Lucid adminpanel: Efterlevnadsinställningar

Gå till efterlevnadssidan

Följ dessa steg för att komma till administratörspanelsidan för dokument och mappar:

1. Välj Admin .
2. Klicka på Överensstämmelse i menyn till vänster.

Sök med Discovery

Discovery är endast tillgängligt för Enterprise-konton. Se artikelnUppgradera ditt Lucid-konto för instruktioner om hur du uppgraderar. Discovery returnerar endast resultat för dokument som ägs av ditt Enterprise-konto. Det inkluderar inte några dokument som inte ägs av kontot, även om de delas med en användare på kontot.

Kontoägare, dokumentadministratörer och Shield-administratörer kan använda identifieringsfunktionen för att söka, visa och redigera delningsbehörigheter för alla dokument som ägs av ditt konto. Välj Identifiering i listrutan till vänster för att komma åt den här funktionen. Läs vidare för att lära dig mer.

Få tillgång till dokument

Du kan söka i alla dokument som ägs av ditt Enterprise-konto med hjälp av de grundläggande eller avancerade alternativen.

Grundläggande sökalternativ

Grundläggande alternativ är att söka efter användarkonton, nyckelord och datum. Om du söker via användarkonton, kryssa i rutan för att endast få resultat för dokument som ägs av de användare du söker. annars kommer du att se resultat för alla dokument som de har tillgång till på ditt företagskonto. Om du söker via nyckelord kan du söka i dokumentets innehåll, samt dokumenttaggar och attribut. Om du söker efter datum kan du välja bland rullgardinsalternativen för skapat datum eller senast ändrat datum.

Avancerade sökalternativ

Under rullgardinsmenyn för avancerade alternativ kan du söka efter dokumenttyp, dokumentplats, extern åtkomst, dokument-ID, klassificering och status. Från rullgardinsmenyn "Dokumentplats" har du följande sökfilteralternativ:

• Överallt
• Endast team och teammappar
• Exkludera team och teammappar
• Endast raderade dokument

Under "Extern åtkomst" kan du även filtrera sökresultat så att de bara visar dokument som delas med externa medarbetare eller inkluderar externa länkar. Detta inkluderar dokument som har den offentliga delningslänken aktiverad, publicerade eller inbäddade dokument och dokument som har delats med medarbetare utanför din organisation.

Sökresultat

På sökresultatsidan ser du alltid dokumenttiteln. Beroende på dina sökkriterier kan du se ett urval av upp till fem ytterligare kolumner från följande lista: dokumentägare (oavsett om det är en individ, ett team eller en teammapp), dokument-ID, skapandedatum, ändringsdatum, samarbetspartners, om det har extern åtkomst, klassificering och status. 

Längst upp till höger på sidan med sökresultat för identifiering väljer du ikonen Hantera kolumner för att markera eller avmarkera rutor som är kopplade till den kolumn som du vill ska visas i sökresultaten. Justera kolumnbredden från sökresultattabellen genom att klicka och dra i rubriken.

Sökningen är begränsad till 10 000 resultat. Om du når gränsen måste du begränsa din sökfråga.

Visa dokument

Du kan öppna alla dokument från sökresultaten i ett läsbart läge. 

När du använder dessa dokumentadministratörsbehörigheter kommer medarbetare inte att se att du visar dokumentet. Eftersom du bara kan se dokument kommer detta inte att påverka dokumentets revisionshistorik.

Om du har tillägget Enterprise Shieldkan du även visa ett dokuments revisionshistorik.

Redigera delningsbehörigheter

När du har öppnat ett dokument på ditt konto med hjälp av Discovery kan du öppna menyn Dela och ändra vem dokumentet delas med. För att göra det, följ dessa steg inifrån dokumentet:

1. Klicka på Dela i det övre högra hörnet av dokumentet.
2. Redigera delningsbehörigheterna.
3. Klicka på Klar.
    

Ladda ner en CSV

Du kan ladda ner dokumentmetadata till en CSV-fil om ditt konto har Enterprise Shield-tillägget. Följ dessa steg från sökresultatsidan för att göra det:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Från sökresultaten, markera rutan längst till vänster om dokumentet/dokumenten du vill ladda ner CSV-data för.
3. Välj Åtgärder.
4. Klicka på Exportera endast metadata CSV.

