Gestiona la asignación de recursos con la aplicación de Planeación de Capacidad en AirFocus

Beneficios

• Gestión sencilla de capacidad: Gestionar la asignación de recursos entre segmentos de planeación (por ejemplo, trimestres, lanzamientos) en un solo aspecto, incluso cuando los planes cambian o las prioridades cambian en pleno vuelo.
• Comprende los compromisos en la planeación de escenarios: simula y compara escenarios para entender los sacrificios, ayudándote a tomar decisiones basadas en la capacidad real.
• Prioriza teniendo en cuenta la visión global: la priorización se reduce a la capacidad. Cerciórate de que tus planes encajen con los recursos disponibles entre equipos y espacios de trabajo, manteniendo los esfuerzos alineados y eficientes.

Cómo configurar la aplicación de Planeación de Capacidad

Activa la app

La aplicación de Planeación de Capacidad puede funcionar en varios espacios de trabajo, por ejemplo, si quieres gestionar recursos que se comparten entre productos y equipos. Más sobre esto aquí.

Para activar la app, sigue estos pasos:

1. Ve al espacio de trabajo donde quieres planear la capacidad. 
2. Haz clic en Extensiones desde la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
3. En "Apps", selecciona Planeación de Capacidad.
4. Selecciona un segmento de planeación basado en un campo de periodo de tiempo (por ejemplo, sprints, lanzamientos o cuartos de mar.
   • Puede que necesites crear un nuevo campo de periodo si aún no tienes uno. Aprende a hacerlo aquí.
   • Si creas un nuevo campo de periodo de tiempo y quieres usarlo en otro espacio de trabajo, cerciórate de marcar la casilla para que sea un campo de equipo.
   • Para simplificar, el proceso inicial de instalación solo permite configurar los recursos para un segmento de planeación. Una vez completada la configuración inicial, puedes agregar tantas como quieras.
5. Seleccione un recurso existente o agregue uno nuevo. 
   • Un recurso es un campo de capacidad (por ejemplo, costo, puntos de historia) medido a lo largo del segmento de planeación.
   • Puedes disponer de recursos ilimitados por segmento de planeación. Puedes agregar más recursos ahora o más adelante.
     
6. Opcionalmente, agrega vistas de "Capacidad" para una gestión eficiente de recursos. Estas vistas también pueden crear más adelante. Descubre cómo hacerlo aquí.

Instalaste con éxito la aplicación de Planeación de Capacidad.

Cómo usar la aplicación de Planeación de Capacidad

Si usas un campo de periodo de tiempo nuevo, probablemente querrás mover algunos elementos al segmento de planeación correspondiente en el que imaginas que ocurran. También puede que necesites asignar valores a tu campo de capacidad si también es nuevo.

Establecer capacidades predeterminadas

Para establecer capacidades predeterminadas, sigue estos pasos:

1. En el campo de capacidad para el que quieres poner un valor predeterminado, haz clic en el icono de círculo a la derecha de uno de los valores.
   
2. En "Capacidad por defecto", escribe la capacidad que quieres como predeterminada para todos los campos.
   • Si quieres diferentes capacidades para distintos periodos de tiempo, haz clic en Establecer capacidad junto a cada periodo en la parte inferior del panel. Si ya pusiste un valor por defecto, haz clic en el valor por defecto en lugar de Establecer capacidad.

Si quieres establecer diferentes capacidades para cada periodo de tiempo, puedes hacerlo en modo básico o avanzado:

Modo básico
Para una capacidad conocida, configúrala directamente. Por ejemplo, si tienes un campo de capacidad llamado Costo y una cotización estricta de 100 EUR por trimestre, puedes introducirlo inmediatamente.

Modo avanzado
Para capacidades fluctuantes, emplea el modo Avanzado para calcular valores basados en factores como el tamaño del equipo, los días laborales disponibles y un margen de contingencia.

En el ejemplo siguiente, para el cuarto trimestre de 2024, entramos en modo avanzado para ayudarnos a calcular el número de días para presupuestar. Introducimos lo siguiente:

• Capacidad diaria de personas: 1 (es decir, cada Miembro del equipo trabaja una jornada laboral completa)
• Días laborables: 66 (esto se calcula de forma predeterminada, en función del rango de fechas configurado para el cuarto trimestre)
• Número de personas: 5 (hay 5 personas en mi equipo)

La calculadora aquí sugiere establecer una capacidad predeterminada de 330 días para este trimestre.

Situaciones inesperadas, como que los Miembros del equipo se pongan enfermos, pueden afectar a la capacidad. Para tener esto en cuenta, se agrega un colchón del 10% para una estimación más conservadora.

El colchón del 10% reduce la capacidad sugerida de 330 días a 297 días, cerciorando que el trabajo previsto para el trimestre no se sobreestime. Cualquier capacidad sobrante puede emplear para tareas adicionales, pero este enfoque evita sobrecargar la carga de trabajo del equipo.

Planificación de escenarios

Los escenarios pueden ajustar bajo la columna "Scenarios" desactivando elementos específicos para excluir sus valores de capacidad. Una vez satisfecho con el escenario, haz clic en Aplicar para almacenar los cambios y reasigna el elemento desactivado a otro periodo temporal.

Resumen de la capacidad del espacio de trabajo

Puedes acceder a la configuración de la app Planeación de Capacidad en cualquier momento a través del menú de Extensiones.

Aquí encontrarás un resumen de la capacidad prevista para cada segmento de planeación. Se tratan más detalles en la siguiente sección.

Gestionar recursos

Haz clic en un recurso en la configuración de la app Planeación de Capacidad para abrir el "Panel de recursos de gestionar", donde un desglose gráfico muestra el consumo del recurso en comparación con la capacidad establecido para cada periodo de tiempo en el segmento de planeación.

