Organisationsscheman: En guide från början till slut

I den här artikeln

Den här artikeln fungerar som din guide genom de olika alternativen och funktionerna som är tillgängliga för dig under processen att bygga ett organisationsdiagram, så att du kan avgöra:

• Vilken metod ska du använda för att bygga ditt organisationsdiagram?
• Hur man formaterar organisationsschemat för bästa läsbarhet
• Så här gör du uppdateringar i ditt organisationsschema när ändringar sker i din organisation
• Vilka ytterligare Lucidchart-funktioner kan hjälpa dig att analysera mönster i ditt organisationsschema?
• Hur du bäst delar ditt organisationsdiagram beroende på din målgrupp

Om du istället letar efter steg-för-steg-instruktioner, inklusive hur du flyttar och redigerar organisationsdiagramformer, hur du importerar data och hur du lägger till bilder, kan du kolla in vår artikel Skapa ett organisationsdiagram .

Bygg grunden för ditt organisationsschema

Den första frågan att ställa innan du börjar är hur du vill få in information i ditt organisationsschema. I Lucidchart kan du mata in anställdas formdata manuellt eller importera data från en extern källa beroende på dina behov.

Skapa ett organisationsschema manuellt om:

• Du har ingen befintlig datakälla (t.ex. Excel eller Google Kalkylark) med information om organisationsschemat.
• Du planerar att göra manuella uppdateringar av organisationsschemat.
• Du har en mindre organisation som inte kräver frekventa eller komplexa diagramändringar.

Skapa ditt organisationsschema genom att importera data om:

• Du har en datakälla med information om ditt organisationsschema.
• Du vill ha möjlighet att ersätta eller uppdatera organisationsschemadata för att göra uppdateringar.
• Du har en större organisation som kräver frekventa eller komplexa diagramändringar.

Skapa ett organisationsschema manuellt

Innan du kan skapa organisationsschemat manuellt måste du öppna formbiblioteket för organisationsschemat. För att göra det, följ dessa steg:

1. Välj Fler former längst ned på Form-menyn till vänster om dokumentet.
2. Markera rutan i den vänstra navigeringsmenyn bredvid "Organisationsdiagram".
3. Klicka på Använd markerade former.

Du kan nu komma åt formen organisationsdiagram från Form-menyn i ditt dokument. När den väl är på canvaskan du lägga till, flytta och redigera enskilda former efter behov för att helt anpassa ditt organisationsdiagram.

Importera befintliga data i organisationsscheman

För att importera ett organisationsdiagram framgångsrikt måste du se till att data är korrekt inställda. Innan vi visar hur du ställer in data bestämmer du om du vill använda en uppladdad fil eller länkad data från Google eller Microsoft 365. Det finns några viktiga skillnader mellan de två:

• En uppladdad CSV- eller Excel-fil (XLSX): Detta är en statisk fil som finns på din enhet. Ändringar som görs i CSV/Excel-filen på din enhet kommer inte att återspeglas i ditt organisationsschema om du inte ersätter data i Lucidchart med en ny, uppdaterad CSV/Excel-fil. Det här alternativet kan vara bäst om du laddar ner ditt organisationsdiagram från en extern källa som en fil på din enhet.
• En länkad Google Sheet- eller Microsoft 365 Excel-arbetsbok: Det här är en dynamisk fil som finns online och är ansluten till Lucidchart. Ändringar som görs i Google eller Microsoft 365 återspeglas i organisationsschemat när du uppdaterar data. Det här alternativet kan vara bäst om du förväntar dig att ditt organisationsdiagram ändras ofta.

Låt oss nu återgå till hur du behöver ställa in data för att säkerställa en lyckad import. Oavsett hur du importerar måste dina data formateras på ett visst sätt för att Lucidchart ska kunna läsa dem korrekt. Du har flexibilitet i hur du gör detta så länge varje anställd har en unik identifierare, till exempel ett anställnings-ID eller namn. Du kan lägga till så många ytterligare kolumner som behövs, t.ex. Roll, Plats, E-post osv.