CSV-filen laddas sedan ner till din enhet. CSV-filen innehåller följande information:

• Titel
• Dokumenttyp
• Status för dokumentdelning, som kan inkludera:
   
  • Kontobegränsat : En delningslänk är aktiv som endast kan nås av inloggade användare på ditt Lucid-konto, på grund av inställningen för begränsad delning.
  • Offentlig: En delningslänk är aktiv som kan nås av alla inloggade användare av Lucid.
  • Samarbete: Dokumentet delades direkt via namn eller e-postadress till en användare eller en grupp användare.
  • Inbäddad: Inbäddningskoden aktiveras antingen manuellt eller via en integration.
  • Publicerad: Dokumentet har publicerats.
  • Anonym: En delningslänk är aktiv som ger åtkomst till alla icke-inloggade användare oavsett om de är en del av ditt konto eller inte.
  • Ingen: Endast dokumentägaren kan komma åt dokumentet och det har inte delats på någon av metoderna som förklaras ovan.
     
• Ägare
• Skapad
• Ändrad
• Interna användare
• Externa användare (användare som har tillgång till dokumentet men inte ingår i kontot)
• Attribut och taggar
• Dokument-ID
• Dokument URL

Återställa ett dokument

Du kan återställa ett papperskorgen eller permanent raderat dokument på ditt Enterprise-konto. För att göra det, följ dessa steg från sökresultatsidan:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Från sökresultaten, markera rutan längst till vänster om dokumentet/dokumenten du vill återställa.
3. Välj Åtgärder.
4. Klicka på Återställ.

I popup-fönstret som visas kan du välja att återställa dokumentet till den ursprungliga platsen eller välja en teammapp på ditt konto att återställa dokumentet till. 

Överför dokumentets ägande

Från sökresultaten kan du överföra dokumentäganderätten till ett eller flera dokument samtidigt. Du kan överföra äganderätten till dokument som ägs av en specifik användare på ditt konto eller dokument i teammappar. För att göra detta, följ dessa steg:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om de dokument som du vill överföra äganderätten till.
   • Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
3. Välj Åtgärder.
4. Klicka på Överför dokumentägarskap.
5. I popup-fönstret väljer du den nya ägaren i rullgardinsmenyn för användare på ditt konto.
6. Klicka på Överför äganderätt.

Hantera dokumentplats

Från sökresultaten kan du använda det här alternativet för att flytta dokument till teammappar. För att göra det, följ dessa steg:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om de dokument som du vill överföra äganderätten till.
   • Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
3. Välj Åtgärder.
4. Klicka på Hantera dokumentplats.
5. I popup-fönstret väljer du teammappen du vill flytta dokumentet till från rullgardinsmenyn.
6. Klicka på Flytta dokument.

Återkalla extern delningsbehörighet

Från sökresultaten kan du återkalla åtkomst till valda dokument och mappar från alla Lucid-användare som är externa till ditt konto. Denna möjlighet är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget. För att göra det, följ dessa steg:

1. Kör en sökning i Discovery med de nödvändiga parametrarna för dina sökresultat inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Markera rutan längst till vänster om ett eller flera dokument från sökresultaten.
   • Markera rutan högst upp på sökresultatsidan för att markera alla dokument.
3. Klicka på Åtgär der längst upp till höger i sökresultaten.
4. Välj ett av följande alternativ:
   • Ta bort alla typer av extern åtkomst för att ta bort externa medarbetare och stänga av externa delbara länkar i de valda dokumenten eller mapparna.
   • Ta bara bort externa medarbetare om du vill ta bort externa medarbetare från de markerade dokumenten eller mapparna.
   • Begränsa endast externa länkar för att stänga av externa delbara länkar på valda dokument eller mappar.
5. I panelen som visas väljer du dina externa åtkomst- och aviseringsinställningar.
6. Klicka på Ta bort extern åtkomst.

Redigera dokumentklassificeringar

Från sökresultaten har du möjlighet att redigera klassificeringar som tilldelats dokument som ägs av ditt konto. Om du vill redigera klassificeringar för valda dokument, följ dessa steg:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
2. Från sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om det eller de dokument som du vill redigera klassificeringen av.
   • Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
3. Välj Åtgärder.
4. I rullgardinsmenyn klickar du på Redigera klassificering.
5. I panelen som visas väljer du bland dina klassificeringsalternativ i listrutan.
   • De här alternativen som visas här är kontoklassificeringarna för ditt konto. Mer information finns i avsnittet Skapa anpassade kontoklassificeringar i den här artikeln.
6. Klicka på Uppdatera klassificering.
   

