Übersicht über das Enterprise Shield-Add-on

Zugriff auf das Enterprise Shield Center

Im Enterprise Shield Center können Sie alle verfügbaren Enterprise Shield-Funktionen erkunden. Sehen Sie sich die Anwendungsfälle an, um sich über den Wert und Zweck der Funktionen inspirieren zu lassen.

Um auf das Enterprise Shield Center zuzugreifen, folgen Sie diesen Anweisungen:

1. Klicken Sie in Lucidim Erweiterten Menü in der unteren linken Ecke auf Admin.
2. Wählen Sie Add-ons im linken Bereich aus.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Enterprise Shield Center aus.

Schutz sensibler Daten

Automatisieren Sie die Identifizierung sensibler Daten in großen Mengen, indem Sie Dokumente kontinuierlich nach Informationen wie persönlich identifizierbaren Informationen (PII) oder persönlichen Daten durchsuchen, um diese Daten gemäß den gesetzlichen und internen Richtlinien zu verarbeiten.

Verhindern Sie unbefugten Datenzugriff und den Missbrauch sensibler Informationen mit robusten Klassifizierungskontrollen, die Dokumente daran hindern, per E-Mail oder Freigabelinks außerhalb des Unternehmens geteilt zu werden. Setzen Sie präzise Kontrollen ein, um externe Freigaben für bestimmte Dokumente in großen Mengen zu widerrufen.

Richtlinie für die Inhaltsprüfung erstellen

Diese Funktion, die dem Kontoinhaber, dem Dokumentenadmin und dem Shield Admin zur Verfügung steht, stellt alle Dokumente in Ihrem Konto in die Warteschlange, um nach bestimmten Kategorien sensibler Daten zu suchen. Nach der Aktivierung der Warteschlange scannen Lucid kontinuierlich alle Kontodokumente. Nach dem ersten Scan konzentrieren wir uns darauf, nur das geänderte Dokument zu scannen. Die Scan-Ergebnisse werden auf der Registerkarte "Ergebnisse" angezeigt, auf der Sie alle erkannten Übereinstimmungen mit vertraulichen Daten nach Dokument überprüfen können. Die Inhaltsprüfung soll Ihnen bei der Bewertung von Dokumentinhalten helfen, kann jedoch nicht alle Inhalte identifizieren, die Datenschutzgesetzen oder -vorschriften unterliegen, und sollte nicht als Ersatz für ein robustes Programm zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verwendet werden. Eine Anleitung zur Verwendung dieser Funktion finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Die Inhaltsprüfung bezieht sich auf Dokumente und nicht auf andere Lucid Objekte. Beispielsweise werden Daten im Dashboard „Einsichten“ nicht von der Inhaltsprüfung erfasst. Da die Einsichten jedoch aus Rollup-Feldern in einem Lucid Dokument abgeleitet werden, wird das erste Vorkommen geprüft und sensible Daten an ihrem ursprünglichen Speicherort markiert. Wichtig ist auch, dass sensible Inhalte, selbst wenn sie aus dem Dokument entfernt oder geschwärzt werden, für Accelerator-Manager weiterhin in den vorherigen Einsichten des Dashboards sichtbar bleiben.

Richten Sie Klassifizierungskontrollen ein

Lucid hat die Klassifizierungsfunktion verbessert, um intelligentere Funktionen anzubieten, die speziell für Enterprise-Konten entwickelt wurden, die eine Möglichkeit suchen, die Vertraulichkeit sensibler Informationen mit dem Enterprise Shield-Add-on zu wahren. Indem Sie Dokumentklassifizierungen wie „vertraulich“ oder andere geeignete Bezeichnungen mit entsprechenden Aktionen anpassen, kann Ihr Unternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Informationen hat.

Während der Erstellung von Klassifizierungsbeschriftungen können der Kontoinhaber, der Kontoadministrator, der Dokumentenadministrator und der Shield-Administrator die an jede Klassifizierung gebundenen Steuerelemente setzen, bringen, einstellen, um das externe Teilen, Replizieren, Veröffentlichen, Exportieren und Drucken aus dem Lucidheraus einzuschränken. Diese Kontrollen richten sich in der Regel nach den Data Governance-Richtlinien Ihrer Organisation. Anweisungen zum Setzen, Bringen, Einrichten von Klassifizierungskontrollen finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Die Klassifizierungskontrollen gelten nicht für aggregierte Felder innerhalb unserer Acceleratoren. Sie gelten auch nicht für Einsichten, die auf Dashboards für Accelerator-Manager angezeigt werden.