Nedan visas ett exempel på samma data formaterade på två sätt. Båda exemplen skulle generera samma organisationsschema när de importeras eftersom de innehåller unik identifierande information.

När dina data är korrekt formaterade kan du importera dem genom att följa stegen i vår artikel Skapa ett organisationsschema . När du går igenom importstegen har du möjlighet att skapa ett organisationsschema för hela din organisation eller dela upp den i mindre grupper. Du kan till exempel välja att skapa flera, mindre organisationsscheman baserat på Plats eller Arbetsledare. Om du väljer att dela upp det kommer varje del att infogas på en annan sida i Lucidchart, där varje sida visas som en distinkt flik längst ner i ditt dokument.

Anpassning av organisationsdiagram

När ditt organisationsdiagram har skapats kan du anpassa formatet och stilen för att passa dina behov eller varumärke.

Förbättra tydligheten genom att uppdatera layouten

Du har flera layoutalternativ i organisationsschemats kontextpanel, som du kan öppna genom att hålla muspekaren över organisationsschemat och klicka på Organisationsschema i det övre vänstra hörnet av organisationsdiagrammets kontur.

Under fliken "Layout" kan du justera:

• Layoutstil: Justera layouten och avståndet för organisationsschemat. Du kan till exempel minska den totala storleken på organisationsschemat genom att minska avståndet mellan varje form.
• Formstil: Välj hur formerna ska visas på canvas. Välj till exempel ett format som innehåller en bild eller en form som rymmer längre text.
• Fält för anställda: Bestäm vilka fält i organisationsschemat som ska visas på formerna. Förenkla till exempel ditt organisationsdiagram genom att bara visa "Namn" och "Roll". Alla andra data kommer fortfarande att vara tillgängliga i kontextpanelen.

Nedan visas ett exempel på samma organisationsschema med två olika layouter. Alternativet till vänster är enklare och lättare att skanna, medan alternativet till höger innehåller mer information. Vilken layout du väljer beror på vad du behöver få ut av ditt organisationsschema.

Förbättra läsbarheten och det visuella intrycket

För förbättrad läsbarhet, varumärkesöverensstämmelse eller personliga preferenser kan du välja att utforma ditt organisationsdiagram på en mängd olika sätt, inklusive att ändra fyllningsfärg, teckensnittstyp eller storlek, linjefärg eller till och med lägga till en diagramnyckel. Grundläggande formateringsalternativ finns högst upp i canvas i Lucidchartoch diagramnyckeln är tillgänglig i standardformbiblioteket.

Du kan uppdatera stilen för hela organisationsschemat eller uppmärksamma specifika personer genom att uppdatera stilen för endast dem. Dessutom kan du ställa in en standardstil för alla befintliga och nya organisationsdiagramformer. Exemplet nedan innehåller olika färger och teckenstorlekar samt en diagramnyckel.

Anpassa strukturen för individuella behov

För enkelhetens skull strukturerar Lucidchart organisationsscheman enligt en specifik nivåbaserad algoritm där alla anställda måste rapportera till en arbetsledare på nivån direkt ovanför dem. Även om detta fungerar för de flesta organisationsscheman, finns det vissa fall där du kan behöva anpassa strukturen i ditt organisationsschema så att det bäst passar dina behov. I de flesta fall kan du åstadkomma detta genom att lägga till en linje i ditt organisationsschema eller kopiera och klistra in ett enskilt organisationsdiagram på canvas. Kolla in exemplet nedan som visar hur du kan lägga till en chefsassistent till VD:n.

Kolla in följande community-inlägg för exempel på hur du anpassar strukturen för ditt organisationsschema:

• Anpassa stil och layout för organisationsdiagram i Lucidchart
• Anställda på olika nivåer rapporterar till samma chef i Org Chart i Lucidchart
• Har du en anställd med två chefer? Använd det här tricket för att representera dem i ditt Lucidchart-organisationsdiagram

Håll ditt organisationsschema uppdaterat

I vår hektiska värld kommer förändring snabbt. När förändringar sker i din organisation och du behöver uppdatera ditt organisationsschema finns det tre huvudsakliga sätt att göra detta:

• Uppdatera struktur och data manuellt
• Uppdatera din datauppsättning
• Ersätt din datauppsättning

Läs avsnitten nedan för mer information om när du ska välja varje metod.

