Voor Beheerders: Pas de Salesforce accounttoewijzing integratie aan voor Lucidchart

Overzicht van Enterprise-functies

Integreer jouw Salesforce-instantie met jouw Lucid Enterprise-account om jouw team te helpen het verkooptraject te visualiseren. Na een eerste installatie is Lucid direct toegankelijk vanuit Salesforce en worden alle gekoppelde documenten automatisch gedeeld met jouw team, zodat iedereen op één lijn zit.

Als Lucid Beheerder kun je kiezen welke Salesforce-gegevens worden geïmporteerd. Jouw team kan deze gegevens vervolgens gebruiken om accountkaarten te maken en zo de belangrijkste beïnvloeders, wegversperringen en interne relaties te identificeren. Ze kunnen ook Salesforce-gegevens bewerken en direct in Lucidchart nieuwe contactpersonen toevoegen. Alles wordt gesynchroniseerd met Salesforce, waardoor de gegevensintegriteit behouden blijft en het niet meer nodig is om tussen programma's te schakelen.

Met functies als Contact Kanban en Slimme Tabellen kan jouw team Contactpersonen, Kansen en andere belangrijke gegevens groeperen, filteren en sorteren, waardoor je sneller effectieve accountkaarten kunt maken. Gebruik deze functies en meer om jouw Salesforce-gegevens te ontsluiten en sneller grotere deals te sluiten.

Technische vereisten

Lucide vereisten

Hoewel de Salesforce-integratie beschikbaar is voor alle klanten op Lucidchart, zijn de geavanceerde functies en aanpassingen die in dit artikel worden beschreven alleen beschikbaar voor Enterprise-accounts en vereisen ze Beheerder-setup.

Salesforce-vereisten

Salesforce-editie: Lucid vereist het gebruik van Salesforce's Web Services API die is opgenomen in hun Unlimited- en Enterprise-edities. Als je de Essentials- of Professional-editie gebruikt, moet je de Web Services API van Salesforce aanschaffen.

Productie versus sandbox: Lucid kan verbinding maken met zowel productie- als sandbox-instances van Salesforce. Instellingen en aanpassingen blijven echter niet behouden als u van de ene instantie naar de andere gaat.

Object- en veldtoestemmingen: Integratie Gebruiker moet minimaal Toestemmingen hebben om de volgende Salesforce standaard objecten en velden te kunnen bekijken. Deze gegevens zijn cruciaal voor de functionaliteit van de integratie in Lucidchart.

• Account: ID, Naam
• Contact: ID, rekening-ID, datum laatste activiteit, datum laatste wijziging, afdeling
• Verkoopkans: ID, Account-ID, Naam
• Rol contactpersoon verkoopkans: ID, Verkoopkans-ID, Contactpersoon-ID, Rol

Beveiliging en integriteit van Salesforce-gegevens

Wij begrijpen dat jouw Salesforce-gegevens cruciaal zijn voor het succes van jouw bedrijf. Dit gedeelte geeft een diepgaand inzicht in hoe Lucid's accounttoewijzing integratie Salesforce gegevens gebruikt en wijzigt, zodat je er zeker van kunt zijn dat jouw Salesforce gegevens veilig zijn.

Salesforce OAuth tokens

Lucid heeft nooit toegang tot de Salesforce-inloggegevens of wachtwoorden van Gebruiker. In plaats daarvan gebruikt de integratie OAuth om een beveiligd token op te slaan voor elke Gebruiker, waardoor geautoriseerde interacties met Salesforce namens hen mogelijk zijn. Salesforce tokens worden voor onbepaalde tijd opgeslagen - met dubbele encryptie - totdat ze handmatig worden verwijderd of de integratie wordt verwijderd van het Lucid account. Ook al is een token opgeslagen, het is mogelijk dat deze niet geldig is (bijv. verlopen of herroepen). Token verlopen, Toestemmingen en intrekking worden beheerd in Salesforce.

Salesforce bewerken Toestemmingen

De integratie maakt gebruik van een OAuth token dat direct gekoppeld is aan de Gebruiker. Lucid komt dus overeen met de Salesforce Toestemmingen van elke Gebruiker en zal een Gebruiker nooit meer bewerkingstoestemmingen geven dan ze in Salesforce hebben. Dit betekent dat als een Gebruiker Salesforce-gegevens kan bewerken vanaf Lucidchart, dit is omdat hij deze gegevens ook in Salesforce mag bewerken. Aangezien deze Toestemmingen in Salesforce worden bepaald en eenvoudigweg worden gerespecteerd door Lucidchart, moeten alle wijzigingen die je wilt maken in Salesforce worden doorgevoerd.

