Adminbereich von Lucid: Compliance-Einstellungen

Auf die Seite „Compliance“ zugreifen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zur Admin-Bereichsseite für Dokumente und Ordner zu gelangen:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Compliance.

Suchen mit Discovery

Discovery ist nur für Enterprise-Konten verfügbar. Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel „Ihr Lucid-Konto upgraden“. Discovery liefert nur Ergebnisse für Dokumente, die Ihrem Enterprise-Konto gehören. Es werden keine Dokumente angezeigt, die nicht dem Konto gehören, auch wenn sie mit einer Nutzenden des Kontos geteilt werden.

Kontoinhaber, Dokumentenadmins und Shield-Admins können die Discovery-Funktion nutzen, um Freigabeberechtigungen für alle Dokumente zu suchen, anzuzeigen und zu bearbeiten, die sich im Besitz Ihres Kontos befinden. Wählen Sie Discovery aus dem Dropdown-Menü auf der linken Seite, um auf diese Funktion zuzugreifen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Zugriff auf Dokumente

Sie können alle Dokumente, die Ihrem Enterprise-Konto gehören, mit den Basis- oder erweiterten Optionen durchsuchen.

Grundlegende Suchoptionen

Zu den grundlegenden Optionen gehört die Suche nach Benutzerkonten, Schlüsselwörtern und Datum. Wenn Sie über Benutzerkonten suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur Ergebnisse für Dokumente zu erhalten, die dem/den gesuchten Nutzenden gehören. Andernfalls werden Ergebnisse für alle Dokumente angezeigt, auf die diese in Ihrem Enterprise-Konto Zugriff haben. Wenn Sie über Schlüsselwörter suchen, können Sie den Inhalt des Dokuments sowie Dokument-Tags und -Attribute durchsuchen. Wenn Sie nach Datum suchen, können Sie aus den Dropdown-Optionen das Erstellungsdatum oder das Datum der letzten Bearbeitung auswählen.

Erweiterte Suchoptionen

Unter dem Dropdown-Menü für erweiterte Optionen können Sie nach Dokumenttyp, Dokumentspeicherort, externem Zugriff, Dokument-ID, Klassifizierung und Status suchen. In der Dropdown-Liste „Speicherort des Dokuments“ haben Sie die folgenden Suchfilteroptionen:

• Überall
• Nur Teams und Teamordner
• Teams und Teamordner ausschließen
• Nur gelöschte Dokumente

Unter „Externer Zugriff“ können Sie die Suchergebnisse auch so filtern, dass nur Dokumente angezeigt werden, die mit externen Teamkollegen geteilt wurden oder externe Links enthalten. Dies umfasst Dokumente, bei denen der öffentliche Freigabelink aktiviert ist, veröffentlichte oder eingebettete Dokumente sowie Dokumente, die mit Teamkollegen außerhalb Ihrer Organisation geteilt wurden.

Suchergebnisse

Auf der Suchergebnisseite wird Ihnen immer der Dokumenttitel angezeigt. Abhängig von Ihren Suchkriterien werden bis zu fünf zusätzliche Spalten aus der folgenden Liste angezeigt: Dokumenteigentümer (ob Einzelperson, Team oder Teamordner), Dokument-ID, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Teamkollegen, ob externer Zugriff besteht, Klassifizierung und Status. 

Wählen Sie oben rechts auf der Discovery-Suchergebnisseite das Symbol „Spalten verwalten“, um die Kästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren, die mit der Spalte verknüpft sind, die in Ihren Suchergebnissen angezeigt werden soll. Passen Sie die Spaltenbreite in der Suchergebnistabelle an, indem Sie auf die Kopfzeile klicken und diese ziehen.

Die Suche ist auf 10.000 Ergebnisse begrenzt. Wenn Sie das Limit erreichen, müssen Sie Ihre Suchanfrage eingrenzen.

Dokumente anzeigen

Sie können jedes der Dokumente aus den Suchergebnissen in einem reinen Ansichtsmodus öffnen. 

Wenn Sie diese Dokumentenverwaltungsberechtigung verwenden, sehen die Mitarbeiter nicht, dass Sie das Dokument ansehen. Da Sie nur Dokumente anzeigen können, hat dies keine Auswirkungen auf den Änderungsverlauf des Dokuments. 

Wenn Sie das Enterprise Shield-Add-on haben, können Sie zudem den Revisionsverlauf eines Dokuments einsehen.

Freigabeberechtigungen bearbeiten

Nachdem Sie über Discovery auf ein Dokument in Ihrem Konto zugegriffen haben, können Sie das Menü „Freigeben“ öffnen und ändern, mit wem das Dokument geteilt wird. Führen Sie dazu die folgenden Schritte im Dokument aus:

1. Klicken Sie oben rechts im Dokument auf Teilen.
2. Bearbeiten Sie die Freigabeberechtigungen.
3. Klicken Sie auf Fertig.
    

Eine CSV-Datei herunterladen

Sie können die Metadaten eines Dokuments in eine CSV-Datei herunterladen, wenn Ihr Konto über das Enterprise Shield Add-on verfügt. Führen Sie dazudie folgenden Schritte auf der Seite mit den Suchergebnissen aus:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), für das/die Sie die CSV-Daten herunterladen möchten.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Klicken Sie auf Nur Metadaten als CSV-Datei exportieren.

