På sidan efterlevnad på adminpanelen kan du utnyttja och anpassa en mängd olika inställningar, inklusive upptäckt, dokumentattribut, inställningar för dokumentlagring och policyer för innehållsinspektion.

Gratis	Individ	Team	Företag	FedRAMP
		*

Se artikeln Uppgradera ditt Lucid-konto för instruktioner om hur du uppgraderar.

*Majoriteten av funktionerna i den här artikeln är endast tillgängliga för Enterprise-konton; men om du har ett Team-konto har du tillgång till att ange en standarddokumentägare och justera inställningen för permanent radering från papperskorgen.

Gå till efterlevnadssidan

Följ dessa steg för att komma till administratörspanelsidan för dokument och mappar:

Välj Admin .
Klicka på Överensstämmelse i menyn till vänster.

Sök med Discovery

Identifiering är endast tillgängligt för Enterprise-konton. Se artikeln Uppgradera ditt Lucid-konto för instruktioner om hur du uppgraderar. Identifiering returnerar endast resultat för dokument som ägs av ditt Enterprise-konto. Det innehåller inte några dokument som inte ägs av kontot, även om det delas med en användare på kontot.

Kontoägare och dokumentadministratörer kan använda Discovery-funktionen för att söka, visa och redigera delningsbehörigheter för alla dokument som ägs av ditt konto. Välj Discovery från rullgardinsmenyn i menyn till vänster för att komma åt den här funktionen. Läs vidare för att lära dig mer.

Obs: Det tar lite tid för ett kontos dokument att indexeras, så om du har ett nyligen uppgraderat konto kanske du inte ser några dokument som returneras direkt i din sökning. Vi rekommenderar att du väntar och tittar tillbaka om en dag.

Få tillgång till dokument

Du kan söka i alla dokument som ägs av ditt Enterprise-konto med hjälp av de grundläggande eller avancerade alternativen.

Grundläggande sökalternativ

Grundläggande alternativ är att söka efter användarkonton, nyckelord och datum. Om du söker via användarkonton, kryssa i rutan för att endast få resultat för dokument som ägs av de användare du söker. annars kommer du att se resultat för alla dokument som de har tillgång till på ditt företagskonto. Om du söker via nyckelord kan du söka i dokumentets innehåll, samt dokumenttaggar och attribut. Om du söker efter datum kan du välja bland rullgardinsalternativen för skapat datum eller senast ändrat datum.

Avancerade sökalternativ

Under rullgardinsmenyn för avancerade alternativ kan du söka efter dokumenttyp, dokumentplats, extern åtkomst, dokument-ID, klassificering och status. Från rullgardinsmenyn "Dokumentplats" har du följande sökfilteralternativ:

Överallt
Endast team och teammappar
Exkludera team och teammappar
Endast raderade dokument

Under "Extern åtkomst" kan du även filtrera sökresultat så att de bara visar dokument som delas med externa medarbetare eller inkluderar externa länkar. Detta inkluderar dokument som har den offentliga delningslänken aktiverad, publicerade eller inbäddade dokument och dokument som har delats med medarbetare utanför din organisation.

Sökresultat

På sökresultatsidan ser du alltid dokumentets titel. Beroende på dina sökkriterier kan du se ett urval av upp till fem ytterligare kolumner från följande lista: dokumentägare (oavsett om det är en individ, ett team eller en gruppmapp), dokument-ID, datum då det skapades, ändringsdatum, medarbetare, om det har extern åtkomst, klassificering och status.

Längst upp till höger på sidan med sökresultat för identifiering väljer du ikonen Hantera kolumner för att markera eller avmarkera rutor som är kopplade till den kolumn som du vill ska visas i sökresultaten. Justera kolumnbredden från sökresultattabellen genom att klicka och dra i rubriken.

Sökningen är begränsad till 10 000 resultat. Om du når gränsen måste du begränsa din sökfråga.

Obs! Om ett dokument för närvarande finns i papperskorgen ser du en papperskorgstagg bredvid dokumentets titel på sökresultatsidan. Dokument som har tagits bort permanent från papperskorgen kommer att gråtonas på sökresultatsidan. Du kan inte komma åt eller exportera dokument som har traschats eller tagits bort permanent, om du inte återställer dokumentet först.

