Ett agilt teams guide till sprintplanering i Lucid

I den här artikeln

Oavsett hur ditt team är agilt kommer den här artikeln att hjälpa dig att lära dig hur du får ut det mesta av Lucid:s agilafokuserade funktioner, inklusive hur du:

• Skapa en organiserad teamhubb och ett teamutrymme för att hålla dig uppdaterad och få tillgång till teamets mest refererade Lucid-dokument
• Justera, koordinera och utför uppgifter genom att para ihop en dynamisk tabell med Lucid Cards
• Uppskatta hur mycket tid och arbete som krävs för varje uppgift
• Få en djupgående förståelse för teamets arbetsbelastning och framsteg under sprinten på ett ögonblick
• Få värdefulla insikter och åtgärdspunkter från din sprintgranskning och retrospektiv

I den här artikeln använder vi exempel som fokuserar på ett användningsfall för produktutveckling, men vi förstår att agila metoder är lika olika som de team som tillämpar dem. Vi uppmuntrar alla att använda dessa exempel för att förstå kärnfunktionerna så att du är bäst positionerad för att använda Lucid på det sätt som är mest meningsfullt för ditt team.

Genom att följa vägledningen i den här artikeln och maximera Lucid-funktionerna kan du lägga mindre tid på administrativa uppgifter och mer tid på att utföra dem. Kom så går vi.

Organisera en teamhubb och ett teamutrymme

Att ha ett centraliserat utrymme för teamet med värdefulla och ofta använda tillgångar är en tidsbesparing. Det kan hjälpa teamet att fatta snabbare beslut, samarbeta mer effektivt och skärpa fokus på åtgärdspunkterna.

Innan vi tittar på hur du skapar ett teamcenter och ett teamutrymme ska vi börja med att utforska skillnaden mellan dem.

• Ditt teamcenter är platsen för att centralisera alla relevanta dokument för teamsamarbete och effektivitet. I ditt teamcenter kan du se alla medlemmar i teamet i en teamlista, skapa och hitta ditt teamutrymme och snabbt komma åt de senaste dokumenten.
• Ditt teamutrymme är en samarbetsinriktad och anpassningsbar Lucidspark-arbetsyta som fästs i ditt teamcenter och som har stöd för samordning på teamnivå.

Kolla in skärmbilden nedan för ett exempel på ett teamnav. Du kan se teamutrymmet fäst högst upp.

Om du redan har ett teamcenter kommer du åt det genom att klicka på teamikonen i navigeringsfältet till vänster på Lucid startsida. Om du redan har ett teamutrymme hittar du det under rubriken "Teamutrymme" i ditt teamcenter.

Så här skapar du ett nytt team-navet:

1. På startsidan för Lucid klickar du på + Ny i det övre vänstra hörnet.
2. Välj Team.
3. När du har namngett ditt team och bjudit in medarbetare klickar du på Skapa team.

Så här skapar du ett teamutrymme för första gången:

1. Öppna din teamhubb och klicka på Kom igång under rubriken "Teamutrymme".
2. Följ anvisningarna för att slutföra installationen.

När du skapar ett nytt teamutrymme ska du börja med en mall när du vill ha en professionellt polerad utgångspunkt där du fyller i luckorna baserat på dina behov. Börja med ett tomt dokument om du föredrar kontroll över hela skapandeprocessen.

Oavsett om du använder en mall eller bygger ditt teamutrymme manuellt, finns det många alternativ i Lucid för att göra det till ditt eget. Här är några idéer som hjälper dig att komma igång.

• Lägg till inbäddade länkar till webbsidor och andra dokument som ditt team använder ofta
• Lägg till en organisatörsform , t.ex. en dynamisk tabell, för att skapa och spåra uppgifter
• Lägg till en tidslinje för att spåra åtgärdspunkter, deadlines och milstolpar för varje sprint 

Skapa och dela din teamhubb och ditt teamutrymme innan nästa sprint så att alla är redo när det är dags att börja planera. När du har skapat den kan du gå tillbaka till varje steg i processen framöver.

Prioritera och gör framsteg med uppgifter

Agila team behöver ett sätt att ha engagerande diskussioner om vad de ska arbeta med, och att göra det i ett Project management verktyg är inte tillförlitligt engagerande eller samarbetsinriktat. Men nu när du har skapat ett centralt teamnav och teamutrymme har teamet en plats där de kan engagera sig och få ut mesta möjliga av ert samarbete tillsammans. 