Die CSV-Datei wird dann auf Ihr Gerät heruntergeladen. Die CSV-Datei enthält die folgenden Informationen:

• Titel
• Art des Dokuments
• Dokument teilen Status, der Folgendes umfassen kann:
   
  • Konto eingeschränkt: Ein Freigabelink ist aktiv, dieser kann jedoch aufgrund der Einstellung „Eingeschränktes Teilen“ nur von eingeloggten Nutzenden Ihres Lucid-Kontos aufgerufen werden.
  • Öffentlich: Ein Freigabelink ist aktiv, auf den jeder angemeldete Nutzende von Lucid zugreifen kann.
  • Kollaboration: Das Dokument wurde direkt über den Namen oder die E-Mail-Adresse an eine(n) Nutzende(n) oder eine Gruppe von Nutzenden weitergegeben.
  • Einbettung: Der Einbettungscode wird entweder manuell oder über eine Integration aktiviert.
  • Veröffentlicht: Das Dokument wurde veröffentlicht.
  • Anonym: Ein Freigabelink ist aktiv, der jedem nicht angemeldeten Nutzenden den Zugriff ermöglicht, unabhängig davon, ob er Teil Ihres Kontos ist.
  • Keine: Nur der Dokumentinhaber hat Zugriff auf das Dokument und es wurde auf keine der oben beschriebenen Arten geteilt.
     
• Inhaber
• Erstellt
• Geändert
• Interne Benutzer
• Externe Benutzer (Benutzer, die Zugriff auf das Dokument haben, aber nicht Teil des Kontos sind)
• Attribute und Tags
• DocumentID
• Dokument-URL

Ein Dokument wiederherstellen

Sie können ein in den Papierkorb verschobenes oder dauerhaft gelöschtes Dokument in Ihrem Enterprise-Konto wiederherstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte auf der Suchergebnisseite aus:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), das/die Sie wiederherstellen möchten.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Klicken Sie auf Wiederherstellen .

Im angezeigten Popup können Sie das Dokument am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder einen Team-Ordner in Ihrem Konto auswählen, in dem das Dokument wiederhergestellt werden soll. 

Dokumenteneigentum übertragen

Von den Suchergebnissen aus können Sie das Eigentum an einem oder mehreren Dokumenten auf einmal übertragen. Sie können das Eigentum an Dokumenten, die einem bestimmten Benutzer in Ihrem Konto gehören, oder an Dokumenten in Teamordnern übertragen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
   • Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Klicken Sie auf Dokumenteneigentum übertragen.
5. Wählen Sie im Pop-up-Fenster den neuen Besitzer aus der Dropdown-Liste der Benutzer Ihres Kontos aus.
6. Klicken Sie auf Inhaberschaft übertragen.

Speicherort von Dokumenten verwalten

Von den Suchergebnissen aus können Sie diese Option verwenden, um Dokumente in Teamordner zu verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
   • Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Klicken Sie auf Dokumentenspeicherort verwalten.
5. Wählen Sie im Popup-Fenster den Teamordner, in den Sie das Dokument verschieben möchten, aus der Dropdown-Liste aus.
6. Klicken Sie auf Dokumente verschieben.

Externe Freigabeberechtigungen widerrufen

Aus den Suchergebnissen können Sie den Zugriff auf ausgewählte Dokumente und Ordner von allen Lucid-Nutzenden widerrufen, die nicht zu Ihrem Konto gehören. Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den notwendigen Parametern für Ihre Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben einem oder mehreren Dokumenten.
   • Wählen Sie das Kästchen oben auf der Suchergebnisseite aus, um alle Dokumente auszuwählen.
3. Klicken Sie oben rechts in den Suchergebnissen auf Aktionen.
4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   • Jeglichen externen Zugriff entfernen, um externe Mitwirkende zu entfernen und externe teilbare Links für die ausgewählten Dokumente oder Ordner zu deaktivieren.
   • Nur externe Mitwirkende entfernen, um externe Mitwirkende aus den ausgewählten Dokumenten oder Ordnern zu entfernen.
   • Nur externe Links einschränken, um externe teilbare Links für ausgewählte Dokumente oder Ordner zu deaktivieren.
5. Wählen Sie im erscheinenden Panel Ihre Präferenzen für externen Zugriff und Benachrichtigungen aus.
6. Klicken Sie auf Externen Zugriff entfernen.

Dokumentklassifizierungen bearbeiten

Von den Suchergebnissen aus haben Sie die Möglichkeit, die Klassifizierungen zu bearbeiten, die den Dokumenten Ihres Kontos zugewiesen wurden. Um die Klassifizierungen für ausgewählte Dokumente zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
2. Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Klassifizierung(en) Sie bearbeiten möchten.
   • Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Klicken Sie in den Dropdown-Optionen auf Klassifizierung bearbeiten.
5. Wählen Sie im erscheinenden Fenster eine Ihrer Klassifizierungsoptionen aus dem Dropdown-Menü aus.
   • Diese Optionen, die Sie hier sehen, sind die Kontoklassifizierungen für Ihr Konto. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen erstellen dieses Artikels.
6. Klicken Sie auf Klassifikation aktualisieren.
   