Visa dokument

Du kan öppna alla dokument från sökresultaten i ett läsbart läge.

När du använder dessa dokumentadministratörsbehörigheter kommer medarbetare inte att se att du visar dokumentet. Eftersom du bara kan se dokument kommer detta inte att påverka dokumentets revisionshistorik.

Om du har Enterprise Shield-tillägget kan du också se ett dokuments revisionshistorik.

Redigera delningsbehörigheter

När du har öppnat ett dokument på ditt konto med hjälp av Discovery kan du öppna menyn Dela och ändra vem dokumentet delas med. För att göra det, följ dessa steg inifrån dokumentet:

Klicka på Dela i det övre högra hörnet av dokumentet.
Redigera delningsbehörigheterna.
Klicka på Klar.

Ladda ner en CSV

Du kan ladda ner dokumentmetadata till en CSV om ditt konto har Enterprise Shield-tillägget. För att göra det, följ dessa steg från sökresultatsidan:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
Från sökresultaten, markera rutan längst till vänster om dokumentet/dokumenten du vill ladda ner CSV-data för.
Välj Åtgärder.
Klicka på Exportera endast metadata CSV.

CSV-filen laddas sedan ner till din enhet. CSV-filen innehåller följande information:

Titel
Dokumenttyp
Status för dokumentresurs, som kan omfatta:
- Kontobegränsat : En delningslänk är aktiv som endast kan nås av inloggade användare på ditt Lucid-konto, på grund av inställningen för begränsad delning.
- Offentlig: En delningslänk är aktiv som kan nås av alla inloggade användare av Lucid.
- Samarbete: Dokumentet delades direkt via namn eller e-postadress till en användare eller en grupp användare.
- Inbäddad: Inbäddningskoden aktiveras antingen manuellt eller via en integration.
- Publicerad: Dokumentet har publicerats.
- Anonym: En delningslänk är aktiv som ger åtkomst till alla icke-inloggade användare oavsett om de är en del av ditt konto eller inte.
- Ingen: Endast dokumentägaren kan komma åt dokumentet och det har inte delats på någon av de metoder som beskrivs ovan.
Ägare
Skapad
Ändrad
Interna användare
Externa användare (användare som har åtkomst till dokumentet men inte ingår i kontot)
Attribut och taggar
Dokument-ID
Dokument URL

Not: Dokument som är markerade för permanent borttagning ingår inte i nedladdningen av metadata. Om du vill inkludera det måste du först återställa dokumentet.

Återställa ett dokument

Du kan återställa ett papperskorgen eller permanent raderat dokument på ditt Enterprise-konto. För att göra det, följ dessa steg från sökresultatsidan:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
Från sökresultaten, markera rutan längst till vänster om dokumentet/dokumenten du vill återställa.
Välj Åtgärder.
Klicka på Återställ.

I popup-fönstret som visas kan du välja att återställa dokumentet till den ursprungliga platsen eller välja en teammapp på ditt konto att återställa dokumentet till.

Överför dokumentets ägande

Från sökresultaten kan du överföra dokumentäganderätten till ett eller flera dokument samtidigt. Du kan överföra äganderätten till dokument som ägs av en specifik användare på ditt konto eller dokument i teammappar. För att göra detta, följ dessa steg:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om de dokument som du vill överföra äganderätten till.
- Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
Välj Åtgärder.
Klicka på Överför dokumentägarskap.
I popup-fönstret väljer du den nya ägaren i rullgardinsmenyn för användare på ditt konto.
Klicka på Överför äganderätt.

När du överför ägarskapet får administratören ett e-postmeddelande.

Hantera dokumentplats

Från sökresultaten kan du använda det här alternativet för att flytta dokument till teammappar. För att göra det, följ dessa steg:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om de dokument som du vill överföra äganderätten till.
- Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
Välj Åtgärder.
Klicka på Hantera dokumentplats.
I popup-fönstret väljer du teammappen du vill flytta dokumentet till från rullgardinsmenyn.
Klicka på Flytta dokument.

