Организационные диаграммы: руководство от начала до конца

В этой статье

Эта статья служит для вас руководством по различным вариантам и функциям, доступным вам в процессе построения организационной диаграммы, что позволит вам определить:

• Какой метод использовать для построения организационной структуры
• Как отформатировать организационную диаграмму для лучшей читабельности
• Как вносить изменения в организационную структуру при изменениях, происходящих в организации
• Какие дополнительные функции Lucidchart помогут вам анализировать закономерности в вашей организационной структуре
• Как лучше всего поделиться организационной диаграммой в зависимости от аудитории

Если вы ищете пошаговые инструкции, в том числе о том, как перемещать и редактировать фигуру организационной диаграммы, как импортировать данные и как добавлять изображения, ознакомьтесь с нашей статьей Создание организационной диаграммы .

Создайте основу своей организационной диаграммы

Первый вопрос, который следует задать перед тем, как вы начнете, — как вы хотите получить информацию в своей организационной структуре. В Lucidchart вы можете вводить данные о фигурах сотрудников вручную или импортировать данные из внешнего источника в зависимости от ваших потребностей.

Постройте организационную диаграмму вручную, если:

• У вас нет существующего источника данных (например, Excel или Google Таблицы) с информацией об организационной структуре.
• Вы планируете вручную вносить изменения в организационную структуру.
• У вас небольшая организация, которая не требует частых или сложных изменений диаграмм.

Постройте организационную диаграмму путем импорта данных, если :

• У вас есть источник данных с информацией об организационной структуре.
• Вы хотите иметь возможность заменять или обновлять данные организационной диаграммы для внесения обновлений.
• У вас более крупная организация, которая требует частых или сложных изменений диаграмм.

Построение организационной диаграммы вручную

Прежде чем вы сможете построить организационную диаграмму вручную, вам необходимо открыть библиотеку фигура организационной диаграммы. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите «Еще фигура » в нижней части меню фигура слева от документа.
2. Установите флажок в меню навигации слева рядом с пунктом «Организационная структура».
3. Нажмите «Использовать выбранные фигуры».

Теперь вы можете получить доступ к фигуре организационной структуры из меню фигура в документе. Как только он появится на canvas, вы можете добавлять, перемещать и редактировать отдельные фигуры по мере необходимости, чтобы полностью настроить свою организационную диаграмму.

Импорт существующих данных оргструктуры

Чтобы успешно импортировать организационную диаграмму, необходимо убедиться, что данные настроены правильно. Прежде чем мы покажем, как настроить данные, решите, хотите ли вы использовать отправленный файл или связанные данные из Google или Microsoft 365. Между ними есть несколько ключевых различий:

• Загруженный файл CSV или Excel (XLSX) — это статический файл, который существует на вашем устройстве. Изменения, внесенные в файл CSV/Excel на вашем устройстве, не отобразятся в вашей организационной структуре, если вы не замените данные в Lucidchart на новый, обновленный файл CSV/Excel. Этот вариант может быть оптимальным, если вы скачаете организационную диаграмму из внешнего источника в виде файла на свое устройство.
• Связанная книга Google Sheet или Microsoft 365 Excel — это динамический файл, который размещен в Интернете и подключен к Lucidchart. Изменения, внесенные в Google или Microsoft 365, будут отражены в организационной диаграмме при обновлении данных. Этот вариант может быть оптимальным, если вы предполагаете, что ваша организационная структура будет часто меняться.

Теперь давайте вернемся к тому, как вам нужно настроить данные, чтобы обеспечить успешный импорт. Независимо от способа импорта, ваши данные должны быть отформатированы определенным образом, чтобы Lucidchart мог их правильно читать. У вас есть гибкость в том, как это сделать, если у каждого сотрудника есть уникальный идентификатор, такой как идентификатор сотрудника или имя. Вы можете добавить столько дополнительных столбцов, сколько необходимо, таких как «Роль», «Местоположение», «Электронная почта» и т. д.

