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Partager avec des collaborateurs dans Lucid

Écrit par :  Shanna S
Dernière mise à jour :  

Vous pouvez partager des documents, des tableaux et des dossiers à partir de votre page d'accueil Lucid et de l'éditeur. Vous pouvez gérer les autorisations des collaborateurs et transférer la propriété de vos documents. Vous pouvez également utiliser l'ID de jointure pour permettre aux collaborateurs d'accéder rapidement à un document ou à un tableau pendant une durée limitée. Lisez la suite pour en savoir plus.

Disponibilité des plans : Gratuit, Individuel, Équipe et Entreprise.
  • Disponible sur les comptes FedRAMP.
    • Si vous êtes un utilisateur FedRAMP, les documents ne peuvent être partagés que dans l'environnement FedRAMP.
  • Lisez l'article sur les plans Lucid pour plus d'informations sur ce qui est disponible sur votre compte ou l'article sur la mise à niveau de votre compte Lucid pour les instructions de mise à niveau.

Regardez : Partager dans la suite lucide

Partager un document avec d'autres utilisateurs de Lucid

Depuis la page d'accueil

Pour partager un document, un dossier ou un espace à partir de la page d’accueil, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil de Lucid, survolez la vignette du document, du dossier ou de l'espace que vous souhaitez partager. 
  2. Cliquez sur icône-options-de-partage.png l'icône des options de partage en bas de la vignette.
    • Vous pouvez également sélectionner le menu à trois points sur la vignette, placer votre curseur sur "Share", puis cliquer sur Share.
  3. Dans la zone de texte, saisissez la liste des noms, des adresses e-mail ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager votre document.
  4. Définissez les autorisations pour ce ou ces collaborateurs à l’aide du menu déroulant situé à droite de la zone de texte.
  5. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé pour accompagner l’invitation.
  6. Les personnes que vous invitez recevront une notification par e-mail. Décochez cette option si vous souhaitez la désactiver.
    • Si vous avez inclus un message, laissez cette case cochée. Le message apparaîtra dans la notification par courrier électronique.
  7. Cliquez sur Inviter.

Le document ou le dossier apparaît dans les dossiers "Partagés avec moi" des collaborateurs.

Remarque : lorsque vous partagez un dossier ou un espace avec des collaborateurs, vous leur donnez accès à tous les documents qu’il contient.

Depuis l’éditeur

Pour partager un document ou un espace à partir de l’éditeur, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le document ou l’espace que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit.
  3. Dans la zone de texte, saisissez la liste des noms, des adresses e-mail ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager votre document.
  4. Définissez les autorisations pour ce ou ces collaborateurs à l’aide du menu déroulant situé à droite de la zone de texte.
  5. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé pour accompagner l’invitation.
  6. Les personnes que vous invitez recevront une notification par e-mail. Décochez cette option si vous souhaitez la désactiver.
    • Si vous avez inclus un message, laissez cette case cochée. Le message apparaîtra dans la notification par courrier électronique.
  7. Cliquez sur Inviter.

Le document apparaîtra dans le dossier Partagés avec moi des collaborateurs.

Copier les objets sélectionnés en tant qu'image

Pour copier et partager le contenu de votre document sous forme d'image, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez partager.
  2. Effectuez un clic droit sur la sélection.
  3. Cliquez sur Copier en PNG.

Astuce : Copiez le contenu sous forme d'image pour partager le contenu d'un document Lucid dans des applications externes.

Depuis la page d'accueil

Pour créer un lien de partage pour un document, un dossier ou un espace à partir de la page d’accueil Lucid, procédez comme suit :

  1. Dans votre page d'accueil Lucid, survolez la vignette du document ou du dossier pour lequel vous souhaitez créer un lien partageable. 
  2. Cliquez sur le bouton trois points Plus sur la miniature.
  3. Passez votre curseur sur "Partager".
  4. Cliquez sur Partager.
  5. Cliquez sur Lien de partage.
    • Si vous désactivez "Lien partageable", les utilisateurs ayant le lien n'auront plus accès au document.
  6. Utilisez la liste déroulante pour modifier les autorisations de partage du lien.
  7. Si vous souhaitez que votre collaborateur accède à une vue spécifique, cochez la case en regard de Lien vers l’affichage actuel.
  8. Cliquez sur Copier le lien.