Dokumente zur endgültigen Löschung markieren

In den Suchergebnissen haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, die Ihrem Konto gehören, zur Löschung markieren. Um diese Aktion auszuführen:

1. Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
   • Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), das/die Sie löschen möchten.
2. Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
3. Wählen Sie Aktionen aus.
4. Wählen Sie in den Dropdown-Optionen Zur endgültigen Löschung markieren.
5. Optional können Sie die Box im Bedienfeld aktivieren, um den/die Dokumenteigentümer per E-Mail zu benachrichtigen, dass das/die Dokument(e) in 30 Tagen endgültig gelöscht wird/werden.
   • Als der Administrator, der die Dokumente(n) zur dauerhaften Löschung markiert hat, erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, unabhängig davon, ob Sie die Dokumentinhaber informieren möchten oder nicht.
     
6. Klicken Sie auf Zur endgültigen Löschung markieren.

Nach der endgültigen Löschung eines Dokuments kann es weder wiederhergestellt noch aufgerufen werden. Der Dokumentname kann jedoch weiterhin in Enterprise Shield -Audit-Protokollen für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfrist von 180 Tagen für Audit-Protokolle angezeigt werden.

Diese Aktion kann von Admins in Discovery innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden, danach werden die Dokumente dauerhaft gelöscht. Um eine Löschung rückgängig zu machen, folgen Sie den vorstehenden Schritten 1 bis 3 und wählen dann Wiederherstellen aus dem Dropdown-Menü „Aktionen“ aus.

Attribute, Status und Klassifizierungen hinzufügen

Wählen Sie im Adminbereich im Dropdown-Menü im linken Menü im Abschnitt „Compliance“ die Option Attribute aus. Hier finden Sie Optionen zum Konfigurieren von Attributen sowie zum Zuweisen benutzerdefinierter Status und Klassifizierungen für die Dokumente und Teamordner in Ihrem Konto. Der Kontoinhaber, die Kontoadmins, die Dokumentenadmins und die Shield-Admins haben die Möglichkeit, im Adminbereich von Lucid auf diese Funktionen zuzugreifen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen

Sie können benutzerdefinierte Klassifizierungen für Dokumente in Ihrem Enterprise-Konto konfigurieren. Um zu verstehen, wie dies für Ihre Nutzenden aussieht, lesen Sie unseren Artikel Dokumentstatus verwalten und Klassifizierung festlegen. Um eine Klassifizierung zu konfigurieren, können der Kontoinhaber, Dokumentenadmins, Kontoadmins und Shield-Admins die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Attribute aus.
2. Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument aus.
   • Diese Funktion ist nur auf Dokumentebene verfügbar. Sie ist nicht für Teamordner anwendbar.
3. Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
   • Das Modal „Klassifizierungseinstellungen“ wird angezeigt.
     
4. Wählen Sie + Klassifizierung hinzufügen am unteren Rand der Seite aus.
5. Klicken Sie auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt ganz links und wählen Sie eine Farbe für die Klassifizierung aus.
6. Geben Sie einen benutzerdefinierten Klassifizierungstitel in das entsprechende Textfeld ein.
7. Fügen Sie optional eine Beschreibung für die Klassifizierung hinzu, in der kurz erläutert wird, wann sie verwendet werden soll. 
8. Wenn Sie über das Enterprise Shield-Add-on verfügen, können Sie in Erwägung ziehen, ein Steuerelement an Ihre Klassifizierung anzuhängen oder die automatische Klassifizierung zu verwenden.
   • Um mehr über Klassifizierungskontrollen zu erfahren, sowie darüber, wie sie Ihnen helfen können, die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren, lesen Sie den Unterabschnitt Klassifizierungskontrollen weiter unten.
   • Um mehr über die Kombination der Möglichkeiten sensibler Kategorien und Klassifizierungen zu erfahren, lesen Sie den untenstehenden Unterabschnitt zur automatischen Klassifizierung.
9. Fügen Sie optional einen Link zu den Unternehmensrichtlinien für Ihre Klassifizierung hinzu.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Um einen Klassifizierungswert zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Wertnamen und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol , das rechts angezeigt wird.

Standardklassifizierung festlegen  

Um eine Standardklassifizierung festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Standardklassifizierung“.
3. Wählen Sie eine Standardklassifizierung aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Standardklassifizierung wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Nutzenden des Kontos erstellt werden, nachdem die Standardklassifizierung festgelegt wurde.

Klassifizierung erforderlich

Nachdem Sie eine Standardklassifizierung mit den oben genannten Schritten festgelegt haben, können Sie mit dem Enterprise Shield-Add-on Klassifizierungen für alle neu erstellten Dokumente in Ihrem Konto verlangen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
2. Aktivieren Sie rechts neben dem Dropdown-Menü „Standardklassifizierung“ das Kästchen „Erforderlich“.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, dass Dokumentenklassifizierungen erforderlich sind, kann die Klassifizierung dennoch geändert werden, falls für ein Dokument eine andere Klassifizierung als die Standardklassifizierung benötigt wird. Die Option „Keine Klassifizierung“ ist jedoch nicht mehr verfügbar, und die Benutzer müssen aus den bereitgestellten Dokumentenklassifizierungen in Ihrem Konto auswählen.