Göra manuella uppdateringar

Om du ursprungligen skapade ditt organisationsschema manuellt måste du göra manuella uppdateringar av både strukturen i ditt organisationsschema och medarbetardata när ändringar sker. Du kan uppdatera organisationsschemats struktur genom att dra former till nya platser på canvasoch uppdatera medarbetardata manuellt genom att skriva in den nya informationen direkt i organisationsschemats form.

Du kan alltid uppdatera organisationsschemats struktur och data manuellt, även om du ursprungligen skapade organisationsschemat via import. Men om du använder importerad data för att hålla ditt organisationsdiagram uppdaterat rekommenderar vi att du gör nödvändiga uppdateringar av din datakälla och sedan uppdaterar eller byter ut din datauppsättning i Lucid istället för att göra manuella ändringar.

Om du inte har konfigurerat tvåvägssynkronisering med Microsoft 365 Excel (länk till annan artikel) är manuella ändringar inte dubbelriktade – redigering av organisationsdiagramformer, data och struktur i Lucidchart påverkar inte din ursprungliga datauppsättning om du skapade ditt organisationsschema genom att importera data.

Uppdatera eller ersätta datauppsättningen 

Om du skapade ditt organisationsschema via dataimport och du är på ett Enterprise-konto kan du uppdatera ditt organisationsschema genom att uppdatera eller ersätta data.

• Uppdatera om din datauppsättning har länkats från Google eller Microsoft 365.
• Ersätt om datauppsättningen laddades upp från din enhet som en CSV-/Excel-fil eller om du använder en annan datauppsättning än när du ursprungligen importerade.

När du uppdaterar eller ersätter data får du möjlighet att behålla alla manuella ändringar som du har gjort eller återgå till den ursprungliga datakällan. Här är vad de var och en betyder för ditt organisationsdiagram:

• Behåll dina Lucidchart-ändringar: Det här alternativet instruerar Lucidchart att behålla manuella ändringar som du har gjort i ditt organisationsschema sedan din senaste import. Detta innebär att ändringar som görs i datakällan, t.ex. namn, roll eller kontaktinformation, kommer att uppdateras, men manuella uppdateringar som du har gjort i Lucidchart kommer inte att skrivas över.
• Återgå till den ursprungliga datakällan: Med det här alternativet kommer ditt organisationsschema att återspegla exakt vad som finns i datakällan. Om du har gjort manuella ändringar i Lucidchart kommer de att skrivas över om de skiljer sig från datakällan.

Oavsett om du väljer att behålla manuella ändringar eller återgå till originalet kommer formateringen för alla befintliga former att behållas. Alla nya former som läggs till från data kommer att ha standardformatering eller följa alla regler för villkorsstyrd formatering som har ställts in.

Analysera mönster i ditt organisationsdiagram

Nu när du har skapat ett professionellt och funktionellt organisationsdiagram är det dags att sätta det i arbete. Med ytterligare Lucid-funktioner kan du göra det så mycket mer än bara ett statiskt diagram över anställda. Med funktioner som filter, villkorsstyrd formatering, dynamiska former och smarta behållare kan du analysera data och identifiera mönster inom din organisation.

Förenkla din vy med filter

Från panelen Kontext för organisationsschemat kan du lägga till ett filter för att endast visa anställda som uppfyller vissa parametrar baserat på formdata. Detta är särskilt användbart för stora organisationsdiagram där du kanske bara vill se en del av de anställda, t.ex. en specifik avdelning, kontorsplats eller roll.

Exemplet nedan visar ett organisationsschema till vänster, följt av samma organisationsschema filtrerat för att endast visa anställda i USA till höger.

