Organigrammi: una guida dall'inizio alla fine

In questo articolo

Questo articolo funge da guida attraverso le diverse opzioni e funzionalità disponibili durante il processo di creazione di un Organigramma, consentendoti di determinare:

• Quale metodo utilizzare per costruire il tuo Organigramma
• Come formattare l'Organigramma per la migliore leggibilità
• Come aggiornare il tuo Organigramma quando si verificano cambiamenti nella tua organizzazione
• Quali funzioni Lucidchart aggiuntive possono aiutarti ad analizzare i modelli nel tuo Organigramma
• Come condividere al meglio il tuo Organigramma a seconda del tuo pubblico

Se invece stai cercando istruzioni dettagliate, tra cui come spostare e modificare le forme di Organigramma, come importare dati e come aggiungere immagini, dai un'occhiata al nostro articolo Crea un Organigramma .

Costruisci le fondamenta del tuo Organigramma

La prima domanda da porsi prima di iniziare è come si desidera inserire le informazioni nel proprio Organigramma. In Lucidchart, puoi inserire manualmente i dati della forma dei dipendenti o importare i dati da una fonte esterna a seconda delle tue esigenze.

Costruisci un Organigramma manualmente se:

• Non disponi di un'origine dati esistente (come Excel o Google Fogli) con le informazioni di Organigramma.
• Si prevede di apportare aggiornamenti manuali all'Organigramma.
• Hai un'organizzazione più piccola che non richiede modifiche frequenti o complesse ai grafici.

Costruisci il tuo Organigramma importando i dati se:

• Hai una fonte di dati con le tue informazioni Organigramma.
• Vuoi avere la possibilità di sostituire o aggiornare i dati di Organigramma per effettuare gli aggiornamenti.
• Hai un'organizzazione più grande che richiede modifiche frequenti o complesse ai grafici.

Costruisci un Organigramma manualmente

Prima di poter creare manualmente il tuo Organigramma, devi aprire la libreria di forme Organigramma. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

1. Seleziona Altre forme nella parte inferiore del menu Forma a sinistra del documento.
2. Seleziona la casella nel menu di navigazione a sinistra accanto a "Organigramma".
3. Fare clic su Usa forme selezionate.

Ora puoi accedere alla forma Organigramma dal menu Forma nel tuo documento. Una volta che è sul canvas, puoi aggiungere, spostare e modificare le singole forme secondo necessità per personalizzare completamente il tuo Organigramma.

Importa i dati esistenti di Organigramma

Per importare correttamente un Organigramma, è necessario assicurarsi che i dati siano configurati correttamente. Prima di mostrare come impostare i dati, decidi se desideri utilizzare un file caricato o i dati collegati da Google o Microsoft 365. Ci sono alcune differenze fondamentali tra i due:

• Un file CSV o Excel (XLSX) caricato: si tratta di un file statico esistente sul dispositivo. Le modifiche apportate al file CSV/Excel sul dispositivo non si rifletteranno nell'Organigramma, a meno che non si sostituiscano i dati in Lucidchart con un nuovo file CSV/Excel aggiornato. Questa opzione potrebbe essere la migliore se scarichi il tuo Organigramma da una fonte esterna come file sul tuo dispositivo.
• Un foglio Google collegato o una cartella di lavoro Excel di Microsoft 365: si tratta di un file dinamico ospitato online e collegato a Lucidchart. Le modifiche apportate in Google o Microsoft 365 si rifletteranno nell'Organigramma quando si aggiornano i dati. Questa opzione potrebbe essere la migliore se prevedi che il tuo Organigramma cambi frequentemente.

Ora, torniamo a come è necessario impostare i dati per garantire un'importazione corretta. Indipendentemente dalla modalità di importazione, i dati devono essere formattati in un modo particolare affinché Lucidchart possa leggerli correttamente. Hai la flessibilità di farlo, purché ogni dipendente abbia un identificatore univoco, come un ID dipendente o un nome. Puoi aggiungere tutte le colonne aggiuntive necessarie come Ruolo, Posizione, E-mail, ecc.

Di seguito è riportato un esempio degli stessi dati formattati in due modi. Entrambi gli esempi generano lo stesso Organigramma quando vengono importati perché includono informazioni di identificazione univoche.