Markera dokument för permanent radering

Från sökresultaten har du möjlighet att markera dokument som ägs av ditt konto för radering. Så här utför du den här åtgärden:

1. Kör en sökning i Discovery med önskade parametrar för sökresultat, inklusive användare, nyckelord, dokumenttyp och skapandedatum.
   • I sökresultaten markerar du rutan längst till vänster om det eller de dokument som du vill ta bort.
2. Du kan markera rutan högst upp för att välja alla dokument på sökresultatsidan.
3. Välj Åtgärder.
4. Från rullgardinsalternativen klickar du på Markera för permanent borttagning.
5. Du kan också markera rutan i panelen för att meddela dokumentägaren via e-post att dokumentet kommer att tas bort permanent inom 30 dagar.
   • Som administratör som markerade dokumentet/dokumenten för permanent radering får du automatiskt ett bekräftelsemejl oavsett om du väljer att meddela dokumentägarna eller inte.
     
6. Klicka på Markera för permanent borttagning.

När ett dokument har raderats permanent kan det inte återställas eller nås. Dokumentnamnet kan dock fortsätta att visas i Enterprise Shield granskningsloggar under den tillämpliga 180-dagars lagringsperioden för granskningsloggar.

Den här åtgärden kan ångras av administratörer i Discovery i 30 dagar, varefter dokumenten tas bort permanent. Om du vill ångra en borttagning följer du steg 1–3 ovan och väljer sedan Återställ i rullgardinsmenyn Åtgärder.

Lägg till attribut, statusar och klassificeringar

Välj Attribut från rullgardinsmenyn i menyn till vänster under avsnittet "Efterlevnad" i adminpanelen. Det är här du kan hitta alternativ för att konfigurera attribut och tilldela anpassade statusar och klassificeringar för dokumenten och teammapparna på ditt konto. Kontoägaren, kontoadministratörerna, dokumentadministratörerna och Shield-administratörerna har möjlighet att komma åt dessa funktioner i Lucids adminpanel.

Skapa anpassade kontoklassificeringar

Du kan konfigurera anpassade klassificeringar för dokument på ditt Enterprise-konto. Om du vill förstå hur detta ser ut för dina användare kan du läsa vår artikel Hantera dokumentstatus och ange klassificering . För att konfigurera en klassificering kan kontoägaren, dokumentadministratörer, kontoadministratörer och Shield-administratörer följa dessa steg:

1. Välj Attribut från den utökade menyn till vänster.
2. Välj fliken Dokument längst upp på sidan.
   • Den här funktionen är endast tillgänglig på dokumentnivå. Det är inte tillämpligt för lagmappar.
3. Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
   • Klassificeringsinställningarna modal visas.
     
4. Välj + Lägg till klassificering längst ned på sidan.
5. Klicka på rutan med den färgade pricken längst till vänster och välj en färg för klassificeringen.
6. Skriv en anpassad klassificeringstitel i den tillämpliga textrutan.
7. Lägg eventuellt till en beskrivning för klassificeringen, som kort förklarar när den ska användas. 
8. Om du har Enterprise Shield-tillägget kan du överväga att koppla en kontroll till din klassificering eller använda automatisk klassificering.
   • För att lära dig mer om klassificeringskontroller och hur de kan hjälpa dig att upprätthålla konfidentialiteten för känslig information, se underavsnittet för klassificeringskontroller nedan.
   • Mer information om hur du kombinerar kraften i känsliga kategorier och klassificeringar finns i underavsnittet för automatisk klassificering nedan.
9. Lägg eventuellt till en länk till företagets riktlinjer för din klassificering.
10. Klicka på Spara.

För att ta bort ett klassificeringsvärde, håll muspekaren över värdenamnet och klicka papperskorgen som visas till höger.

Ställ in standardklassificering  

Följ dessa steg för att ställa in en standardklassificering:

1. Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
2. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Standardklassificering".
3. Välj en standardklassificering.
4. Klicka på Spara.

Standardklassificeringen kommer att tillämpas på alla nya Lucid-dokument som skapats av användare på kontot efter att standardklassificeringen har ställts in.

