Gerencie membros, funções e permissões no airfocus.

Membros

O termo "membro" aplica-se a todos os usuários do airfocus. O administrador da conta pode convidar membros da equipe para colaborar no airfocus seguindo estes passos:

1. Clique no seu nome no canto inferior esquerdo do airfocus.
2. Selecione Configurações da equipe.
3. Clique em + Convidar membro.
   • Neste painel, você pode alterar a função do membro para Administrador, Editor ou Colaborador. Você também pode gerenciar as permissões deles clicando no menu de três pontos à esquerda da função de membro ou removê-los da Equipe.
   • Você também pode importar seus contatos em massa por meio de um arquivo CSV clicando em + Importação em massa via CSV no canto inferior esquerdo das configurações do Equipe. O nome completo e o endereço de e-mail são os campos que podem ser importados, e uma função padrão pode ser definida para todos os membros.
4. Digite o endereço de e-mail do novo membro, bem como seu nome completo e função.

Depois que seus colegas aceitarem o convite, eles poderão colaborar com você em seu espaço de trabalho. Lembre-se que o link de convite é válido por 24 horas. Você pode adicionar ou remover membros da equipe a qualquer momento.

Se você adicionar novos membros durante o ciclo de faturamento (na página de faturamento do aplicativo), cobraremos apenas pelo tempo utilizado.

Remover um membro da equipe
Ao remover um Membro da Equipe, a remoção entra em vigor no final do período de faturamento atual.

• A desativação de um membro preserva o seu nome.
• Ao excluir um membro, o nome dele será substituído por '???'.

Agrupamento de membros

Os agrupamentos de membros permitem organizar vários membros em agrupamentos reutilizáveis, facilitando o gerenciamento de acesso e colaboração em grande escala.

Crie e gerencie um grupo

Para criar um novo agrupamento de membros, siga estes passos:

1. Clique no seu nome no canto inferior esquerdo do airfocus.
2. Selecione Configurações da equipe.
3. Clique em Agrupar membros.
4. Crie um novo agrupar, dê um nome a ele e adicione membros.

Os membros de um agrupamento herdam as mesmas permissões de espaço de trabalho atribuídas a esse agrupamento.

Use agrupar para permissões

Atribua Membro agrupar ao espaço de trabalho ou espaço de trabalho agrupar para conceder ou alterar permissões em massa.

Recomendamos definir as permissões o mais alto possível (por exemplo, em um espaço de trabalho agrupado em nível) para que elas sejam distribuídas em cascata para baixo.

Use agrupar em itens

O agrupamento de membros pode ser usado em vários itens da mesma forma que os membros individuais:

• Atribuir como responsáveis pelo item: agrupar pode ser adicionado como responsável, seja individualmente ou juntamente com Individual.
• Adicionar aos campos de pessoas personalizados: agrupar pode ser selecionado nos campos de pessoas personalizados, juntamente com Membros individuais.
• marcador nas descrições e comentários: Mencionar agrupar com @ assim como Individual. Todos os membros do grupo são notificados.
• Notificações e acompanhamento: Quando um grupo é atribuído ou mencionado, todos os membros se tornam automaticamente observadores e recebem notificações, exatamente como aconteceria se fossem adicionados individualmente.
• Agrupamento e filtros em visualizações: agrupar aparece e pode ser usado em filtros e agrupamentos assim como Individual.

Atualizar agrupar

Adicione ou remova membros a qualquer momento. As alterações se aplicam a todos os locais onde o agrupar está atribuído.

Desative um agrupar se ele não for mais necessário.

Funções

Existem três funções possíveis que um membro pode desempenhar na airfocus:

• O Administrador gerencia as configurações da Equipe (membros, espaço de trabalho, faturamento) e tudo que um editor pode fazer.
• O editor é a função padrão com todos os direitos de edição normais. Eles podem gerenciar espaço de trabalho e editar itens.
• Os colaboradores podem ler o espaço de trabalho selecionado e comentários sobre os itens.

As funções dos membros não são específicas de um espaço de trabalho.

O número de membros, assim como as diferentes funções disponíveis em sua conta, é determinado pelas licenças incluídas em sua assinatura.

