Um guia para planejamento de sprint no Lucid para equipes ágeis

Neste artigo

Não importa o quão ágil sua equipe seja, este artigo ajudará você a aprender como aproveitar ao máximo os recursos focados em Agile do Lucid, incluindo como:

• Crie uma central de equipe organizada e um espaço de equipe para permanecer alinhado e acessar os documentos Lucid mais referenciados da sua equipe
• Alinhe, coordene e execute tarefas emparelhando uma Tabela Dinâmica com a Ficha da Lucid
• Estime a quantidade de tempo e trabalho necessários para cada tarefa
• Obtenha uma compreensão aprofundada da carga de trabalho da equipe e do progresso ao longo do sprint rapidamente
• Obtenha insights de alto valor e itens de ação da sua revisão de sprint e retrospectiva

Neste artigo, usamos exemplos focados em um caso de uso de Desenvolvimento de Produto, mas entendemos que as práticas ágeis são tão diversas quanto as equipes que as aplicam. Incentivamos todos a usar esses exemplos para entender a funcionalidade principal, para que você esteja melhor posicionado para usar o Lucid da maneira que fizer mais sentido para sua equipe.

Seguindo as orientações deste artigo e maximizando os recursos do Lucid, você pode gastar menos tempo em tarefas administrativas e mais tempo executando-as. Vamos.

Organize uma central de equipe e um espaço de equipe

Ter um espaço centralizado para a equipe com ativos de alto valor e acessados com frequência economiza tempo. Isso pode ajudar a equipe a tomar decisões mais rápidas, colaborar de forma mais eficiente e focar melhor nas ações a serem tomadas.

Antes de vermos como criar uma central de equipe e um espaço de equipe, vamos começar explorando a diferença entre eles.

• O Team Central é o lugar para centralizar todos os documentos relevantes para a colaboração e eficiência da equipe. Na central da sua equipe, você pode ver todos os membros da equipe em uma lista de equipe, criar e encontrar seu espaço de equipe e acessar rapidamente documentos recentes.
• O espaço da sua equipe é um quadro Lucidspark colaborativo e personalizável fixado na central da sua equipe que oferece suporte à coordenação em nível de equipe.

Confira a captura de tela abaixo para ver um exemplo de uma central de equipe. Você pode ver o espaço da equipe fixado no topo.

Se você já tem uma central de equipe, acesse-a clicando no ícone de equipes na barra de navegação no lado esquerdo da página inicial Lucid . Se você já tem um espaço de equipe, você pode encontrá-lo no cabeçalho “Espaço de equipe” na sua central de equipe.

Para criar uma nova central de equipe:

1. Na página inicial do Lucid, clique em + Novo no canto superior esquerdo.
2. Selecione Equipe.
3. Depois de nomear sua equipe e convidar colaboradores, clique em Criar equipe.

Para criar um espaço de equipe pela primeira vez:

1. Abra a central da sua equipe e clique em Começar no cabeçalho “Espaço da equipe” .
2. Siga as instruções para concluir a configuração.

Ao criar um novo espaço de equipe, comece com um modelo quando quiser um ponto de partida profissionalmente refinado, onde você pode preencher as lacunas com base em suas necessidades. Comece com um documento em branco se preferir ter controle sobre todo o processo de criação.

Quer você use um modelo ou crie seu espaço de equipe manualmente, há muitas opções no Lucid para torná-lo seu. Aqui estão algumas ideias para você começar.

• Adicione links incorporados a páginas da web e outros documentos que sua equipe usa com frequência
• Adicione um formato organizador , como uma Tabela Dinâmica, para criar e rastrear tarefas
• Adicione uma linha do tempo para rastrear os itens de ação, prazos e marcos de cada sprint 

Crie e compartilhe sua central de equipe e seu espaço de equipe antes do próximo sprint para que todos estejam prontos quando chegar a hora de começar a planejar. Depois de criado, você pode revisitá-lo em todas as etapas do processo.

Priorizar e progredir nas tarefas

Equipes ágeis precisam de uma maneira de ter discussões envolventes sobre o que trabalhar, e fazer isso em uma ferramenta Project management não é algo envolvente ou colaborativo de forma confiável. Mas agora que você criou um hub central e um espaço de equipe, a equipe tem um lugar para se envolver e aproveitar ao máximo sua colaboração em conjunto. 

Agora, vamos nos concentrar em como tornar o espaço da sua equipe único:

• Adicionar uma tabela dinâmica para organização responsiva de tarefas
• Trabalhando com a Ficha da Lucid para rastrear e progredir nas tarefas
• Obtendo a contribuição da equipe sobre elevação com pontos de estimativa
• Utilizando formas de relatórios para monitorar o progresso e medir a carga de trabalho

Confira as seções abaixo para saber como cada recurso pode beneficiar seu sprint e clique nos artigos vinculados para obter instruções detalhadas passo a passo.