Automatische Klassifizierung nutzen

Die automatische Klassifizierungsfunktion von Lucid ist für Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente durch Inhaltsüberprüfung basierend auf der Art des erkannten sensiblen Inhalts automatisch zu klassifizieren. Diese Automatisierung stellt sicher, dass sensible Daten verwaltet und geschützt werden, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Einhaltung von Vorschriften unterstützt wird.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie zunächst die Inhaltsinspektion aktivieren. Siehe unten den Abschnitt 'Eine Inhaltsinspektionsrichtlinie erstellen ' für Anleitungen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Inhaltsinspektionsrichtlinie anzupassen; beachten Sie, dass Sie, wenn Sie das Scannen einer gesamten Sensitivitätskategorie deaktivieren, diese Kategorie nicht einer Klassifikation zuordnen können. Die Kategorie "Benutzerdefiniert" (die alle Ihre benutzerdefinierten Infotypen enthält) kann ebenfalls einer Klassifikation zugeordnet werden. Eine Sensitivitätskategorie kann nur auf eine Klassifikation abgebildet werden.

Dokumente werden basierend auf durch Ihre Inhaltsüberprüfungsrichtlinie erkannten vertraulichen Inhalten automatisch klassifiziert. Die Klassifizierungen sind in einer von oben nach unten verlaufenden Reihenfolge aufgeführt, wobei die restriktivsten oben und die am wenigsten restriktiven unten stehen. Wenn sensible Inhalte in einem Dokument gefunden werden, überprüft das System, ob diese Art von Inhalt einer Klassifizierungsebene zugeordnet ist. Falls dies der Fall ist, vergleicht das System die Klassifizierungsebene mit der aktuellen Klassifizierung des Dokuments. Wenn die aktuelle Klassifizierung des Dokuments weniger restriktiv ist (d. h. niedriger in der Tabellenreihenfolge), wird es auf die neue, restriktivere Ebene aktualisiert. Wenn die bestehende Klassifizierung eines Dokuments höher ist als die zugeordnete automatische Klassifizierung, wird die höhere Klassifizierung des Dokuments beibehalten. Die automatische Klassifizierung kann die Klassifizierung eines Dokuments nicht herabstufen.

Wenn ein Dokument mehrere sensible Kategorien enthält, wird die restriktivste Klassifizierung angewendet, die einer der erkannten Kategorien zugeordnet ist (d. h. die höchste Klassifizierungsebene, die mit dem identifizierten Inhalt verknüpft ist). Nutzende erhalten keine Benachrichtigung, wenn sich die Klassifizierung eines Dokuments ändert; jedoch wird die Aktion der automatischen Klassifizierung im Revisionsverlauf des Dokuments aufgezeichnet. Zusätzlich wird jedes Mal, wenn die Klassifizierung eines Dokuments aktualisiert wird, ein Audit-Log-Ereignis erzeugt.

Weitere Details darüber, wie die automatische Klassifizierung für Nutzende funktioniert, finden Sie in diesem Community-Beitrag. 

Klassifizierungskontrollen nutzen

Die verbesserte Klassifizierungsfunktion von Lucid bietet intelligentere Funktionen, die speziell für Enterprise-Konten entwickelt wurden, die eine Möglichkeit suchen, mit dem Enterprise Shield-Add-on die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Indem Sie Dokumentklassifizierungen wie „vertraulich“ oder andere geeignete Bezeichnungen mit entsprechenden Aktionen anpassen, kann Ihr Unternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Informationen hat. Diese Kontrollen stimmen in der Regel mit den Daten-Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens überein.

Der Kontoinhaber, die Kontoadmins, die Dokumentenadmins und Shield-Admins können während Schritt 8 der Erstellung von Klassifizierungsbezeichnungen, der im Unterabschnitt Benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen erstellen vorstehend beschrieben ist, eine Klassifizierungskontrolle einrichten. Steuerelemente können je nach Bedarf Ihres Kontos mit jeder Klassifizierung verknüpft werden. Für den besten Schutz empfehlen wir, diese Kontrollen in Kombination miteinander zu verwenden, um jegliche unbefugte Weitergabe oder Verbreitung sensibler Inhalte zu verhindern.

Zu den zur Auswahl stehenden Dropdown-Optionen gehören:

• Die externe Freigabe von Dokumenten sowohl per E-Mail als auch per Link für Personen außerhalb Ihres Lucid-Kontos deaktivieren
• Deaktiviere die Replikation von Dokument und dessen Inhalten innerhalb der Arbeitsfläche, einschließlich Duplizierung und externem Kopieren und Einfügen.
  • Dies verhindert die Duplikation von Elementen auf der Arbeitsfläche. Elemente außerhalb der Arbeitsfläche, wie zum Beispiel der Dokumenttitel, können weiterhin kopiert werden.
  • Wenn Ihr Konto über den Prozess-Accelerator verfügt, ermöglicht das Hinzufügen eines Dokuments zu einem Repository Nutzende, Bearbeitungsvorschläge zu unterbreiten. Dieser Prozess erzeugt automatisch eine Arbeitskopie, um den Vorschlag auch dann zu ermöglichen, wenn die Replikation deaktiviert ist. Das kopierte Dokument erbt die Einstellung „Replikation deaktivieren“.
• Die Veröffentlichung von Kontodokumenten deaktivieren
• Den Export von Kontodokumenten deaktivieren
• Das Drucken von Kontodokumenten aus Lucid deaktivieren

