Übersicht über das Enterprise Shield-Add-on

Auf das Enterprise Shield Center zugreifen

Im Enterprise Shield Center können Sie alle verfügbaren Enterprise Shield-Funktionen erkunden. Sehen Sie sich die Anwendungsfälle an, um sich vom Wert und Zweck der Funktionen zu überzeugen.

Um auf das Enterprise Shield Center zuzugreifen, folgen Sie diesen Anweisungen:

1. Klicken Sie in Lucid im Erweiterten Menü in der linken unteren Ecke auf Admin.
2. Wählen Sie im linken Bereich Add-ons aus.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Enterprise Shield Center aus.

Schutz sensibler Daten

Automatisieren Sie die Identifizierung sensibler Daten in großen Mengen, indem Sie Dokumente kontinuierlich nach Informationen wie persönlich identifizierbaren Informationen (PII) oder persönlichen Daten durchsuchen, um diese Daten gemäß den gesetzlichen und internen Richtlinien zu verarbeiten.

Verhindern Sie unbefugten Datenzugriff und den Missbrauch sensibler Informationen mit robusten Klassifizierungskontrollen, die Dokumente daran hindern, per E-Mail oder Freigabelinks außerhalb des Unternehmens geteilt zu werden. Setzen Sie präzise Kontrollen ein, um externe Freigaben für bestimmte Dokumente in großen Mengen zu widerrufen.

Richtlinie für die Inhaltsprüfung erstellen

Diese Funktion, die Kontoinhaber*innen, Dokumentadmins und Shield-Admins zur Verfügung steht, reiht alle Dokumente in Ihrem Konto in die Warteschlange ein, um sie auf sensible Daten bestimmter Kategorien zu scannen. Bei Aktivierung der Warteschlange scannt Lucid kontinuierlich alle Kontodokumente. Nach dem ersten Scan konzentrieren wir uns darauf, nur die geänderten Dokumente zu scannen. Die Scan-Ergebnisse erscheinen auf der Registerkarte „Ergebnisse“, wo Sie alle erkannten Übereinstimmungen mit sensiblen Daten pro Dokument überprüfen können. Die Inhaltsprüfung soll Ihnen bei der Bewertung von Dokumentinhalten helfen, kann jedoch nicht alle Inhalte identifizieren, die den Datenschutzgesetzen oder -vorschriften unterliegen, und sollte nicht als Ersatz für ein umfassendes Programm zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verwendet werden. Anweisungen zur Verwendung dieser Funktion finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Die Inhaltsprüfung bezieht sich auf Dokumente und nicht auf andere Lucid-Objekte. Beispielsweise werden Daten innerhalb des Einsichten-Dashboards nicht von der Inhaltsprüfung gescannt. Da die Einsichten jedoch aus Rollup-Feldern in einem Lucid-Dokument abgeleitet werden, wird dieses anfängliche Vorkommen von der Inhaltsprüfung gescannt und würde sensible Daten an ihrem ursprünglichen Speicherort kennzeichnen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass sensible Inhalte, wenn sie aus dem Dokument entfernt oder geschwärzt werden, für Accelerator-Manager*innen in den vergangenen Dashboard-Einsichten weiterhin sichtbar sind.

Richten Sie Klassifizierungskontrollen ein

Lucid hat die Klassifizierungsfunktion verbessert, um intelligentere Funktionen anzubieten, die speziell für Enterprise-Konten entwickelt wurden, die eine Möglichkeit suchen, die Vertraulichkeit sensibler Informationen mit dem Enterprise Shield-Add-on zu wahren. Indem Sie Dokumentklassifizierungen wie „vertraulich“ oder andere geeignete Bezeichnungen mit entsprechenden Aktionen anpassen, kann Ihr Unternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Informationen hat.

Während der Erstellung von Klassifizierungsbezeichnungen können Kontoinhaber*innen, Kontoadmins, Dokumentadmins und Shield-Admins Steuerelemente festlegen, die an jede Klassifizierung gebunden sind, um die externe Freigabe, das Duplizieren, die Veröffentlichung, den Export und das Drucken innerhalb von Lucid einzuschränken. Diese Kontrollen stimmen in der Regel mit den Daten-Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens überein. Anweisungen zur Einrichtung von Klassifizierungskontrollen finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Klassifizierungssteuerelemente gelten nicht für zusammengefasste Felder in unseren Accelerators. Sie gelten auch nicht für Einsichten, die auf Dashboards für Accelerator-Manager*innen angezeigt werden.

Suche mit der API zur Dokumentenverwaltung

Die Dokumentverwaltungs-API von Lucid ermöglicht es Kontoinhaber*innen, Dokumentadmins und Shield-Admins, Dokumente und Ordner innerhalb ihres Unternehmens effizient zu suchen und abzurufen. Admins können über bestimmte Endpunkte auf alle Dokument- und Ordnerdetails zugreifen. Technische Details finden Sie in den Ressourcen Dokumente durchsuchen und Ordner durchsuchen in der Lucid-API-Dokumentation.