Läs mer: Att flytta dokument till teammappar ändrar åtkomst och ägande. Kontoadministratören kommer att meddelas via e-post om antalet överförda dokument, samt det nya teammappens namn. Läs vår artikel Skapa teammappar för att lära dig mer.

Redigera dokumentklassificeringar

Från sökresultaten har du möjlighet att redigera klassificeringar som tilldelats dokument som ägs av ditt konto. Om du vill redigera klassificeringar för valda dokument, följ dessa steg:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om det eller de dokument som du vill redigera klassificeringen av.
- Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
Välj Åtgärder.
I rullgardinsmenyn klickar du på Redigera klassificering.
I panelen som visas väljer du bland dina klassificeringsalternativ i listrutan.
- De här alternativen som visas här är kontoklassificeringarna för ditt konto. Mer information finns i avsnittet Skapa anpassade kontoklassificeringar i den här artikeln.
Klicka på Uppdatera klassificering.

Not: Den här åtgärden är begränsad till 200 dokument i taget. Det tar lite tid innan den här ändringen visas på identifieringssidan. Du kan köra en ny sökning när några minuter har gått eller hålla utkik efter ett bekräftelsemeddelande via e-post till administratören som gjorde klassificeringsuppdateringen.

Markera dokument för permanent radering

Från sökresultaten har du möjlighet att markera dokument som ägs av ditt konto för radering. Så här utför du den här åtgärden:

Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
- I sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om det eller de dokument som du vill ta bort.
Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
Välj Åtgärder.
Från rullgardinsalternativen klickar du på Markera för permanent borttagning.
Du kan också markera rutan i panelen för att meddela dokumentägaren via e-post att dokumentet kommer att tas bort permanent inom 30 dagar.
- Som administratör som markerade dokumentet/dokumenten för permanent radering kommer du automatiskt att få en bekräftelse via e-post oavsett om du väljer att meddela dokumentägarna eller inte.
Klicka på Markera för permanent borttagning.

Den här åtgärden kan ångras av administratörer i Discovery i 30 dagar, varefter dokumenten tas bort permanent. Om du vill ångra en borttagning följer du steg 1–3 ovan och väljer sedan Återställ i rullgardinsmenyn Åtgärder.

Not: Den här åtgärden är begränsad till 200 dokument i taget. Den här ändringen tar lite tid innan den visas på identifieringssidan, så håll utkik efter bekräftelsemeddelandet och kom tillbaka senare om du inte ser indikationen på att dokument har markerats för borttagning när du kör en ny sökning.

Lägg till attribut, statusar och klassificeringar

Välj Attribut från rullgardinsmenyn i menyn till vänster under avsnittet "Compliance" på adminpanelen. Det är här du kan hitta alternativ för att konfigurera attribut och tilldela anpassade statusar och klassificeringar för dokument och teammappar på ditt konto. Kontoägaren, kontoadministratörerna och dokumentadministratörerna har möjlighet att komma åt dessa funktioner i Lucid-adminpanelen.

Skapa anpassade kontoklassificeringar

Du kan konfigurera anpassade klassificeringar för dokument på ditt Enterprise-konto. För att förstå hur det här ser ut för dina användare, se artikeln Hantera dokumentstatus och ange klassificering . För att konfigurera en klassificering kan kontoägaren, dokumentadministratörerna och kontoadministratörerna följa dessa steg:

Välj Attribut från den utökade menyn till vänster.
Välj fliken Dokument längst upp på sidan.
- Den här funktionen är endast tillgänglig på dokumentnivå. Det är inte tillämpligt för lagmappar.
Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
- Modal för klassificeringsinställningar visas.
Välj + Lägg till klassificering.
Klicka på rutan med den färgade pricken längst till vänster och välj en färg för klassificeringen.
Skriv en anpassad klassificeringstitel i den tillämpliga textrutan.
Lägg eventuellt till en beskrivning för klassificeringen, som kort förklarar när den ska användas.
Om du har Enterprise Shield-tillägget, överväg att koppla en kontroll till din klassificering.
- För att lära dig mer om klassificeringskontroller och hur de kan hjälpa dig att upprätthålla konfidentialiteten för känslig information, se underavsnittet för klassificeringskontroller nedan.
Lägg eventuellt till en länk till företagets riktlinjer för din klassificering.
Klicka på Spara.

