Guía para la planeación de sprints en Lucid para equipos agiles

En este artículo

No importa qué tan ágil sea su equipo, este artículo lo ayudará a aprender cómo aprovechar al máximo las funciones enfocadas en agile de Lucid, incluyendo cómo:

• Cree un centro de equipo organizado y un espacio de equipo para mantener alineado y acceder a los documentos Lucid más referenciados de su equipo.
• Alinee, coordine y ejecute tareas combinando una tabla dinámica con tarjetas Lucid
• Estimar la cantidad de tiempo y trabajo requerido para cada tarea.
• Obtenga una comprensión profunda de la carga de trabajo del equipo y el progreso a lo largo del sprint de un vistazo
• Obtenga información de alto valor y elementos de acción de su revisión y retrospectiva del sprint

En este artículo, empleamos ejemplos centrados en un caso de uso de desarrollo de producto, pero entendemos que las prácticas agiles son tan diversas como los equipos que las aplican. Alentamos a todos a emplear estos ejemplos para comprender la funcionalidad principal y así estar mejor posicionados para usar Lucid de la manera que tenga más sentido para su equipo.

Si sigue las instrucciones de este artículo y maximiza las funciones de Lucid, podrá dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a ejecutarlas. Vamos.

Organice un centro y un espacio de equipo

Disponer de un espacio centralizado para el equipo con activos de alto valor y de acceso frecuente es un ahorro de tiempo. Puede ayudar al equipo a tomar decisiones más rápidas, colaborar de manera más eficiente y centrar en los elementos de acción.

Antes de ver cómo crear un centro de equipo y un espacio de equipo, comencemos por explorar la diferencia entre ellos.

• El centro de tu equipo es el lugar donde centralizar todos los documentos relevantes para la colaboración y la eficiencia del equipo. En el centro de tu equipo, puedes ver a todos los miembros del equipo en una lista de equipo, crear y encontrar tu espacio de equipo y acceder rápidamente a documentos recientes.
• Su espacio de equipo es un tablero Lucidspark colaborativo y personalizable anclado en el centro de su equipo que respalda la coordinación a nivel de equipo.

Consulte la captura de pantalla a continuación para ver un ejemplo de un centro de equipo. Puedes ver el espacio del equipo fijado en la parte superior.

Si ya tiene un centro de equipo, acceda a él haciendo clic en el ícono de equipos en la barra de navegación en el lado izquierdo de la página de inicio de Lucid. Si ya tienes un espacio de equipo, puedes encontrarlo en el encabezado “Espacio de equipo” en el centro de tu equipo.

Para crear un nuevo centro de equipo:

1. Desde la página de inicio de Lucid, haga clic en + Nuevo en la esquina superior izquierda.
2. Selecciona Equipo.
3. Luego de nombrar a su equipo e invitar a los colaboradores, haga clic en Crear equipo.

Para crear un espacio de equipo por primera vez:

1. Abra el centro de su equipo y haga clic en Comenzar debajo del encabezado “Espacio de equipo” .
2. Siga las instrucciones para completar la configuración.

Al crear un nuevo espacio de equipo, comience con una plantilla si desea un punto de partida profesionalmente pulido donde pueda completar los espacios en blanco según sus necesidades. Comience con un documento en blanco si prefiere tener control sobre todo el proceso de creación.

Ya sea que uses una plantilla o construyas tu espacio de equipo manualmente, hay muchas opciones en Lucid para personalizarlo. A continuación le presentamos algunas ideas para comenzar.

• Agregue enlaces incrustados a sitios web y otros documentos que su equipo usa con frecuencia
• Agregue una forma de organizador , como una tabla dinámica, para crear y realizar un seguimiento de las tareas
• Agregue una línea de tiempo para realizar un seguimiento de los elementos de acción, los plazos y los hitos de cada sprint 

Crea y comparte el centro y el espacio de tu equipo antes del próximo sprint para que todos estén listos cuando llegue el momento de comenzar a planear. Una vez creado, puedes volver a visitarlo durante cada etapa del proceso en adelante.

Priorizar y progresar en las tareas

Los equipos agiles necesitan una forma de tener debates interesantes sobre qué hacer, y hacerlo en una herramienta Project management no es siempre atractivo ni colaborativo. Pero ahora que creó un centro y un espacio central para el equipo, el equipo tiene un lugar donde interactuar y aprovechar al máximo la colaboración en conjunto. 

Ahora nos centraremos en cómo hacer que el espacio de tu equipo sea tuyo:

• Agregar una tabla dinámica para organizar las tareas de forma ágil
• Trabajar con Lucid Cards para realizar un seguimiento y progresar en las tareas
• Obtener la opinión del equipo sobre la elevación con puntos de estimación
• Emplear formularios de reportes para realizar un seguimiento del progreso y medir la carga de trabajo

Consulta las secciones a continuación para conocer cómo cada característica puede beneficiar tu sprint y haz clic en los artículos vinculados para obtener instrucciones detalladas paso a paso.