Observações:

• Administrador e editor precisam de um "assento de editor". Os colaboradores precisam de uma "licença de colaborador".
• Os novos membros permanecem "sem assento" caso não haja vagas disponíveis editor . Para adicioná-los, atualize sua assinatura.
• Isso significa que você precisa atualizar sua assinatura de acordo para adicioná-los à Equipe.

Visão geral das funções

Permissões

Trabalhar em conjunto com funções implica em permissões. As permissões determinam como o administrador, o editor e os colaboradores podem acessar os recursos e ações do airfocus em todo o aplicativo.

Existem cinco níveis de permissões:

• Cheia
• escrever
• Comentar
• Somente leitura
• Acesso restrito

Elas precisam ser configuradas por espaço de trabalho e já estão limitadas pela função do membro.

Por exemplo, um colaborador nunca tem acesso total a nenhum espaço de trabalho. Estas permissões por padrão só podem ser editadas pelo programa de um espaço de trabalho ou por qualquer Administrador. Por padrão, cada novo membro é criado sem permissões ou acesso a qualquer espaço de trabalho, sendo necessário conceder as permissões após a criação do novo membro.

Visão geral das permissões

Permissões para editar

Existem duas maneiras diferentes de editar as permissões de um membro no airfocus. Ambos dependem da sua função atual e das permissões que você possui no airfocus.

• editar permissões nas configurações do espaço de trabalho. (Você precisará de acesso total a um espaço de trabalho como editor ou Administrador)
• editar permissões das configurações globais do espaço de trabalho. (Você precisará de acesso de Administrador)

editar permissões do menu espaço de trabalho
Para editar permissões do menu do espaço de trabalho você precisa ser um Administrador ou editor com acesso total ao espaço de trabalho específico.

1. Abra o menu de três pontos ao lado do título do seu espaço de trabalho.
2. Selecione Configurações.
3. Clique em Permissões no guia na parte superior.
4. Edite as permissões usando o menu suspenso à direita de cada Membro da Equipe.

editar permissões das configurações globais do espaço de trabalho

Se um Administrador ou editor proprietário de um espaço de trabalho não conseguir alterar as permissões, o Administrador da conta poderá alterá-las nas configurações globais do espaço de trabalho seguindo estas etapas:

1. Clique no seu nome no canto inferior esquerdo do airfocus.
2. Selecione Configurações da equipe.
3. Clique no guia espaço de trabalho .
4. Selecione o espaço de trabalho para o qual deseja alterar as permissões.
5. Adicione, edite e remova membros e permissões desse espaço de trabalho específico.

Permissões de espaço de trabalho espelhadas

Com o nosso aplicativo Item Mirror, é possível combinar itens de diferentes espaços de trabalho em uma visão geral de todo o portfólio.

Você precisa de permissões totais de administrador para instalar o aplicativo Item Mirror em um espaço de trabalho.

Além disso, também é importante saber que tipo de permissões você tem para o espaço de trabalho que deseja usar como fonte para suas visualizações combinadas.

Você também precisa de permissões "Completas" para todos os outros espaços de trabalho que deseja combinar.

Permissões em cascata para espaço de trabalho objetivo

As permissões em cascata permitem que as configurações de acesso fluam automaticamente de um espaço de trabalho objetivo pai para todo o espaço de trabalho objetivo filho. Em vez de configurar manualmente o acesso para cada camada, as permissões concedidas no nível superior são automaticamente estendidas para os níveis inferiores.

Observe o seguinte:

• usuário e Equipe não precisam ser adicionados manualmente ao espaço de trabalho filho. Se eles tiverem permissão no nível superior, o sistema concede automaticamente o acesso correspondente abaixo.
• O princípio da cascata de permissões também se aplica às permissões do Equipe. Quando uma Equipe recebe acesso a um espaço de trabalho de objetivo pai, todos os membros dessa Equipe herdam automaticamente o acesso a todos os objetivos filhos aninhados de espaço de trabalho.
• A interface do usuário dentro de um espaço de trabalho filho exibirá um banner na parte superior indicando que as permissões estão sendo herdadas de um espaço de trabalho pai. No entanto, o menu de permissões individuais não será atualizado automaticamente para corresponder às configurações do pai.

Para ativar as permissões em cascata, acesse as configurações do espaço de trabalho e ative a opção “Permissões em cascata” na parte superior do painel.

Como funcionam as permissões no espaço de trabalho agrupar e nested agrupar

espaço de trabalho agrupar permissões controla o acesso tanto para Individual quanto para Equipe.