För att ta bort ett klassificeringsvärde, håll muspekaren över värdenamnet och klicka Vad är the-trash-can-icon-to-delete-a-status-value.png papperskorgen som visas till höger.

Ställ in standardklassificering

Följ dessa steg för att ställa in en standardklassificering:

Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
Klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Standardklassificering".
Välj en standardklassificering.
Klicka på Spara.

Standardklassificeringen kommer att tillämpas på alla nya Lucid-dokument som skapats av användare på kontot efter att standardklassificeringen har ställts in.

Kräv klassificering

När du har ställt in en standardklassificering med hjälp av stegen ovan kan du kräva klassificeringar för alla nyskapade dokument på ditt konto med Enterprise Shield-tillägget. För att göra det, följ dessa steg:

Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
Till höger om rullgardinsmenyn "Standardklassificering" markerar du rutan för "Obligatoriskt".
Klicka på Spara.

När inställningen är aktiverad för att kräva dokumentklassificeringar kan klassificeringen fortfarande ändras om en annan klassificering än standardklassificeringen behövs för ett dokument. Alternativet "ingen klassificering" är dock inte längre tillgängligt och användarna måste välja bland de dokumentklassificeringar som tillhandahålls på ditt konto.

Not: Dokument som fanns innan standardklassificeringen konfigurerades och den obligatoriska inställningen tillämpades kommer att förbli utan klassificering om inte en läggs till manuellt. När en klassificering har tilldelats dokument som fanns innan kravinställningen tillämpades kan den inte tas bort.

Utnyttja klassificeringskontroller

Lucidförbättrade klassificeringsfunktion erbjuder mer intelligenta funktioner speciellt utformade för Enterprise-konton som söker ett sätt att upprätthålla konfidentialitet för känslig information med Enterprise Shield -tillägget. Genom att anpassa dokumentklassificeringar, såsom "konfidentiell" eller andra lämpliga beteckningar med motsvarande åtgärder, kan din organisation kontrollera vem som har tillgång till vissa typer av information. Dessa kontroller överensstämmer vanligtvis med din organisations policy för datastyrning.

Kontoägaren, kontoadministratörerna eller dokumentadministratörerna kan konfigurera en klassificeringskontroll under steg 8 i steget för att skapa klassificeringsetiketter som finns i underavsnittet Skapa anpassade kontoklassificeringar ovan. Kontroller kan knytas till varje klassificering, beroende på dina kontobehov. För bästa skydd rekommenderar vi att du använder dessa kontroller tillsammans med varandra för att förhindra obehörig delning eller spridning av känsligt innehåll.

De rullgardinsalternativ som är tillgängliga för val inkluderar:

Inaktivera extern delning av dokument både via e-post eller via länk till någon utanför ditt Lucid-konto.
Inaktivera replikering av dokument och innehållet inuti, inklusive duplicering eller flytt av innehåll inom Lucid-dokument och extern kopiering och inklistring.
Inaktivera publicering av kontodokument.
Inaktivera export av kontodokument.
Inaktivera utskrift av kontodokument från Lucid.

Rullgardinsalternativen som nämns ovan förhindrar framtida delning, replikering, inbäddning, publicering, export eller utskrift av dokument för alla, även dokumentägaren. Alla åtgärder som utförs innan en klassificeringskontroll har angetts påverkas dock inte och befintliga medarbetare tas inte bort. När kontrollen har ställts in kommer alla dokument som har den associerade klassificeringen att ha kontrollen tillämpad på dem. Vi rekommenderar att du använder funktionen för att återkalla externa delningsbehörigheter som finns under Identifiering om du vill ta bort delning som gjorts tidigare.

När det första listrutealternativet ovan tillämpas på ett dokument med hjälp av en klassificeringskontroll blockeras extern åtkomst även om ett dokument tidigare har delats med användare som inte finns på ditt konto. Det innebär att om en extern användare försöker öppna dokumentet kommer de att nekas åtkomst. Dokumentintegrationer som Confluence, Google Slides, SharePoint osv. påverkas inte av dessa kontroller.