Ниже приведен пример тех же данных, отформатированных двумя способами. В обоих примерах при импорте будет создана одна и та же организационная структура, поскольку они содержат уникальную идентифицирующую информацию.

После того как данные будут правильно отформатированы, вы можете импортировать их, выполнив действия, описанные в статье Создание организационной диаграммы . При выполнении этапов импорта у вас есть возможность создать одну организационную диаграмму для всей организации или разделить ее на более мелкие группы. Например, можно создать несколько организационных диаграмм меньшего размера на основе местоположения или руководителя. Если вы решите разделить его, каждая часть будет вставлена на отдельную страницу в Lucidchart, причем каждая страница будет отображаться в виде отдельной вкладки в нижней части документа.

Настройка организационной структуры

После создания организационной структуры вы можете настроить формат и стиль в соответствии со своими потребностями или брендом.

Повышение ясности за счет обновления макета

У вас есть несколько вариантов компоновки, расположенных на контекстной панели организационной диаграммы, которую можно открыть, наведя курсор на организационную диаграмму и щелкнув «Организационная диаграмма» в верхнем левом углу контура организационной диаграммы.

На вкладке "Макет" вы можете настроить:

• Стиль макета: настройка макета и интервалов организационной диаграммы. Например, уменьшите общий размер организационной диаграммы, уменьшив расстояние между каждой фигурой.
• стиль фигура: Выберите, как фигура будет отображаться на canvas. Например, выберите стиль, который включает фотографию, или фигуру, которая вмещает более длинный текст.
• Поля сотрудника: определите, какие поля организационной диаграммы отображаются на фигурах. Например, упростите организационную структуру, указав только «Имя» и «Роль». Все остальные данные по-прежнему будут доступны в Контекстной панели.

Ниже приведен пример одной и той же организационной диаграммы с двумя разными макетами. Вариант слева проще и удобнее для сканирования, в то время как вариант справа содержит больше информации. Выбранный макет сводится к тому, что вам нужно от организационной структуры.

Улучшение читабельности и визуальной привлекательности

Для повышения удобочитаемости, соответствия бренду или личных предпочтений вы можете выбрать стиль организационной диаграммы различными способами, включая изменение заливка, типа или размера шрифта, цвета линий или даже добавление ключа к схеме. Основные параметры форматирования расположены в верхней части canvas в Lucidchart, а ключ диаграммы доступен в библиотеке Стандартная фигура.

Вы можете обновить стиль всей организационной диаграммы или привлечь внимание к конкретным людям, обновив стиль только для них. Кроме того, вы можете установить стиль по умолчанию для всех существующих и новых фигур организационной диаграммы. Приведенный ниже пример включает в себя различные цвета и размеры шрифтов, а также ключ к диаграмме.

Персонализируйте структуру в соответствии с индивидуальными потребностями

Для простоты Lucidchart структурирует организационные диаграммы в соответствии с определенным алгоритмом, основанным на уровнях, где все сотрудники должны отчитываться перед одним руководителем на уровне, расположенном непосредственно над ними. Хотя это работает для большинства организационных диаграмм, в некоторых случаях может потребоваться настроить структуру организационной диаграммы в соответствии с вашими потребностями. В большинстве случаев это можно сделать, добавив строку в организационную диаграмму или скопировав и вставив отдельную организационную диаграмму в canvas. Ознакомьтесь с приведенным ниже примером, показывающим, как вы можете добавить помощника руководителя к генеральному директору.

Ознакомьтесь со следующими публикациями сообщества, чтобы ознакомиться с примерами настройки структуры вашей организационной диаграммы:

• Настройка стиля и макета организационной структуры в Lucidchart
• Сотрудники разных уровней, подчиняющиеся одному и тому же руководителю в организационной структуре в Lucidchart
• У вас есть сотрудник с двумя менеджерами? Используйте этот трюк, чтобы отобразить их в своей организационной структуре Lucidchart

Поддерживайте организационную структуру в актуальном состоянии

В нашем занятом мире перемены происходят быстро. Когда в вашей организации происходят изменения и вам нужно обновить организационную структуру, есть три основных способа сделать это:

• Обновление структуры и данных вручную
• Обновление набора данных
• Замена набора данных

Ознакомьтесь с разделами ниже, чтобы получить подробную информацию о том, когда следует выбирать каждый метод.

