Alinhe sua Equipe com base nas definições de status e traga clareza sobre o progresso dos itens. O campo Status é um campo de sistema dedicado, dentro de um espaço de trabalho do airfocus, que permite atribuir um status aos seus itens. O campo Status possui categorias de status padronizadas com status personalizáveis por categoria para se adequar aos fluxos de trabalho da sua Equipe. O campo Status alinha sua Equipe com base nas definições de status e traz clareza sobre o progresso do item.
Assista: Introdução aos campos de status
Aqui está uma breve introdução ao campo de status, feita por Malte Scholz, fundador da airfocus:
Benefícios e o que faz
O campo Status é um campo de sistema dedicado, dentro de um espaço de trabalho do airfocus, que permite atribuir um status aos seus itens. O campo Status possui categorias de status padronizadas com status personalizáveis por categoria para se adequar aos fluxos de trabalho da sua Equipe. Obtenha alinhamento e uma visão clara do que precisa ser iniciado, do que está em andamento e do que está concluído – sem a dificuldade de configurar manualmente um campo personalizado em cada espaço de trabalho.
O status fornece visualizações holísticas do progresso do item em todo o nível de hierarquia e espaço de trabalho. Você pode acompanhar o progresso dos itens principais (por exemplo, épico do Jira) com base em quantos de seus itens filhos (por exemplo As histórias do Jira foram encerradas.
O campo de status ganha mais visibilidade em todas as suas visualizações.
Existem três categorias de status globais fixas - 'Rascunho', 'Ativo' e 'Concluído' - com a opção de criar quantos status por categoria forem necessários para organizar o fluxo de trabalho da sua Equipe.
Com a Hierarquia do airfocus ativada, você pode acompanhar o progresso dos itens principais com base nos itens filhos fechados.
Cada categoria segue sua própria lógica de negócios, impactando seus fluxos de trabalho. Por exemplo, itens 'Fechados' avançam o progresso, e itens 'Rascunho' ficam ocultos em links de compartilhamento ou no Portal.
Você pode usar categorias de status como colunas de mural ou agrupar e visualizar o que está em 'Rascunho', 'Ativo' ou 'Fechado'. Isso é especialmente útil para diferentes níveis de granularidade.
Você pode receber notificações sobre mudanças de status em itens ou "seguindo" os itens.
Oferecemos uma ferramenta de migração fácil de usar que transfere o antigo campo personalizado de seleção única que você usava para o status para o campo de status do sistema.
No futuro, a funcionalidade e os aplicativos do airfocus serão baseados no campo Status e, portanto, recomendamos que você faça a alteração agora.
O que você vai precisar
- usuário com permissões de acesso'Total' ao espaço de trabalho pode adicionar e configurar status.
- usuário com permissões de acesso‘Total’ ao espaço de trabalho poderá realizar a migração de campo em seu espaço de trabalho.
- Você precisa ter a Hierarquia do airfocus configurada em seu espaço de trabalho para acompanhar o progresso de um item pai.
Como funciona
Você pode gerenciar e configurar o campo de status no guia 'Campos' das configurações do seu espaço de trabalho.
Categorias de status
O status é um campo obrigatório no airfocus o que significa que cada item no espaço de trabalho possui um status (e uma categoria de status) associado a ele. As categorias servem para agrupar os status para fins de alinhamento e acompanhamento do progresso.
Oferecemos três categorias de status predefinidas - 'Rascunho', 'Ativo' e 'Fechado' - para ajudar você a agrupar os status individuais. Dentro de cada categoria, você precisa de pelo menos um status e pode criar quantos status forem necessários para organizar o fluxo de trabalho e as informações da sua equipe.
Rascunho: Refere-se a itens que ainda não foram trabalhados. Eles não são exibidos em links de compartilhamento ou portais.
Ativo: Refere-se a itens que foram iniciados.
Fechado: Refere-se a itens que foram concluídos. Quando um item passa para o status 'Fechado', o acompanhamento do progresso de seus itens pai avança.
Criar e editar status personalizados
Para adicionar um status, clique em '+ Adicionar status' abaixo de uma categoria. Você também pode personalizar a cor de cada status e definir qual deles deve ser a opção padrão para novos itens através das opções do menu de três pontos. Por meio desse menu, você também pode excluir status.
Depois de configurar o campo de status, você poderá visualizar o status dos seus itens nas suas visualizações. Nos detalhes do item, o campo de status pode ser encontrado à direita dos seus responsáveis, onde você pode clicar na seta, que avança rapidamente para o próximo status, ou no menu suspenso para alterar para um status específico.
Você pode receber notificações sobre mudanças de status em itens atribuídos ou "monitorando" esses itens. Para isso, clique no menu de três pontos "Opções do item" na parte superior dos detalhes do seu item.
Usar predefinições de status
Você pode manter a consistência em toda a sua Equipe usando predefinições de status. Esses são campos de status predefinidos criados por um Administrador airfocus que podem ser usados em qualquer espaço de trabalho.
Criar uma nova predefinição de status
Para criar uma predefinição de estado, o administrador airfocus pode seguir estes passos:
- Clique no seu nome no canto inferior esquerdo do airfocus.
- Selecione Configurações da equipe.
- Selecione as predefinições de status no guia na parte superior do painel de configurações.
- Clique em + Adicionar predefinição de status no menu de navegação à esquerda do painel.
- Digite um nome em “Nome predefinido”.
- Clique em + Adicionar status em cada uma das categorias de status (Rascunho, Ativo e Fechado) para adicionar um ou mais campos de status a cada uma delas.
- Clique em Adicionar predefinição no canto inferior direito do painel.
A predefinição de status agora pode ser usada em qualquer espaço de trabalho da sua conta airfocus.
