que incluye un espacio para equipos, una lista del equipo y documentos del equipo. Los usuarios pueden pertenecer a varios equipos.
• Grupos (uso compartido): son grupos que permiten a los usuarios compartir documentos con un equipo específico en lugar de agregar a cada colaborador individualmente. Los usuarios pueden pertenecer a varios grupos para compartir documentos.
  • Si creaste grupos usando la experiencia anterior de gestión de grupos, aparecerán aquí.

Grupos de la organización

Los grupos de la organización son grupos creados por el dueño de la cuenta o un administrador de la cuenta para gestionar la configuración de una cuenta de manera más detallada.

Accede a grupos de la organización

Para acceder a los grupos de la organización, sigue estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en el menú desplegable Grupos en el menú de la izquierda.
3. Selecciona grupos de la organización.

Crea un grupo de la organización

Para crear un nuevo grupo de la organización:

1. Ve a la página del grupo de la organización en el panel de administrador de Lucid.
2. Selecciona + Nuevo grupo de la organización en la esquina superior derecha.
3. En la ventana “Básico” que aparece, configure el nombre y la descripción del grupo.
   • El nombre de tu grupo de la organización puede ser visible para cualquiera en tu cuenta corporativa cuando compartes con colaboradores. Te recomendamos que no incluyas información confidencial o sensible en el nombre del grupo.
4. Si está creando un grupo secundario (o subgrupo) dentro de un grupo organizacional existente, haga clic en el pequeño ícono de lápiz para elegir el grupo organizacional principal.
5. Haz clic en Siguiente.
6. Escribe el nombre de los usuarios que deseas asignar como administrador del grupo de la organización.
   • Si eliges omitir la asignación de un administrador de grupo de la organización, el dueño de la cuenta y el administrador serán los únicos con permiso para gestionar el grupo.
7. Haz clic en Siguiente.
8. Escribe los nombres de los usuarios de tu cuenta que deseas agregar al grupo de la organización.
   • Puedes omitir este paso y agregar usuarios individualmente o en masa desde la página de usuarios después de crear el grupo de la organización.
9. Haz clic en Siguiente.
10. Revisa los detalles y haz clic en Crear grupo.

Agrega usuarios a un grupo de la organización

Después de que se creó un grupo organizacional, el Administrador puede agregar o eliminar Usuario del grupo a través de la página "Usuario" del panel de administrador. Para conocer los pasos sobre cómo hacer esto, explora nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: Gestión de usuarios .

Administra los límites de licencia para los grupos de la organización.

Cada grupo de la organización puede tener un límite de licencias, el cual establece una cantidad máxima de licencias que se pueden asignar a los usuarios dentro de ese grupo. Para acceder a la página de límites de licencia, sigue estos pasos:

1. Ve a la página del grupo de la organización en el panel de administrador de Lucid.
2. Haz clic en Administrar límites de licencia en la esquina superior derecha.

Desde la página de límites de licencia que se abre, puedes agregar, editar y eliminar los límites de licencia según las necesidades de tu cuenta.

A menos que se establezca un límite de licencia específico para un subgrupo, este contribuirá automáticamente al límite del grupo organizacional principal. Para obtener más detalles sobre la estructura del grupo organizacional, consulte la sección Conceptos básicos del grupo más arriba.

Edita un grupo de la organización

1. Ve a la página del grupo de la organización en el panel de administrador de Lucid.
2. Haz clic en el ícono de tres puntos a la izquierda del grupo de la organización que deseas editar.
3. Selecciona Editar aspectos básicos del grupo.
4. Haz cambios en el nombre o la descripción del grupo.
5. Haz clic en Confirmar.

Elimina un grupo de la organización

1. Ve a la página del grupo de la organización en el panel de administrador de Lucid.
2. Haz clic en el ícono de tres puntos a la izquierda del grupo de la organización que deseas editar.
3. Selecciona Eliminar grupo de la organización.