Внесение обновлений вручную

Если организационная диаграмма изначально создавалась вручную, то при внесении изменений необходимо вручную вносить изменения как в структуру организационной структуры, так и в данные о сотрудниках. Вы можете обновить структуру организационной диаграммы, перетащив фигуру в новые места на canvas, и обновить данные о сотрудниках вручную, введя новую информацию непосредственно на рисунке организационной диаграммы.

Вы всегда можете обновить структуру и данные организационной диаграммы вручную, даже если вы изначально создали организационную диаграмму с помощью импорта. Однако, если вы используете импортированные данные для поддержания организационной диаграммы в актуальном состоянии, мы рекомендуем вам внести необходимые изменения в источник данных, а затем обновить или заменить набор данных в Lucid, а не вносить изменения вручную.

Если вы не настроили двустороннюю синхронизацию с Microsoft 365 Excel (ссылка на другую статью), ручные изменения не являются двунаправленными — редактирование фигуры, данных и структуры организационной диаграммы в Lucidchart не влияет на исходный набор данных, если вы создали организационную диаграмму путем импорта данных.

Обновление или замена набора данных 

Если организационная диаграмма была создана с помощью импорта данных и используется корпоративная учетная запись, ее можно обновить, обновив или заменив данные.

• Обновите данные, если ваш набор данных был связан с Google или Microsoft 365.
• Замените , если набор данных был загружен с устройства в виде файла CSV/Excel или если вы используете другой набор данных, чем при первоначальном импорте.

При обновлении или замене данных вам предоставляется возможность сохранить любые изменения, внесенные вручную, или вернуться к исходному источнику данных. Вот что каждый из них означает для вашей организационной структуры:

• Сохранить изменения в Lucidchart — этот параметр позволяет Lucidchart сохранить изменения, внесенные вручную в организационную диаграмму с момента последнего импорта. Это означает, что изменения, внесенные в источник данных, такие как имя, роль или контактная информация, будут обновлены, но изменения, внесенные вручную в Lucidchart, не будут перезаписаны.
• Вернуться к исходному источнику данных: При использовании этого параметра организационная диаграмма будет точно отражать то, что находится в источнике данных. Если вы внесли изменения в Lucidchart вручную, они будут перезаписаны, если они отличаются от источника данных.

Независимо от того, решите ли вы сохранить ручные изменения или вернуться к исходному, форматирование для любой существующей фигуры будет сохранено. Любая новая фигура, добавленная из данных, будет иметь форматирование по умолчанию или будет соответствовать всем установленным правилам условного форматирования.

Анализируйте закономерности в организационной структуре

Теперь, когда вы создали профессиональную и функциональную организационную структуру, пришло время применить ее к работе. С дополнительными функциями Lucid вы можете сделать это гораздо больше, чем просто статичная диаграмма сотрудников. С помощью таких функций, как фильтры, условное форматирование, динамическая фигура и смарт-контейнеры, вы можете анализировать данные и выявлять закономерности в своей организации.

Упростите просмотр с помощью фильтров

На контекстной панели организационной диаграммы можно добавить фильтр, чтобы на основе данных о фигуре отображались только сотрудники, соответствующие определенным параметрам. Это особенно полезно для больших организационных диаграмм, в которых может потребоваться увидеть только часть сотрудников, например определенный отдел, местоположение офиса или роль.

В приведенном ниже примере слева показана организационная структура, за которой справа следует та же организационная структура, отфильтрованная так, чтобы показать только сотрудников в США.

Визуализируйте данные о сотрудниках с помощью группового представления

Групповые представления организационной диаграммы могут упорядочивать ваших сотрудников в смарт-контейнеры на основе таких данных о фигурах, как пропускная способность, местоположение и отдел, что дает вам мгновенное представление о сотрудниках, которые соответствуют определенным параметрам. Это популярный вариант для команд Scrum, так как он позволяет коллегам быстро определить свои знания, навыки и доступность.