Conseil : vous pouvez également cliquer sur l'icône de lien dans la vignette d'un document pour copier le lien partageable du document.

Définir un code d'accès et une date d'expiration entreprise-label.png

La définition d'un code d'accès et d'une expiration pour les liens partageables n'est disponible que pour les comptes Enterprise, y compris ceux de l'environnement FedRAMP. Consultez l'articleMise à niveau de votre compte Lucid pour obtenir des instructions sur la mise à niveau.

Suivez les étapes ci-dessous pour définir un code d’invitation ou une expiration :

  1. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de l'espace de travail.
  2. Cliquez sur Lien de partage.
  3. Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
  4. Pour définir un mot de passe, cochez la case à côté de Code d’invitation.
  5. Pour définir une expiration pour le lien, cochez la case à côté de Expiration et sélectionnez une date et une heure.
    • Si un administrateur a fixé une durée d’expiration par défaut pour les liens de partage, vous ne pourrez pas la dépasser.
  6. Cliquez sur Copier l’invitation.

Remarque : l’expiration s’applique uniquement au lien de partage. Cela signifie que tous les collaborateurs qui ont accédé au document ou au tableau avant l’expiration du lien continueront d’y avoir accès. Pour révoquer l’accès d’un collaborateur, vous devrez annuler le partage du document ou du tableau avec lui.

Gérer les collaborateurs

Une fois que vous avez partagé un document, vous pouvez voir et gérer vos collaborateurs en bas du menu Partager sous « Collaborateurs ». Vous avez la possibilité de modifier les autorisations de partage pour chaque collaborateur, ainsi que de transférer la propriété du document à quelqu’un d’autre.

Remarque : les utilisateurs n’apparaîtront pas dans la section « Collaborateurs » du menu Partager tant qu’ils n’auront pas accepté l’invitation.

Modifier les autorisations de partage

Lucid propose quatre niveaux d'autorisations de partage que vous pouvez choisir pour partager des documents et des dossiers :

  • Modifier et partager
  • Modifier
  • Commenter
  • Consulter

Vous pouvez définir des autorisations différentes pour chaque collaborateur et les modifier à tout moment.

Pour ajuster les autorisations, procédez comme suit :

  1. Accédez à Partager, comme décrit dans les sections ci-dessus.
  2. Sélectionnez Gérer dans la section Collaborateurs.
  3. Ouvrez le menu déroulant vers l'utilisateur de droite pour lequel vous souhaitez ajuster les autorisations de partage.
    • Vous pouvez également cliquer sur X pour supprimer le collaborateur et annuler le partage du document avec lui.
  4. Sélectionnez le niveau d’autorisation souhaité dans la liste déroulante.

*Lorsque vous supprimez un collaborateur, il peut s'écouler jusqu'à 5 minutes avant que la modification ne prenne effet.

Remarque : si un collaborateur dispose d’un compte de niveau inférieur au vôtre, il est possible qu’il ne puisse pas modifier les documents ou espaces partagés, même si vous lui avez accordé l’autorisation nécessaire.

Transférer la propriété d'un document

Dans le menu Partager, vous pouvez transférer la propriété du document à l'un des autres collaborateurs du document. Pour plus d'informations, consultez notre article Transférer des documents lucides.

Créez un pôle d'équipe entreprise-label.png

Avec un compte Entreprise, vous pouvez créer une équipe qui inclut les collaborateurs d'un document directement à partir du menu Partager. Pour ce faire :

  1. Ouvrez un document Lucid.
  2. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit.
  3. Sélectionnez Créer une équipe à droite de la section "Collaborateurs".
  4. Dans le panneau qui s'affiche, saisissez un nom d'équipe sous "Nom de cette équipe".
    • Chaque nom d'équipe que vous ajoutez à votre compte doit être unique. Un message s'affiche dans le panneau si le nom que vous avez choisi a déjà été pris.
    • Nous vous recommandons de ne pas inclure d'informations sensibles ou confidentielles dans le nom de l'équipe.
  5. Saisissez le nom ou l'adresse électronique des utilisateurs supplémentaires que vous souhaitez ajouter à l'équipe.
  6. Cliquez sur Créer une équipe.

En savoir plus : Pour plus d'informations sur l'utilisation des hubs d'équipe dans Lucid afin de collaborer et de rester organisé, consultez notre article.

