Panel de administrador de Lucid: Grupos

Empieza por determinar tu experiencia en la administración de grupos

Lucid ha lanzado una nueva experiencia de gestión de grupos para cuentas Corporativas. Mientras hacemos la transición de cuentas a la nueva experiencia, determina qué experiencia de gestión de grupos usa tu cuenta antes de leer este artículo. Para eso:

1. Desde tu cuenta de Lucid, selecciona Administrador en el menú de la izquierda.
2. Selecciona Grupos en el menú de navegación de la izquierda.
   • Si ves "Nueva función próximamente", continúa leyendo este artículo.
   • Si ves la página que se muestra a continuación, consulta nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: Administración de grupos para obtener instrucciones sobre cómo usar la nueva experiencia.
     

Gestión de grupos de acceso

Para acceder a la gestión de grupos, sigue estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Usuario en el menú izquierdo.
    
3. Ve a "Equipo y grupos" en el menú de la izquierda.

Introducción a los grupos

Antes de organizar a los miembros de tu equipo en grupos, hay algunas cosas importantes que debes saber. 

• Solo puedes tener un "Equipo", pero puedes crear una cantidad ilimitada de grupos y subgrupos.
• Cada miembro de la cuenta pertenece a un único grupo principal. 
• Se puede agregar un miembro de la cuenta a una cantidad ilimitada de grupos.
  • La membresía de grupos generales se usa para otorgar acceso automáticamente a carpetas de equipo y documentos.
• El dueño y el administrador de la cuenta pueden crear y agregar usuarios a la cuenta. El dueño de la cuenta, el administrador de la cuenta y el administrador de grupo (solo en Corporativo) pueden agregar usuarios actuales en la cuenta a un grupo y gestionar usuarios dentro de un grupo.
  

Configura o cambia tu grupo principal

El grupo principal de un usuario está configurado como la cuenta Equipo predeterminada (en nuestro ejemplo, Dunder Mifflin), pero el dueño o el administrador de la cuenta pueden cambiarlo siguiendo estos pasos:

1. Selecciona un usuario, o varios, marcando las casillas que están en el lado izquierdo de la fila del usuario.
2. Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
3. En "Grupos seleccionados", haz clic en Cambiar grupo principal.
4. Selecciona el grupo que quieres establecer como principal.
5. Haz clic en Confirmar.

Membresía del grupo general

Se puede agregar un miembro de la cuenta a una cantidad ilimitada de grupos. Para otorgar automáticamente acceso a todos los documentos incluidos en una carpeta de equipo, agrega al miembro de la cuenta a ese grupo.

Continuando con nuestro ejemplo, además de que el grupo principal de Jim es Ventas, también se lo agregó al Grupo de Atención al cliente para que pueda tener acceso a los documentos compartidos con ese grupo.

Crea y gestiona grupos

Sigue los pasos de las próximas secciones para gestionar los grupos.

Crea un nuevo grupo o subgrupo

El dueño y el administrador de la cuenta pueden agregar un grupo o un subgrupo siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
3. En "Equipo y grupos", selecciona el ícono del lápiz que está junto al equipo o grupo principal.
4. Haz clic en Crear grupo o en Crear subgrupo.

Elimina un grupo o subgrupo

El dueño y el administrador de la cuenta pueden eliminar un grupo siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
3. Pasa el cursor por encima del Grupo o Subgrupo y selecciona el ícono de lápiz.
4. Haz clic en Eliminar grupo.
   • Al eliminar un subgrupo, seleccionar Eliminar grupo no quitará el grupo principal al que pertenece.

Agrega un usuario a un grupo

El dueño y el administrador de la cuenta pueden agregar un usuario a un grupo siguiendo estos pasos:

1. En la lista de usuarios, busca al miembro del equipo y selecciónalo.
2. Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
3. En Grupos disponibles, pasa el cursor por encima del grupo al que quieres agregar el usuario y haz clic en  el ícono del signo más.
4. Selecciona Confirmar.