Centraliza detalles importantes en tablas dinámicas

La Tabla Dinámica de Lucid es una tabla interactiva que, cuando se combina con Lucid Cards, brinda a todo el equipo un alto nivel de visibilidad de los detalles críticos del sprint. Se puede emplear para asignar tareas, estimar la elevación, medir el ancho de banda y realizar un seguimiento del progreso. Consulte la captura de pantalla a continuación para ver un ejemplo básico de una tabla dinámica. Al crear el tuyo propio, encontrarás muchas opciones para personalizarlo y adaptarlo mejor a las necesidades de tu equipo.

Para agregar una tabla dinámica manualmente, haga clic en En el icono Organizadores de la barra de herramientas principal, seleccione Tablas dinámicas y haga clic en cualquier parte del lienzo. Puede encontrar instrucciones detalladas para formatear y optimizar las tablas dinámicas de su equipo en nuestro artículo.

Seguimiento de tareas con Lucid Cards

A pesar de las muchas formas en que los equipos combinan Lucid con prácticas agiles, siempre recomendamos usar Lucid Cards. Muchos equipos planean sprints agregando ideas y elementos del backlog a sticky notes para permitir la captura rápida de ideas. Una vez que reuniste esos elementos, convierte tus sticky notes en Lucid Cards para mostrar información importante, como el estado de la tarea, la duración estimada, el responsable y las fechas de inicio y finalización del sprint, para ayudar al equipo a pasar de la planeación de las tareas a su ejecución.

Para convertir una sticky notes (o cualquier otra forma) en una tarjeta Lucid , haga clic derecho en la forma, pase el cursor sobre “Convertir en tarjeta” en el menú y seleccione TarjetaLucid . Desde aquí puedes ingresar tu información en los campos disponibles en el menú contextual de la Tarjeta Lucid.

Una vez que las tareas estén priorizadas para el sprint y convertidas en Lucid Cards, haz clic y arrástralas a la Tabla dinámica de tu equipo.

Emplee integraciones

Cuando se avanza deliberadamente hacia una fecha límite que se acerca rápidamente, nadie debería ver frenado por la duplicación del trabajo. Si emplea un sistema de registro además de Lucid, puede emplear una de nuestras muchas integraciones para eliminar eficazmente la necesidad de recrearlos una segunda vez en otro programa. Lucid ofrece integraciones con Airtable, Asana, Microsoft Azure DevOps Cloud, Excel, Google Sheets, Jira, monday.com, y Smartsheet. 

Independientemente de que emplee una de estas integraciones o no, es fácil agregar Lucid Cards para permitir una planeación visual productiva y proporcionar los detalles de las tareas más importantes de un vistazo. Para seguir los pasos detallados sobre cómo usar Lucid Cards para planear, organizar y asignar tareas, lea nuestro artículo.

Organice una actividad de estimación en equipo

Cuando todos tienen una forma imparcial de compartir su opinión y tomar decisiones basadas en el consenso, el equipo está capacitado para lograr su mejor trabajo. Apoyar la estimación colaborativa de tareas para el próximo sprint es el motivo por el que desarrollamos nuestra actividad de estimación en equipo. Siempre puedes arrastrar y soltar un punto de la historia en una tarjeta Lucid, pero con esta actividad, todos pueden colaborar y acordar la estimación antes de aplicarla.

Así es como funciona. Luego de agregar el banco de formas de estimación al canvas de su equipo, cada persona puede hacer clic y arrastrar su estimación a una zona de colocación que aparece debajo de la Tarjeta Lucid . Cuando todos enviaron su estimación, se representarán en una ventana de resultados para su revisión. Desde aquí, el equipo puede discutir qué estimación aplicar a la tarea.

Para ver los pasos detallados sobre cómo agregar un banco de estimaciones y aplicar una estimación ganadora a una tarjeta, explora nuestro artículo Alinea las tareas de estimación con tu equipo .

Realice un seguimiento de la carga de trabajo y mida el progreso con formularios de reportes

Es un hecho: cuanto menos energía mental tengas que gastar en el seguimiento manual de las tareas, más tendrás que dedicar a realizarlas todas. ¿Y a quién no le gusta recibir información crucial de forma clara y práctica? Aquí es donde entran en juego las formas de reportes. Agréguelos para evaluar rápidamente el ancho de banda del equipo, realizar un seguimiento del progreso realizado en los elementos de acción y ver cómo se distribuyen las asignaciones de tareas en todo el equipo. 