Kräv klassificering

När du har ställt in en standardklassificering med hjälp av stegen ovan kan du kräva klassificeringar för alla nyskapade dokument på ditt konto med Enterprise Shield-tillägget. För att göra det, följ dessa steg:

1. Klicka på Redigera till höger i avsnittet Klassificering.
2. Till höger om rullgardinsmenyn "Standardklassificering" markerar du rutan för "Obligatoriskt".
3. Klicka på Spara.

När inställningen är aktiverad för att kräva dokumentklassificeringar kan klassificeringen fortfarande ändras om en annan klassificering än standardklassificeringen behövs för ett dokument. Alternativet "ingen klassificering" är dock inte längre tillgängligt och användarna måste välja bland de dokumentklassificeringar som tillhandahålls på ditt konto.

Använd automatisk klassificering

Lucids automatiska klassificeringsfunktion är tillgänglig för konton med Enterprise Shield-tillägget. Med automatisk klassificering kan du automatiskt klassificera dokument baserat på vilken typ av känsligt innehåll som identifieras via innehållsgranskning. Denna automatisering säkerställer att känsliga data hanteras och skyddas, vilket minskar det manuella arbetet och underlättar efterlevnaden.

För att kunna använda den här funktionen måste du först aktivera innehållsgranskning. Se avsnittet Skapa en policy för innehållsinspektion nedan för instruktioner. Vi rekommenderar att du anpassar din policy för innehållsinspektion. Observera att om du inaktiverar skanning för en hel känslighetskategori kan du inte mappa den kategorin till en klassificering. Kategorin "Anpassad" (som inkluderar alla dina anpassade infotyper) kan också mappas till en klassificering. En känslighetskategori kan bara mappas till en klassificering.

Dokument klassificeras automatiskt baserat på känsligt innehåll som identifieras av din princip för innehållsgranskning. Klassificeringarna listas uppifrån och ned, från den mest restriktiva högst upp till den minst restriktiva längst ner. När känsligt innehåll hittas i ett dokument kontrollerar systemet om den typen av innehåll har matchats mot en klassificeringsnivå. Om så är fallet jämför systemet den klassificeringsnivån med dokumentets aktuella klassificering. Om dokumentets aktuella klassificering är mindre restriktiv (d.v.s. längre ned i tabellordningen) uppdateras den till den nya, mer restriktiva nivån. Om dokumentets befintliga klassificering är högre än den mappade automatiska klassificeringen lämnar vi dokumentets högre klassificering. Automatisk klassificering flyttar inte ned ett dokuments klassificering.

Om ett dokument innehåller flera känsliga kategorier tillämpas den mest restriktiva klassificeringen som är mappad till någon av de identifierade kategorierna (d.v.s. den högsta klassificeringen som är associerad med det identifierade innehållet). Användare kommer inte att få ett meddelande när ett dokuments klassificering ändras. Åtgärden för automatisk klassificering kommer dock att registreras i dokumentets revisionshistorik. Dessutom genereras en granskningslogghändelse när ett dokuments klassificering uppdateras.

Mer information om hur automatisk klassificering fungerar för användare finns i det här community-inlägget. 

Utnyttja klassificeringskontroller

Lucidförbättrade klassificeringsfunktion erbjuder mer intelligenta funktioner speciellt utformade för Enterprise-konton som söker ett sätt att upprätthålla konfidentialitet för känslig information med Enterprise Shield -tillägget. Genom att anpassa dokumentklassificeringar, såsom "konfidentiell" eller andra lämpliga beteckningar med motsvarande åtgärder, kan din organisation kontrollera vem som har tillgång till vissa typer av information. Dessa kontroller överensstämmer vanligtvis med din organisations policy för datastyrning.

Kontoägaren, kontoadministratörerna, dokumentadministratörerna och Shield-administratörerna kan konfigurera en klassificeringskontroll under steg 8 i steget för att skapa klassificeringsetiketter som finns i underavsnittet Skapa anpassade kontoklassificeringar ovan. Kontroller kan knytas till varje klassificering, beroende på dina kontobehov. För bästa skydd rekommenderar vi att du använder dessa kontroller tillsammans med varandra för att förhindra obehörig delning eller spridning av känsligt innehåll.