Zugriffskontrolle für Inhalte

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Sicherheit entsprechend den Anforderungen Ihrer Nutzenden verteilen können, indem Sie:

• Freigabeberechtigungen auf Ebene der Unternehmensgruppe festlegen
• Den unbefugten Zugriff mit einer IP-Zulassungsliste sowie Zeitlimits für die maximale Sitzungsdauer und inaktive Sitzungen einschränken
• Nutzung des Lucid-Schlüsselverwaltungssystems (KMS)

Durch die Nutzung dieser Funktionen können Sie den Zugriff auf Inhalte anpassen, um unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen stehen Kontoinhaber*innen, Kontoadmins und Shield-Admins zur Verfügung.

Freigabeberechtigungen auf Ebene der Unternehmensgruppe festlegen

Mit Hilfe der Organisationsgruppen von Lucid können Kontoinhaber*innen, Kontoadmins und Shield-Admins die Einstellungen für teilbare Links sowie Veröffentlichungs- und Einbettungseinstellungen für verschiedene Nutzende innerhalb Ihres Unternehmens anpassen. Wählen Sie hierfür eine Gruppe aus den in Ihrem Konto eingerichteten „Unternehmensgruppen“ aus und passen Sie die Einstellungen für teilbare Links an, bevor Sie die Freigabeeinstellungen mithilfe der Schritte in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen anpassen.

Maximale Sitzungsdauer anpassen

Mit dieser Funktion können Sie eine maximale Sitzungsdauer für Nutzende Ihres Kontos festlegen. Sobald Nutzende das konfigurierte Sitzungslimit überschreiten, müssen sie sich unabhängig von ihrer Aktivität erneut authentifizieren. Dies kann für eine Dauer zwischen 2 Stunden und 365 Tagen festgelegt werden. Der Standardwert für Enterprise Shield-Konten ist auf 30 Tage festgelegt.
Um das maximale Sitzungs-Timeout zu aktivieren und optimal an die Anforderungen Ihres Kontos anzupassen, lesen Sie die Anweisungen in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Konfigurieren Sie die Zeitüberschreitung für inaktive Sitzungen

Verwenden Sie diese Funktion, um das Abmelden nach inaktiven Zeiträumen zu erzwingen. Legen Sie ein Zeitlimit zwischen 15–Minuten und 14 Tagen der Inaktivität fest, nach dem sich die Nutzenden Ihres Kontos anmelden müssen, um die Aktivität fortzusetzen. Anweisungen zum Einrichten eines Zeitlimits für inaktive Sitzungen als Kontoinhaber*in, Kontoadmin oder Shield-Admin finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Einrichten einer IP-Zulassungsliste

Nutzen Sie dieses Angebot als Kontoinhaber*in, Kontoadmin oder Shield-Admin, um auszuwählen, welche IP-Adressen auf Ihr Konto zugreifen dürfen. Für diese Funktion muss eine CIDR-Notation zur Kennzeichnung von IP-Spannen verwendet werden, z. B. 192.168.2.0/24. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Nutzen Sie den Lucid-Schlüsselverwaltungsdienst

Der Lucid Key Management Service (KMS) ermöglicht es Ihnen, Ihren Verschlüsselungscode zu verwalten. Wenn es Hinweise darauf gibt, dass der Code kompromittiert wurde, können Sie Ihren Master-Code von der KMS-Seite im Lucid-Adminbereich ändern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen.

Anmeldung von Nutzenden nur auf Organisationskonten beschränken

Diese Funktion stellt sicher, dass nur Nutzende aus Ihrem/Ihren genehmigten Lucid-Konto/-Konten innerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks auf Lucid-Produkte zugreifen können, wodurch alle persönlichen oder nicht verwalteten Konten blockiert werden. Die Implementierung dieser Funktion erfordert eine Koordination zwischen Ihrem IT-Team und Lucid.

Um zu beginnen, teilen Sie Lucid die Konto-ID(s) mit, die Sie zulassen möchten, einschließlich aller Test- und Produktionskonten. Sie können dies tun, indem Sie Ihre*n Account Manager*in kontaktieren oder sich an den Lucid-Support wenden.

Nach der Initiierung müssen Sie sowohl Ihren Proxyserver als auch alle Clientgeräte des Unternehmens konfigurieren, um diese Einschränkung zu unterstützen. Wenn die Konfiguration nicht wie unten beschrieben abgeschlossen wird, funktioniert die Funktion nicht ordnungsgemäß.