Centralize detalhes importantes em uma tabela dinâmica

A Tabela Dinâmica do Lucidé uma tabela responsiva que, quando combinada com a Ficha da Lucid, dá a toda a equipe um alto nível de visibilidade dos detalhes críticos do sprint. Ele pode ser usado para atribuir tarefas, estimar elevação, medir largura de banda e monitorar o progresso. Confira a captura de tela abaixo para ver um exemplo básico de uma Tabela Dinâmica. Ao criar o seu, você encontrará muitas opções para personalizar e atender melhor às necessidades da sua equipe.

Para adicionar uma tabela dinâmica manualmente, clique em o ícone Organizadores na barra de ferramentas principal, selecione Tabelas dinâmicas e clique em qualquer lugar da tela. Você pode encontrar instruções detalhadas para formatar e otimizar as tabelas dinâmicas da sua Equipe em nosso artigo.

Acompanhe tarefas com Ficha da Lucid

Apesar das muitas maneiras pelas quais as equipes combinam Lucid com as práticas ágeis, sempre recomendamos usar a Ficha da Lucid. Muitas equipes planejam sprints adicionando ideias e itens de backlog em sticky notes para permitir a captura rápida de ideias. Depois que esses itens forem reunidos, converta suas sticky notes em Ficha da Lucid para exibir informações críticas, como status da tarefa, duração estimada, responsável e datas de início e término do sprint, para ajudar a equipe a passar do planejamento das tarefas para a execução delas.

Para converter um sticky notes (ou qualquer outro formato) em uma Ficha da Lucid, clique com o botão direito do mouse no formato, passe o cursor sobre “Converter em cartão” no menu e selecione Ficha da Lucid. A partir daqui você pode inserir suas informações nos campos disponíveis no menu de contexto da Ficha da Lucid .

Depois que as tarefas forem priorizadas para o sprint e convertidas para a Ficha da Lucid, clique e arraste-as para a Tabela Dinâmica da sua equipe.

Usar integrações

Ao avançar deliberadamente em direção a um prazo que se aproxima rapidamente, ninguém deve ser atrasado pela duplicação de trabalho. Se você usar um sistema de registro além do Lucid, poderá utilizar uma de nossas muitas integrações para eliminar efetivamente a necessidade de recriá-los uma segunda vez em outro programa. Lucid oferece integrações com Airtable, Asana, Microsoft Azure DevOps Cloud, Excel, Google Sheets, Jira, monday.com, e Smartsheet. 

Independentemente de você usar uma dessas integrações ou não, é fácil adicionar a Ficha da Lucid para permitir um planejamento visual produtivo e fornecer os detalhes mais importantes das tarefas rapidamente. Para seguir etapas detalhadas sobre como usar a Ficha da Lucid para planejar, organizar e atribuir tarefas, leia nosso artigo.

Organize uma atividade de estimativa de equipe

Quando todos têm uma maneira imparcial de compartilhar suas opiniões e tomar decisões baseadas em consenso, a equipe tem condições de realizar seu melhor trabalho. Para dar suporte à estimativa colaborativa de tarefas para o próximo sprint, desenvolvemos nossa atividade de estimativa em equipe. Você sempre pode arrastar e soltar um ponto da história em uma Ficha da Lucid, mas com esta atividade, todos podem colaborar e concordar com a estimativa antes que ela seja aplicada.

Veja como funciona. Depois de adicionar o banco de formas de estimativas à canvas da sua equipe, cada pessoa pode clicar e arrastar sua estimativa para uma área de lançamento que aparece abaixo da Ficha da Lucid. Quando todos tiverem enviado suas estimativas, eles serão representados em uma janela de resultados para revisão. A partir daqui, a equipe pode discutir qual estimativa aplicar à tarefa.

Para ver etapas detalhadas sobre como adicionar um banco de estimativas e aplicar uma estimativa vencedora a um cartão, confira nosso artigo Alinhar a estimativa de tarefas com sua Equipe .

Acompanhe a carga de trabalho e meça o progresso com formas de relatórios

É um fato: quanto menos energia mental você tiver para gastar rastreando tarefas manualmente, mais você terá para realmente concluí-las. E quem não gosta de receber informações cruciais de forma clara e prática? É aqui que entram os formatos de relatórios. Adicione-os para avaliar rapidamente a capacidade da equipe, monitorar o progresso feito nos itens de ação e ver como as atribuições de tarefas são distribuídas pela equipe. 