Visualisera medarbetardata med gruppvy

Gruppvyer för organisationsdiagram kan organisera dina anställda i smarta behållare baserat på formdata som bandbredd, plats och avdelning, vilket ger dig en snabb överblick över anställda som matchar vissa parametrar. Detta är ett populärt alternativ för Scrum-team, eftersom det gör det möjligt för lagkamrater att snabbt identifiera expertis, färdigheter och tillgänglighet.

Identifiera mönster automatiskt med villkorsstyrd formatering

Att lägga till villkorsstyrd formatering i organisationsschemat är ett utmärkt sätt att:

• Identifiera och analysera mönster visuellt i dina organisationsschemadata.
• Förenkla utseendet på organisationsschemat genom att lägga till formatering för dolda fält.
• Använd formatering på alla nya organisationsschemaformer som läggs till när du uppdaterar eller ersätter data i organisationsschemat.

I exemplet nedan har formateringsregler skapats för att lägga till en annan färgikon baserat på fältet "Bandbredd" och en annan fyllningsfärg baserat på fältet "Avdelning" för varje anställd. Här är några fördelar med att ha dessa regler på plats:

• Det är lätt att identifiera mönster som att bandbredden är lägre i produktteamet än i supportteamet.
• Avdelning och bandbredd är lätta att identifiera utan att fälten behöver vara synliga som text i formen, vilket gör organisationsschemat mindre rörigt och mer visuellt tilltalande.
• Alla nya anställda som läggs till kommer automatiskt att få både en ikon och fyllningsfärg tillagd baserat på deras individuella data.

Analysera formdata med formler

Formler i Lucidchart är ett mångsidigt sätt att analysera formdata på canvas för att få en heltäckande bild av din organisation. Du kan lägga till formler direkt i organisationsdiagramformer, tabeller eller andra textfält i dokumentet. Här är några exempel på hur du kan använda formler:

• Räkna anställda i varje region.
• Summera lönerna på respektive avdelning.
• Genomsnitt av antalet års erfarenhet per lag.
• Identifiera öppna roller i organisationen.

I exemplet nedan har en tabell skapats med formler för att räkna antalet anställda i varje region och på varje avdelning. När formeln är på plats, när anställda läggs till, tas bort eller ändras, uppdateras siffrorna i tabellen automatiskt enligt nya data. Om du föredrar en graf eller ett diagram i stället för en tabell kan du fortsätta läsa till nästa avsnitt för att lära dig mer om hur du skapar diagram med dynamiska former.

Den här formeln användes i den första rutan i tabellen nedan – använd den som ett exempel när du skapar din egen!

• =countif(underordnade(sida), OCH(detta.'Plats' = 'oss',detta.'avdelning' = 'Stöd') ))

Skapa grafer med dynamiska former

Dynamiska former i Lucidchart är former som ändras baserat på data i dokumentet, till exempel ett cirkeldiagram eller en förloppsindikator. Dessa former kombineras bäst med formler eller villkorsstyrd formatering för att få bästa möjliga användning av dem tillsammans med ditt organisationsschema.

I exemplet nedan har tre dynamiska former lagts till i canvas för att visuellt visa procentandelen av organisationen som finns på varje plats. Värdet för varje dynamisk form lades till som en formel så att det uppdateras automatiskt när anställda läggs till, tas bort eller ändras.

Formeln för US-formens värde räknar till exempel former på sidan vars platsfält är lika med "US".

• =countif(ättlingar(sida), detta.'Plats' = 'OSS')

Du kan också para ihop dynamiska former med villkorsstyrd formatering för att lägga till en dynamisk form för varje person i organisationen som representerar ett numeriskt fält.

I exemplet nedan har villkorsstyrd formatering tillämpats för att lägga till en dynamisk form baserat på varje anställds bandbreddsfält, vilket ger en snabb bild av varje anställds arbetsbelastning. Dessa former uppdateras automatiskt med eventuella ändringar av data när de uppdateras eller ersätts.

Dela ditt organisationsschema

När du har fulländat ditt organisationsdiagram har du olika alternativ för att dela det med din organisation. Bestäm först om du vill dela en statisk version eller en liveversion.

