Auf der Compliance-Seite des Adminbereichs können Sie eine Vielzahl von Einstellungen nutzen und anpassen, darunter Discovery, Dokumentattribute, Dokumentenaufbewahrungseinstellungen und Inhaltsüberprüfungsrichtlinien.

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Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel Lucid-Konto upgraden.

*Die Mehrheit der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen ist nur für Enterprise-Konten verfügbar; bei einem Teamkonto haben Sie jedoch Zugriff darauf, einen Standard-Dokumenteneigentümer festzulegen und die Einstellung zum endgültigen Löschen aus dem Papierkorb anzupassen.

Auf die Seite „Compliance“ zugreifen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zur Admin-Bereichsseite für Dokumente und Ordner zu gelangen:

Wählen Sie Admin aus.
Klicken Sie im linken Menü auf Compliance.

Suchen mit Discovery

Discovery ist nur für Enterprise-Konten verfügbar. Anweisungen zum Upgrade finden Sie im Artikel „Ihr Lucid-Konto upgraden“. Discovery liefert nur Ergebnisse für Dokumente, die Ihrem Enterprise-Konto gehören. Es werden keine Dokumente angezeigt, die nicht dem Konto gehören, auch wenn sie mit einer Nutzenden des Kontos geteilt werden.

Kontoinhaber und Dokumentenadmins können die Discovery-Funktion verwenden, um Freigabeberechtigungen für alle Dokumente zu suchen, anzuzeigen und zu bearbeiten, die sich im Besitz Ihres Kontos befinden. Wählen Sie Discovery aus dem Dropdown-Menü auf der linken Seite, um auf diese Funktion zuzugreifen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Hinweis: Es dauert einige Zeit, bis die Dokumente eines Kontos indiziert sind. Wenn Sie also ein neu aktualisiertes Konto haben, werden bei Ihrer Suche möglicherweise nicht sofort Dokumente angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, zu warten und in einem Tag erneut nachzusehen.

Zugriff auf Dokumente

Sie können alle Dokumente, die Ihrem Enterprise-Konto gehören, mit den Basis- oder erweiterten Optionen durchsuchen.

Grundlegende Suchoptionen

Zu den grundlegenden Optionen gehört die Suche nach Benutzerkonten, Schlüsselwörtern und Datum. Wenn Sie über Benutzerkonten suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur Ergebnisse für Dokumente zu erhalten, die dem/den gesuchten Nutzenden gehören. Andernfalls werden Ergebnisse für alle Dokumente angezeigt, auf die diese in Ihrem Enterprise-Konto Zugriff haben. Wenn Sie über Schlüsselwörter suchen, können Sie den Inhalt des Dokuments sowie Dokument-Tags und -Attribute durchsuchen. Wenn Sie nach Datum suchen, können Sie aus den Dropdown-Optionen das Erstellungsdatum oder das Datum der letzten Bearbeitung auswählen.

Erweiterte Suchoptionen

Unter dem Dropdown-Menü für erweiterte Optionen können Sie nach Dokumenttyp, Dokumentspeicherort, externem Zugriff, Dokument-ID, Klassifizierung und Status suchen. In der Dropdown-Liste „Speicherort des Dokuments“ haben Sie die folgenden Suchfilteroptionen:

Überall
Nur Teams und Teamordner
Teams und Teamordner ausschließen
Nur gelöschte Dokumente

Unter „Externer Zugriff“ können Sie die Suchergebnisse auch so filtern, dass nur Dokumente angezeigt werden, die mit externen Teamkollegen geteilt wurden oder externe Links enthalten. Dies umfasst Dokumente, bei denen der öffentliche Freigabelink aktiviert ist, veröffentlichte oder eingebettete Dokumente sowie Dokumente, die mit Teamkollegen außerhalb Ihrer Organisation geteilt wurden.

Suchergebnisse

Auf der Suchergebnisseite wird Ihnen immer der Dokumenttitel angezeigt. Abhängig von Ihren Suchkriterien werden bis zu fünf zusätzliche Spalten aus der folgenden Liste angezeigt: Dokumenteigentümer (ob Einzelperson, Team oder Teamordner), Dokument-ID, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Teamkollegen, ob externer Zugriff besteht, Klassifizierung und Status.

Wählen Sie oben rechts auf der Discovery-Suchergebnisseite das Symbol „Spalten verwalten“, um die Kästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren, die mit der Spalte verknüpft sind, die in Ihren Suchergebnissen angezeigt werden soll. Passen Sie die Spaltenbreite in der Suchergebnistabelle an, indem Sie auf die Kopfzeile klicken und diese ziehen.

Die Suche ist auf 10.000 Ergebnisse begrenzt. Wenn Sie das Limit erreichen, müssen Sie Ihre Suchanfrage eingrenzen.

Hinweis: Wenn sich ein Dokument derzeit im Papierkorb befindet, wird neben dem Titel des Dokuments auf der Suchergebnisseite ein Papierkorb-Tag angezeigt. Dokumente, die endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurden, werden auf der Suchergebnisseite ausgegraut. Sie können auf Dokumente, die in den Papierkorb verschoben oder endgültig gelöscht wurden, nicht zugreifen oder sie exportieren, es sei denn, Sie stellen das Dokument zuerst wieder her.