Suche mit der API zur Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenmanagement-API von Lucid ermöglicht es Kontoinhabern, Dokumentenadministratoren und Shield-Administratoren, Dokumente und Ordner innerhalb ihrer Organisation effizient zu suchen und abzurufen. Admins können über bestimmte Endpunkte auf alle Dokument- und Ordnerdetails zugreifen. Für technische Details siehe das Suchdokument. Und Ordner durchsuchen Ressourcen aus der Lucid API-Dokumentation.

Zugriffskontrolle für Inhalte

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Sicherheit entsprechend den Anforderungen Ihrer Nutzenden verteilen können, indem Sie:

• Freigabeberechtigungen auf Ebene der Unternehmensgruppe festlegen
• Einschränken von unbefugtem Zugriff mit einer IP-Zulassungsliste sowie maximale Zeitüberschreitungen für Sitzungen und Sitzungen im Leerlauf
• Nutzung des Lucid Key Management Systems (KMS)

Mithilfe dieser Features können Sie den Inhaltszugriff anpassen, um unbefugten Zugriff auf vertrauliche Daten zu verhindern. Die Funktionen von Umriss in diesem Abschnitt stehen dem Kontoinhaber, dem Account Admin und dem Shield Admin zur Verfügung.

Freigabeberechtigungen auf Ebene der Unternehmensgruppe festlegen

Über die Organisationsgruppen von Lucidkönnen der Kontoinhaber, der Kontoadministrator und der Shield-Admin die teilbarer Link-Einstellungen sowie die Veröffentlichungs- und Einbettungseinstellungen für verschiedene Nutzende innerhalb Ihrer Organisation anpassen. Wählen Sie dazu eine Gruppe aus den in Ihrem Account eingerichteten "Organisationsgruppen" aus und passen Sie die teilbarer Link-Einstellungen an, bevor Sie die Freigabeeinstellungen mit den Schritten in unserem ArtikelLucid Adminbereich: Sicherheitseinstellungen anpassen.

Anpassen des maximalen Sitzungstimeouts

Mit dieser Funktion können Sie eine maximale Sitzungsdauer für Nutzende in Ihrem Account festlegen. Sobald ein Nutzende das konfigurierte Sitzungslimit überschreitet – unabhängig von der Aktivität – muss er sich erneut authentifizieren. Dies kann setzen, bringen, einstellen für Dauern zwischen 2 Stunden und 365 Tagen sein. Die Standardeinstellung für Enterprise Shield Konten ist setzen, bringen, einstellen auf 30 Tage.
Um das maximale Sitzungs-Timeout zu aktivieren und anzupassen, um es den Anforderungen Ihres Kontos am besten anzupassen, lesen Sie die Anweisungen in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Konfigurieren Sie die Zeitüberschreitung für inaktive Sitzungen

Verwenden Sie diese Funktion, um die Abmeldung nach inaktiven Zeiträumen zu erzwingen. setzen, bringen, einstellen eine Frist zwischen 15 Minuten und 14 Tagen Inaktivität, nach der Nutzende auf Ihrem Konto sich anmelden muss, um die Aktivität fortzusetzen. Anweisungen zum Setzen, Bringen, Einstellen eines Timeout-Limits für inaktive Sitzungen als Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Shield-Administrator finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Einrichten einer IP-Zulassungsliste

Nutzen Sie dieses Angebot als Kontoinhaber, Kontoadministrator oder Shield-Administrator, um auszuwählen, welche IP-Adressen auf Ihr Konto zugreifen können. Diese Funktion erfordert die CIDR-Notation, um IP-Bereiche zu kennzeichnen, z. 192.168.2.0/24. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Lucid Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Nutzen Sie den Lucid-Schlüsselverwaltungsdienst

Der Lucid Key Management Service (KMS) ermöglicht es Ihnen, Ihren Verschlüsselungscode zu verwalten. Wenn es Hinweise darauf gibt, dass der Code kompromittiert wurde, können Sie Ihren Master-Code von der KMS-Seite im Lucid-Adminbereich ändern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Beschränken Sie den nützlichen Login auf die kontengebundene Organisation

Diese Funktion stellt sicher, dass nur Benutzer Ihres/Ihrer genehmigten Lucid -Kontos/Konten von Ihrem Unternehmensnetzwerk aus auf Lucid Produkte zugreifen können, und blockiert alle persönlichen oder nicht verwalteten Konten. Die Implementierung dieser Funktion erfordert eine Koordination zwischen Ihrem IT-Team und Lucid.

Um mit Beginn zu beginnen, geben Sie Lucid die Konto-IDs an, die Sie zulassen möchten, einschließlich aller Test- und Produktionskonten. Sie können dies tun, indem Sie sich an Ihren Account Manager wenden oder den Lucid Supportkontaktieren.