Field-niveau beveiligingsinstellingen kunnen worden aangepast in Salesforce om Toestemmingen te beperken voor bepaalde Gebruiker profielen.

• Een veld moet "Zichtbaar" zijn om zichtbaar te zijn binnen de integratie van Lucid.
• Een veld dat is gemarkeerd als "Alleen-lezen" kan niet worden bewerkt in Lucidchart. Houd er echter rekening mee dat Salesforce Gebruiker profielen zo kunnen worden ingesteld dat alleen-lezen velden kunnen worden bewerkt.

Lucidchart document Toestemmingen

Jouw Salesforce-gegevens worden geïmporteerd in een Lucidchart document, dat kan worden gedeeld door Lucid gebruikers. De tabel hieronder laat zien hoe gebruikers Salesforce-gegevens kunnen zien of bewerken op basis van hun Lucidchart document Toestemmingen. Deze document Toestemmingen zijn gevestigd in Lucidchart.

*De integratie kan Gebruiker in staat stellen om gegevens te bekijken die ze niet in Salesforce kunnen bekijken. Dit kan handig zijn om je team op één lijn te houden zonder dat je een Salesforce licentie hoeft aan te schaffen voor degenen die alleen de gegevens moeten gebruiken.

**Refereer naar Salesforce OAuth tokens en Salesforce bewerken Toestemmingen voor meer informatie.

Hoe ongeldige bewerkingen worden afgehandeld

bewerken naar Salesforce-gegevens zijn ongeldig als ze niet voldoen aan de validatieregels die in Salesforce zijn ingesteld om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Als er bijvoorbeeld een e-mail wordt ingevoerd zonder het @-symbool, dan is dit een ongeldige bewerking. Als dit gebeurt, worden de ongeldige bewerkingen van de Gebruiker teruggedraaid in Lucid en worden er geen wijzigingen aangebracht in de Salesforce-gegevens.

Jouw Salesforce-instantie koppelen aan Lucid

Door jouw Salesforce-instantie aan Lucid te koppelen, kun je:

• Pas de Salesforce-integratie aan door Accounts, Leads en meer te importeren in jouw Lucidchart document.
• Rechtstreeks toegang tot Lucid via een knop in Salesforce
• Gebruik geavanceerde functies zoals Contact Kanban en het maken van contacten binnen Lucid

Om jouw Salesforce instance aan Lucid te koppelen, moet je een Lucid account Beheerder zijn. Als je dat niet bent, neem dan contact op met de Lucid Beheerder van jouw bedrijf. Als je een Beheerder bent, volg dan deze stappen:

1. Log in op Lucid.
2. Selecteer Beheerder onderaan in het menu aan de linkerkant.
3. Klik op App integratie in het menu aan de linkerkant.
4. Selecteer Lucidchart uit de vervolgkeuzelijst.
5. Scroll naar beneden en klik op de Salesforce-tegel .
    
6. Selecteer "Production" of "Sandbox", afhankelijk van de Salesforce-instantie waarmee je verbinding wilt maken.
   • Als je niet zeker weet welke, kies dan "Productie" omdat die het meest wordt gebruikt.
7. Klik op  Exemplaar koppelen.
8. Volg in een nieuw tabblad de aanwijzingen om in te loggen bij Salesforce en Lucid toegang te geven tot jouw Salesforce-gegevens.

Als je klaar bent, zie je een bericht dat jouw Salesforce instance succesvol is gekoppeld aan Lucid.

We raden je aan om Salesforce single sign-on in te schakelen, zodat Gebruiker Lucid direct vanuit Salesforce kan starten zonder handmatig in te loggen. Dit doe je als volgt:

1. Klik in het Lucid Beheerderspaneel op Beveiliging in het linkermenu.
2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de optie Verificatie.
3. Controleer in het gedeelte Gebruiker aanmelden of "Salesforce single sign-on" vak toestaan is aangevinkt.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

De Salesforce-integratie aanpassen

Nu de integratie is geïnstalleerd, is het tijd om jouw instellingen aan te passen. Ga als volgt te werk om toegang te krijgen tot deze instellingen:

1. Klik in het Lucid Beheerderspaneel op App integratie.
2. Selecteer Lucidchart uit de vervolgkeuzelijst.
3. Zoek in het gedeelte "Ingeschakelde integratie" de tegel Salesforce.
   • Als je deze tegel niet ziet, volg dan de instructies om jouw Salesforce instance te koppelen hierboven.
4. Klik op de Salesforce-tegel op Instellingen.
5. Bovenaan zie je tabbladen voor elk van de volgende instellingen:
   • Documentbeheer
   • Contactvelden
   • Visualisatie contactrol
   • Regels voor het maken van contacten
   • Aanvullende objecten
      