Автоматическое определение шаблонов с помощью условного форматирования

Добавление условного форматирования в организационную диаграмму — отличный способ:

• Визуально выявляйте и анализируйте закономерности в данных организационной диаграммы.
• Упростите внешний вид организационной диаграммы, добавив форматирование для скрытых полей.
• Применяйте форматирование ко всем новым фигурам организационной диаграммы, которые добавляются при обновлении или замене данных на организационной диаграмме.

В приведенном ниже примере были созданы правила форматирования, чтобы добавить иконку другого цвета на основе поля "Пропускная способность" и другую заливку на основе поля "Отдел" для каждого сотрудника. Вот несколько преимуществ наличия этих правил:

• Такие закономерности, как более низкая пропускная способность в команде по продукту, чем в команде поддержки, легко определить.
• Отдел и пропускная способность легко идентифицируются без необходимости отображать поля в виде текста на рисунке, что делает организационную диаграмму менее загроможденной и более визуально привлекательной.
• У всех новых сотрудников автоматически будет добавлена иконка и заливка на основе их индивидуальных данных.

Анализируйте данные фигура с помощью формул

Формулы в Lucidchart — это универсальный способ анализа фигура данных на canvas получить полное представление о вашей организации. Вы можете добавлять формулы непосредственно в организационную диаграмму, фигуру, таблицы или любое другое текстовое поле в документе. Вот несколько способов использования формул:

• Подсчитайте сотрудников в каждом регионе.
• Суммируйте зарплаты в каждом отделе.
• Усредняйте количество лет опыта в каждой команде.
• Определите открытые роли в организации.

В приведенном ниже примере создана таблица с формулами для подсчета количества сотрудников в каждом регионе и в каждом отделе. При наличии формулы по мере добавления, удаления или изменения сотрудников числа в таблице автоматически обновляются в соответствии с новыми данными. Если вы предпочитаете график или диаграмму вместо таблицы, перейдите к следующему разделу, чтобы узнать о том, как создавать графики с динамической фигурой.

Эта формула была использована в первом поле таблицы ниже — используйте ее в качестве примера при создании своей собственной!

• =countif(потомки(страница), И(это.'Местоположение' = 'НАС', этот.'Департамент' = 'Поддержка' ))

Создание графиков с динамическими фигурами

Динамические фигура в Lucidchart — это фигуры, которые изменяются в зависимости от данных в документе, таких как круговая диаграмма или индикатор выполнения. Эти фигуры лучше всего сочетать с формулами или условным форматированием, чтобы наилучшим образом использовать их вместе с организационной диаграммой.

В приведенном ниже примере в canvas добавлены три динамические фигуры, чтобы наглядно показать процент организации, который находится в каждой локации. Значение для каждой динамической фигуры было добавлено в виде формулы, чтобы она автоматически обновлялась при добавлении, удалении или изменении сотрудников.

Например, формула для значения фигуры US считает фигура на странице, поле Location которой равно "US".

• =countif(потомки(страница), это.'Местоположение' = 'США')

Вы также можете соединить динамическую фигура с условным форматированием, чтобы добавить динамическую фигуру для каждого человека в вашей организации, представляющую числовое поле.

В приведенном ниже примере условное форматирование было применено для добавления динамической фигуры на основе поля «Пропускная способность» каждого сотрудника, что обеспечивает быстрое визуальное представление о рабочей нагрузке каждого сотрудника. Эти фигуры автоматически обновляются при любых изменениях данных при их обновлении или замене.

Поделитесь результатом

После того как вы усовершенствовали свою организационную структуру, у вас есть различные варианты для публикации в вашей организации. Во-первых, решите, хотите ли вы предоставить общий доступ к статической или активной версии.

Вы можете поделиться статической версией своей организационной диаграммы, если:

• Вы хотите, чтобы диаграмма отражала определенный период времени.
• Вам нужна распечатанная версия вашего графика.
• Вы хотите контролировать, кому предоставляется доступ к информации.
• Организационная структура меняется не очень часто.