Nach der Aktivierung müssen Sie sowohl Ihren Proxy-Server als auch alle Client-Geräte Ihres Unternehmens so konfigurieren, dass sie diese Einschränkung unterstützen. Wird die Konfiguration wie unten von Umriss beschrieben nicht durchgeführt, funktioniert die Funktion nicht ordnungsgemäß.

Client-Konfiguration

• Leiten Sie den gesamten ausgehenden Datenverkehr zu Lucid.app über die Web-Proxyserver Ihres Unternehmens um.
• Konfigurieren Sie jedes Clientgerät so, dass es Ihrem SSL-Proxy vertraut:
  • Stellen Sie die interne Stammzertifizierungsstelle (Root Certificate Authority, CA) bereit, die vom Proxy verwendet wird.
  • Markieren Sie die interne Zertifizierungsstelle auf allen Geräten als vertrauenswürdig.

Proxy-Konfiguration

• Aktivieren Sie das SSL-Abfangen auf Ihrem Proxy-Server.
• Alle Anfragen an Lucid.app abfangen.
• Fügen Sie den HTTP-Header hinzu: X-Lucid-Allowed-AccountIds
  • Die aufgeführten Konto-IDs müssen mit denen übereinstimmen, die Sie Lucid zuvor bereitgestellt haben.
  • Wenn Sie mehrere Konten zulassen möchten, verwenden Sie eine durch Kommas getrennte Liste der Konto-IDs.
    Beispiel: X-Lucid-Allowed-AccountIds: 123456,789012

Content-Lifecycle-Management

Verwalten und bewahren Sie alle relevanten Dokumente und Daten effektiv auf, wenn Sie mit rechtlichen Schritten oder Audits konfrontiert werden. Identifizieren Sie schnell Lucid-Nutzende und wenden Sie Holds an, um versehentliches oder absichtliches Löschen zu verhindern. Verbessern Sie die Compliance und Datenverwaltung mit der Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten.

Unterstützen Sie Compliance- und Governance-Anforderungen, indem Sie Regeln festlegen, wie Ihr Unternehmen Daten aufbewahrt und entsorgt.

Richten Sie eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ein

Diese Funktion bietet eine nahtlose Lösung zur Verwaltung des Datenlebenszyklus Ihres Unternehmens. Damit können Sie eine automatisierte Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf der Grundlage bestimmter Kriterien einrichten und so die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Datenverwaltungsprotokolle sicherstellen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Zugriff auf Überwachungsprotokolle

Die Audit-Logs von Lucid bieten Ihnen Zugriff auf ein Protokoll der wichtigsten Ereignisse in Ihrem Konto. Diese Veranstaltungen bieten wertvolle Einblicke in nützliche Aktivitäten, Content Management und Systemadministration und sorgen für solide Sicherheit und Compliance. Sie können nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien filtern:

• Datum
• Ereignisart
• Schauspieler 

Nach dem Filter zeigt der Tabellen alle Ereignisse an, die zu deiner Suche passen. Je nach Ihren Suchkriterien können Sie eine Auswahl von bis zu fünf Spalten aus der folgenden Liste sehen: Datum (UTC), IP-Adresse, Akteur, Ereignis und Ziel(e). 

Klicken Sie auf ein beliebiges Ereignis, um die Details des Audit-Logs im rechten Feld zu öffnen. Du kannst die Ergebnisse auch im JSON- oder CSV-Format exportieren, indem du die Schaltfläche Exportiere oben rechts in der Tabelle nutzt.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Audit-Log-API zu nutzen, um auf Protokolle zuzugreifen, die an Ihr SIEM (Security Information and Event Management) oder ein anderes Protokollaggregationssystem weitergeleitet werden können, wie in der API-Dokumentation in den Lucid Developer Docs erläutert. 

Die Audit-Log-API von Lucid verfolgt eine Vielzahl von Schlüsselereignissen, darunter:

• Nutzende-Zugriffsereignisse, z. B. wenn sich ein Nutzende erfolgreich angemeldet hat, einem Konto beigetreten ist und eine fehlgeschlagene Passwortanmeldung aufgetreten ist
• Nutzende Aktionen innerhalb von Lucid, einschließlich des Zeitpunkts, an dem ein Dokument erstellt, heruntergeladen, geöffnet und gelöscht wurde
• Aktionen innerhalb des Adminbereichs, wie z.B. das Anlegen einer neuen Nutzende, das Entfernen einer Nutzende aus dem Account und das Aktualisieren einer Nutzende-Rolle
• Wird ein Nutzende gelöscht und anonymisiert, wird sein Konto aus dem System entfernt; allerdings können Name, E-Mail-Adresse und Nutzende-ID des Nutzende für die Dauer der 180-tägigen Aufbewahrungsfrist für Audit-Logs in diesen sichtbar bleiben.