Kies contactvelden om te importeren

Je kunt kiezen welke Contactvelden Lucid importeert en weergeeft door deze stappen te volgen:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Contactvelden boven aan de pagina.
3. Zoek in de lijst 'Beschikbare contactvelden' naar de naam van een veld.
4. Sleep veld(en) naar de gewenste locatie.
   • De volgorde van de velden in de secties "Contactvorm" en "Extra details" wordt gerespecteerd wanneer de velden worden weergegeven in Lucidchart document.
   • Velden in het gedeelte "Contactvorm" verschijnen op de eigenlijke contactvorm. 
   • Velden in het gedeelte "Paneel met contactgegevens" verschijnen in een paneel aan de rechterkant wanneer een contactvorm wordt geselecteerd. Je ziet drie aanpasbare gebieden: "Opmerkingen", "Externe link" en "Extra details". Zie de afbeelding hieronder om te begrijpen waar deze velden worden weergegeven voor de Gebruiker.
     
5. Klik op Wijzigingen toepassen als je klaar bent.

Als je de volgende keer Lucidchart document laadt, worden deze wijzigingen van kracht op elk document dat aan Salesforce is gekoppeld.

Extra Salesforce-objecten importeren

Naast Contacten kun je ervoor kiezen om extra Salesforce objecten (zoals Account, Opportunities, Leads, etc.) te importeren in al jouw Salesforce-gekoppelde Lucidchart document. Om te zien hoe jouw Gebruiker deze gegevens kan bekijken en ermee kan omgaan, bekijk je onze Gebruiker walkthrough voor Smart Fields.

Er zijn beperkingen op welke objecten kunnen worden geïmporteerd. De Salesforce-integratie begint altijd met het standaard Account-object als hoofdobject. Van daaruit kan Lucidchart objecten ophalen die kinderen of kleinkinderen zijn van de Account. Objecten die meer dan twee niveaus van de account verwijderd zijn, zijn niet beschikbaar voor import. Contactpersonen en Verkoopkansen moeten directe onderliggende elementen van het Account zijn. Bovendien kunnen kinderen van de Contact niet worden geïmporteerd. Zie het diagram hieronder: groen staat voor de objecten die geïmporteerd kunnen worden en rood voor de objecten die dat niet kunnen.

Kiezen welke Salesforce-objecten en -velden worden geïmporteerd:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Extra objecten bovenaan de pagina.
3. Klik op Aan de slag .
4. Zoek en selecteer de object(en) die je wilt importeren. 
   • In dit dialoogvenster worden alle objecten weergegeven die beschikbaar zijn om te importeren. Als je een object dat je wilt importeren niet ziet, komt dat omdat het object onder de bovenstaande beperkingen valt of omdat je geen REST API Toestemmingen in Salesforce hebt voor het object.
   • Je kunt altijd later terugkeren naar dit dialoogvenster als je meer objecten wilt importeren door te klikken op + Objecten importeren onder de kolom "Geïmporteerde objecten".
5. Als je klaar bent met je selectie, klik je op Importeren.
6. Als u wilt kiezen welke velden voor een object worden geïmporteerd, selecteert u het object in de kolom 'Geïmporteerde objecten'. Het vult de bijbehorende kolommen "Beschikbare objectvelden" en "Geselecteerde objectvelden".
7. Zoek en sleep de gewenste velden uit de kolom "Beschikbare objectvelden" naar de kolom "Geselecteerde objectvelden".
   • De volgorde van de velden in de kolom "Geselecteerde objectvelden" is de standaard veldvolgorde die wordt weergegeven in Lucidchart document.
8. Als u klaar bent, klikt u op Wijzigingen toepassen .

je ziet dat deze wijzigingen van kracht worden op elke Salesforce-gekoppelde document de volgende keer dat je de Lucidchart document laadt.

De Salesforce Gebruikersgroep beheren

Lucid biedt gestroomlijnd document delen via een Salesforce sectie in de Lucid documentenlijst. Leden van de Salesforce Gebruikersgroep krijgen automatisch toegang tot alle documenten in deze sectie, die rechtstreeks vanuit Salesforce kunnen worden geopend via de Lucidchart Mapknop.

Laat Gebruiker zichzelf inschrijven in de Salesforce Gebruiker Groep door deze stappen te volgen:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Documentbeheer bovenaan de pagina. 
3. Vink het vakje aan naast "Gebruiker toestaan zichzelf automatisch aan de groep toe te voegen".