Una volta formattati correttamente i dati, puoi importarli seguendo i passaggi descritti nel nostro articolo Creare un organigramma . Durante i passaggi di importazione, hai la possibilità di creare un Organigramma per l'intera organizzazione o di dividerlo in gruppi più piccoli. Ad esempio, è possibile scegliere di creare più organigrammi più piccoli in base alla posizione o al supervisore. Se scegli di dividerlo, ogni parte verrà inserita in una pagina diversa in Lucidchart, con ogni pagina che apparirà come una scheda distinta nella parte inferiore del documento.

Personalizzazione Organigramma

Una volta creato il tuo Organigramma, puoi personalizzare il formato e lo stile in base alle tue esigenze o al tuo marchio.

Migliora la chiarezza aggiornando il layout

Hai diverse opzioni di layout situate nel pannello Contesto di Organigramma, che possono essere aperte passando il cursore su Organigramma e facendo clic su Organigramma nell'angolo in alto a sinistra del contorno di Organigramma.

Nella scheda "Layout", puoi regolare:

• Stile layout: regola il layout e la spaziatura dell'Organigramma. Ad esempio, è possibile ridurre le dimensioni complessive dell'Organigramma diminuendo la spaziatura tra ogni forma.
• Stile forma: scegli come appaiono le forme sul canvas. Ad esempio, scegli uno stile che includa una foto o una forma che contenga testo più lungo.
• Campi dipendente: determina quali campi Organigramma vengono visualizzati nelle forme. Ad esempio, semplifica il tuo Organigramma mostrando solo "Nome" e "Ruolo". Tutti gli altri dati saranno ancora disponibili nel pannello Contesto.

Di seguito è riportato un esempio dello stesso Organigramma con due layout diversi. L'opzione a sinistra è più semplice e facile da scansionare, mentre l'opzione a destra contiene più informazioni. Il layout che scegli si riduce a ciò di cui hai bisogno dal tuo Organigramma.

Migliora la leggibilità e l'attrattiva visiva

Per una maggiore leggibilità, conformità al marchio o preferenze personali, puoi scegliere di modellare il tuo Organigramma in vari modi, tra cui la modifica del colore di riempimento, il tipo o la dimensione del carattere, il colore della linea o persino l'aggiunta di una chiave del diagramma. Le opzioni di formattazione di base si trovano nella parte superiore del canvas in Lucidcharte la chiave del diagramma è disponibile nella libreria di forme standard.

Puoi aggiornare lo stile dell'intero Organigramma o richiamare l'attenzione su persone specifiche aggiornando lo stile solo per loro. Inoltre, è possibile impostare uno stile predefinito per tutte le forme Organigramma esistenti e nuove. L'esempio seguente include diversi colori e dimensioni dei caratteri, nonché una chiave del diagramma.

Personalizza la struttura in base alle esigenze individuali

Per semplicità, Lucidchart struttura gli organigrammi in base a uno specifico algoritmo basato su livelli in cui tutti i dipendenti devono riferire a un supervisore nel livello direttamente superiore a loro. Sebbene questo funzioni per la maggior parte delle esperienze Organigramma, ci sono alcuni casi in cui potrebbe essere necessario personalizzare la struttura del tuo Organigramma per adattarla al meglio alle tue esigenze. Nella maggior parte dei casi, è possibile eseguire questa operazione aggiungendo una riga all'Organigramma o copiando e incollando un singolo Organigramma sul canvas. Dai un'occhiata all'esempio qui sotto, che mostra come puoi aggiungere un assistente esecutivo al CEO.

Dai un'occhiata ai seguenti post della community per esempi su come personalizzare la struttura del tuo Organigramma:

• Personalizzazione dello stile e del layout di Organigramma in Lucidchart
• Dipendenti a diversi livelli che riportano allo stesso responsabile in Organigramma nel Lucidchart
• Hai un dipendente con due manager? Usa questo trucco per rappresentarli nel tuo Lucidchart Organigramma

Mantieni aggiornato il tuo Organigramma

Nel nostro mondo frenetico, il cambiamento arriva rapidamente. Quando si verifica un cambiamento nella tua organizzazione e devi aggiornare il tuo Organigramma, ci sono tre modi principali per farlo:

• Aggiorna manualmente la struttura e i dati
• Aggiornare il set di dati
• Sostituire il set di dati

Leggi le sezioni seguenti per i dettagli su quando scegliere ciascun metodo.