Du kan välja att dela en statisk version av ditt organisationsdiagram om:

• Du vill att diagrammet ska återspegla en viss tidsperiod.
• Du behöver en utskriven version av diagrammet.
• Du vill styra vem som får tillgång till informationen.
• Ditt organisationsschema ändras inte särskilt ofta.

Du kan välja att dela en dynamisk eller liveversion av ditt organisationsdiagram om:

• Du vill att din publik ska se uppdateringar av diagrammet i realtid.
• Du vill att din målgrupp ska ha tillgång till dolda datafält.
• Diagrammet är för stort för att exporteras eller skrivas ut.
• Din organisation förändras ofta.

Exportera eller skriva ut en statisk version

Om det passar dina behov bäst att dela en statisk version av ditt organisationsschema kan du antingen exportera den som en bild eller PDF-fil till din enhet eller skriva ut en fysisk kopia.

Om du har ett särskilt stort organisationsschema:
Även om export och utskrift inte är det bästa alternativet för att dela ett stort organisationsschema, är det ibland oundvikligt. I dessa fall, här är några tips för att optimera den exporterade eller tryckta versionen:

• När du skapar ditt organisationsschema, dela upp det i flera sidor efter avdelning eller plats.
• Använd organisationsdiagramfilter för att dela upp organisationsdiagrammet i fler bitar innan du exporterar.
• Justera dokumentets innehållsskala för att se till att det inte är för litet eller för stort för export.
  • Proffstips: Var uppmärksam på teckenstorleken. Om något av teckensnitten i dokumentet är färre än sex kan det vara svårt att läsa en exporterad eller utskriven version av organisationsschemat, och du bör justera innehållsskalan så att den blir högre.
• Stäng av oändlig arbetsyta och aktivera sidsida sida vid sida för att se hur organisationsschemat kommer att delas upp på sidor när det skrivs ut.

Publicera eller bädda in en liveversion

Om det bästa alternativet för dig är att dela en dynamisk version av ditt organisationsdiagram kan du antingen publicera den eller bädda in en liveversion på din egen webbsida.

Publicera ditt organisationsschema
Publicering genererar en länk som du kan skicka till vem som helst (inklusive icke-Lucid-användare), vilket ger dem tillgång till att se ditt organisationsschema. Du kan välja att publicera ditt organisationsschema som:

• URL: Genererar en länk för att navigera till en live-webbsideversion av organisationsdiagrammet.
• PDF: Genererar en länk för att ladda ner en PDF-ögonblicksbild av organisationsschemat som det visas i Lucidchart just nu.
• Bild: Genererar en länk för att ladda ner en ögonblicksbild av organisationsschemat som det visas i Lucidchart just nu.

Om du publicerar ditt organisationsschema som en PDF-fil eller bild är den nedladdade filen statisk och kommer inte att uppdateras med framtida ändringar. Men om du gör uppdateringar kan användarna klicka på den ursprungliga länken igen för att ladda ner den senaste versionen.

Bädda in ditt organisationsschema
Med inbäddning kan du lägga till en interaktiv version av ditt organisationsdiagram på din egen webbsida. Du kan antingen generera en inbäddningskod direkt i Lucidchart, eller så kan du använda en av Lucids externa inbäddningsintegrationer som:

• Confluence Cloud
• Confluence Server eller datacenter
• Jira
• Asana
• Notion

Resurser

Om du vill veta mer om hur du utnyttjar den fulla kraften i organisationsscheman kan du utforska de ytterligare resurserna nedan. De här resurserna är endast tillgängliga på engelska.

Bloggar
Hur man utformar ett organisationsschema med nya medarbetare i åtanke
Hur du gör ditt organisationsschema till den bästa resursen för anställda

Inlägg i communityn
Lägga till filter i organisationsschemat
Felsökning av organisationsschema
Är du redo att ta ditt organisationsschema till nästa nivå? Ta en titt på Gruppvy

Kurs
Komma igång med organisationsscheman

Mallar
Exempel på datadrivet organisationsschema
Organisationsdiagram efter plats
Exempel på ramverk för roller/ansvarsområden

Video
Organisationsdiagram i Lucid

Ge feedback på den här artikeln