Los reportes de formas son herramientas poderosas que se pueden emplear además de la tabla dinámica y las tarjetas Lucid de su equipo. También son formas dinámicas, lo que significa que se actualizan automáticamente a medida que se actualiza cada tarjeta Lucid para mostrar una instantánea de cómo progresa el sprint. 

A continuación se muestra un ejemplo de las formas de reportes de Lucid que funcionan juntas para brindar al equipo visibilidad y detalles clave del sprint.

Continúe leyendo para ver cómo cada forma de reporte puede aportar aún más valor al sprint.

Barra de progreso

Emplee una barra de progreso para ver los estados actualizados en cada tarjeta Lucid, así como una suma de las estimaciones en cada una. A medida que avanza el sprint, la barra se actualiza para reflejar el progreso general del equipo. Puede ver el progreso tanto en un gráfico de barras como con porcentajes, perfecto para actualizaciones en sus reuniones diarias.

Veamos un ejemplo. En el GIF a continuación, puedes ver que cuando una tarjeta Lucid se actualiza con el estado “Listo”, la barra de progreso se actualiza para reflejarlo. Además, observe el porcentaje calculado en la parte inferior del gráfico de barras.

Para agregar una barra de progreso, cerciórate de que todas las tarjetas Lucid incluyan una estimación y un estado. Selecciona las tablas Dinámicas y haz clic en Planeación desde las opciones que aparecen arriba de las tablas. Desde las opciones, selecciona Agregar barra de progreso.

Cuadro de propiedad

La función principal de un gráfico de propiedad es mostrar cómo se distribuyen las tareas en el equipo empleando las estimaciones, o puntos de historia, atribuidos a cada una. Esto puede ayudar al equipo a evaluar rápidamente si es necesario redistribuir elementos o hacer un cambio. En el siguiente ejemplo, podemos ver cómo se emplea cada estimación de tarea para calcular un porcentaje de propiedad total.

Luego de agregar un asignado a cada tarjeta Lucid, agrega una tabla de propiedad seleccionando las tablas Dinámicas y haciendo clic en Planeación desde las opciones que aparecen sobre las tablas. Desde las opciones, selecciona Agregar tabla de propiedad.

Aprovecha al máximo tu revisión de sprint

Al final del sprint, llega el momento de realizar la revisión del sprint. Emplee Lucid para configurar un espacio donde su equipo pueda compartir comentarios y datos sobre el sprint y cómo respalda las iniciativas de la compañía. Ya sea que estén todos en la misma sala o logren objetivos de equipo en diferentes salas en todo el mundo, tenemos la plantilla perfecta para recomendarles para aprovechar al máximo esta etapa del sprint. Haga clic aquí para obtener más información y crear el suyo propio.

A continuación se muestran características adicionales que recomendamos emplear en esta etapa:

• Incorpore videos, imágenes y contenido multimedia para resaltar indicadores clave de rendimiento e impulsar la conversación.
• Emplee herramientas de facilitación como un avanzado láser para llamar la atención, un temporizador para mantener a todos encaminados y emplee integraciones de trabajo híbridas como Zoom o Microsoft Teams.
• Mostrar a los autores en sticky notes para ver quién agregó ideas y pensamientos para discutir.
• Emplee notas para realizar un seguimiento de los temas de discusión y seguimiento.

Obtenga información útil sobre el equipo durante la retrospectiva

Obtener una discusión lo más clara y práctica posible de una retrospectiva tiene muchos beneficios. Consulta la lista a continuación para conocer las funciones de Lucid disponibles para ayudar a tu equipo a aprovechar al máximo su tiempo al final de un sprint. Puede elegir combinarlos con cualquier combinación de características enumeradas en la sección de revisión de sprint anterior.

Durante la retrospectiva del equipo, recomendamos las siguientes herramientas:

• Activar el modo privado. Fomente la seguridad psicológica y obtenga la retroalimentación más directa del equipo para la discusión agregando una capa de anonimato.
• Emplee Visual Activity. Obtenga más información con actividades atractivas e interactivas.
• Organice una sesión de votación. Obtenga el consenso del equipo sobre los temas que se van a debatir y las decisiones que surjan de la retrospectiva.

Recursos

Para obtener más información sobre cómo aprovechar todo el poder de agile en Lucid, explore los recursos adicionales a continuación. Estos recursos están disponibles sólo en inglés.

Plantillas

Aquí hay una lista de plantillas recomendadas. Al hacer clic en un enlace de esta lista, se abre la plantilla en su cuenta Lucid para que pueda revisarla y comenzar.

Planificación del backlog

Perfeccionamiento de trabajo pendiente de sprint

Estimación de sprint

Planificación de Sprints

Reunión rápida diaria

Revisión del Sprint

Retrospectiva del sprint

Cursos

Workflowde lanzamiento rápido y ágil

Guía de planificación de sprints

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