De rullgardinsalternativ som är tillgängliga för val inkluderar:

• Inaktivera extern delning av dokument både via e-post eller via länk till någon utanför ditt Lucid-konto.
• Inaktivera replikering av dokument och innehållet i arbetsytan, inklusive duplicering och extern kopiering och klistra in.
  • Detta förhindrar replikering av element på duken. Element utanför arbetsytan, till exempel dokumenttiteln, kan fortfarande kopieras.
  • Om ditt konto har Processaccelerator kan användare föreslå redigeringar genom att lägga till ett dokument i ett arkiv . Denna process genererar automatiskt en arbetskopia för att underlätta förslaget även när " inaktivera replikering " är aktivt. Det kopierade dokumentet kommer att ärva kontrollen ”inaktivera replikering”.
• Inaktivera publicering av kontodokument.
• Inaktivera export av kontodokument.
• Inaktivera utskrift av kontodokument från Lucid.

Rullgardinsalternativen som nämns ovan förhindrar framtida delning, replikering, inbäddning, publicering, export eller utskrift av dokument för alla, även dokumentägaren. Alla åtgärder som utförs innan en klassificeringskontroll har angetts påverkas dock inte och befintliga medarbetare tas inte bort. När kontrollen har ställts in kommer alla dokument som har den associerade klassificeringen att ha kontrollen tillämpad på dem. Vi rekommenderar att du använder funktionen för att återkalla externa delningsbehörigheter som finns under Identifiering om du vill ta bort delning som gjorts tidigare.

Om du vill ha mer detaljerad information om hur dessa kontroller fungerar och hur de kommer att se ut för användare på ditt konto kan du läsa det här community-inlägget.

När det första listrutealternativet ovan tillämpas på ett dokument med hjälp av en klassificeringskontroll blockeras extern åtkomst även om ett dokument tidigare har delats med användare som inte finns på ditt konto. Det innebär att om en extern användare försöker öppna dokumentet kommer de att nekas åtkomst. Dokumentintegrationer som Confluence, Google Slides, SharePoint osv. påverkas inte av dessa kontroller.

Klassificeringskontroller tar inte bort synligheten för dokumenttitlar och miniatyrbilder från dokumentsidan eller för externa användare via mappar. Dokument som delas direkt med användare eller i mappar som begränsar extern åtkomst nekar åtkomst om en användare som inte finns på ditt Enterprise konto försöker öppna det, även om de hade åtkomst innan en klassificering tilldelades som förhindrar extern delning. De kommer dock fortfarande att kunna se dokumentets titel och miniatyrbild om det inte tas bort från mappen eller om du har återkallat externa delningsbehörigheter för specifika dokument via Discovery.

Konfigurera anpassade kontostatusar

För att konfigurera anpassade statusvärden och färger för dokument och teammappar på ditt Enterprise-konto, följ dessa steg:

1. Välj Attribut på den expanderade vänstra menyn.
2. Välj fliken Dokument eller Teammapp högst upp på sidan, beroende på vilken du vill hantera status för.
3. Rulla ner till avsnittet "Status" om det behövs.
4. Klicka på Redigera till höger i avsnittet Status.
    
   • Modalfönstret Statusinställningar visas.
     
5. Välj + Lägg till status.
6. Klicka på rutan med den färgade pricken längst till vänster och välj en färg för statusen.
7. Ange ett eget namn på statusvärdet i textrutan.
8. Markera rutan under "Lås innehåll" om du vill förhindra ytterligare redigering av dokument när denna status har tillämpats.
9. Klicka på Spara.

Om du vill ta bort ett statusvärde håller du muspekaren över värdenamnet och klickarpå papperskorgen som visas till höger . 

Ställ in standardstatus
Följ dessa steg för att ställa in en standardstatus:

1. Klicka på Redigera till höger i avsnittet Status.
2. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid "Standardstatus".
3. Välj en standardstatus.
4. Klicka på Spara.

Standardstatusen kommer att tillämpas på alla nya Lucid-dokument som skapats av användare på kontot efter att standardstatusen har ställts in.

Anpassa anpassade kontoattribut

Om du är kontoägare, kontoadministratör, dokumentadministratör eller Shield-administratör för ett Enterprise -konto kan du konfigurera anpassade attribut som kontomedlemmar kan använda för att märka och söka efter dokument och teammappar. Om du vill konfigurera ett nytt attribut för dokument, följ dessa steg:

1. Välj Attribut på den expanderade vänstra menyn.
2. Välj fliken Dokument eller Teammapp högst upp på sidan, beroende på vilken du vill lägga till attribut för.
3. Klicka på Lägg till attribut till höger på sidan. 
   • Modalfönstret för attributinställningar kommer att dyka upp.
     