Utiliser l'ID de jointure entreprise-label.png

L'utilisation d'un identifiant de jointure vous permet de générer un code court que vous pouvez rapidement envoyer à vos collaborateurs pour leur donner accès à votre document. La génération d'un identifiant de jonction n'est disponible que pour les comptes Enterprise, mais peut être partagée avec des utilisateurs de n'importe quel type de plan.

Générer un identifiant de jointure entreprise-label.png

  1. Ouvrez le document pour lequel vous souhaitez générer un code d’invitation.
  2. Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit.
  3. Ouvrez le menu à trois points dans le coin supérieur droit du panneau Partage.
  4. Cliquez sur Activer l' ID de jointure.

  5. Un identifiant de participation à 6 chiffres sera généré, que vous pourrez copier et partager avec vos collaborateurs.

    share-via-join-id-code-in-lucid.png

Accéder à un document Lucid avec Join ID

Lorsqu’un utilisateur partage un document avec vous à l’aide d’un code d’invitation, suivez ces étapes pour commencer à collaborer :

  1. Copiez le code d’invitation.
  2. Naviguez vers lucid.app et connectez-vous.
  3. Cliquez sur + Nouveau dans le coin supérieur gauche.
  4. Sélectionnez Enter Join ID.
  5. Dans la fenêtre modale qui apparaît, collez le code d’invitation.
  6. Cliquez sur Rejoindre.

Vous pouvez également vous rendre sur le site https://lucid.app/join et saisir l'identifiant de l'association.

Remarque : l’accès par code d’invitation fonctionne indépendamment des liens protégés par un mot de passe ou ayant une date d’expiration.Il expire lorsque la fonction est désactivée, ou au bout de deux heures le cas échéant.

Pour les administrateurs de compte Entreprise

En tant qu’administrateur Entreprise, vous pouvez contrôler la capacité de vos utilisateurs à accorder un accès par code d’invitation à leurs documents. Pour autoriser l’accès par code d’invitation, consultez notre article Console d’administration Lucid : paramètres de sécurité.

Dépannage : partage

Si vous rencontrez des problèmes lors du partage d'un document, consultez notre article Dépannage : Partage.

FAQ

Si je partage un document Lucidchart contenant des données connectées, les collaborateurs auront-ils accès au jeu de données ?
Oui, par défaut, les collaborateurs pourront consulter toutes les données connectées associées à un document Lucidchart. Cependant, vous pouvez les en empêcher en supprimant la feuille de calcul du document avant de le partager. En procédant ainsi, les valeurs de vos données et le texte inséré seront préservés. Consultez l’article Lier des données à un document Lucidchart pour plus d’informations sur cette fonctionnalité.

Puis-je informer mes collaborateurs par e-mail que j’ai partagé un dossier, un document ou un espace avec eux ?
Par défaut, vos collaborateurs seront avertis par e-mail lorsque vous partagerez un élément avec eux. Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, décochez la case « Notifier par e-mail » avant de cliquer sur Inviter.

Les administrateurs de compte peuvent imposer l'envoi automatique de notifications par courrier électronique. Si vous n'avez pas la possibilité de désactiver les notifications, il est probable que l'administrateur de votre compte a rendu les notifications par courrier électronique obligatoires.

Puis-je ajouter un document qui a été partagé avec moi à l'un de mes dossiers ?
Oui. Vous pouvez créer un raccourci vers un document qui a été partagé avec vous en le faisant glisser dans "Mes documents" ou dans un dossier que vous avez créé sur votre page d'accueil Lucid. Les raccourcis sont signalés par lucidchart-icon-with-shortcut-arrow.png une icône en forme de flèche qui apparaîtra sur l'icône spécifique au produit qui se trouve à gauche du titre du document.

Les documents avec des raccourcis conserveront leurs autorisations de partage d’origine. Lorsque vous ajoutez un raccourci à l’un de vos dossiers, il ne modifie pas l’emplacement d’origine du document dans Lucid et, par conséquent, ne modifie pas non plus qui a accès au document.

Comment suis-je informé si un utilisateur demande l'accès à l'un de mes documents Lucid ?
Vous recevrez une notification par courriel si un utilisateur demande l'accès à l'un de vos documents. Vous pouvez également voir les demandes en attente en haut du panneau Partage.

Puis-je me retirer d'un document qui m'a été communiqué ?
Si vous ne souhaitez plus accéder à un document qui a été partagé avec vous, le propriétaire du document doit vous retirer de la liste des collaborateurs.

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