Client-Konfiguration

• Leiten Sie den gesamten ausgehenden Datenverkehr an lucid.app über die Web-Proxy-Server Ihrer Organisation weiter.
• Konfigurieren Sie jedes Client-Gerät so, dass es Ihrem SSL-Proxy vertraut:
  • Stellen Sie die vom Proxy verwendete interne Stammzertifizierungsstelle (CA) bereit.
  • Markieren Sie die interne CA auf allen Geräten als vertrauenswürdig.

Proxykonfiguration

• Aktivieren Sie die SSL-Interception auf Ihrem Proxyserver.
• Fangen Sie alle Anfragen an lucid.app ab.
• Fügen Sie den HTTP-Header hinzu: X-Lucid-Allowed-AccountIds
  • Die aufgeführte(n) Konto-ID(s) müssen mit denen übereinstimmen, die Sie Lucid zuvor angegeben haben.
  • Wenn Sie mehrere Konten zulassen, verwenden Sie eine durch Kommas getrennte Liste von Konto-IDs.
    Beispiel: X-Lucid-Allowed-AccountIds: 123456,789012

Content-Lifecycle-Management

Verwalten und bewahren Sie alle relevanten Dokumente und Daten effektiv auf, wenn Sie mit rechtlichen Schritten oder Audits konfrontiert werden. Identifizieren Sie schnell Lucid-Nutzende und wenden Sie Holds an, um versehentliches oder absichtliches Löschen zu verhindern. Verbessern Sie die Compliance und Datenverwaltung mit der Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten.

Unterstützen Sie Compliance- und Governance-Anforderungen, indem Sie Regeln festlegen, wie Ihr Unternehmen Daten aufbewahrt und entsorgt.

Richten Sie eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ein

Diese Funktion bietet eine nahtlose Lösung zur Verwaltung des Datenlebenszyklus Ihres Unternehmens. Damit können Sie eine automatisierte Richtlinie zum Löschen von Dokumenten auf der Grundlage bestimmter Kriterien einrichten und so die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Datenverwaltungsprotokolle sicherstellen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Compliance-Einstellungen.

Auf Prüfprotokolle zugreifen

Die Prüfprotokolle von Lucid bieten Ihnen Zugriff auf ein Protokoll der wichtigsten Ereignisse in Ihrem Konto. Diese Ereignisse liefern wertvolle Erkenntnisse über Nutzendenaktivitäten, Inhaltsverwaltung und Systemadministration und gewährleisten so robuste Sicherheit und Compliance. Sie können nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien filtern:

• Datum
• Ereignisart
• Akteur 

Nach dem Filtern zeigt die Tabelle alle Ereignisse an, die Ihrer Suche entsprechen. Abhängig von Ihren Suchkriterien sehen Sie möglicherweise eine Auswahl von bis zu fünf Spalten aus der folgenden Liste: Datum (UTC), IP-Adresse, Akteur*in, Ereignis und Ziel(e). 

Klicken Sie auf ein Ereignis, um dessen Prüfprotokolldetails im rechten Bereich zu öffnen. Sie können die Ergebnisse auch im JSON- oder CSV-Format exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ oben rechts in der Tabelle klicken.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Audit-Log-API zu nutzen, um auf Protokolle zuzugreifen, die an Ihr SIEM (Security Information and Event Management) oder ein anderes Protokollaggregationssystem weitergeleitet werden können, wie in der API-Dokumentation in den Lucid Developer Docs erläutert. 

Die Prüfprotokoll-API von Lucid verfolgt eine Vielzahl wichtiger Ereignisse, darunter:

• Ereignisse im Zusammenhang mit dem Zugriff von Nutzenden, zum Beispiel wenn sich Nutzende erfolgreich angemeldet haben, einem Konto beigetreten sind oder eine fehlgeschlagene Passwortanmeldung aufgetreten ist
• Zugriffsereignisse für KI-Tools, z. B. wenn Nutzende ein KI-Tool (wie Claude oder ChatGPT) autorisieren oder erneut autorisieren, eine Verbindung über den Lucid MCP-Server herzustellen.
  • Die erneute Autorisierung eines KI-Tools, z. B. das erneute Verbinden nach der Erteilung neuer Berechtigungen, erzeugt jedes Mal ein neues Audit-Log-Ereignis, nicht nur bei der ersten Verbindung.
• Aktionen von Nutzenden in Lucid, wie die Erstellung, das Herunterladen, Öffnen und Löschen eines Dokuments
• Aktionen im Adminbereich, wie das Erstellen neuer Nutzender, das Entfernen von Nutzenden aus dem Konto und das Aktualisieren einer Nutzendenrolle
• Wenn Nutzende gelöscht und anonymisiert werden, wird ihr Konto aus dem System entfernt. Der Name, die E-Mail-Adresse und die ID der Nutzenden können jedoch für die Dauer der 180-tägigen Aufbewahrungsfrist in Prüfprotokollen sichtbar bleiben.