      
4. Namnge ditt attribut.
5. Välj en inmatningstyp i rullgardinsmenyn.
6. Klicka på Spara .

Ange obligatoriska attribut

Efter att anpassade attribut har konfigurerats för ditt konto kan du ange vissa attribut som krävs för varje nytt dokument som skapas i en teammapp. För att göra ett attribut obligatoriskt, markera rutan "Obligatoriskt" till höger om attributet i adminpanelen.

Med den här inställningen aktiverad, när en kontomedlem skapar en ny teammapp eller ett nytt dokument i en teammapp, kommer en popup-meny att uppmana dem att mata in information för de nödvändiga attributen.

Använd lagringsinställningar för dokumenthantering

Standarddokumentägare för borttagna eller behandlade användare

När användare tas bort på ett Team- eller Enterprise-konto (eller avlicensieras på ett Enterprise-konto) kräver Lucid att alla dokument de äger överförs till en ny ägare. Enterprise kan ställa in en standarddokumentägare för den här processen. Om en standarddokumentägare inte är inställd överförs dokument till kontoägaren. Om du vill ange en standarddokumentägare kan kontoägare och dokumentadministratörer följa dessa steg:

1. Välj Bev ar ande från den utökade vänstra menyn.
2. Leta reda på avsnittet "Raderade/avlicensierade användares dokument".

3. Skriv in eller välj en användare från rullgardinsmenyn.

   

4. Klicka på Spara ändringar i det övre högra hörnet.

Alla dokument kommer att överföras till den här standarddokumentägaren när en användare raderas eller behandlas, om inte annat anges på användarens sida i administratörspanelen. För Enterprise som använder SCIM sker dokumentöverföringen 24 timmar efter avlicensiering. För mer information om att ta bort och ta bort användare, se vår Lucid adminpanel: Artikel om användarhantering. 

Inställning för permanent radering från papperskorgen

Om du är kontoägare, kontoadministratör, dokumentadministratör eller Shield-administratör för ett Enterprise-konto kan du avgöra om användare permanent kan ta bort dokument och mappar från papperskorgen genom att klicka i kryssrutan. När ett dokument har tagits bort från papperskorgen kan det inte återställas.

Endast de alternativ som är tillgängliga för ditt konto kommer att vara tillgängliga för val, alla som inte är det kommer att vara nedtonade. Alternativen fungerar enligt följande:

• Endast automatiska borttagningar innebär att dokument endast kan tas bort permanent från papperskorgen med dokumentlagring, som förklaras i underavsnittet Konfigurera en dokumentlagringspolicy (endast Enterprise Shield) nedan.
• Både användare och automatiska raderingar gör att dokument kan raderas permanent från papperskorgen både genom automatisering av dokumentlagring och genom manuell radering av användare på kontot, som förklaras i underavsnittet Konfigurera en dokumentlagringspolicy (endast Enterprise Shield) nedan.
• Endast användare innebär att användare eller administratörer på kontot manuellt kan ta bort dokument från papperskorgen.
• Ingen menar att ett papperskorgen dokument kommer att finnas kvar i papperskorgen på obestämd tid – tills användaren eller administratören återställer det.

När ett dokument har raderats permanent kan det inte återställas eller nås. Dokumentnamnet kan dock fortsätta att visas i Enterprise Shield granskningsloggar under den tillämpliga 180-dagars lagringsperioden för granskningsloggar.

Skapa en policy för dokumentlagring

Skapa en automatiserad policy för att radera dokument baserat på specificerade kriterier, vilket säkerställer överensstämmelse med regulatoriska standarder och interna datahanteringsprotokoll. Den här funktionen är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget.

Följ dessa steg för att ställa in en policy för innehållsinspektion:

1. Markera rutan till vänster om "Ta bort dokument automatiskt när de uppfyller följande lagringskriterier".
2. Ställ in önskad lagringsperiod inom de tillåtna minimi- och maximibegränsningarna: 
   • 30–999 dagar
   • 1–180 månader
   • 1–15 år
3. Från rullgardinsmenyn bestämmer du om du vill att lagringsperioden ska baseras på skapelsedatumet eller senaste ändringsdatumet. 
4. Välj mellan "Dokument i papperskorgen" eller "Alla dokument (inklusive papperskorgen)" för att avgöra vilka dokument som påverkas när lagringskriterierna är uppfyllda.