Use uma predefinição de estado em um espaço de trabalho.
Para usar uma predefinição de status existente em um espaço de trabalho, siga estas etapas:
- Abra o espaço de trabalho ao qual deseja adicionar a predefinição de status.
- Abra o menu de três pontos do lado direito do nome do espaço de trabalho no topo da página.
- Clique em Configurações.
- Selecione os campos no guia localizado na parte superior do painel de configurações.
- Selecione "Status" no menu de navegação à esquerda do painel.
- Clique em " Usar predefinição de status" na parte superior do painel.
- Use o menu suspenso em “Selecionar predefinição” para escolher um conjunto de campos de status predefinidos.
- Clique em Atualizar.
Agora você pode usar as opções predefinidas no campo de status do seu espaço de trabalho.
Acompanhe o progresso de um item principal.
Para acompanhar o progresso de um item pai, você precisa ter a Hierarquia do airfocus ativada. O progresso é acompanhado no item principal com base em quantos de seus itens filhos foram fechados. Sempre que você fechar um item filho, o progresso do item pai continuará.
Acompanhamento do progresso nas visualizações da caixa de entrada:
Acompanhamento do progresso no painel de itens
Acompanhamento de progresso nas tabelas visualizações:
filtra opções para campos de status e categorias
O campo de status traz mais opções de filtros para airfocus. Você pode filtrar com base no tempo decorrido desde a última atualização dos itens. Estão disponíveis opções de classificação baseadas em tempo, tanto para o status quanto para as categorias de status:
Agora, você pode filtrar por quanto tempo um item foi atualizado ou não, com base em um determinado status ou categoria de status, quando um status foi atualizado e por quanto tempo ele permaneceu em determinada categoria, por exemplo.
Se você tiver um grande número de itens, recomendamos usar filtros padrão para ocultar itens concluídos (fechados) mais antigos, a fim de melhorar o desempenho e a velocidade do seu espaço de trabalho. Eis um exemplo:
O que o campo de status não faz
Não substitui automaticamente o seu status de seleção única personalizado atual. Para facilitar, adicionamos a opção de migrar seu status personalizado de seleção única existente para um campo de status.
Não é possível adicionar, editar ou remover nenhuma das categorias de status gerais.
serviço de migração de campos de status
Se você estiver usando um campo personalizado de seleção única como campo de status, oferecemos um serviço de migração fácil para esse tipo de campo. Além de migrar o próprio campo de status, o serviço de migração também altera automaticamente todas as configurações de visualizações, mapeamentos de campos, filtros, opções de exibição e configurações de aplicativos que você havia configurado com o campo de seleção única que escolheu migrar.
Recomendamos que todos os nossos usuários atuais migrem o mais rápido possível, pois mais funcionalidades e aplicativos airfocus serão integrados ao campo de status no futuro. Observe que somente usuários com permissões de acesso "Total" podem realizar a migração em seu espaço de trabalho.
Para acessar o serviço de migração, você precisa ir até a seção de campos de status nas configurações de campos. Em seguida, clique em 'Migrar'.
Selecione o campo de seleção única que deseja migrar para o campo de status. O airfocus irá então gerar automaticamente opções de campo de status correspondentes para todas as suas opções de campo de seleção única.
Em seguida, você pode arrastar e soltar seus status nas categorias de status corretas.
Alguns itens em seu espaço de trabalho podem não ter a opção do seu campo de status personalizado de seleção única atribuída a eles. Para esses casos, você precisa selecionar um status que deverá ser atribuído a eles durante a migração, pois o campo de status é obrigatório e não pode estar vazio.
Além disso, você pode marcar a caixa para excluir o campo de seleção antigo após a migração.
Detalhes do serviço de migração
O serviço de migração precisa ser executado para cada espaço de trabalho.
Se você tiver definido uma das opções de campo de seleção única como padrão, esse status também será definido como padrão durante a migração.
Caso você tenha configurado filtros padrão em seus painéis que filtram seus itens pelo status 'está definido' ou 'não está definido', eles serão excluídos, pois o campo de status sempre terá um status configurado para cada item.
Se optar por excluir automaticamente seu status antigo após a migração, os seguintes itens poderão ser afetados:
- Aplicativo de Classificações de Prioridade: Se você estiver usando o campo de seleção única como critério, excluir esse campo alterará todas as suas pontuações de prioridade.
- Zapier: Se você tiver algum zap configurado com o campo de seleção única, será necessário atualizá-lo para o campo de status no Zapier.
Algumas integrações ainda não suportam o uso do campo de status para mapeamento de campos com ferramentas de terceiros:
- Asana
- MS Planner
- Atalho
- GitHub
No lançamento do campo de status, todos os espaços de trabalho existentes terão os seguintes status pré-configurados:
- Categoria 'Rascunho': 'Rascunho' em cinza.
- Categoria 'Ativo': 'Ativo' em azul (padrão para novos itens).
- Categoria 'Fechado': 'Fechado' em verde.
Todos os itens existentes permanecerão com o status "Ativo" até que o usuário migre os status corretos.
Outros detalhes
- É necessário apresentar pelo menos um status para cada categoria de status.
- O campo de status é obrigatório para todos os itens e não pode ser deixado vazio.
- O status padrão pode ser alterado pelo usuário.
- Para visualizar a dependência entre itens e a hierarquia dos cartões, você verá um pequeno ícone nos mini cartões de itens indicando seus respectivos status.
- O campo de status do sistema pode ser usado em qualquer lugar onde campos personalizados de seleção única sejam utilizados, exceto nos seguintes casos:
- Aplicativo Priority Ratings / Aplicativo Priority Poker
- Algumas integrações que ainda não suportam mapeamento de campos:
- Asana
- MS Planner
- Atalho
- GitHub
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