Delega la gestión de usuarios a un administrador del grupo de la organización

Asigna uno o más administradores de grupo de la organización para que otorguen a los usuarios de tu cuenta permiso para gestionar un grupo de la organización y sus miembros, incluidas las solicitudes de licencia. Aun así, el administrador de grupo de la organización no puede realizar cambios en toda la cuenta como lo hace un administrador de cuenta.

Un administrador de grupo de la organización puede hacer lo siguiente con los usuarios asignados a su grupo:

• Ver una lista de los usuarios
• Administrar licencias
• Agrega los usuarios existentes de la cuenta a su grupo
• Mueve a los usuarios de su grupo al grupo predeterminado
  • Los administradores de grupos de la organización también pueden mover usuarios de un grupo a otro si son administradores de ambos grupos.
• Editar los detalles del usuario, como nombre y dirección de correo electrónico
• Exporta una lista de usuarios como un archivo .csv .

Asigna al grupo de la organización el rol de administrador

1. Ve a la página del grupo de la organización en el panel de administrador de Lucid.
2. Selecciona un grupo de la organización.
3. Haz clic en el ícono de tres puntos a la izquierda del grupo de la organización que deseas editar.
4. Selecciona Editar administrador de grupo.
5. Agrega o elimina usuarios para designarlos como administradores del grupo.
6. Haz clic en Confirmar.

Equipos

La experiencia de centros de equipo de Lucid permite a los miembros de la cuenta organizarse en equipos para colaborar de manera más eficiente. Los dueños de la cuenta y los administradores pueden ver una lista de todos los equipos y sus miembros del equipo en el panel de administrador.

Accede a la configuración del equipo en el panel de administrador

Para ir a la página de Equipos en el panel de administrador de Lucid:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en el menú desplegable Grupos en el menú de la izquierda.
3. Selecciona Equipos.

Crea un equipo

Para crear un nuevo grupo para compartir documentos:

1. Ve a la página de Equipos en el panel de administrador de Lucid.
2. Haz clic en Agregar equipo en la esquina superior derecha de la lista de “Equipos”.
   • Haz clic en la flecha desplegable a la derecha de “Agregar equipo” para crear varios equipos con un CSV.
3. En el panel que aparece, escribe un nombre de equipo en “Asignar nombre a este equipo”.
   • Cada nombre de equipo que agregues a tu cuenta debe ser único. Verás un mensaje emergente en el panel si el nombre que eliges ya está en uso en tu cuenta.
   • Te recomendamos que no incluyas ninguna información sensible o confidencial en el nombre del equipo.
4. Determina el tipo de equipo.
5. Haz clic en Crear equipo.

Agrega usuarios a un equipo

Ve a la página de Equipos en el panel de administrador de Lucid.

1. Selecciona un equipo de la lista en el lado izquierdo.
2. Haz clic en Agregar usuarios a un equipo en la esquina superior derecha.
3. Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario o usuarios existentes de Lucid de tu cuenta que quieras agregar al grupo.
4. Haz clic en Listo.

Asignar roles y licencias a Miembros del equipo

Para ajustar el rol o las licencias de los afiliados a un centro de equipo, el dueño de la cuenta y el administrador de la cuenta pueden seguir estos pasos desde la página de Equipos en el panel de administrador de Lucid:

1. Selecciona un equipo de la lista en el lado izquierdo.
2. Localice el Usuario cuyo rol o licencia desea ajustar y haga clic en el menú desplegable en la columna "Rol del equipo".
3. Seleccione un rol o licencia de la lista.
4. Repita según sea necesario para los miembros restantes del equipo.

Elimina usuarios de un equipo

Ve a la página de Equipos en el panel de administrador de Lucid.

1. Selecciona un equipo de la lista en el lado izquierdo.
2. Encuentra al usuario que quieres eliminar y selecciona el ícono de tres puntos que aparece en el extremo derecho de su nombre.
3. Selecciona Eliminar del equipo.
4. Haz clic en Eliminar usuario.

Fusionar equipos

Para fusionar varios equipos en uno solo, sigue los pasos siguientes. Al fusionar equipos, los Miembros del equipo y el contenido se trasladan al equipo de destino y se elimina permanentemente el equipo original en Lucid.