Os formatos de relatórios são ferramentas poderosas para usar em conjunto com a Tabela Dinâmica e a Ficha da Lucid da sua equipe. Elas também são formas dinâmicas, o que significa que são atualizadas automaticamente à medida que cada Ficha da Lucid é atualizada para mostrar um instantâneo de como o sprint está progredindo. 

Aqui está um exemplo dos formatos de relatórios do Lucid trabalhando juntos para fornecer à equipe visibilidade e detalhes importantes do sprint.

Continue lendo para ver como cada formato de relatório pode agregar ainda mais valor ao sprint.

Barra de progresso

Use uma barra de progresso para ver os status atualizados de cada Ficha da Lucid bem como uma soma das estimativas de cada uma. À medida que o sprint avança, a barra é atualizada para refletir o progresso geral da equipe. Você pode ver o progresso tanto em um gráfico de barras quanto em porcentagens, perfeito para atualizações em suas reuniões diárias.

Vamos dar uma olhada em um exemplo. No GIF abaixo, você pode ver que quando uma Ficha da Lucid é atualizada com o status “Concluído”, a barra de progresso é atualizada para refletir isso. Observe também a porcentagem calculada na parte inferior do gráfico de barras.

Para adicionar uma barra de progresso, certifique-se de que todas as Fichas da Lucid incluam uma estimativa e status. Selecione os tabelas Dinâmicos e clique em Planejamento nas opções que aparecem acima das tabelas. Nas opções, selecione Adicionar barra de progresso.

Quadro de propriedade

A principal função de um gráfico de propriedade é mostrar como as tarefas são distribuídas pela equipe usando as estimativas, ou pontos de história, atribuídos a cada uma. Isso pode ajudar a equipe a avaliar rapidamente se os itens precisam ser redistribuídos ou se é necessária uma mudança. No exemplo abaixo, podemos ver como cada estimativa de tarefa é usada para calcular uma porcentagem total de propriedade.

Após um designado ser adicionado a cada Ficha da Lucid, adicione um quadro de posse selecionando as tabelas dinâmicas e clicando em Planejamento nas opções que aparecem acima das tabelas. Nas opções, selecione gráfico Adicionar grupo.

Aproveite ao máximo sua revisão de sprint

No final do sprint, é hora da revisão do sprint. Use o Lucid para criar um espaço onde sua equipe pode compartilhar feedback e dados sobre o sprint e como ele apoia as iniciativas da empresa. Não importa se todos estão na mesma sala ou se realizam metas de equipe em salas diferentes ao redor do mundo, temos o modelo perfeito para recomendar para você aproveitar ao máximo esta etapa do sprint. Clique aqui para saber mais e criar o seu próprio.

Aqui estão alguns recursos adicionais que recomendamos utilizar nesta fase:

• Incorpore vídeos, imagens e mídia avançada para destacar indicadores-chave de desempenho e gerar conversas
• Use ferramentas de facilitação, como um apontador laser para chamar a atenção, um cronômetro para manter todos no caminho certo e utilize integrações de trabalho híbrido, como Zoom ou Microsoft Teams
• Mostrar autores em sticky notes para ver quem adicionou ideias e pensamentos para discussão
• Use notas para acompanhar a discussão e os itens de acompanhamento

Obtenha insights acionáveis da equipe durante a retrospectiva

Há muitos benefícios em obter uma discussão mais clara e acionável de uma retrospectiva. Veja a lista abaixo de recursos do Lucid disponíveis para ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo seu tempo no final de um sprint. Você pode escolher combiná-los com qualquer combinação de recursos listados na seção de revisão de sprint acima.

Durante a retrospectiva da equipe, recomendamos as seguintes ferramentas:

• Ative o modo privado. Promova a segurança psicológica e obtenha o feedback mais direto da Equipe para discussão adicionando uma camada de anonimato.
• Use Visual Activity. Obtenha mais insights com atividades envolventes e interativas.
• Organize uma sessão de votação. Obtenha o consenso da equipe sobre os itens para discussão e decisões que saem do retro.

Recursos

Para saber mais sobre como aproveitar todo o poder do Agile no Lucid, explore os recursos adicionais abaixo. Esses recursos estão disponíveis somente em inglês.

Modelos

Aqui está uma lista de modelos recomendados. Clicar em um link nesta lista abre o modelo na sua conta do Lucid para que você possa revisá-lo e começar.

Planejamento de backlog

Refinamento de backlog de sprints

Estimativa de sprint

Planejamento Sprint

Reunião rápida diária

Revisão da sprint

Retrospectiva da sprint

Cursos

Workflowde inicialização rápida ágil

Guia de planejamento sprint

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