Die vorstehend erwähnten Dropdown-Optionen verhindern das zukünftige Teilen, Vervielfältigen, Einbetten, Veröffentlichen, Exportieren oder Drucken von Dokumenten für alle, sogar für den Dokumenteneigentümer. Allerdings bleiben alle Aktionen, die vor der Festlegung einer Klassifizierungskontrolle durchgeführt wurden, unberührt, und bestehende Teamkollegen werden nicht entfernt. Sobald die Kontrolle eingerichtet ist, wird sie auf alle Dokumente angewendet, denen die zugehörige Klassifizierung zugewiesen wurde. Wir empfehlen, die Funktion Externe Freigabeberechtigungen widerrufen zu nutzen, die unter Discovery verfügbar ist, wenn Sie zuvor geteilte Inhalte entfernen möchten.

Für ausführlichere Informationen darüber, wie diese Steuerungen funktionieren und wie sie für die Nutzende Ihres Kontos aussehen, lesen Sie diesen Community-Beitrag.

Wenn die erste Dropdown-Option oben auf ein Dokument mit einer Klassifizierungskontrolle angewendet wird, wird der externe Zugriff blockiert, selbst wenn das Dokument zuvor mit Nutzenden geteilt wurde, die nicht zu Ihrem Konto gehören. Das bedeutet, dass externen Nutzenden der Zugriff verweigert wird, wenn sie versuchen, das Dokument zu öffnen. Dokumentintegrationen wie Confluence, Google Slides, SharePoint usw. sind von diesen Steuerelementen nicht betroffen.

Klassifizierungskontrollen entfernen nicht die Sichtbarkeit von Dokumenttiteln und Miniaturansichten auf der Dokumentenseite oder für externe Benutzer über Ordner. Dokumente, die direkt mit Nutzenden oder in Ordnern geteilt werden, die den externen Zugriff einschränken, verweigern den Zugriff, wenn ein Nutzender, der nicht Teil Ihres Enterprise-Kontos ist, versucht, sie zu öffnen, selbst wenn er zuvor Zugriff hatte, bevor eine Klassifizierung zugewiesen wurde, die das externe Teilen verhindert. Der Nutzende kann jedoch weiterhin den Titel und die Miniaturansicht des Dokuments sehen, es sei denn, diese(r) wird aus dem Ordner entfernt oder Sie haben über Discovery die Funktion Externe Freigabeberechtigungen widerrufen für bestimmte Dokumente genutzt.

Benutzerdefinierte Kontostatus konfigurieren

Um benutzerdefinierte Statuswerte und Farben für Dokumente und Teamordner in Ihrem Enterprise-Konto zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
2. Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie den Status verwalten möchten.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Status“, falls erforderlich.
4. Klicken  Sie auf der rechten Seite des Statusbereichs auf „Bearbeiten “.
    
   • Das Modal der Statuseinstellungen erscheint.
     
5. Wählen Sie + Status hinzufügen.
6. Klicken Sie auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt ganz links und wählen Sie eine Farbe für den Status aus.
7. Geben Sie einen benutzerdefinierten Statuswertnamen in das Textfeld ein.
8. Aktivieren Sie das Kästchen unter „Inhalt sperren“, wenn Sie die weitere Bearbeitung von Dokumenten verhindern möchten, sobald dieser Status angewendet wird.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen Statuswert löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Wertes und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, das rechts erscheint. 

Standardstatus festlegen
Um einen Standardstatus festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Bearbeiten auf der rechten Seite des Statusbereichs.
2. Klicken Sie neben „Standardstatus“ auf das Dropdown-Menü.
3. Wählen Sie einen Standardstatus aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Standardstatus wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Nutzenden des Kontos erstellt werden, nachdem der Standardstatus festgelegt wurde.

Benutzerdefinierte Kontoattribute anpassen

Wenn Sie Kontoinhaber, Kontoadmin, Dokumentenadmin oder Shield-Admin in einem Enterprise-Konto sind, können Sie benutzerdefinierte Attribute konfigurieren, die Kontomitglieder zum Kennzeichnen und Suchen von Dokumenten und Teamordnern verwenden können. Um ein neues Attribut für Dokumente zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
2. Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie Attribute hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf Attribut hinzufügen auf der rechten Seite der Seite. 
   • Das Attributeinstellungs-Modal erscheint.
     