Para editar permissões de agrupamento:

• Clique no menu de três pontos próximo ao nome do agrupamento.
• Selecione Configurações.
• Ajuste as permissões individuais ou para toda a equipe.
  

O nível de permissão final de um membro para um espaço de trabalho individual é sempre o nível mais alto encontrado entre as quatro configurações de permissão:

• espaço de trabalho Permissões individuais
• espaço de trabalho Equipe permissões
• espaço de trabalho agrupar Permissões individuais (se presentes)
• espaço de trabalho agrupar Permissões da equipe (se presente)

As permissões agrupadas não substituem as permissões individuais para o espaço de trabalho, mas potencialmente as substituem.

Se um membro tiver permissões "Completas" para vários agrupar, ele poderá reorganizá-los na navegação lateral.

Membros com permissões “Totais” para o agrupar podem reordenar o espaço de trabalho dentro de um agrupar.

Mova um espaço de trabalho para um agrupar
ao mover um espaço de trabalho para um agrupar, o membro precisa de permissões "Completas" para o agrupar e permissões "Completas" para o espaço de trabalho.

mover um espaço de trabalho entre dois grupos, o membro precisa de permissões "Totais" em ambos os grupos.

Quando um membro move um espaço de trabalho para fora de um agrupar e/ou exclui o agrupar:

• O membro recebe as permissões “Totais” para o(s) espaço(s) de trabalho agora independente(s).
• Todos os demais membros do(s) espaço(s) de trabalho mantêm suas permissões individuais.
• Os membros do agrupar não recebem automaticamente suas permissões de agrupar como permissões de espaço de trabalho individual. Eles perderão o acesso vinculado ao agrupamento ao(s) espaço(s) de trabalho.

Exemplos de permissões de espaço de trabalho

Exemplo nº 1

Se um usuário receber permissões individuais de usuário para um espaço de trabalho e permissões de agrupamento superior forem alocadas, o usuário agora herdará essas permissões de agrupamento superior.

Com a configuração abaixo, TODOS os membros da equipe com funções suficientes têm acesso "Total" a todo o espaço de trabalho dentro do agrupamento CRM falso da Kirst.

Todas as permissões definidas em vermelho no contorno são substituídas pelas permissões verdes da Equipe no nível agrupar.

Nenhuma configuração em Contatos Individuais espaço de trabalho é superior a qualquer configuração em agrupar, portanto, elas são ignoradas.

Nas capturas de tela abaixo, mostramos apenas um ícone ⚠️ e uma dica de ferramenta, enquanto que, na realidade, todos os cenários em vermelho deveriam ter isso. ⚠️

Exemplo nº 2

Kirsten tem permissão "total" para acessar todos os espaços de trabalho dentro do falso espaço de trabalho agrupado do CRM Kirst.

O restante da equipe tem permissão de "gravação" em todos os espaços de trabalho dentro do grupo de espaço de trabalho falso do Kirst CRM.

Nenhuma configuração em Contatos Individuais espaço de trabalho é superior a qualquer configuração em agrupar; portanto, elas são ignoradas.

Exemplo nº 3

Kirsten tem acesso “completo” a TODOS os espaços de trabalho do grupo.

Todos os demais Membros da Equipe têm acesso “comentários” a TODOS os espaços de trabalho dentro do agrupar.

Adicionar mais permissões de "comentários" para Individual no nível agrupar é redundante - as permissões de Equipe já cobrem isso.

Da mesma forma, adicionar qualquer coisa igual (por exemplo) Kirsten: "Cheio") ou menos (ex: Equipe: NO ACCESS) no espaço de trabalho nível é redundante - todas elas são substituídas pelo que foi definido no nível agrupar.

Recomendações

• A melhor maneira de gerenciar permissões é configurá-las começando pela permissão mais baixa para o escopo mais amplo e terminando com a permissão mais alta para o escopo mais restrito.
  • Por exemplo, "Todos na minha equipe devem ter pelo menos X permissão para este agrupamento de espaço de trabalho, mas João e Jéssica devem ter permissões mais altas para o espaço de trabalho A e B nesse agrupamento."
  • Isso serve como um exemplo do escopo mais amplo ao mais restrito. Você também pode configurar esses casos intermediários (usuário específico por agrupar ou equipe inteira por WS individual).

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