Kontoägaren, dokumentadministratörerna och Shield-administratörerna får ett e-postmeddelande när en ny kvarhållningsprincip för kontot upprättas eller när en befintlig princip ändras. Vi rekommenderar starkt att du skapar och ändrar kvarhållningsprinciper med försiktighet. En felaktigt inställd kvarhållningspolicy kan leda till att data tas bort omedelbart och permanent. När ett dokument har tagits bort permanent från papperskorgen går det inte att återställa.

För att minska denna risk, om du ställer in en policy med "Alla dokument" kommer du att se denna varning: "Denna policy tillåter Lucid att omedelbart och permanent ta bort filer som redan överskrider lagringsperioden när du först skickade in policyn." Dessa dokument kan innehålla data som användare förväntar sig att behålla. Fortsätt inte att spara förrän du är säker på att policyn är korrekt konfigurerad.

Få tillgång till innehållsinspektion

Med funktionen för innehållsgranskning kan administratörer skapa en policy för innehållsgranskning och sedan övervaka resultaten. Den här funktionen är tillgänglig för kontoägaren, dokumentadministratörerna och Shield-administratörerna. Läs vidare för mer information.

Den här funktionen är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget.

Skapa en policy för innehållsinspektion

Den här funktionen köar alla dokument på ditt konto för att söka efter vissa kategorier av känslig data. Så här ställer du in en policy för innehållsinspektion:

1. Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
2. Klicka på fliken Policy högst upp på sidan.
3. Slå på reglaget för "Kö dokument för skanning".

Lucid börjar skanna ditt konto efter innehåll som innehåller känsliga uppgifter i dokument och märker de känsliga uppgifterna med en förutbestämd uppsättning känsliga kategorier. Efter den första skanningen kommer Lucid endast att inspektera modifierade dokument. Dessutom, varje gång du lägger till eller uppdaterar dina anpassade infotyper, kommer vi att skanna om alla kontodokument för den/de anpassade termen/termerna.

Följande objekt ingår i innehållsinspektionsskanningar:

• Former
• Textrutor
• Klisterlappar
• Kommentarer

Anpassa din policy för innehållsgranskning

När du har aktiverat en policy för innehållskontroll kan du anpassa kategorierna och tillhörande infotyper som ingår genom att följa dessa steg:

1. Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
2. Klicka på fliken Policy högst upp på sidan.
3. Klicka på valfri rad för känslig kategori för att visa informationstyperna som är associerade med en viss känslighetskategori. 
4. Klicka på Redigera längst till höger i avsnittet ”Valda känsliga kategorier och infotyper”.
5. Anpassa policyn med hjälp av följande metoder:
    
   • Klicka på växeln till höger om en känslighetskategori för att stänga av skanning för hela kategorin, inklusive alla infotyper inom kategorin.
   • Avmarkera alla specifika informationstyper som du inte vill ska skannas.
     
6. Klicka på Spara längst ner i modalen.

För att komma åt känsliga kategorier som du har inaktiverat klickar du på rullgardinsmenyn för "Inaktiva kategorier" eller "Alla kategorier". För att aktivera en inaktiv kategori igen, använd stegen ovan för att anpassa din innehållsinspektionspolicy för att aktivera känslighetskategorin igen.

Lägg till en anpassad infotyp

Med vårt verktyg för identifiering kan du utföra manuella engångssökningar efter exakta fraser (som "Projekt X"), men du kan nu automatisera den här processen i innehållsinspektion. Genom att lägga till en anpassad infotyp kan du kontinuerligt övervaka organisationens dokument för att hitta egna nyckelord, specifika projektnamn eller unika fraser. 

När systemet är konfigurerat kommer det att skanna din miljö kontinuerligt efter anpassade informationstyper och automatiskt flagga eventuella upptäckter direkt på din instrumentpanel för innehållsinspektion. 

Lägg till en anpassad infotyp genom att följa dessa steg:

1. Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
2. Klicka på fliken Policy högst upp på sidan.
3. Klicka på Lägg till anpassade informationstyper längst upp till höger i tabellen.     
4. Skriv de termer eller fraser du vill söka efter med citattecken. Varje anpassad informationstyp måste vara unik.
   • Du kan definiera upp till 30 anpassade informationstyper för innehållsinspektion som ska skannas över hela ditt konto. 
     