Dokumente anzeigen

Sie können jedes der Dokumente aus den Suchergebnissen in einem reinen Ansichtsmodus öffnen.

Wenn Sie diese Dokumentenverwaltungsberechtigung verwenden, sehen die Mitarbeiter nicht, dass Sie das Dokument ansehen. Da Sie nur Dokumente anzeigen können, hat dies keine Auswirkungen auf den Änderungsverlauf des Dokuments.

Wenn Sie das Enterprise Shield-Add-on haben, können Sie zudem den Revisionsverlauf eines Dokuments einsehen.

Freigabeberechtigungen bearbeiten

Nachdem Sie über Discovery auf ein Dokument in Ihrem Konto zugegriffen haben, können Sie das Menü „Freigeben“ öffnen und ändern, mit wem das Dokument geteilt wird. Führen Sie dazu die folgenden Schritte im Dokument aus:

Klicken Sie oben rechts im Dokument auf Teilen.
Bearbeiten Sie die Freigabeberechtigungen.
Klicken Sie auf Fertig.

Eine CSV-Datei herunterladen

Sie können die Metadaten eines Dokuments in eine CSV-Datei herunterladen, wenn Ihr Konto über das Enterprise Shield Add-on verfügt. Führen Sie dazu die folgenden Schritte auf der Seite mit den Suchergebnissen aus:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), für das/die Sie die CSV-Daten herunterladen möchten.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Nur Metadaten als CSV-Datei exportieren.

Die CSV-Datei wird dann auf Ihr Gerät heruntergeladen. Die CSV-Datei enthält die folgenden Informationen:

Titel
Art des Dokuments
Status der Dokumentfreigabe, der Folgendes umfassen kann:
- Konto eingeschränkt: Ein Freigabelink ist aktiv, dieser kann jedoch aufgrund der Einstellung „Eingeschränktes Teilen“ nur von eingeloggten Nutzenden Ihres Lucid-Kontos aufgerufen werden.
- Öffentlich: Ein Freigabelink ist aktiv, auf den jeder angemeldete Nutzende von Lucid zugreifen kann.
- Kollaboration: Das Dokument wurde direkt über den Namen oder die E-Mail-Adresse an eine(n) Nutzende(n) oder eine Gruppe von Nutzenden weitergegeben.
- Einbettung: Der Einbettungscode wird entweder manuell oder über eine Integration aktiviert.
- Veröffentlicht: Das Dokument wurde veröffentlicht.
- Anonym: Ein Freigabelink ist aktiv, der jedem nicht angemeldeten Nutzenden den Zugriff ermöglicht, unabhängig davon, ob er Teil Ihres Kontos ist.
- Keine: Nur der Eigentümer des Dokuments kann auf das Dokument zugreifen, und es wurde nicht auf eine der oben beschriebenen Arten freigegeben.
Inhaber
Erstellt
Geändert
Interne Benutzer
Externe Benutzer (Benutzer, die Zugriff auf das Dokument haben, aber nicht Teil des Kontos sind)
Attribute und Tags
DocumentID
Dokument-URL

Hinweis: Dokumente, die zum endgültigen Löschen markiert sind, werden nicht in den Metadaten-Download einbezogen. Um ein Dokument einzubeziehen, müssen Sie es zuerst wiederherstellen.

Ein Dokument wiederherstellen

Sie können ein in den Papierkorb verschobenes oder dauerhaft gelöschtes Dokument in Ihrem Enterprise-Konto wiederherstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte auf der Suchergebnisseite aus:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), das/die Sie wiederherstellen möchten.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Wiederherstellen .

Im angezeigten Popup können Sie das Dokument am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder einen Team-Ordner in Ihrem Konto auswählen, in dem das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Dokumenteneigentum übertragen

Von den Suchergebnissen aus können Sie das Eigentum an einem oder mehreren Dokumenten auf einmal übertragen. Sie können das Eigentum an Dokumenten, die einem bestimmten Benutzer in Ihrem Konto gehören, oder an Dokumenten in Teamordnern übertragen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Dokumenteneigentum übertragen.
Wählen Sie im Pop-up-Fenster den neuen Besitzer aus der Dropdown-Liste der Benutzer Ihres Kontos aus.
Klicken Sie auf Inhaberschaft übertragen.

Hinweis: Wenn Sie die Inhaberschaft übertragen, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung.

Speicherort von Dokumenten verwalten

Von den Suchergebnissen aus können Sie diese Option verwenden, um Dokumente in Teamordner zu verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Eigentum Sie übertragen möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie auf Dokumentenspeicherort verwalten.
Wählen Sie im Popup-Fenster den Teamordner, in den Sie das Dokument verschieben möchten, aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Dokumente verschieben.

Erfahren Sie mehr: Durch das Verschieben von Dokumenten in Teamordner ändern sich Zugriff und Besitz. Der Kontoadministrator wird per E-Mail über die Anzahl der übertragenen Dokumente sowie den neuen Namen des Teamordners benachrichtigt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Teamordner erstellen.