Als een Gebruiker nog geen lid is van de Salesforce Gebruiker Groep, wordt hij automatisch toegevoegd door op de knop "Lucidchart Map" te klikken. Ze krijgen toegang tot de Salesforce-sectie en het document dat erin staat.

Als je ervoor kiest om dit vak niet aan te vinken, moet je de Salesforce Gebruikersgroep handmatig als volgt beheren:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Documentbeheer bovenaan de pagina. 
3. Selecteer de knop Lidmaatschap beheren aan de rechterkant.
4. Typ de naam van een of meer gebruikers die je aan de groep wilt toevoegen, of klik op de X rechts van de naam van een gebruiker om ze te verwijderen.
5. Klik op Gereed.

We raden aan om alle Sales Gebruikers aan deze groep toe te voegen, net als jouw, om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot het Salesforce gedeelte.

Kleuren voor contactpersoonrollen instellen

Lucidchart biedt kleurcoderingsmogelijkheden om je te helpen Opportunity Contact Rollen snel te visualiseren op contactkaarten.

Ga als volgt te werk om de kleur aan te passen die aan elke rol is gekoppeld:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Contactrol visualisatie bovenaan de pagina. 
3. Bekijk de Opportunity-contactrollen die bestaan in jouw Salesforce instance.
   • De waarden voor deze rollen kunnen niet worden gewijzigd vanuit Lucid, maar als je rollen toevoegt of bewerkt in Salesforce, worden de wijzigingen weergegeven in Lucid.
4. Selecteer het kleurvierkant links van een rol om de bijbehorende kleur te wijzigen.
5. Klik op Wijzigingen toepassen.

je ziet dat deze wijzigingen van kracht worden op elke Salesforce-gekoppelde document de volgende keer dat je de Lucidchart document laadt.

Regels voor het maken van contactpersonen instellen

Gebruiker kan nieuwe contactpersonen aanmaken in Lucidchart die worden gesynchroniseerd met Salesforce. Je kunt bepalen welke velden verplicht moeten worden ingevuld bij nieuwe contactpersonen door deze stappen te volgen:

1. Navigeer naar de Beheerderinstellingen van Lucid voor de Salesforce integratie.
2. Klik op het tabblad Regels voor het maken van contactpersonen boven aan de pagina.
3. Vink in de rechterkolom alle velden aan die je nodig wilt hebben.
   • We raden je aan dezelfde velden te selecteren die nodig zijn om een nieuw contact aan te maken in jouw Salesforce instance. 
   • Je kunt ook extra velden vragen als je dat wilt.
4. Klik op Wijzigingen toepassen.

je ziet dat deze wijzigingen van kracht worden op elke Salesforce-gekoppelde document de volgende keer dat je de Lucidchart document laadt.

De knop Lucidchart Map toevoegen aan Salesforce

De knop "Lucidchart Folder" is een optionele knop die je kunt installeren in jouw Salesforce instance. Hiermee kan Gebruiker van een Account- of Opportunity-pagina naar de bijbehorende Lucid-map navigeren. Bovendien worden alle documenten die in deze map worden gemaakt, automatisch geïmporteerd in de accountgegevens en gedeeld met de Salesforce Gebruikersgroep, waardoor jouw team kostbare tijd bespaart.

Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat je beheerdersrechten hebt voor jouw Salesforce instance. Maak de knop vervolgens beschikbaar voor jouw paginalay-outs door deze stappen te volgen:

1. Selecteer in de rechterbovenhoek van jouw Salesforce instance het pictogram Setup.
2. Zoek en selecteer AppExchange Marktplaats in de zoekbalk "Snel zoeken" linksboven.
3. Zoeken "Lucidchart".
4. Selecteer de Lucidchart tegel.
5. Klik op Nu downloaden.
6. Log in bij jouw Salesforce-instantie als daarom wordt gevraagd.
7. Klik op de volgende pagina van het dialoogvenster op Toestaan om Salesforce toegang te geven tot de URL-identiteitsservice en unieke Gebruiker-identifiers.
8. Selecteer het Salesforce-account dat je wilt in de vervolgkeuzelijst met gekoppelde Salesforce-accounts.
9. Klik op Installeren in productie. 
10. Lees de algemene voorwaarden.
11. Als je akkoord gaat met de voorwaarden, selecteer je Bevestigen en Installeren.
12. Volg de installatiestromen tot ze klaar zijn. Je ontvangt een bevestiging zodra de installatie is gelukt.