Effettuare aggiornamenti manuali

Se originariamente hai creato il tuo Organigramma manualmente, devi apportare aggiornamenti manuali sia alla struttura del tuo Organigramma che ai dati dei dipendenti quando si verificano modifiche. È possibile aggiornare la struttura dell'Organigramma trascinando le forme in nuove posizioni sul canvase aggiornare manualmente i dati dei dipendenti digitando le nuove informazioni direttamente sulla forma dell'Organigramma.

È sempre possibile aggiornare manualmente la struttura e i dati di Organigramma, anche se l'Organigramma è stato originariamente creato tramite importazione. Tuttavia, se utilizzi i dati importati per mantenere aggiornato il tuo Organigramma, ti consigliamo di apportare gli aggiornamenti necessari alla tua origine dati, quindi di aggiornare o sostituire il tuo set di dati in Lucid piuttosto che apportare modifiche manuali.

A meno che non sia stata configurata la sincronizzazione bidirezionale con Microsoft 365 Excel (collegamento ad un altro articolo), le modifiche manuali non sono bidirezionali: la modifica delle forme, dei dati e della struttura di Organigramma in Lucidchart non influisce sul set di dati originale se è stato creato Organigramma importando i dati.

Aggiornare o sostituire il set di dati 

Se hai creato il tuo Organigramma tramite l'importazione dei dati e disponi di un account Enterprise, puoi aggiornare il tuo Organigramma aggiornando o sostituendo i dati.

• Aggiorna se il set di dati è stato collegato da Google o Microsoft 365.
• Sostituisci se il set di dati è stato caricato dal dispositivo come file CSV/Excel o se stai utilizzando un set di dati diverso da quello originariamente importato.

Quando si aggiornano o si sostituiscono i dati, è possibile mantenere le modifiche manuali apportate o ripristinare l'origine dati originale. Ecco cosa significano ciascuno di essi per il tuo Organigramma:

• Mantieni le modifiche Lucidchart : questa opzione indica a Lucidchart di conservare le modifiche manuali apportate al tuo Organigramma dall'ultima importazione. Ciò significa che le modifiche apportate all'origine dei dati, come nome, ruolo o informazioni di contatto, verranno aggiornate, ma gli aggiornamenti manuali apportati in Lucidchart non verranno sovrascritti.
• Ripristina l'origine dati originale: con questa opzione, l'Organigramma rifletterà esattamente ciò che si trova nell'origine dati. Se hai apportato modifiche manuali in Lucidchart, queste verranno sovrascritte se differiscono dall'origine dati.

Indipendentemente dal fatto che si scelga di mantenere le modifiche manuali o di ripristinare l'originale, la formattazione per tutte le forme esistenti verrà mantenuta. Tutte le nuove forme aggiunte dai dati avranno una formattazione predefinita o rispetteranno le regole di formattazione condizionale impostate.

Analizza i modelli all'interno del tuo Organigramma

Ora che hai creato un Organigramma professionale e funzionale, è il momento di metterlo al lavoro. Con le funzionalità aggiuntive di Lucid, puoi renderlo molto più di un semplice grafico statico dei dipendenti. Grazie a funzionalità quali filtri, formattazione condizionale, forme dinamiche e contenitori intelligenti, è possibile analizzare i dati e identificare i modelli all'interno dell'organizzazione.

Semplifica la tua visualizzazione con i filtri

Dal pannello Contesto di Organigramma, è possibile aggiungere un filtro per mostrare solo i dipendenti che soddisfano determinati parametri in base ai dati della forma. Ciò è particolarmente utile per gli organigrammi di grandi dimensioni in cui potresti voler vedere solo una parte dei dipendenti, ad esempio un reparto, una posizione dell'ufficio o un ruolo specifici.

L'esempio seguente mostra un Organigramma a sinistra, seguito dallo stesso Organigramma filtrato per mostrare solo i dipendenti negli Stati Uniti a destra.

Visualizza i dati dei dipendenti con la visualizzazione di gruppo

Le viste di gruppo di Organigramma possono organizzare i tuoi dipendenti in contenitori intelligenti in base a dati di forma come larghezza di banda, posizione e reparto, offrendoti una visione a colpo d'occhio dei dipendenti che corrispondono a determinati parametri. Questa è un'opzione popolare per i team Scrum, in quanto consente ai membri del team di identificare rapidamente competenze, set di competenze e disponibilità.