Dokumentklassifizierungen bearbeiten

Von den Suchergebnissen aus haben Sie die Möglichkeit, die Klassifizierungen zu bearbeiten, die den Dokumenten Ihres Kontos zugewiesen wurden. Um die Klassifizierungen für ausgewählte Dokumente zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), dessen/deren Klassifizierung(en) Sie bearbeiten möchten.
- Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Klicken Sie in den Dropdown-Optionen auf Klassifizierung bearbeiten.
Wählen Sie im erscheinenden Fenster eine Ihrer Klassifizierungsoptionen aus dem Dropdown-Menü aus.
- Diese Optionen, die Sie hier sehen, sind die Kontoklassifizierungen für Ihr Konto. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen erstellen dieses Artikels.
Klicken Sie auf Klassifizierung aktualisieren.

Hinweis: Diese Aktion ist auf 200 Dokumente gleichzeitig beschränkt. Es wird einige Zeit dauern, bis diese Änderung auf der Discovery-Seite angezeigt wird. Sie können eine neue Suche starten, nachdem einige Minuten vergangen sind, oder auf eine Bestätigungs-E-Mail an den Admin warten, der die Klassifizierung aktualisiert hat.

Dokumente zur endgültigen Löschung markieren

In den Suchergebnissen haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, die Ihrem Konto gehören, zur Löschung markieren. Um diese Aktion auszuführen:

Führen Sie eine Suche in Discovery mit den von Ihnen gewünschten Parametern für die Suchergebnisse durch, einschließlich Benutzer, Suchbegriffe, Dokumenttyp und Erstellungsdatum.
- Markieren Sie in den Suchergebnissen das Kästchen ganz links neben dem/den Dokument(en), das/die Sie löschen möchten.
Sie können das Kästchen oben anklicken, um alle Dokumente auf der Suchergebnisseite auszuwählen.
Wählen Sie Aktionen aus.
Wählen Sie in den Dropdown-Optionen Zur endgültigen Löschung markieren.
Optional können Sie die Box im Bedienfeld aktivieren, um den/die Dokumenteigentümer per E-Mail zu benachrichtigen, dass das/die Dokument(e) in 30 Tagen endgültig gelöscht wird/werden.
- Als Admin, der die Dokumente zur endgültigen Löschung markiert hat, erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, die Dokumenteneigentümer zu benachrichtigen oder nicht.
Klicken Sie auf Zur endgültigen Löschung markieren.

Diese Aktion kann von Admins in Discovery innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden, danach werden die Dokumente dauerhaft gelöscht. Um eine Löschung rückgängig zu machen, folgen Sie den vorstehenden Schritten 1 bis 3 und wählen dann Wiederherstellen aus dem Dropdown-Menü „Aktionen“ aus.

Hinweis: Diese Aktion ist auf 200 Dokumente gleichzeitig beschränkt. Es wird einige Zeit dauern, bis diese Änderung auf der Discovery-Seite angezeigt wird. Bitte warten Sie auf die Bestätigungs-E-Mail und überprüfen Sie später erneut, falls Sie bei einer neuen Suche nicht die Anzeige sehen, dass Dokumente zur Löschung markiert sind.

Attribute, Status und Klassifizierungen hinzufügen

Wählen Sie im Admin-Panel im Dropdown-Menü im linken Menü im Abschnitt „Compliance“ die Option Attribute aus. Hier finden Sie Optionen zum Konfigurieren von Attributen sowie zum Zuweisen benutzerdefinierter Status und Klassifizierungen für die Dokumente und Teamordner in Ihrem Konto. Der Kontoinhaber, die Kontoadmins und die Dokumentenadmins haben die Möglichkeit, im Adminbereich von Lucid auf diese Funktionen zuzugreifen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen

Sie können benutzerdefinierte Klassifizierungen für Dokumente in Ihrem Enterprise-Konto konfigurieren. Um zu verstehen, wie dies für Ihre Nutzenden aussieht, lesen Sie unseren Artikel Dokumentstatus verwalten und Klassifizierung festlegen. Um eine Klassifizierung zu konfigurieren, können der Kontoinhaber, Dokumentenadmins und Kontoadmins die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Attribute aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument aus.
- Diese Funktion ist nur auf Dokumentebene verfügbar. Sie ist nicht für Teamordner anwendbar.
Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
- Das Modal „Klassifizierungseinstellungen“ wird angezeigt.
Wählen Sie + Klassifizierung hinzufügen am unteren Rand der Seite aus.
Klicken Sie auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt ganz links und wählen Sie eine Farbe für die Klassifizierung aus.
Geben Sie einen benutzerdefinierten Klassifizierungstitel in das entsprechende Textfeld ein.
Fügen Sie optional eine Beschreibung für die Klassifizierung hinzu, in der kurz erläutert wird, wann sie verwendet werden soll.
Wenn Sie über das Enterprise Shield-Add-on verfügen, können Sie in Erwägung ziehen, ein Steuerelement an Ihre Klassifizierung anzuhängen oder die automatische Klassifizierung zu verwenden.
- Um mehr über Klassifizierungskontrollen zu erfahren, sowie darüber, wie sie Ihnen helfen können, die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren, lesen Sie den Unterabschnitt Klassifizierungskontrollen weiter unten.
- Um mehr über die Kombination der Möglichkeiten sensibler Kategorien und Klassifizierungen zu erfahren, lesen Sie den untenstehenden Unterabschnitt zur automatischen Klassifizierung.
Fügen Sie optional einen Link zu den Unternehmensrichtlinien für Ihre Klassifizierung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Um einen Klassifizierungswert zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Wertnamen und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol , das rechts angezeigt wird.