      
4. Benennen Sie Ihr Attribut.
5. Wählen Sie einen Eingabetyp aus der Dropdown-Liste.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Erforderliche Attribute festlegen

Nachdem Sie benutzerdefinierte Attribute für Ihr Konto konfiguriert haben, können Sie bestimmte Attribute festlegen, die für jedes neue Dokument, das in einem Teamordner erstellt wird, erforderlich sind. Um ein Attribut erforderlich zu machen, markieren Sie das Kästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Attribut im Admin-Bereich.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn ein Kontomitglied einen neuen Teamordner oder ein neues Dokument in einem Teamordner erstellt, ein Popup-Menü eingeblendet, in dem es aufgefordert wird, Informationen für das/die erforderliche(n) Attribut(e) einzugeben.

Verwenden Sie Aufbewahrungseinstellungen für die Dokumentenverwaltung

Standard-Dokumenteneigentümer für gelöschte oder nicht lizenzierte Nutzende

Wenn Nutzende auf einem Team oder Enterprise -Konto gelöscht (oder auf einem Enterprise Konto delizenziert) werden, verlangt Lucid , dass alle Dokumente, die ihnen gehören, an einen neuen Eigentümer übertragen werden. Enterprise können für diesen Vorgang einen Standarddokumenteigentümer festlegen, bringen, einrichten. Wenn kein Standard-Dokumenteigentümer gesetzt, gebracht, eingestellt ist, wird das Dokument auf den Kontoinhaber übertragen. Um einen Standarddokumenteigentümer, Kontoinhaber und Dokumentenadministrator festzulegen, zu bringen, einzustellen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Aufbewahrung aus.
2. Suchen Sie den Abschnitt „Dokumente gelöschter/entlizenzierter Nutzender“.

3. Geben Sie in den Dropdown-Menüs einen Nutzende ein oder wählen Sie ihn aus.

   

4. Klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern.

Alle Dokumente werden an diesen Standard-Dokumenteninhaber übertragen, wenn eine Nutzende gelöscht oder delizenziert wird, es sei denn, auf der Nutzende-Seite im Adminbereich ist etwas anderes angegeben. Bei Enterprise -Konten, die SCIM verwenden, erfolgt die Dokumentenübertragung 24 Stunden nach der Lizenzentziehung. Weitere Informationen zum Löschen und Delizenzieren von Nutzende finden Sie in unserem Lucid Adminbereich: Nutzende Management-Artikel. 

Einstellung zum endgültigen Löschen aus dem Papierkorb

Wenn Sie Kontoinhaber, Kontoadministrator, Dokumentenadmin oder Shield-Administrator eines Enterprise -Kontos sind, können Sie durch das Kontrollkästchen feststellen, ob Nutzende Dokument und Ordner dauerhaft aus Papierkorb löschen kann. Sobald ein Dokument aus dem Papierkorb gelöscht wurde, ist es nicht wiederherstellbar.

Nur die Optionen, die für Ihr Konto verfügbar sind, stehen zur Auswahl; alle anderen werden ausgegraut. Die Optionen funktionieren wie folgt:

• Nur automatische Löschvorgänge bedeutet, dass Dokumente nur über die Dokumentenaufbewahrung dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden können, wie nachfolgend im Unterabschnitt Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten (nur Enterprise Shield) erklärt.
• Sowohl Nutzende als auch automatische Löschvorgänge ermöglicht das dauerhafte Löschen von Dokumenten aus dem Papierkorb sowohl durch die Automatisierung der Dokumentenaufbewahrung als auch durch manuelles Löschen durch Nutzende des Kontos, wie im Unterabschnitt Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten (nur Enterprise Shield) weiter unten erläutert.
• Nur Nutzende bedeutet, dass Nutzende oder Admins des Kontos Dokumente manuell aus dem Papierkorb löschen können.
• Niemand bedeutet, dass ein gelöschtes Dokument auf unbestimmte Zeit im Papierkorb verbleibt, bis der Benutzer oder Admin es wiederherstellt.

Nach der endgültigen Löschung eines Dokuments kann es weder wiederhergestellt noch aufgerufen werden. Der Dokumentname kann jedoch weiterhin in Enterprise Shield -Audit-Protokollen für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfrist von 180 Tagen für Audit-Protokolle angezeigt werden.

Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten

Erstellen Sie eine automatische Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf der Grundlage bestimmter Kriterien, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Datenverwaltungsprotokolle zu unterstützen. Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Um eine Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben „Dokumente automatisch löschen, sobald sie die folgenden Aufbewahrungskriterien erfüllen“.
2. Legen Sie die gewünschte Aufbewahrungsdauer innerhalb der zulässigen Mindest- und Höchstgrenzen fest: 
   • 30–999 Tage
   • 1–180 Monate
   • 1–15 Jahre
3. Bestimmen Sie im Dropdown-Menü, ob der Aufbewahrungszeitraum auf dem Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Änderung basieren soll. 
4. Wählen Sie „Dokumente im Papierkorb“ oder „Alle Dokumente (einschließlich Papierkorb)“, um festzulegen, welche Dokumente betroffen sind, wenn die Aufbewahrungskriterien erfüllt sind.

Der Kontoinhaber, die Dokumentenadmins und die Shield-Admins erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine neue Kontoaufbewahrungsrichtlinie eingerichtet oder eine bestehende Richtlinie geändert wird. Wir empfehlen dringend, beim Erstellen und Ändern von Aufbewahrungsrichtlinien mit Bedacht vorzugehen. Eine unsachgemäß eingerichtete Aufbewahrungsrichtlinie kann dazu führen, dass Daten sofort und dauerhaft gelöscht werden. Sobald ein Dokument dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wurde, ist es nicht wiederherstellbar.