Vi kommer nu att fokusera på hur du kan göra ditt teamutrymme till ditt eget genom att:

• Lägga till en dynamisk tabell för responsiv organisering av uppgifter
• Arbeta med Lucid Cards för att spåra och göra framsteg med uppgifter
• Få teamets input om lyft med uppskattningspoäng
• Använda rapporteringsformer för att spåra framsteg och mäta arbetsbelastning

Kolla in avsnitten nedan för att lära dig hur varje funktion kan gynna din sprint och klicka på de länkade artiklarna för detaljerade steg-för-steg-instruktioner.

Centralisera viktig information i en dynamisk tabell

Lucids dynamiska tabell är en responsiv tabell som, när den paras ihop med Lucid Cards, ger hela teamet en hög nivå av insyn i kritiska detaljer i sprinten. Den kan användas för att tilldela uppgifter, uppskatta lyft, mäta bandbredd och spåra framsteg. Ta en titt på skärmbilden nedan för att se ett grundläggande exempel på en dynamisk tabell. När du skapar din egen hittar du många alternativ för att anpassa och bäst passa ditt teams behov.

Om du vill lägga till en dynamisk tabell manuellt klickar du på ikonen Organisatörer i det primära verktygsfältet, väljer Dynamisk tabell och klickar var som helst på arbetsytan. Du hittar detaljerade instruktioner för att formatera och optimera teamets dynamiska tabell i vår artikel.

Spåra uppgifter med Lucid Cards

Trots de många sätt som team kopplar ihop Lucid med agila metoder rekommenderar vi alltid att du använder Lucid Cards. Många team planerar sprintar genom att lägga till idéer och kvarvarande uppgifter i sticky notes för att möjliggöra snabb insamling av idéer. När dessa objekt har samlats in konverterar du dina sticky notes till Lucid -kort för att visa viktig information som uppgiftsstatus, beräknad varaktighet, tilldelad person och start- och slutdatum för sprintar för att hjälpa teamet att gå från att planera uppgifter till att utföra dem.

För att konvertera en sticky notes (eller någon annan form) till ett Lucid Card, högerklicka på formen, håll muspekaren över "Konvertera till kort" från menyn och välj Lucid kort. Härifrån kan du mata in din information i de tillgängliga fälten från Lucid Cards snabbmeny.

När uppgifterna har prioriterats för sprinten och konverterats till Lucid Cards, klicka och dra dem till ditt teams dynamiska tabell.

Använd integrationer

När man medvetet rör sig mot en snabbt annalkande deadline bör ingen bromsas av dubbelarbete. Om du använder ett registreringssystem utöver Lucid kan du använda en av våra många integrationer för att effektivt eliminera behovet av att återskapa dem en andra gång i ett annat program. Lucid erbjuder integrationer med Airtable, Asana, Microsoft Azure DevOps Cloud, Excel, Google Sheets, Jira, monday.com, och Smartsheet. 

Oavsett om du använder en av dessa integrationer eller inte, är det enkelt att lägga till Lucid Cards för att möjliggöra produktiv visuell planering och ge de viktigaste uppgiftsdetaljerna på ett ögonblick. För att följa detaljerade steg för att använda Lucid Cards för att planera, organisera och tilldela uppgifter, läs vår artikel.

Vara värd för en teamuppskattningsaktivitet

När alla har ett opartiskt sätt att dela med sig av sina åsikter och fatta konsensusbaserade beslut, har teamet möjlighet att uppnå sitt bästa arbete. Att stödja gemensam uppskattning av uppgifter för nästa sprint är anledningen till att vi utvecklade vår teamuppskattningsaktivitet. Du kan alltid dra och släppa en berättelsepunkt på ett Lucid Card, men med den här aktiviteten kan alla samarbeta och komma överens om uppskattningen innan den tillämpas.

Så här fungerar det. När du har lagt till uppskattningens formbank i teamets canvaskan varje person klicka och dra sin uppskattning till en dropzone som visas under det Lucid kortet. När alla har skickat in sin uppskattning representeras de i ett resultatfönster för granskning. Härifrån kan teamet diskutera vilken uppskattning som ska tillämpas på uppgiften.

Om du vill se detaljerade anvisningar om hur du lägger till en uppskattningsbank och tillämpar en vinnande uppskattning på ett kort kan du läsa vår artikel Anpassa uppgiftsuppskattning till ditt team .

Spåra arbetsbelastning och mät framsteg med rapporteringsformer

Det är ett faktum – ju mindre mental energi du har att lägga på att manuellt spåra uppgifter, desto mer måste du faktiskt få dem gjorda. Och vem gillar inte att få viktig information levererad på ett tydligt och användbart sätt? Det är här rapporteringsformer kommer in i bilden. Lägg till dem för att snabbt mäta teamets bandbredd, spåra framstegen som görs för åtgärdspunkter och se hur uppgiftstilldelningar fördelas över teamet. 