Standardklassifizierung festlegen

Um eine Standardklassifizierung festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Standardklassifizierung“.
Wählen Sie eine Standardklassifizierung aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Standardklassifizierung wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Nutzenden des Kontos erstellt werden, nachdem die Standardklassifizierung festgelegt wurde.

Klassifizierung erforderlich

Nachdem Sie eine Standardklassifizierung mit den oben genannten Schritten festgelegt haben, können Sie mit dem Enterprise Shield-Add-on Klassifizierungen für alle neu erstellten Dokumente in Ihrem Konto verlangen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie rechts im Abschnitt „Klassifizierung“ auf Bearbeiten .
Aktivieren Sie rechts neben dem Dropdown-Menü „Standardklassifizierung“ das Kästchen „Erforderlich“.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, dass Dokumentenklassifizierungen erforderlich sind, kann die Klassifizierung dennoch geändert werden, falls für ein Dokument eine andere Klassifizierung als die Standardklassifizierung benötigt wird. Die Option „Keine Klassifizierung“ ist jedoch nicht mehr verfügbar, und die Benutzer müssen aus den bereitgestellten Dokumentenklassifizierungen in Ihrem Konto auswählen.

Hinweis: Dokumente, die vor der Einrichtung der Standardklassifizierung und der Anwendung der erforderlichen Einstellung existierten, bleiben ohne Klassifizierung, es sei denn, eine wird manuell hinzugefügt. Sobald einer Klassifizierung Dokumenten zugewiesen wurde, die vor der Anwendung der Einstellung „Erforderlich“ existierten, kann sie nicht mehr entfernt werden.

Automatische Klassifizierung nutzen

Die automatische Klassifizierungsfunktion von Lucid ist für Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente durch Inhaltsüberprüfung basierend auf der Art des erkannten sensiblen Inhalts automatisch zu klassifizieren. Diese Automatisierung stellt sicher, dass sensible Daten verwaltet und geschützt werden, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Einhaltung von Vorschriften unterstützt wird.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Inhaltsüberprüfung aktivieren. Diesbezügliche Anweisungen finden Sie nachfolgend im Abschnitt Eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung erstellen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung anzupassen. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Überprüfung für eine gesamte Sensitivitätskategorie deaktivieren, Sie diese Kategorie nicht einer Klassifizierung zuordnen können. Sie können dann die Klassifizierungen Ihres Kontos anpassen, um Ihren Klassifizierungen bestimmte sensible Kategorien zuzuweisen. Eine Sensibilitätskategorie kann nur einer Klassifizierung zugeordnet werden.

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Dokumente werden basierend auf durch Ihre Inhaltsüberprüfungsrichtlinie erkannten vertraulichen Inhalten automatisch klassifiziert. Die Klassifizierungen sind in einer von oben nach unten verlaufenden Reihenfolge aufgeführt, wobei die restriktivsten oben und die am wenigsten restriktiven unten stehen. Wenn sensible Inhalte in einem Dokument gefunden werden, überprüft das System, ob diese Art von Inhalt einer Klassifizierungsebene zugeordnet ist. Falls dies der Fall ist, vergleicht das System die Klassifizierungsebene mit der aktuellen Klassifizierung des Dokuments. Wenn die aktuelle Klassifizierung des Dokuments weniger restriktiv ist (d. h. niedriger in der Tabellenreihenfolge), wird es auf die neue, restriktivere Ebene aktualisiert. Wenn die bestehende Klassifizierung eines Dokuments höher ist als die zugeordnete automatische Klassifizierung, wird die höhere Klassifizierung des Dokuments beibehalten. Die automatische Klassifizierung kann die Klassifizierung eines Dokuments nicht herabstufen.

Wenn ein Dokument mehrere sensible Kategorien enthält, wird die restriktivste Klassifizierung angewendet, die einer der erkannten Kategorien zugeordnet ist (d. h. die höchste Klassifizierungsebene, die mit dem identifizierten Inhalt verknüpft ist). Nutzende erhalten keine Benachrichtigung, wenn sich die Klassifizierung eines Dokuments ändert; jedoch wird die Aktion der automatischen Klassifizierung im Revisionsverlauf des Dokuments aufgezeichnet. Zusätzlich wird jedes Mal, wenn die Klassifizierung eines Dokuments aktualisiert wird, ein Audit-Log-Ereignis erzeugt.

Weitere Informationen zur Funktionsweise der automatischen Klassifizierung für Nutzende finden Sie in diesem Community-Beitrag.