Um dieses Risiko zu mindern, wenn Sie eine Richtlinie mit „Alle Dokumente“ einrichten, wird Ihnen die folgende Warnung angezeigt: „Diese Richtlinie ermöglicht es Lucid, Dateien, die die Aufbewahrungsfrist bereits überschritten haben, sofort und dauerhaft zu löschen, sobald Sie die Richtlinie in Kraft gesetzt haben.“ Diese Dokumente können Daten enthalten, die Nutzende noch aufbewahren möchten. Fahren Sie erst mit dem Speichern fort, wenn Sie sicher sind, dass die Richtlinie korrekt konfiguriert ist.

Auf die Inhaltsüberprüfung zugreifen

Die Inhaltsüberprüfungsfunktion ermöglicht es Admins, eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung zu erstellen und anschließend die Ergebnisse zu überwachen. Diese Funktion steht dem Kontoinhaber, den Dokumentenadmins und den Shield-Admins zur Verfügung. Lesen Sie weiter, um mehr Informationen zu erhalten.

Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung erstellen

Diese Funktion reiht alle Dokumente in Ihrem Konto in die Warteschlange ein, um sie auf bestimmte Kategorien sensibler Daten zu scannen. So richten Sie eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung ein:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Richtlinie .
3. Aktivieren Sie den Schalter für „Dokumente zum Scannen in die Warteschlange stellen“.

Lucid beginnen damit, Ihr Konto nach Inhalten mit sensiblen Daten in Dokument zu durchsuchen und diese mit einem vorgegebenen setzen, bringen, einstellen sensibler Kategorien zu beschriften. Nach dem ersten Scan wird Lucid nur das modifizierte Dokument inspizieren. Zusätzlich scannen wir jedes Mal, wenn Sie Ihre benutzerdefinierten Infotypen hinzufügen oder aktualisieren, alle Konto-Dokumenter auf die benutzerdefinierten Begriffe neu einscannen.

Die folgenden Objekte sind in Inhaltsüberprüfungsscans enthalten:

• Formen
• Textfelder
• Post its
• Kommentare

Ihre Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung anpassen

Sobald Sie eine Inhaltsinspektionsrichtlinie aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Kategorien und die zugehörigen Informationstypen anzupassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Richtlinie .
3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile für sensible Kategorien, um die mit einer bestimmten Sensitivitätskategorie verbundenen Infotypen zu versehen. 
4. Klicken Sie ganz rechts im Abschnitt „Ausgewählte sensible Kategorien und Informationstypen“ auf Bearbeiten.
5. Passen Sie die Richtlinie mit diesen Methoden an:
    
   • Klicken Sie auf den Schalter rechts neben einer Sensitivitätskategorie, um das Scannen für die gesamte Kategorie, einschließlich aller Informationstypen innerhalb der Kategorie, zu deaktivieren.
   • Entkreuze alle spezifischen Infotypen, die du nicht gescannt haben möchtest.
     
6. Klicke unten im Modal auf Speichern .

Um auf sensible Kategorien zuzugreifen, die du deaktiviert hast, klicke auf das Dropdown-Menü für "Inaktive Kategorien" oder "Alle Kategorien". Um eine inaktive Kategorie wieder einzuschalten, verwenden Sie die oben genannten Schritte zur Anpassung Ihrer Inhaltsinspektionsrichtlinie, um die Sensitivitätskategorie wieder einzuschalten.

Fügen Sie einen benutzerdefinierten Infotyp hinzu

Während unser Discovery-Tool Ihnen manuelle, einmalige Suchaktionen nach exakten Phrasen ermöglicht (wie "Projekt X"), können Sie diesen Prozess jetzt innerhalb der Content Inspection automatisieren. Durch das Hinzufügen eines benutzerdefinierten Infotyps können Sie das Dokument Ihrer Organisation kontinuierlich auf proprietäre Schlüsselwörter, spezifische Projektnamen oder eindeutige Phrasen überwachen. 

Nach der Konfiguration scannt unser System Ihre Umgebung fortlaufend nach benutzerdefinierten Infotypen und markiert automatisch alle Erkennungen direkt auf Ihrem Content Inspection-Dashboard. 

Fügen Sie einen benutzerdefinierten Infotyp hinzu, indem Sie diesen Schritten folgen:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Richtlinie .
3. Klicken Sie oben rechts auf " Benutzerdefinierte Infotypen hinzufügen ".     
4. Geben Sie die Begriffe oder Phrasen ein, nach denen Sie suchen möchten, in Anführungszeichen. Jeder benutzerdefinierte Infotyp muss einzigartig sein.
   • Du kannst bis zu 30 benutzerdefinierte Infotypen für die Inhaltsinspektion definieren, die über dein Konto hinweg scannen werden. 
     