Rapporteringsformer är kraftfulla verktyg att använda utöver teamets dynamiska tabell och Lucid-kort. De är också dynamiska former, vilket innebär att de uppdateras automatiskt när varje Lucid-kort uppdateras för att visa en ögonblicksbild av hur sprinten fortskrider. 

Här är ett exempel på Lucidrapporteringsformer som arbetar tillsammans för att ge teamet insyn och viktiga detaljer om sprinten.

Fortsätt läsa för att se hur varje rapporteringsform kan ge ännu mer värde till sprinten.

Förloppsindikator

Använd en förloppsindikator för att se uppdaterade statusar på varje Lucid-kort samt en summa av uppskattningarna för vart och ett. När sprinten fortskrider uppdateras stapeln för att återspegla lagets övergripande framsteg. Du kan se framsteg både i ett stapeldiagram och i procentsatser – perfekt för uppdateringar i dina dagliga standups.

Låt oss ta en titt på ett exempel. I GIF:en nedan kan du se att när ett Lucid-kort uppdateras med statusen "Klar" uppdateras förloppsindikatorn för att återspegla den. Lägg också märke till procentsatsen som beräknas längst ner i stapeldiagrammet.

För att lägga till en förloppsindikator, se till att alla Lucid-kort inkluderar en uppskattning och status. Välj den dynamiska tabellen och klicka på Planering bland alternativen som visas ovanför tabellen. Från alternativen väljer du Lägg till förloppsindikator.

Diagram över ägande

Det primära syftet med ett ägarskapsdiagram är att visa hur uppgifterna är fördelade i teamet med hjälp av de uppskattningar, eller berättelsepunkter, som tillskrivs var och en. Detta kan hjälpa teamet att snabbt bedöma om objekt behöver omfördelas eller om en pivot behövs. I exemplet nedan kan vi se hur varje uppgiftsuppskattning används för att beräkna en total ägarskapsprocent.

När en tilldelad person har lagts till i varje Lucid-kort, lägg till ett ägarskapsdiagram genom att välja den dynamiska tabellen och klicka på Planering bland alternativen som visas ovanför tabellen. Bland alternativen väljer du Lägg till ägarskapsdiagram.

Få ut det mesta av din sprintrecension

I slutet av sprinten är det dags för sprintgranskning. Använd Lucid för att skapa ett utrymme där ditt team kan dela feedback och data om sprinten och hur den stöder företagsinitiativ. Oavsett om ni alla är i samma rum eller om ni uppnår teammål i olika rum över hela världen, har vi den perfekta mallen att rekommendera för att du ska få ut det mesta av detta skede av sprinten. Klicka här för att läsa mer och skapa din egen.

Här är ytterligare funktioner som vi rekommenderar att du använder i detta skede:

• Bädda in videor, bilder och multimedia för att lyfta fram nyckeltal och driva konversation
• Använd facilitatorverktyg som laserpekare för att dra uppmärksamhet, en timer för att hålla alla på rätt spår och använd hybridarbetsintegrationer som Zoom eller Microsoft Teams
• Visa författare på sticky notes för att se vem som har lagt till idéer och tankar för diskussion
• Använd anteckningar för att hålla reda på diskussioner och uppföljningspunkter

Få användbara teaminsikter under retrospektiven

Det finns många fördelar med att få ut den mest tydliga och handlingskraftiga diskussionen ur en retro. Se listan nedan för funktioner i Lucid som är tillgängliga för att hjälpa ditt team att få ut det mesta av din tid i slutet av en sprint. Du kan välja att para ihop dem med valfri kombination av funktioner som anges i avsnittet för sprintgranskning ovan.

Under teamets retrospektiv rekommenderar vi följande verktyg:

• Aktivera privat läge. Främja psykologisk säkerhet och få den mest direkta feedbacken från teamet för diskussion genom att lägga till ett lager av anonymitet.
• Använd Visual Activity. Få mer insikt med engagerande och interaktiva aktiviteter.
• Anordna en omröstning. Få upp teamets konsensus om saker till diskussion och beslut som kommer ut ur retro.

Resurser

Om du vill veta mer om hur du kan utnyttja den fulla kraften i Agile i Lucid kan du utforska de ytterligare resurserna nedan. De här resurserna är endast tillgängliga på engelska.

Mallar

Här är en lista över rekommenderade mallar. Genom att klicka på en länk i den här listan öppnas mallen i ditt Lucid-konto så att du kan granska mallen och komma igång.

Backlogplanering

Backlogförfining för sprint

Sprintestimation

Sprintplanering

Daglig standup

Sprintgenomgång

Sprintåterblick

Kurser

Agil snabbstart Workflow

Guide till sprintplanering

Ge feedback på den här artikeln