Identifica automaticamente i modelli con la formattazione condizionale

L'aggiunta di formattazione condizionale al tuo Organigramma è un modo eccellente per:

• Identifica e analizza visivamente i modelli nei tuoi dati Organigramma.
• Semplifica l'aspetto del tuo Organigramma aggiungendo la formattazione per i campi nascosti.
• Applica la formattazione a tutte le nuove forme di Organigramma che vengono aggiunte quando si aggiornano o si sostituiscono i dati su Organigramma.

Nell'esempio seguente, sono state create regole di formattazione per aggiungere un'icona di colore diverso in base al campo "Larghezza di banda" e un colore di riempimento diverso in base al campo "Reparto" per ciascun dipendente. Ecco alcuni vantaggi derivanti dall'adozione di queste regole:

• È facile identificare modelli come la larghezza di banda inferiore nel team di prodotto rispetto al team di supporto.
• Reparto e Larghezza di banda sono facilmente identificabili senza che i campi debbano essere visibili come testo sulla forma, rendendo l'Organigramma meno ingombrante e visivamente più accattivante.
• A tutti i nuovi dipendenti aggiunti verranno automaticamente aggiunti sia un'icona che un colore di riempimento in base ai loro dati individuali.

Analizzare i dati delle forme con le formule

Le formule in Lucidchart sono un modo versatile per analizzare i dati delle forme sul canvas per ottenere una visione completa dell'organizzazione. Puoi aggiungere formule direttamente alle forme, alle tabelle o a qualsiasi altro campo di testo del documento di Organigramma. Alcuni modi in cui puoi utilizzare le formule sono:

• Conta i dipendenti in ogni regione.
• Somma gli stipendi di ogni reparto.
• Media del numero di anni di esperienza per squadra.
• Identificare i ruoli aperti nell'organizzazione.

Nell'esempio seguente, è stata creata una tabella con formule per contare il numero di dipendenti in ogni regione e in ogni reparto. Con la formula in atto, man mano che i dipendenti vengono aggiunti, eliminati o modificati, i numeri nella tabella si aggiornano automaticamente in base ai nuovi dati. Se preferisci un grafico o un grafico al posto di una tabella, continua a leggere la sezione successiva per scoprire come creare grafici con forme dinamiche.

Questa formula è stata utilizzata nel primo riquadro della tabella sottostante: usala come esempio quando crei la tua!

• =countif(discendenti(pagina), E(questo.'Posizione' = 'US',questo.'Dipartimento' = 'Supporto' ))

Crea grafici con forme dinamiche

Le forme dinamiche in Lucidchart sono forme che cambiano in base ai dati nel documento, come un grafico a torta o una barra di avanzamento. Queste forme sono meglio abbinate a formule o formattazione condizionale per utilizzarle al meglio insieme al tuo Organigramma.

Nell'esempio seguente, sono state aggiunte tre forme dinamiche al canvas per mostrare visivamente la percentuale dell'organizzazione presente in ogni posizione. Il valore per ogni forma dinamica è stato aggiunto come formula in modo che si aggiorni automaticamente quando i dipendenti vengono aggiunti, rimossi o modificati.

Ad esempio, la formula per il valore della forma Stati Uniti conta le forme nella pagina il cui campo Posizione è uguale a "Stati Uniti".

• =countif(discendenti(pagina), questo.'Posizione' = 'US')

È inoltre possibile associare forme dinamiche alla formattazione condizionale per aggiungere una forma dinamica a ogni persona dell'organizzazione che rappresenta un campo numerico.

Nell'esempio seguente, la formattazione condizionale è stata applicata per aggiungere una forma dinamica basata sul campo Larghezza di banda di ciascun dipendente, fornendo una visualizzazione rapida del carico di lavoro di ciascun dipendente. Queste forme vengono aggiornate automaticamente con eventuali modifiche apportate ai dati quando vengono aggiornati o sostituiti.

Condividi il tuo organigramma

Dopo aver perfezionato il tuo Organigramma, hai a disposizione varie opzioni per condividerlo con la tua organizzazione. Innanzitutto, decidi se vuoi condividere una versione statica o una versione live.