Hinweis: Wenn Sie sich später entscheiden, die automatische Klassifizierung oder Inhaltsüberprüfung zu deaktivieren, bleiben alle zuvor klassifizierten Dokumente unverändert. Neue Dokumente werden jedoch nicht klassifiziert.

Klassifizierungskontrollen nutzen

Die verbesserte Klassifizierungsfunktion von Lucid bietet intelligentere Funktionen, die speziell für Enterprise-Konten entwickelt wurden, die eine Möglichkeit suchen, mit dem Enterprise Shield-Add-on die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Indem Sie Dokumentklassifizierungen wie „vertraulich“ oder andere geeignete Bezeichnungen mit entsprechenden Aktionen anpassen, kann Ihr Unternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Informationen hat. Diese Kontrollen stimmen in der Regel mit den Daten-Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens überein.

Der Kontoinhaber, die Kontoadmins oder die Dokumentenadmins können während Schritt 8 der Erstellung von Klassifizierungsbezeichnungen, die im Unterabschnitt Benutzerdefinierte Kontoklassifizierungen erstellen vorstehend beschrieben sind, eine Klassifizierungskontrolle einrichten. Steuerelemente können je nach Bedarf Ihres Kontos mit jeder Klassifizierung verknüpft werden. Für den besten Schutz empfehlen wir, diese Kontrollen in Kombination miteinander zu verwenden, um jegliche unbefugte Weitergabe oder Verbreitung sensibler Inhalte zu verhindern.

Zu den zur Auswahl stehenden Dropdown-Optionen gehören:

Die externe Freigabe von Dokumenten sowohl per E-Mail als auch per Link für Personen außerhalb Ihres Lucid-Kontos deaktivieren
Die Replikation von Dokumenten und deren Inhalten deaktivieren, einschließlich der Duplizierung oder Verschiebung von Inhalten innerhalb von Lucid-Dokumenten sowie externem Kopieren und Einfügen
Die Veröffentlichung von Kontodokumenten deaktivieren
Den Export von Kontodokumenten deaktivieren
Das Drucken von Kontodokumenten aus Lucid deaktivieren

Die vorstehend erwähnten Dropdown-Optionen verhindern das zukünftige Teilen, Vervielfältigen, Einbetten, Veröffentlichen, Exportieren oder Drucken von Dokumenten für alle, sogar für den Dokumenteneigentümer. Allerdings bleiben alle Aktionen, die vor der Festlegung einer Klassifizierungskontrolle durchgeführt wurden, unberührt, und bestehende Teamkollegen werden nicht entfernt. Sobald die Kontrolle eingerichtet ist, wird sie auf alle Dokumente angewendet, denen die zugehörige Klassifizierung zugewiesen wurde. Wir empfehlen, die Funktion Externe Freigabeberechtigungen widerrufen zu nutzen, die unter Discovery verfügbar ist, wenn Sie zuvor geteilte Inhalte entfernen möchten.

Wenn die erste Dropdown-Option oben auf ein Dokument mit einer Klassifizierungskontrolle angewendet wird, wird der externe Zugriff blockiert, selbst wenn das Dokument zuvor mit Nutzenden geteilt wurde, die nicht zu Ihrem Konto gehören. Das bedeutet, dass externen Nutzenden der Zugriff verweigert wird, wenn sie versuchen, das Dokument zu öffnen. Dokumentintegrationen wie Confluence, Google Slides, SharePoint usw. sind von diesen Steuerelementen nicht betroffen.

Klassifizierungskontrollen entfernen nicht die Sichtbarkeit von Dokumenttiteln und Miniaturansichten auf der Dokumentenseite oder für externe Benutzer über Ordner. Dokumente, die direkt mit Nutzenden oder in Ordnern geteilt werden, die den externen Zugriff einschränken, verweigern den Zugriff, wenn ein Nutzender, der nicht Teil Ihres Enterprise-Kontos ist, versucht, sie zu öffnen, selbst wenn er zuvor Zugriff hatte, bevor eine Klassifizierung zugewiesen wurde, die das externe Teilen verhindert. Der Nutzende kann jedoch weiterhin den Titel und die Miniaturansicht des Dokuments sehen, es sei denn, diese(r) wird aus dem Ordner entfernt oder Sie haben über Discovery die Funktion Externe Freigabeberechtigungen widerrufen für bestimmte Dokumente genutzt.

Hinweis: Obwohl wir alle Anstrengungen unternommen haben, um diese Aktionen innerhalb der Lucid-Produkte zu deaktivieren, können wir die Weitergabe von Aktivitäten, die außerhalb der Plattform stattfinden, nicht kontrollieren, z. B. durch Screenshots oder andere externe Methoden.

Benutzerdefinierte Kontostatus konfigurieren

Um benutzerdefinierte Statuswerte und Farben für Dokumente und Teamordner in Ihrem Enterprise-Konto zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie den Status verwalten möchten.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Status“, falls erforderlich.
Klicken Sie auf Bearbeiten auf der rechten Seite des Statusbereichs.
- Das Modal „Statuseinstellungen“ wird angezeigt.
Wählen Sie + Status hinzufügen.
Klicken Sie auf das Kästchen mit dem farbigen Punkt ganz links und wählen Sie eine Farbe für den Status aus.
Geben Sie einen benutzerdefinierten Statuswertnamen in das Textfeld ein.
Aktivieren Sie das Kästchen unter „Inhalt sperren“, wenn Sie die weitere Bearbeitung von Dokumenten verhindern möchten, sobald dieser Status angewendet wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen Statuswert löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Wertes und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, das rechts erscheint.