Klassificeringskontroller tar inte bort synligheten för dokumenttitlar och miniatyrbilder från dokumentsidan eller för externa användare via mappar. Dokument som delas direkt med användare eller i mappar som begränsar extern åtkomst nekar åtkomst om en användare som inte finns på ditt Enterprise konto försöker öppna det, även om de hade åtkomst innan en klassificering tilldelades som förhindrar extern delning. De kommer dock fortfarande att kunna se dokumentets titel och miniatyrbild om det inte tas bort från mappen eller om du har återkallat externa delningsbehörigheter för specifika dokument via Discovery.

Not: Även om vi har gjort allt vi kan för att inaktivera dessa åtgärder i Lucid-produkterna, kan vi inte kontrollera delningsaktiviteter som sker utanför plattformen, till exempel genom skärmdumpar eller andra externa metoder.

Konfigurera anpassade kontostatusar

För att konfigurera anpassade statusvärden och färger för dokument och teammappar på ditt Enterprise-konto, följ dessa steg:

Välj Attribut på den expanderade vänstra menyn.
Välj fliken Dokument eller Teammapp högst upp på sidan, beroende på vilken du vill hantera status för.
Rulla ner till avsnittet "Status" om det behövs.
Klicka på Redigera till höger i avsnittet Status.
- Modalen Statusinställningar visas.
Välj + Lägg till status.
Klicka på rutan med den färgade pricken längst till vänster och välj en färg för statusen.
Ange ett eget namn på statusvärdet i textrutan.
Markera rutan under "Lås innehåll" om du vill förhindra ytterligare redigering av dokument när denna status har tillämpats.
Klicka på Spara.

Om du vill ta bort ett statusvärde håller du muspekaren över värdenamnet och klickar Vad är the-trash-can-icon-to-delete-a-status-value.png på papperskorgen som visas till höger .

Ställ in standardstatus
Följ dessa steg för att ställa in en standardstatus:

Klicka på Redigera till höger i avsnittet Status.
Klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Standardstatus".
Välj en standardstatus.
Klicka på Spara.

Standardstatusen kommer att tillämpas på alla nya Lucid-dokument som skapats av användare på kontot efter att standardstatusen har ställts in.

Anpassa anpassade kontoattribut

Om du är kontoägare, kontoadministratör eller dokumentadministratör på ett Enterprise-konto kan du konfigurera anpassade attribut som kontomedlemmar kan använda för att etikettera och söka efter dokument och teammappar. Följ dessa steg för att konfigurera ett nytt attribut för dokument:

Välj Attribut på den expanderade vänstra menyn.
Välj fliken Dokument eller Teammapp högst upp på sidan, beroende på vilken du vill lägga till attribut för.
Klicka på Lägg till attribut till höger på sidan.
- Modalen Attributinställningar dyker upp.
Namnge ditt attribut.
Välj en inmatningstyp i listrutan.
Klicka på Spara .

Läs mer: Om din inmatningstyp är en rullgardinsmeny eller ett numeriskt intervall, läs artikeln Använd anpassade statustaggar och attribut för att organisera dokument för instruktioner om hur du konfigurerar den.

Ange obligatoriska attribut

Efter att anpassade attribut har konfigurerats för ditt konto kan du ange vissa attribut som krävs för varje nytt dokument som skapas i en teammapp. För att göra ett attribut obligatoriskt, markera rutan "Obligatoriskt" till höger om attributet i adminpanelen.

Vad är the-required-check-box-on-a-custom-attribute.png

Med den här inställningen aktiverad, när en kontomedlem skapar en ny teammapp eller ett nytt dokument i en teammapp, kommer en popup-meny att uppmana dem att mata in information för de nödvändiga attributen.

Vad är the-pop-up-menu-a-user-will-see-when-they-need-to-set-a-required-status-or-attribute.png

Använd lagringsinställningar för dokumenthantering

Standarddokumentägare för borttagna eller delicensierade användare

När användare raderas på ett Team- eller Enterprise-konto (eller avlicensieras på ett Enterprise-konto) kräver Lucid att alla dokument de äger överförs till en ny ägare. Om en standarddokumentägare inte har angetts överförs dokumenten till kontoägaren. Om du vill ange en standardägare för dokumentet följer du dessa steg:

Välj Kvarhållning på den expanderade menyn till vänster.
Leta reda på avsnittet "Raderade/avlicensierade användares dokument".
Skriv in eller välj en användare från rullgardinsalternativen.
Klicka på Spara ändringar i det övre högra hörnet.