Puoi scegliere di condividere una versione statica del tuo Organigramma se:

• Si desidera che il grafico rifletta un periodo di tempo specifico.
• Hai bisogno di una versione stampata del tuo grafico.
• Si desidera controllare chi ha accesso alle informazioni.
• Il tuo Organigramma non cambia molto spesso.

Puoi scegliere di condividere una versione dinamica o live del tuo Organigramma se:

• Vuoi che il tuo pubblico veda gli aggiornamenti del grafico in tempo reale.
• Vuoi che il tuo pubblico abbia accesso ai campi dati nascosti.
• Il grafico è troppo grande per essere esportato o stampato.
• L'organizzazione cambia frequentemente.

Esportare o stampare una versione statica

Se la condivisione di una versione statica del tuo Organigramma si adatta meglio alle tue esigenze, puoi esportarla come immagine o file PDF sul tuo dispositivo oppure puoi stamparne una copia fisica.

Se hai un Organigramma particolarmente grande:
Sebbene l'esportazione e la stampa non siano l'opzione migliore per condividere un Organigramma di grandi dimensioni, a volte è inevitabile. In questi casi, ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare la versione esportata o stampata:

• Quando crei il tuo Organigramma, dividilo in più pagine per reparto o posizione.
• Usa i filtri Organigramma per dividere l'Organigramma in pezzi di dimensioni maggiori prima dell'esportazione.
• Regola la scala del contenuto del documento per assicurarti che non sia troppo piccolo o troppo grande per l'esportazione.
  • Suggerimento: presta attenzione alla dimensione del carattere. Se uno dei caratteri del documento è inferiore a sei, potrebbe essere difficile leggere una versione esportata o stampata dell'Organigramma e dovresti regolare la scala del contenuto in modo che sia più alta.
• Disattiva l'area infinita di disegno e abilita l'affiancamento delle pagine per vedere come l'Organigramma verrà diviso in pagine una volta stampato.

Pubblicare o incorporare una versione live

Se la condivisione di una versione dinamica del tuo Organigramma è l'opzione migliore per te, puoi pubblicarla o incorporare una versione live nella tua pagina web.

Pubblica il tuo Organigramma
La pubblicazione genera un link che puoi inviare a chiunque (compresi gli utenti nonLucid ), che garantisce loro l'accesso per visualizzare il tuo Organigramma. Puoi scegliere di pubblicare il tuo Organigramma come:

• URL: Genera un collegamento per accedere a una versione live di Organigramma per una pagina web.
• PDF: genera un collegamento per scaricare un'istantanea PDF dell'Organigramma così come appare in Lucidchart in quel momento.
• Immagine: genera un collegamento per scaricare un'istantanea dell'immagine dell'Organigramma così come appare in Lucidchart in quel momento.

Se pubblichi il tuo Organigramma come PDF o immagine, il file scaricato è statico e non si aggiornerà con le modifiche future. Tuttavia, se si apportano aggiornamenti, gli utenti possono fare nuovamente clic sul collegamento originale per scaricare la versione più recente.

Incorpora il tuo Organigramma
L'incorporamento ti consente di inserire una versione interattiva del tuo Organigramma nella tua pagina web. Puoi generare un codice di incorporamento direttamente in Lucidchart oppure puoi utilizzare una delle integrazioni di incorporamento esterne di Lucid, come ad esempio:

• Confluence Cloud
• Server Confluence o Data Center
• JIRA
• Asana
• Notion

Risorse

Per saperne di più su come sfruttare tutta la potenza degli organigrammi, esplora le risorse aggiuntive riportate di seguito. Queste risorse sono disponibili solo in inglese.

Blog
Come progettare un Organigramma pensando ai nuovi dipendenti
Come rendere il tuo Organigramma la migliore risorsa per i dipendenti

Post della scheda Community
Aggiungi filtri al tuo Organigramma
Risoluzione dei problemi di Organigramma
Pronto a migliorare il tuo Organigramma? Dai un'occhiata a Group View

Corso
Iniziare con gli organigrammi

Modelli
Esempio di Organigramma basato sui dati
Organigramma per località
Esempio di quadro di ruoli/responsabilità

Video
Organigrammi in Lucid

Lascia un feedback su questo articolo