El administrador de grupo puede agregar un usuario al grupo siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en Agregar un usuario a [nombre del grupo].
2. Escribe la dirección de correo electrónico del usuario en la cuenta que quieres agregar a tu grupo.
3. Haz clic en Invitar a [nombre del grupo].

Por ejemplo, en la captura de pantalla que aparece a continuación, el administrador del grupo haría clic en Agregar a Ventas, ya que el nombre de este grupo de ejemplo es "Ventas". 

Elimina a un usuario de un grupo

El dueño y el administrador de la cuenta pueden eliminar un usuario de un grupo siguiendo estos pasos:

1. En Lista de usuarios o en Grupo, busca al miembro del equipo y selecciónalo.
2. Selecciona (Editar) junto a "Equipos y grupos" en el menú de la derecha.
3. En "Grupos seleccionados", haz clic en el ícono de X que está junto al grupo que quieres eliminar.
4. Selecciona Confirmar.

Delegar la gestión de usuarios a un administrador de grupo 

Un administrador de grupo en una cuenta Corporativa puede encargarse de las acciones de gestión de usuarios, como cambiar las direcciones de correo electrónico y asignar licencias para su grupo; sin embargo, el administrador del grupo no puede realizar cambios en toda la cuenta como puede hacerlo un administrador de la cuenta. 

Un administrador de grupo puede hacer lo siguiente con los usuarios asignados a su grupo:

• Ver una lista de usuarios
• Administrar licencias
• Agregar los usuarios existentes de la cuenta a su grupo
• Eliminar usuarios de la cuenta corporativa
• Transferir documentos al eliminar un usuario o quitarle la licencia
• Editar los detalles del usuario, como nombre y dirección de correo electrónico
• Exportar la lista de usuarios como un archivo .csv .

Asigna el rol de administrador de grupo

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
3. En "Equipo y grupos", selecciona el ícono del lápiz que está junto al grupo principal.
4. Haz clic en Gestionar administradores de grupo.
5. En "Usuarios disponibles", pasa el cursor sobre el administrador al que quieres asignar la función de administrador de grupo y haz clic en  el ícono de signo más.
6. Selecciona Confirmar.
   • Para quitar el rol de administrador de grupo, sigue los mismos pasos anteriores, excepto que, en el paso 5, debes pasar el cursor por encima del administrador en "Administradores de grupo actuales", hacer clic enel ícono de X y confirmar tus cambios.

Un administrador de grupo suele ser más útil para las cuentas que gestionan su lista de usuarios manualmente. SCIM, el aprovisionamiento de Google u otras herramientas de aprovisionamiento automático son grandes complementos para el administrador de grupo siempre que alguna parte se realice manualmente; la mayoría de las veces, esta es la administración de licencias. 

Dado que el administrador de grupo no puede crear usuarios (solo el dueño y el administrador de la cuenta pueden hacerlo), recomendamos aprovisionar a los usuarios con permisos de acceso limitado a los grupos correctos. Cuando el administrador de grupo tiene visibilidad de todos los miembros del equipo en su grupo, puede responder rápidamente cuando un usuario con acceso limitado solicita una licencia, en lugar de esperar a que el equipo de TI aprovisione al usuario.

Hay varios métodos que el dueño y el administrador de la cuenta pueden usar para agregar o aprovisionar usuarios a un grupo:

• Designar grupos durante el aprovisionamiento SCIM
• Agregar grupos a un archivo .csv para la carga masiva de archivos CSV 
• Configurar cada grupo de usuarios manualmente

El dueño de la cuenta y otros administradores pueden desactivar las notificaciones de solicitudes de licencia para usuarios con un administrador de grupo. Para configurar las notificaciones de licencias, sigue estos pasos:

1. Selecciona Administrador.
2. Haz clic en Configuración de licencias en el menú de la izquierda.
3. En el menú desplegable, selecciona Notificaciones.
4. En "Para usuarios con un administrador de grupo", configura tus preferencias de notificación.
5. Haz clic en Guardar cambios.

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