Eine vollständige Liste aller aktuell erfassten Ereignisse finden Sie bitte in unseren Entwicklerdokumentationen.

Verwenden Sie die Legal Hold-API von Lucid

Die Legal Hold API stattet den Kontoinhaber, den Dokumentenadmin und den Shield Admin mit den Werkzeugen aus, um ein Nutzende-Dokument während eines Gerichtsverfahrens oder einer Prüfung aufzubewahren. Mit dieser API können Sie effektiv gesetzliche Aufbewahrungspflichten erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente während des gesamten Prozesses vor dauerhafter Löschung geschützt sind.

Admins können über die API ein Legal Hold erstellen, die folgende Optionen umfasst:

• Benennen Sie den Legal Hold.
• Fügen Sie eine optionale Beschreibung für die Hold-Funktion hinzu.
• Legen Sie Start- und Enddaten für den Hold-Zeitraum fest. Sie können bei Bedarf einen Hold vor dem Enddatum manuell aufheben.
• Fügen Sie Nutzende hinzu, die von der rechtlichen Aufbewahrung betroffen sind und als „Custodians“ bezeichnet werden. Dies kann erfolgen, bevor der Hold-Zeitraum begonnen hat. Standardmäßig werden alle Dokumente einbezogen, die dem Custodian gehören oder mit ihm geteilt werden.
• Um den Umfang des Holds einzugrenzen, können Sie eine Stichwortsuche im aktuellen Dokumentinhalt verwenden (beachten Sie jedoch, dass frühere Versionen von Dokumenten nicht einbezogen werden). Dies hilft sicherzustellen, dass nur Dokumente, die für einen Custodian zugänglich sind und derzeit ein bestimmtes Codewort enthalten, in den Legal Hold aufgenommen werden.

Nutzende, die einem Legal Hold unterliegen, können keine Dokumente aus dem Papierkorb löschen. Alle Kontodokumente, auf die Nutzende mit einem Legal Hold (auch Custodian genannt) zu Beginn des Holds Zugriff hat oder während des Holds Zugriff erhält, werden dem Legal Hold hinzugefügt. Custodians eines geplanten oder aktiven Legal Holds können nicht aus Lucid gelöscht werden. Nutzende mit Dokumenten unter Legal Hold können das Konto wechseln, aber ihre Dokumente unter Legal Hold werden an den Standarddokumenteneigentümer des Kontos übertragen (um unter Legal Hold zu bleiben); jedoch können keine Dokumente unter Legal Hold an Nutzende übertragen werden, die nicht zum Enterprise-Konto gehören. Legal Hold bewahrt nur Dokumente auf, die dem Konto gehören. Es wird kein extern verwaltetes Dokument beibehalten, das mit Nutzenden geteilt wird, die unter Legal Hold stehen.

Lucid benachrichtigt keine Nutzenden, die unter Legal Hold stehen; dies liegt im Ermessen Ihrer Rechtsabteilung und Admins. Wenn Nutzende versuchen, ein Dokument unter Hold zu löschen, werden sie außerdem diskret darauf hingewiesen, dass ein Admin die Löschung verhindert hat. Nach Ablauf des Legal Holds werden die Dokumente freigegeben und können dauerhaft gelöscht werden. In der Legal Hold-API-Dokumentation erfahren Sie weitere Anweisungen.

Dokumente mit Discovery verwalten

Nutzen Sie die Discovery-Funktion, um alle Dokumente, die Ihrem Konto gehören, zu durchsuchen und darauf zuzugreifen. Während der Großteil der mit dieser Funktion angebotenen Funktionalität allen Enterprise-Konten zur Verfügung steht, erhalten Sie mit dem Enterprise Shield-Add-on die Möglichkeit, Metadaten im CSV- und PDF-Format zu exportieren, externe Freigaben in großen Mengen zu widerrufen und den Revisionsverlauf aller Dokumente in Ihrem Konto einzusehen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Compliance-Einstellungen .

FAQ

Welche Objekte sind in der Inhaltsinspektion enthalten?

Die folgenden Objekte sind in Inhaltsüberprüfungsscans enthalten:

• Formen
• Textfelder
• Post its
• Kommentare

Welche Dokumente in meinem Lucid-Konto sind in der Inhaltskontrolle enthalten?

Alle aktiven Dokumente werden überprüft – das bedeutet alle Dokumente auf Ihrer Dokumentenseite. Dokumente im Papierkorb sind ausgeschlossen.

Was sind die Mindest- und Höchstfristen für die Aufbewahrung von Dokumenten?

Wir haben Mindest- und Höchstgrenzen für unsere Aufbewahrungsfristen, die wie folgt lauten:

• 30-999 Tage
• 1-180 Monate
• 1–15 Jahre

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