5. Klicken Sie auf Next: Vorschau Impact am unteren Rand des Modals, um Ihre neuen benutzerdefinierten Infotypen zu überprüfen und zu bestätigen.
   • Wenn ein benutzerdefinierter Infotyp über 5.000 Dokumenter zurückgibt, ist er zu breit, um für kontinuierliche, fortlaufende Scans gespeichert zu werden. Für diese hochvolumigen Begriffe empfehlen wir die Verwendung unserer Discovery-Keyword-Suche für einmalige manuelle Scans.
6. Klicken Sie auf Änderungen bestätigen.

Nach Bestätigung wird das Dokument auf diese Bedingungen gescannt. Das Speichern neuer oder aktualisierter benutzerdefinierter Infotypen löst automatisch einen erneuten Scan Ihres bestehenden Dokuments aus. Es kann bis zu zwei Tage dauern, bis die ersten Ergebnisse vollständig auf Ihrem Dashboard angezeigt sind.

Auf die Ergebnisse der Inhaltsüberprüfung zugreifen

Um auf die Ergebnisse Ihrer Inhaltsüberprüfungsscans zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Ergebnisse .

Von hier aus können Sie alle erkannten Übereinstimmungen mit sensiblen Daten pro Dokument überprüfen. Der Titel, der Eigentümer sowie alle mit dem Dokument verbundenen Klassifizierungen werden angezeigt. Sie können ebenfalls sehen, welche sensiblen Kategorien im Inhalt des Dokuments erscheinen, sowie die Anzahl der Übereinstimmungen mit sensiblen Daten.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• Sie können Ihre Ergebnisse Ansichten mit den vier Filteroptionen oben auf der Seite filtern: Kategorie & Infotyp, Externer Zugriff, Besitzer und Klassifikation. Um schnell Übereinstimmungen für Ihre proprietären Schlüsselwörter zu finden, verwenden Sie den Filter "Kategorie & Infotyp", um die Richtlinie "Benutzerdefiniert" auszuwählen. Sobald es angewendet ist, kannst du das entsprechende Dokument in den Tabellen ansichten.
  
• Haken Sie das Kästchen an, das mit Dokumenten zugeordnet ist, wählen Sie dann Aktionen aus und klicken Sie im Dropdown-Menü auf Sensible Daten überprüfen. Alternativ können Sie auf den Titel Dokument klicken, um sensible Datenerkennungen zu überprüfen.
  • Ein Popup-Fenster wird angezeigt, das alle Übereinstimmungen mit sensiblen Daten zeigt.
• Über die Dropdown-Optionen unter der Schaltfläche „Aktionen“ können Sie auch auf zusätzliche Funktionen zugreifen, wie z. B. die Übertragung des Dokumenteigentums, die Verwaltung des Dokumentspeicherorts, das Entfernen jeglicher Art von externem Zugriff und das Bearbeiten von Klassifizierungen. Einen Überblick darüber, was die jeweiligen Auswahlen bedeuten, finden Sie in den zugehörigen Optionen, die mit Discovery verfügbar sind, wie im vorstehenden Discovery-Abschnitt beschrieben.

Ansichten- und Export-Audit-Logs

Die Audit-Protokolle von Lucid bieten Ihnen Zugriff auf ein Protokoll der wichtigsten Ereignisse in Ihrem Konto.
Die Audit-Log-Funktion ermöglicht es Administratoren, Logs wichtiger Ereignisse in Ihrem Konto zu ansichten und Ereignisse im CSV- oder JSON-Format zu exportieren. Diese Funktion steht dem Kontoinhaber, dem Account Admin und dem Shield Admin zur Verfügung.

Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Sie können Ereignisse nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien filtern: Begin, Enddatum, Ereignistyp und Akteur. Nach Filter kannst du die Ergebnisse in der Tabellen für jeden Zeitraum innerhalb der letzten 180 Tage mit Ansichten sehen.

Zum Filtern und Ansichten-Logs:

1. Wählen Sie Audit-Logs im linken Menü aus.
2. Verwenden Sie den Datumswähler, um den gewünschten Zeitraum innerhalb der letzten 180 Tage auszuwählen.
3. Filter nach dem/den gewünschten Ereignistyp(en) und/oder Akteur(en).
4. Klicken Sie auf Suchen.
5. Unter den Suchkriterien aktualisiert sich der Tabellen mit den relevanten Ereignissen, die Ihren Suchkriterien entsprechen (bis zu 10.000 Ereignisse).
   • Wenn Sie Ihre Tabellen-Spalten anpassen möchten, wählen Sie oben rechts in der Audit-Log-Suche Ergebnisses das Symbol "Spalten verwalten" aus, um das Kästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren, das mit der Spalte verbunden ist, die in Ihrer Tabellen erscheinen soll.
6. Klicken Sie auf ein beliebiges Ereignis, um die Details des Audit-Logs im rechten Feld zu öffnen.

Im Event-Detail-Panel können Sie detailliertere Informationen über die Veranstaltung ansehen. Um das Ereignis-JSON zu kopieren, klicken Sie auf das Kopier-Symbol oder öffnen Sie das JSON in einem neuen Registerkarte. 

Wenn Sie alle zurückgegebenen Ereignisse exportieren möchten, können Sie die Ergebnisse im JSON- oder CSV-Format über die Schaltfläche Exportieren oben rechts in der Tabelle exportieren.

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