Alla dokument kommer att överföras till denna standarddokumentägare när en användare tas bort eller avlicensieras, om inte annat anges på användarens sida i adminpanelen. För mer information om hur du tar bort och avlicensierar användare, se vår Lucid-adminpanel: Användarhantering.

Tips! Du kan välja en användare från den ifyllda rullgardinsmenyn, eller börja skriva in e-postadressen till en användare på ditt konto för att välja dem som standarddokumentägare.

Inställning för permanent radering från papperskorgen

Om du är kontoägare, kontoadministratör eller dokumentadministratör på ett Enterprise-konto kan du bestämma hur dokument på ditt konto raderas från papperskorgen genom att välja bland alternativen i rullgardinsmenyn. När ett dokument har raderats från papperskorgen går det inte att återställa det.

trash-dropdown-options-from-retention-page-in-Lucid-admin-panel.jpg

Endast de alternativ som är tillgängliga för ditt konto kommer att vara tillgängliga för val, alla som inte är det kommer att vara nedtonade. Alternativen fungerar enligt följande:

Endast automatiska borttagningar innebär att dokument endast kan tas bort permanent från papperskorgen med dokumentlagring, som förklaras i underavsnittet Konfigurera en dokumentlagringspolicy (endast Enterprise Shield) nedan.
Både användare och automatiska raderingar gör att dokument kan raderas permanent från papperskorgen både genom automatisering av dokumentlagring och genom manuell radering av användare på kontot, som förklaras i underavsnittet Konfigurera en dokumentlagringspolicy (endast Enterprise Shield) nedan.
Endast användare innebär att användare eller administratörer på kontot manuellt kan ta bort dokument från papperskorgen.
Ingen menar att ett papperskorgen dokument kommer att finnas kvar i papperskorgen på obestämd tid – tills användaren eller administratören återställer det.

Obs! Om du ändrar valet från rullgardinsmenyn återställs inga dokument på ditt konto som redan har tagits bort permanent från papperskorgen. Du kan dock manuellt återställa raderade dokument med Discovery, som beskrivs i avsnittet om återställning av dokument ovan.

Skapa en policy för dokumentlagring

Skapa en automatiserad policy för att radera dokument baserat på specificerade kriterier, vilket säkerställer överensstämmelse med regulatoriska standarder och interna datahanteringsprotokoll. Den här funktionen är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget.

Följ dessa steg för att ställa in en policy för innehållsinspektion:

Markera rutan till vänster om "Ta bort dokument automatiskt när de uppfyller följande lagringskriterier".
Ställ in önskad lagringsperiod inom de tillåtna minimi- och maximibegränsningarna:
- 30–999 dagar
- 1–180 månader
- 1–15 år
Från rullgardinsmenyn bestämmer du om du vill att lagringsperioden ska baseras på skapelsedatumet eller senaste ändringsdatumet.
Välj mellan "Dokument i papperskorgen" eller "Alla dokument (inklusive papperskorgen)" för att avgöra vilka dokument som påverkas när lagringskriterierna är uppfyllda.

Kontoägaren och dokumentadministratörerna får ett e-postmeddelande när en ny policy för kontolagring upprättas eller en befintlig policy ändras. Vi rekommenderar starkt att du skapar och ändrar lagringspolicyer med försiktighet. En felaktigt inställd lagringspolicy kan leda till att data omedelbart och permanent raderas. När ett dokument har raderats permanent från papperskorgen går det inte att återställa det.

För att minska denna risk, om du ställer in en policy med "Alla dokument" kommer du att se denna varning: "Denna policy tillåter Lucid att omedelbart och permanent ta bort filer som redan överskrider lagringsperioden när du först skickade in policyn." Dessa dokument kan innehålla data som användare förväntar sig att behålla. Fortsätt inte att spara förrän du är säker på att policyn är korrekt konfigurerad.