Standardstatus festlegen
Um einen Standardstatus festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf Bearbeiten auf der rechten Seite des Statusbereichs.
Klicken Sie neben „Standardstatus“ auf das Dropdown-Menü.
Wählen Sie einen Standardstatus aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Der Standardstatus wird auf alle neuen Lucid-Dokumente angewendet, die von Nutzenden des Kontos erstellt werden, nachdem der Standardstatus festgelegt wurde.

Benutzerdefinierte Kontoattribute anpassen

Wenn Sie Kontoinhaber, Kontoadmin oder Dokumentenadmin in einem Enterprise-Konto sind, können Sie benutzerdefinierte Attribute konfigurieren, die Kontomitglieder zum Kennzeichnen und Suchen von Dokumenten und Teamordnern verwenden können. Um ein neues Attribut für Dokumente zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Attribute“ aus.
Wählen Sie oben auf der Seite die Registerkarte Dokument oder Teamordner, je nachdem, für welchen Sie Attribute hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Attribut hinzufügen auf der rechten Seite der Seite.
- Das Modal für die Attributeinstellungen wird geöffnet.
Benennen Sie Ihr Attribut.
Wählen Sie einen Eingabetyp aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr: Wenn es sich bei Ihrem Eingabetyp um ein Dropdown-Menü oder einen numerischen Bereich handelt, lesen Sie unseren Artikel„Benutzerdefinierte Status-Tags und Attribute zum Organisieren von Dokumenten verwenden“ , um Anweisungen zum Einrichten zu erhalten.

Erforderliche Attribute festlegen

Nachdem Sie benutzerdefinierte Attribute für Ihr Konto konfiguriert haben, können Sie bestimmte Attribute festlegen, die für jedes neue Dokument, das in einem Teamordner erstellt wird, erforderlich sind. Um ein Attribut erforderlich zu machen, markieren Sie das Kästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Attribut im Admin-Bereich.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn ein Kontomitglied einen neuen Teamordner oder ein neues Dokument in einem Teamordner erstellt, ein Popup-Menü eingeblendet, in dem es aufgefordert wird, Informationen für das/die erforderliche(n) Attribut(e) einzugeben.

Das Popup-Menü, das ein Benutzer sehen wird, wenn er einen erforderlichen Status oder ein erforderliches Attribut festlegen muss.png

Verwenden Sie Aufbewahrungseinstellungen für die Dokumentenverwaltung

Standard-Dokumenteneigentümer für gelöschte oder nicht lizenzierte Nutzende

Wenn Nutzende auf einem Team- oder Enterprise-Konto gelöscht werden (oder auf einem Enterprise-Konto entlizenziert werden), verlangt Lucid, dass alle Dokumente, die sie besitzen, an einen neuen Eigentümer übertragen werden. Falls kein Standard-Dokumenteneigentümer festgelegt ist, werden die Dokumente an den Kontoinhaber übertragen. Um einen Standard-Dokumenteneigentümer festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite „Aufbewahrung“ aus.
Suchen Sie den Abschnitt „Dokumente gelöschter/entlizenzierter Nutzender“.
Geben Sie eine(n) Nutzende(n) ein oder wählen Sie ihn/sie aus den Dropdown-Optionen aus.
Klicken Sie oben rechts auf „Änderungen speichern“.

Alle Dokumente werden an diesen Standard-Dokumenteneigentümer übertragen, wenn ein(e) Nutzende(r) gelöscht oder entlizenziert wird, es sei denn, auf der Seite des/der Nutzenden im Adminbereich ist etwas anderes angegeben. Weitere Informationen zum Löschen und Entlizenzieren von Nutzenden finden Sie in unserem Lucid Adminbereich: Artikel zur Benutzerverwaltung.

Tipp: Sie können einen Benutzer aus dem ausgefüllten Dropdown-Menü auswählen oder mit der Eingabe der E-Mail-Adresse eines beliebigen Benutzers in Ihrem Konto beginnen, um ihn als Standarddokumenteigentümer auszuwählen.

Einstellung zum endgültigen Löschen aus dem Papierkorb

Wenn Sie der Kontoinhaber, Kontoadmin oder Dokumentenadmin eines Enterprise-Kontos sind, können Sie festlegen, wie Dokumente Ihres Kontos aus dem Papierkorb gelöscht werden, indem Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählen. Sobald ein Dokument aus dem Papierkorb gelöscht wurde, kann es nicht wiederhergestellt werden.