Nu heb je de knop "Lucidchart Map" beschikbaar om toe te voegen aan de lay-outs van je Account- of Opportunity-pagina. Dit doe je als volgt:

1. Selecteer in de rechterbovenhoek van jouw Salesforce instance het pictogram Setup. 
2. Zoek in de zoekbalk "Snel zoeken" in de linkerbovenhoek naar en selecteer Objectbeheer.
3. Selecteer Account of Opportunity op basis van de objectpagina waarvan je de knop "Lucidchart Folder" wilt weergeven. 
4. Selecteer in het menu aan de linkerkant de optie Paginalay-outs. 
5. Klik op de naam van de paginalay-out die je wilt. 
6. Selecteer in Salesforce Lightning de optie Mobiele en Lightning-acties in het menu 'Accountlay-out' aan de linkerkant.
7. Sleep de knop "Lucidchart Folder" naar het begin van het gedeelte "Acties voor Salesforce Mobile en Lightning Experience".
   
8. Klik op Opslaan boven aan de pagina.

Je hebt nu met succes de Lucidchart Mapknop ingesteld. Het is tijd om de integratie te testen.

1. Navigeer naar een Account of Opportunity, gebaseerd op jouw instellingen in de bovenstaande stappen.
2. Klik op Lucidchart Folder rechtsboven op de pagina. Dit start de integratie en opent de Lucid-map voor de gekoppelde account.
   • Als je een foutmelding krijgt dat je lid moet zijn van de Salesforce Gebruikersgroep, ga dan opnieuw naar het gedeelte "De Salesforce Gebruikersgroep beheren" in dit artikel.

Eenmaal in de Lucid map voor de gekoppelde account kun je een nieuw Lucidchart document maken of een bestaand document openen. Contactpersonen en eventuele aanvullende Salesforce-objecten die je hebt gekozen om te importeren, verschijnen automatisch in het linkerpaneel. Gebruiker kan deze Salesforce-gegevens slepen en neerzetten op de Lucidchart document om informatie met betrekking tot het account te visualiseren.

Maak een sjabloon voor accounttoewijzing

Je kunt een aangepaste sjablonen maken om de accountkaarten (of een ander Salesforce-gerelateerd document) die Gebruiker op jouw Lucid Enterprise-account maken te standaardiseren. sjabloon die wordt gebruikt met de Salesforce integratie hebben speciale vereisten die moeten worden gevolgd. Dit zijn:

• De sjabloon moet een Lucidchart-document zijn. sjabloon die is gemaakt van een Lucidspark document importeert niet automatisch Salesforce-gegevens als deze is gemaakt binnen een Salesforce-map.
• Salesforce-gegevens zijn niet toegestaan op de sjabloon document. Als je per ongeluk Salesforce-gegevens importeert in jouw sjabloon, kan dit niet ongedaan worden gemaakt. Je kunt dit verhelpen door een nieuw sjabloon document te maken en vervolgens alle vormen die niet aan Salesforce zijn gekoppeld te kopiëren.
  • documenten die zijn gemaakt binnen een Salesforce-map automatisch Salesforce-gegevens importeren. Vermijd het maken van jouw sjabloon document in een van deze mappen.
• De sjabloon moet (minimaal)worden gedeeld met de Salesforce Gebruikersgroep. Hierdoor kan elke Gebruiker die het Salesforce-gedeelte in de documentenlijst van Lucid kan zien, ook een nieuw document maken vanuit dit sjabloon.

Zie Een aangepaste sjablonen maken om meer te leren over het maken van sjabloon in Lucid.

Veelgestelde vragen

Kunnen meerdere Salesforce-instances tegelijkertijd worden gebruikt?
De integratie van accounttoewijzing van Lucidchart is ontworpen om te werken met één Salesforce-instantie. je kunt niet meerdere Salesforce-instanties koppelen, noch kun je importeren uit meerdere instanties in dezelfde document.

Het ontkoppelen van een instantie schakelt de functies op Enterprise-niveau uit die in dit artikel worden beschreven en wist alle gemaakte aanpassingen (geïmporteerde extra objecten, enzovoort). Leden van de Salesforce Gebruikersgroep behouden toegang tot de mappen en documenten binnen de Salesforce map.

Welke Salesforce-veldtypen worden ondersteund in Lucid?
Lucid kan elk Salesforce-veld importeren en weergeven dat toegankelijk is via de Web Services API. De volgende veldtypen worden ondersteund voor bewerking in Lucidchart:

• Selectievakje
• Valuta
• E-mail
• Nummer
• Procent
• Telefoon
• Keuzelijst
• Keuzelijst (meervoudige selectie)
• Tekst
• Tekstgebied
• Tekstgebied (lang)
• Tekstgebied (rijk)
• URL

Feedback geven over dit artikel