Вы можете предоставить общий доступ к динамической или динамической версии организационной диаграммы, если:

• Вы хотите, чтобы ваша аудитория видела обновления диаграммы в режиме реального времени.
• Вы хотите, чтобы у вашей аудитории был доступ к скрытым полям данных.
• Диаграмма слишком велика для экспорта или печати.
• Ваша организация часто меняется.

Экспорт или печать статической версии

Если вам больше всего соответствует публикация статической версии организационной диаграммы, вы можете экспортировать ее в виде изображения или PDF-файла на свое устройство или распечатать физическую копию.

Если у вас особенно большая организационная структура:
Хотя экспорт и печать не являются лучшим вариантом для совместного использования большой организационной диаграммы, иногда это неизбежно. В таких случаях вот несколько советов по оптимизации экспортированной или печатной версии:

• При создании организационной диаграммы разделите ее на несколько страниц по отделам или местоположениям.
• Используйте фильтры организационной диаграммы , чтобы разделить организационную диаграмму на небольшие части перед экспортом.
• Отрегулируйте масштаб содержимого документа, чтобы он не был слишком маленьким или слишком большим для экспорта.
  • Совет от профессионала: обратите внимание на размер шрифта. Если какой-либо из шрифтов в документе имеет длину менее шести, может возникнуть трудности с чтением экспортированной или печатной версии организационной диаграммы, поэтому следует увеличить масштаб содержимого.
• Отключите бесконечный холст и включите разбивку страниц на листы , чтобы увидеть, как Oрганиграмма будет разбита на страницы при печати.

Публикация или встраивание действующей версии

Если для вас лучше всего поделиться динамической версией организационной диаграммы, вы можете либо опубликовать ее, либо встроить активную версию на свою веб-страницу.

Опубликуйте организационную диаграмму
При публикации создается ссылка, которую вы можете отправить кому угодно (в том числе пользователям, не являющимся пользователями Lucid), которая предоставляет им доступ к просмотру вашей организационной диаграммы. Вы можете опубликовать организационную диаграмму в следующих форматах:

• URL: Создает ссылку для перехода на действующую веб-версию организационной диаграммы.
• PDF: Генерирует ссылку для скачивания снимка организационной диаграммы в формате PDF в том виде, в котором она отображается в Lucidchart в данный момент.
• Изображение: Генерирует ссылку для скачивания изображения организационной диаграммы в том виде, в котором она отображается в Lucidchart в данный момент.

Если вы опубликуете организационную диаграмму в формате PDF или изображения, загруженный файл будет статическим и не будет обновляться при внесении изменений в будущем. Однако если вы внесете обновления, пользователи смогут повторно щелкнуть исходную ссылку, чтобы загрузить последнюю версию.

Встраивание организационной структуры
Встраивание позволяет разместить интерактивную версию организационной диаграммы на собственной веб-странице. Вы можете либо сгенерировать код встраивания непосредственно в Lucidchart, либо использовать одну из внешних интеграций встраивания Lucid, например:

• Confluence Cloud
• Сервер или центр обработки данных Confluence
• Jira
• Asana
• Notion

Ресурсы

Чтобы узнать больше о том, как использовать все возможности организационных диаграмм, ознакомьтесь с приведенными ниже дополнительными ресурсами. Эти ресурсы доступны только на английском языке.

Блоги
Как создать организационную диаграмму с учетом новых сотрудников
Как сделать организационную схему лучшим ресурсом для сотрудников

Сообщения в сообществе
Добавьте фильтры в организационную диаграмму
Устранение неполадок с организационной структурой
Готовы повысить уровень своей организационной структуры? Взгляните на групповой просмотр

Курс
Начало работы с организационными диаграммами

Шаблоны
Пример организационной диаграммы на основе данных
Организационная структура по местоположению
Пример структуры ролей/обязанностей

Видео
Организационные структуры в Lucid

Оставьте отзыв об этой статье