1. Haz clic en Grupos desde el menú de navegación a la izquierda del panel de administrador.
2. Selecciona Teams en el menú desplegable.
3. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha del equipo en el que quieres fusionar otro equipo.
4. Selecciona el equipo de fusionar.
5. Usa el desplegable para seleccionar el equipo con el que quieres fusionarte.
6. Haz clic en Fusionar equipos.

Archiva un equipo

Para archivar un equipo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Grupos desde el menú de navegación a la izquierda del panel de administrador.
2. Selecciona Teams en el menú desplegable.
3. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha de un equipo.
4. Haz clic en Equipo de archivo en la parte inferior del panel que aparece.
5. Revisa la información y haz clic en Archivo.

Una vez que se archiva un equipo, los miembros del equipo pierden el acceso a los espacios para equipos y a los documentos, pero siguen siendo usuarios en tu cuenta de Lucid. Si los documentos del equipo se compartieron con usuarios fuera del equipo, es posible que esos usuarios aún puedan acceder a ellos a través de una URL.

Equipos de archivo en masa
Para archivar varios equipos al mismo tiempo, sigue estos pasos desde la página de Teams del panel de administrador:

1. Marca la casilla junto a cada equipo que quieras eliminar.
2. Haz clic en Acciones masivas desde la esquina superior derecha de la lista.
3. Selecciona equipos de Archivo.
4. Revisa la información y haz clic en Archivo.

Restaurar un equipo de Archivo
Puedes restaurar un equipo de Archivo siguiendo estos pasos desde la página de Teams del panel de administrador:

1. A la derecha de la barra de búsqueda, haz clic en el desplegable Active Teams .
2. Selecciona equipos de Archivo.
3. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha de un equipo.
4. Selecciona Restablecer equipo.
5. Revisa la información y haz clic en Restaurar equipo.

Grupos (uso compartido)

Los grupos (uso compartido) permiten a los usuarios compartir documentos con un grupo específico en lugar de agregar a cada colaborador individualmente. Si creaste grupos usando la experiencia anterior de gestión de grupos, aparecerán aquí.

Grupos de acceso (uso compartido)

Para acceder a los grupos (uso compartido):

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en el menú desplegable Grupos en el menú de la izquierda.
3. Selecciona Grupos (uso compartido).

Las siguientes secciones explican cómo crear un grupo, gestionar Usuario y eliminar un grupo, todo lo cual puede hacer desde la página "Grupos (Compartir)".

Crea un grupo para compartir documentos

Para crear un nuevo grupo para compartir documentos:

1. Accede a la página de Grupos (compartir) en el panel de administrador de Lucid.
2. A la izquierda de la página, en “Administrar grupos (uso compartido)”, pasa el cursor sobre el nombre de tu cuenta.
   • Para crear un subgrupo debajo de un grupo existente, pasa el cursor sobre el nombre del grupo principal.
3. Haz clic en el ícono del lápiz.
4. Selecciona Crear grupo.

Agrega usuarios a un grupo para compartir documentos

1. Accede a la página de Grupos (compartir) en el panel de administrador de Lucid.
2. Selecciona un grupo del menú de la izquierda.
3. Haz clic en Agregar usuarios al grupo desde la esquina superior derecha.
4. Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario o usuarios que quieras agregar al grupo.
5. Haz clic en Listo.

Elimina usuarios de un grupo para compartir documentos

1. Accede a la página de Grupos (compartir) en el panel de administrador de Lucid.
2. Selecciona un grupo del menú de la izquierda.
3. Encuentra al usuario que quieres eliminar y selecciona el ícono de tres puntos que aparece en el extremo derecho de su nombre.
4. Selecciona Eliminar del grupo.
5. Haz clic en Eliminar usuario.

Eliminar un grupo (uso compartido)

1. Accede a la página de Grupo (compartido) en el panel de administrador de Lucid.
2. A la izquierda de la página, en “Administrar grupos (uso compartido)”, pasa el cursor sobre el nombre de tu cuenta.
3. Haz clic en el ícono del lápiz.
4. Selecciona Eliminar grupo.
5. Haz clic en Confirmar.

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