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Nur die Optionen, die für Ihr Konto verfügbar sind, stehen zur Auswahl; alle anderen werden ausgegraut. Die Optionen funktionieren wie folgt:

Nur automatische Löschvorgänge bedeutet, dass Dokumente nur über die Dokumentenaufbewahrung dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht werden können, wie nachfolgend im Unterabschnitt Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten (nur Enterprise Shield) erklärt.
Sowohl Nutzende als auch automatische Löschvorgänge ermöglicht das dauerhafte Löschen von Dokumenten aus dem Papierkorb sowohl durch die Automatisierung der Dokumentenaufbewahrung als auch durch manuelles Löschen durch Nutzende des Kontos, wie im Unterabschnitt Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten (nur Enterprise Shield) weiter unten erläutert.
Nur Nutzende bedeutet, dass Nutzende oder Admins des Kontos Dokumente manuell aus dem Papierkorb löschen können.
Niemand bedeutet, dass ein gelöschtes Dokument auf unbestimmte Zeit im Papierkorb verbleibt, bis der Benutzer oder Admin es wiederherstellt.

Anmerkung: Wenn Sie die Auswahl im Dropdown-Menü ändern, werden Dokumente auf Ihrem Konto, die bereits dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wurden, nicht wiederhergestellt. Sie können gelöschte Dokumente jedoch mithilfe von Discovery manuell wiederherstellen, wie im Abschnitt „Dokument wiederherstellen“ oben beschrieben.

Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung einrichten

Erstellen Sie eine automatische Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf der Grundlage bestimmter Kriterien, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Datenverwaltungsprotokolle zu unterstützen. Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Um eine Richtlinie zur Inhaltsüberprüfung einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben „Dokumente automatisch löschen, sobald sie die folgenden Aufbewahrungskriterien erfüllen“.
Legen Sie die gewünschte Aufbewahrungsdauer innerhalb der zulässigen Mindest- und Höchstgrenzen fest:
- 30–999 Tage
- 1–180 Monate
- 1–15 Jahre
Bestimmen Sie im Dropdown-Menü, ob der Aufbewahrungszeitraum auf dem Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Änderung basieren soll.
Wählen Sie „Dokumente im Papierkorb“ oder „Alle Dokumente (einschließlich Papierkorb)“, um festzulegen, welche Dokumente betroffen sind, wenn die Aufbewahrungskriterien erfüllt sind.

Der Kontoinhaber und die Dokumentenadmins erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine neue Kontoaufbewahrungsrichtlinie eingerichtet oder eine bestehende Richtlinie geändert wird. Wir empfehlen dringend, beim Erstellen und Ändern von Aufbewahrungsrichtlinien mit Bedacht vorzugehen. Eine unsachgemäß eingerichtete Aufbewahrungsrichtlinie kann dazu führen, dass Daten sofort und dauerhaft gelöscht werden. Sobald ein Dokument dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wurde, ist es nicht wiederherstellbar.

Um dieses Risiko zu mindern, wenn Sie eine Richtlinie mit „Alle Dokumente“ einrichten, wird Ihnen die folgende Warnung angezeigt: „Diese Richtlinie ermöglicht es Lucid, Dateien, die die Aufbewahrungsfrist bereits überschritten haben, sofort und dauerhaft zu löschen, sobald Sie die Richtlinie in Kraft gesetzt haben.“ Diese Dokumente können Daten enthalten, die Nutzende noch aufbewahren möchten. Fahren Sie erst mit dem Speichern fort, wenn Sie sicher sind, dass die Richtlinie korrekt konfiguriert ist.

Hinweis: Wenn möglich, erhalten die Nutzenden zwei Wochen vor der endgültigen Löschung der Dokumente, die sie besitzen, produktinterne Benachrichtigungen. Wir empfehlen, dass sie nach diesem Hinweis die Zeit nutzen, um wichtige Dateien zu sichern oder eine Kopie davon zu erstellen. Diese Benachrichtigung gilt nicht für Dokumente, die die Löschkriterien früher als zwei Wochen nach der Implementierung der Richtlinie erfüllen.

Auf die Inhaltsüberprüfung zugreifen

Die Inhaltsüberprüfungsfunktion ermöglicht es Admins, eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung zu erstellen und anschließend die Ergebnisse zu überwachen. Diese Funktion steht dem Kontoinhaber und den Dokumentadmins zur Verfügung. Lesen Sie weiter, um mehr Informationen zu erhalten.

Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung erstellen

Diese Funktion reiht alle Dokumente in Ihrem Konto in die Warteschlange ein, um sie auf bestimmte Kategorien sensibler Daten zu scannen. So richten Sie eine Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung ein:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Richtlinie .
Aktivieren Sie den Schalter für „Dokumente zum Scannen in die Warteschlange stellen“.

Lucid wird beginnen, Ihr Konto nach Inhalten zu scannen, die sensible Daten in Dokumenten enthalten, und die sensiblen Daten mit einer vordefinierten Menge sensibler Kategorien zu kennzeichnen. Nach dem ersten Scan wird Lucid nur die geänderten Dokumente überprüfen.