Obs: När det är möjligt kommer användare att få meddelanden i produkten två veckor före permanent radering av dokument de äger. Vi rekommenderar att de använder denna tid för att behålla eller göra en kopia av viktiga filer efter detta meddelande. Detta meddelande gäller inte för några dokument som uppfyller raderingskriterierna tidigare än två veckor efter att policyn har implementerats.

Få tillgång till innehållsinspektion

Funktionen för innehållsinspektion gör att administratörer kan skapa en policy för innehållsinspektion och sedan övervaka resultaten. Den här funktionen är tillgänglig för kontoägaren och dokumentadministratörer. Läs vidare för mer information.

Den här funktionen är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget.

Skapa en policy för innehållsinspektion

Den här funktionen köar alla dokument på ditt konto för att söka efter vissa kategorier av känslig data. Så här ställer du in en policy för innehållsinspektion:

Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
Klicka på fliken Policy högst upp på sidan.
Slå på reglaget för "Kö dokument för skanning".

Lucid kommer att börja skanna ditt konto efter innehåll som innehåller känsliga uppgifter i dokument och märka de känsliga uppgifterna med en förutbestämd uppsättning känsliga kategorier. Efter den första skanningen kommer Lucid endast att inspektera ändrade dokument.

Följande objekt ingår i innehållsinspektionsskanningar:

Former
Textrutor
Klisterlappar
Kommentarer

Anpassa din policy för innehållsgranskning

När du har aktiverat en policy för innehållsgranskning kan du anpassa kategorierna och de associerade informationstyperna som ingår genom att följa dessa steg:

Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
Klicka på fliken Policy högst upp på sidan.
Klicka på Redigera längst till höger i avsnittet Valda känsliga kategorier och informationstyper.
Anpassa principen med hjälp av följande metoder:
- Klicka på reglaget till höger om en känslighetskategori för att stänga av genomsökning efter hela kategorin, inklusive alla informationstyper inom kategorin.
- Klicka på rullgardinspilen för att visa de informationstyper som är associerade med en viss känslighetskategori och avmarkera alla specifika informationstyper som du inte vill ska genomsökas.
Klicka på Spara ändringar längst ned på sidan.

För att komma åt känsliga kategorier som du har stängt av, klicka på rullgardinsmenyn för "Dolda kategorier". Om du vill aktivera en dold kategori igen använder du stegen för att anpassa principstegen för innehållsgranskning ovan för att aktivera känslighetskategorin igen.

visa-dolda-kategorier-under-innehåll-inspektion-policy

Lära sig mer: Mer information om de känsliga kategorier som ingår finns i vårt communityinlägg om känsliga kategorier och infotyper för innehållsgranskning . För en fullständig ansvarsfriskrivning om hur du använder innehållsinspektion, se vår översiktsartikel om Enterprise Shield-tillägget .

Få tillgång till innehållsinspektionsresultat

Du kan komma åt resultaten av dina innehållsinspektionsskanningar genom att följa dessa steg:

Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
Klicka på fliken Resultat högst upp på sidan.

innehåll-inspektion-skanna-resultat-exempel

Härifrån kan du granska alla identifierade känsliga datamatchningar per dokument. Titeln, ägaren och eventuella klassificeringar som är associerade med dokumentet representeras. Du kan också se vilka känsliga kategorier som visas i dokumentets innehåll, samt antalet matchningar av känsliga data.

Från den här sidan kan du vidta följande åtgärder:

Ta reda på vilka känsliga kategorier du ser resultat för i rullgardinsmenyn högst upp på sidan.
Markera rutan/rutorna som är kopplade till dokumenten och välj sedan Åtgärder och klicka på Granska känsliga data i listrutan.
- Ett popup-fönster visas som visar alla matchningar av känsliga data.
Från rullgardinsalternativen under knappen Åtgärder kan du också komma åt ytterligare funktioner som att överföra dokumentägarskap, hantera dokumentplats, ta bort alla typer av extern åtkomst och redigera klassificeringar. En översikt över vad vart och ett av dessa val innebär finns i de relaterade alternativen som är tillgängliga med Identifiering enligt beskrivningen i avsnittet Identifiering ovan.

Ge feedback på den här artikeln

Har du feedback om den här artikeln? Berätta om din upplevelse här.

Relaterade artiklar