Planeación de la capacidad entre espacios de trabajo

A gran escala, los recursos suelen compartir entre equipos. En estos casos, puedes emplear la planeación de capacidad en varios espacios de trabajo.

Configuración inicial para el primer espacio de trabajo (Espacio de trabajo A)

1. Configura un segmento de planeación (por ejemplo, Cuartos, Sprints) con el campo de periodo de tiempo necesario.
2. Define la unidad de capacidad de recursos (por ejemplo, Días, Costo) y agrega el campo correspondiente a la configuración del espacio de trabajo.
3. Instala la aplicación de planeación de capacidad en el Espacio de Trabajo A.
4. Dentro de la aplicación, crea el recurso inicial usando el segmento de planeación definido y el campo de capacidad. Este recurso ya está disponible para compartir.

Configurar el segundo espacio de trabajo para compartir (Espacio de trabajo B)

1. Antes de instalar la aplicación, cerciórate de que los siguientes campos se agreguen a la configuración del Espacio de Trabajo B:
   • El campo de periodo de tiempo para el segmento de planeación (por ejemplo, Trimestre).
   • El campo Capacidad (por ejemplo, Costo, Días) que se usaba para el recurso existente en el Espacio de Trabajo A.
2. Instala la aplicación de planeación de capacidad en el Espacio de Trabajo B.
3. Seleccione el mismo campo de periodo de tiempo que se usa para el segmento de planeación del recurso existente en el Espacio de Trabajo A.
4. Al agregar un nuevo recurso, selecciona el mismo campo de capacidad que se usó para crear el recurso existente en el Espacio de Trabajo A.
5. Selecciona la opción de seleccionar un recurso existente ya usado en otro espacio de trabajo (Espacio de trabajo A) en lugar de crear un recurso nuevo y separado.
6. Revisa el recurso Previsualizar para confirmar que será compartido entre ambos espacios de trabajo.
7. Completa la configuración de recursos y agrega una vista de Capacidad dedicada al Espacio de Trabajo B.

Planeación de la capacidad de Comparte
El recurso compartido ahora está instalado y configurado en el Espacio de Trabajo B.

Cualquier asignación de recursos realizada en el Espacio de Trabajo A (por ejemplo, 5 días empleados) se reflejará como capacidad empleada en las vistas del Espacio de Trabajo B, mostrando la capacidad compartida en tiempo real entre equipos.

Crea tus propias vistas de Capacity

Puedes crear una Capacity vistas en cualquier momento usando uno de los siguientes métodos:

Emplee el mensaje

1. Accede a la configuración de la app de Planeación de Capacidad.
2. Selecciona el segmento de planeación para el que quieres crear una vista.
3. Haz clic + Crear vistas.

Crea desde cero

1. Navega hasta un espacio de trabajo donde esté instalada la aplicación de Planeación de Capacidad.
2. Haz clic en Todas las vistas desde las pestañas situadas en la parte superior del espacio de trabajo.
3. Haz clic en el icono de signo de más a la derecha de "vistas".
4. Selecciona tablas.
5. Haz clic en continuar.
6. Personaliza los detalles para tus vistas personalizadas.
7. Haz clic en Agregar vistas.

Uso de la aplicación Capacity Planning para sprints

La aplicación Capacity Planning también es ideal para la planeación ligera de sprints. Así es como configurarlo:

Configurar sprints

1. Abre la configuración de la app Planeación de Capacidad.
2. Haz clic + Agregar campo.
3. Selecciona una opción entre los presets disponibles.
4. Introduce la información en cada entrada de texto para el nuevo campo.
5. Agrega más periodos según sea necesario.
   • Cerciórate de que esté marcado "Habilitar iteraciones". Esto ayuda a gestionar los sprints activos y próximos y permite que los objetos se muevan sin problemas entre iteraciones.
6. Configura la duración de los sprints (por defecto es dos semanas, pero esto se puede personalizar).
7. Haz clic en el campo Agregar.

Agregue un recurso al nuevo campo haciendo clic en + Agregar recurso.

Crear vistas

Vuelve a la configuración de la app de Planeación de Capacidad y genera un paisaje dedicado siguiendo estos pasos:

1. Seleccione un segmento de planeación.
2. Haz clic + Crear vistas.

Completar un sprint

Cuando termine el sprint, abre el menú de tres puntos junto al nombre del sprint y haz clic en Completar.

Aparecerá un prompt para mover cualquier elemento abierto—aquellos que aún no estén marcados como "Hecho"—a la siguiente iteración, o para crear una nueva iteración si no existe.

Luego de hacer clic en Sí, se ven las siguientes actualizaciones:

• Puntos de historia completados en Sprint 1: 21/30
• Puntos de la historia previstos para Sprint 2: 30/30
• Sprint 1: Marcado como completado
• Sprint 2: Configurado en Activo

Desinstalación de la aplicación de planeación de capacidad

La aplicación de Planeación de Capacidad puede instalar en múltiples espacios de trabajo y recursos de Comparte, haciendo que el proceso de desinstalación de negocio sea más complejo.

Antes de desinstalar, cerciórate de lo siguiente:

• Eres un administrador oeditorde Airfocus.
• Tienes licencias completas para todos los espacios de trabajo que comparten los recursos de la app.

Nota: Desinstalar la app de un espacio de trabajo elimina los recursos compartidos de todos los demás espacios donde se usan.

Cómo desinstalar

1. Navega hasta un espacio de trabajo donde esté instalada la aplicación de Planeación de Capacidad.
2. Abre la configuración de la app Planeación de Capacidad.
3. Haz clic en Desinstalar la aplicación en la parte inferior del panel.

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