Die folgenden Objekte sind in Inhaltsüberprüfungsscans enthalten:

Formen
Textfelder
Post its
Kommentare

Ihre Richtlinie für die Inhaltsüberprüfung anpassen

Sobald Sie eine Inhaltsinspektionsrichtlinie aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Kategorien und die zugehörigen Informationstypen anzupassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Richtlinie .
Klicken Sie ganz rechts im Abschnitt „Ausgewählte sensible Kategorien und Informationstypen“ auf Bearbeiten.
Passen Sie die Richtlinie mit diesen Methoden an:
- Klicken Sie auf den Schalter rechts neben einer Sensitivitätskategorie, um das Scannen für die gesamte Kategorie, einschließlich aller Informationstypen innerhalb der Kategorie, zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die mit einer bestimmten Sensibilitätskategorie verbundenen Informationstypen anzuzeigen, und deaktivieren Sie alle spezifischen Informationstypen, die Sie nicht durchsuchen lassen möchten.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

Um auf sensible Kategorien zuzugreifen, die Sie deaktiviert haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ausgeblendete Kategorien“. Um eine ausgeblendete Kategorie wieder zu aktivieren, führen Sie die oben beschriebenen Schritte zur Anpassung Ihrer Inhaltsüberprüfungsrichtlinie aus, um die Sensibilitätskategorie wieder zu aktivieren.

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Erfahren Sie mehr: Details zu den einbezogenen sensiblen Kategorien finden Sie in unserem Community-Beitrag zu sensiblen Kategorien und Infotypen der Inhaltsüberprüfung. Den vollständigen Haftungsausschluss zur Nutzung der Inhaltsüberprüfung finden Sie in unserem Artikel „Übersicht zum Enterprise Shield-Add-on“.

Auf die Ergebnisse der Inhaltsüberprüfung zugreifen

Um auf die Ergebnisse Ihrer Inhaltsüberprüfungsscans zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie im erweiterten Menü auf der linken Seite Inhaltsüberprüfung aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Ergebnisse .

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Von hier aus können Sie alle erkannten Übereinstimmungen mit sensiblen Daten pro Dokument überprüfen. Der Titel, der Eigentümer sowie alle mit dem Dokument verbundenen Klassifizierungen werden angezeigt. Sie können ebenfalls sehen, welche sensiblen Kategorien im Inhalt des Dokuments erscheinen, sowie die Anzahl der Übereinstimmungen mit sensiblen Daten.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

Bestimmen Sie, für welche sensiblen Kategorien Sie Ergebnisse sehen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü oben auf der Seite verwenden.
Aktivieren Sie das/die mit dem/den Dokument(en) verknüpfte(n) Kästchen, wählen Sie dann Aktionen aus und klicken Sie im Dropdown-Menü auf Vertrauliche Daten überprüfen.
- Ein Popup-Fenster wird angezeigt, das alle Übereinstimmungen mit sensiblen Daten zeigt.
Über die Dropdown-Optionen unter der Schaltfläche „Aktionen“ können Sie auch auf zusätzliche Funktionen zugreifen, wie z. B. die Übertragung des Dokumenteigentums, die Verwaltung des Dokumentspeicherorts, das Entfernen jeglicher Art von externem Zugriff und das Bearbeiten von Klassifizierungen. Einen Überblick darüber, was die jeweiligen Auswahlen bedeuten, finden Sie in den zugehörigen Optionen, die mit Discovery verfügbar sind, wie im vorstehenden Discovery-Abschnitt beschrieben.

Exportieren von Überwachungsprotokollen

Mit den Audit-Protokollen von Lucid haben Sie Zugriff auf ein Protokoll der wichtigsten Ereignisse in Ihrem Konto.
Mit der Funktion zum Exportieren von Audit-Protokollen kann der Administrator Protokolle von Schlüsselereignissen in Ihrem Konto per CSV- oder JSON-Download anzeigen. Diese Funktion steht dem Kontoinhaber und dem Dokumentenadmin zur Verfügung.

Diese Funktion ist für Enterprise-Konten mit dem Enterprise Shield-Add-on verfügbar.

Exportieren von Überwachungsprotokollereignissen in das CSV- oder JSON-Format
Mit dieser Funktion können Sie Überwachungsprotokollereignisse aus Ihrem Konto für einen beliebigen Zeitraum innerhalb der letzten 90 Tage exportieren. So exportieren Sie Protokolle:

Verwenden Sie die Datumsauswahl, um den gewünschten Zeitraum innerhalb der letzten 90 Tage auszuwählen.
Sobald alle Ereignisse innerhalb Ihres Zeitrahmens gefunden wurden, wird ein Erfolgsbanner angezeigt.
Klicken Sie ganz rechts neben den Suchergebnissen auf Exportieren.
Wählen Sie je nach bevorzugtem Dateityp entweder JSON exportieren oder CSV exportieren aus.

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Anmerkung: Der Export ist auf 50.000 Ereignisse begrenzt. Wenn Ihre Suchanfrage dieses Limit überschreitet, teilen Sie sie bitte in kleinere Suchanfragen auf, indem Sie den Datumsbereich eingrenzen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Ereignisse erfassen. Beachten Sie, dass die Ergebnisse nur Ereignisse enthalten, die vor dem Ausführen der Suche und dem Exportieren Ihrer Überwachungsprotokolldatei aufgetreten sind.

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