Eine vollständige Liste aller derzeit protokollierten Ereignisse finden Sie in unserer Entwicklerdokumentation.

Verwenden Sie die Legal Hold-API von Lucid

Die Legal Hold API stellt Kontoinhaber*innen, Dokumentadmins und Shield-Admins Tools zur Verfügung, um die Dokumente eines Nutzenden während rechtlicher Verfahren oder Prüfungen zu bewahren. Mit dieser API können Sie effektiv Legal Holds erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente während des gesamten Prozesses vor einer dauerhaften Löschung geschützt sind.

Admins können über die API ein Legal Hold erstellen, die folgende Optionen umfasst:

• Benennen Sie den Legal Hold.
• Fügen Sie eine optionale Beschreibung für die Hold-Funktion hinzu.
• Legen Sie Start- und Enddaten für den Hold-Zeitraum fest. Sie können bei Bedarf einen Hold vor dem Enddatum manuell aufheben.
• Fügen Sie Nutzende hinzu, die von der rechtlichen Aufbewahrung betroffen sind und als „Custodians“ bezeichnet werden. Dies kann erfolgen, bevor der Hold-Zeitraum begonnen hat. Standardmäßig werden alle Dokumente einbezogen, die dem Custodian gehören oder mit ihm geteilt werden.
• Um den Umfang des Holds einzugrenzen, können Sie eine Stichwortsuche im aktuellen Dokumentinhalt verwenden (beachten Sie jedoch, dass frühere Versionen von Dokumenten nicht einbezogen werden). Dies hilft sicherzustellen, dass nur Dokumente, die für einen Custodian zugänglich sind und derzeit ein bestimmtes Codewort enthalten, in den Legal Hold aufgenommen werden.

Nutzende, die einem Legal Hold unterliegen, können keine Dokumente aus dem Papierkorb löschen. Alle Kontodokumente, auf die Nutzende mit einem Legal Hold (auch Custodian genannt) zu Beginn des Holds Zugriff hat oder während des Holds Zugriff erhält, werden dem Legal Hold hinzugefügt. Custodians eines geplanten oder aktiven Legal Holds können nicht aus Lucid gelöscht werden. Nutzende mit Dokumenten unter Legal Hold können das Konto wechseln, aber ihre Dokumente unter Legal Hold werden an den Standarddokumenteneigentümer des Kontos übertragen (um unter Legal Hold zu bleiben); jedoch können keine Dokumente unter Legal Hold an Nutzende übertragen werden, die nicht zum Enterprise-Konto gehören. Legal Hold bewahrt nur Dokumente auf, die dem Konto gehören. Es wird kein extern verwaltetes Dokument beibehalten, das mit Nutzenden geteilt wird, die unter Legal Hold stehen.

Lucid benachrichtigt keine Nutzenden, die unter Legal Hold stehen; dies liegt im Ermessen Ihrer Rechtsabteilung und Admins. Wenn Nutzende versuchen, ein Dokument unter Hold zu löschen, werden sie außerdem diskret darauf hingewiesen, dass ein Admin die Löschung verhindert hat. Nach Ablauf des Legal Holds werden die Dokumente freigegeben und können dauerhaft gelöscht werden. In der Legal Hold-API-Dokumentation erfahren Sie weitere Anweisungen.

Dokumente mit Discovery verwalten

Nutzen Sie die Discovery-Funktion, um alle Dokumente, die Ihrem Konto gehören, zu durchsuchen und darauf zuzugreifen. Während der Großteil der mit dieser Funktion angebotenen Funktionalität allen Enterprise-Konten zur Verfügung steht, erhalten Sie mit dem Enterprise Shield-Add-on die Möglichkeit, Metadaten im CSV- und PDF-Format zu exportieren, externe Freigaben in großen Mengen zu widerrufen und den Revisionsverlauf aller Dokumente in Ihrem Konto einzusehen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Compliance-Einstellungen .

FAQ

Welche Objekte sind in der Inhaltsinspektion enthalten?

Die folgenden Objekte sind in Inhaltsüberprüfungsscans enthalten:

• Formen
• Textfelder
• Post its
• Kommentare

Welche Dokumente in meinem Lucid-Konto sind in der Inhaltskontrolle enthalten?

Alle aktiven Dokumente werden überprüft – das bedeutet alle Dokumente auf Ihrer Dokumentenseite. Dokumente im Papierkorb sind ausgeschlossen.

Was sind die Mindest- und Höchstfristen für die Aufbewahrung von Dokumenten?

Wir haben Mindest- und Höchstgrenzen für unsere Aufbewahrungsfristen, die wie folgt lauten:

• 30-999 Tage
• 1-180 Monate
• 1–15 Jahre

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