5. Klicka på Nästa: förhandsgranska effekten längst ner i modalfönstret för att granska och bekräfta dina nya anpassade infotyper.
   • Om en anpassad infotyp returnerar fler än 5 000 dokument är den för bred för att sparas för kontinuerlig skanning. För dessa sökord med hög volym rekommenderar vi att du använder vår sökordssökning Discovery för manuella engångsskanningar.
6. Klicka på Bekräfta ändringar.

När de är bekräftade kommer dokumenten att skannas för att se om dessa villkor är uppfyllda. När du sparar nya eller uppdaterade anpassade infotyper utlöses automatiskt en ny skanning av dina befintliga dokument. Det kan ta upp till två dagar innan de första resultaten visas helt på din instrumentpanel.

Få tillgång till innehållsinspektionsresultat

Du kan komma åt resultaten av dina innehållsinspektionsskanningar genom att följa dessa steg:

1. Välj Innehållsinspektion från den utökade menyn till vänster.
2. Klicka på fliken Resultat högst upp på sidan.

Härifrån kan du granska alla identifierade känsliga datamatchningar per dokument. Titeln, ägaren och eventuella klassificeringar som är associerade med dokumentet representeras. Du kan också se vilka känsliga kategorier som visas i dokumentets innehåll, samt antalet matchningar av känsliga data.

Från den här sidan kan du vidta följande åtgärder:

• Du kan filtrera din resultatvy med hjälp av de fyra filteralternativen högst upp på sidan: Kategori och infotyp, Extern åtkomst, Ägare och Klassificering. För att snabbt hitta matchningar för dina egna sökord, använd filtret "Kategori och infotyp" för att välja policyn "Anpassad". När du har ansökt kan du se relevanta dokument i tabellen.
  
• Markera rutan/rutorna som är kopplade till dokumentet/dokumenten och välj sedan Åtgärder . Klicka på Granska känsliga uppgifter i rullgardinsmenyn. Alternativt kan du klicka på dokumenttiteln för att granska identifieringar av känsliga data.
  • Ett popup-fönster visas som visar alla matchningar av känsliga data.
• Från rullgardinsalternativen under knappen Åtgärder kan du också komma åt ytterligare funktioner som att överföra dokumentägarskap, hantera dokumentplats, ta bort alla typer av extern åtkomst och redigera klassificeringar. En översikt över vad vart och ett av dessa val innebär finns i de relaterade alternativen som är tillgängliga med Identifiering enligt beskrivningen i avsnittet Identifiering ovan.

Visa och exportera granskningsloggar

Lucids granskningsloggar ger dig tillgång till en logg över viktiga händelser i ditt konto.
Med funktionen för granskningslogg kan administratörer visa loggar över viktiga händelser i ditt konto och exportera händelser i CSV- eller JSON-format. Den här funktionen är tillgänglig för kontoägaren, kontoadministratörer och Shield-administratörer.

Den här funktionen är tillgänglig för Enterprise-konton med Enterprise Shield-tillägget.

Du kan filtrera händelser efter ett eller flera av följande: start- och slutdatum, händelsetyp och aktör. Efter filtrering kan du se resultaten i tabellen för valfri period inom de senaste 180 dagarna.

Så här filtrerar och visar du loggar:

1. Välj Granskningsloggar från vänstermenyn.
2. Använd datumväljaren för att välja önskad tidsram inom de senaste 180 dagarna.
3. Filtrera till önskad händelsetyp (er) och/eller aktör (er)
4. Klicka på Sök.
5. Under sökkriterierna uppdateras tabellen med relevanta händelser som matchar dina sökkriterier (upp till 10 000 händelser).
   • Om du vill justera tabellkolumnerna väljer du längst upp till höger i sökresultaten för granskningsloggen. ikonen Hantera kolumner för att markera eller avmarkera rutor som är kopplade till den kolumn du vill ska visas i tabellen.
6. Klicka på valfri händelse för att öppna dess granskningslogginformation i den högra panelen.

I panelen Evenemangsdetaljer kan du se mer detaljerad information om evenemanget. För att kopiera händelse-JSON:en, klicka på kopieringsikonen eller öppna JSON-filen i en ny flik. 

Om du vill exportera alla returnerade händelser kan du exportera resultaten i JSON- eller CSV-format med hjälp av knappen Exportera längst upp till höger i tabellen.

Ge feedback på den här artikeln