Zarządzanie członkami, rolami i uprawnieniami w airfocus

Członkowie

Termin " członek " dotyczy wszystkich użytkowników airfokusa. Administratorzy kont mogą zaprosić członków Zespołu do współpracy w Airfocus, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij swoje imię i nazwisko w lewym dolnym rogu airfocus.
2. Wybierz Ustawienia zespołu.
3. Kliknij + Zaproś członka.
   • W tym panelu można zmienić rolę członka na Administrator, Edytor lub Współtwórca. Możesz również zarządzać ich uprawnieniami, klikając menu z trzema kropkami po lewej stronie ich roli członkowskiej, lub usunąć ich z Zespołu.
   • Możesz również zbiorczo zaimportować kontakty za pomocą pliku CSV, klikając + Importuj zbiorczo przez CSV w lewym dolnym rogu ustawień Zespołu. Pełna nazwa i adres e-mail to pola, które można zaimportować, a domyślną rolę można ustawić dla wszystkich członków.
4. Wpisz adres e-mail nowego członka, a także jego pełne imię i nazwisko i rolę.

Gdy Twoi koledzy przyjmą zaproszenie, mogą współpracować z Tobą w Twoim obszarze roboczym. Pamiętaj, że link z zaproszeniem jest ważny przez 24 godziny. Możesz w każdej chwili dodać lub usunąć członków Zespołu.

Jeśli dodasz nowych członków podczas cyklu rozliczeniowego (ze strony rozliczeń w aplikacji), pobieramy opłaty tylko za wykorzystany czas.

Usuń członka zespołu
Usunięcie członka Zespołu następuje na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

• Dezaktywacja członka zachowuje jego nazwisko.
• Usunięcie członka zastępuje jego imię na „???”.

Grupy członkowskie

Grupy członkowskie umożliwiają organizowanie wielu członków w grupy wielokrotnego użytku, ułatwiając zarządzanie dostępem i współpracą na dużą skalę.

/utworz/ i zarządzaj grupami

Aby utworzyć nową grupę członkowską, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij swoje imię i nazwisko w lewym dolnym rogu airfocus.
2. Wybierz Ustawienia zespołu.
3. Kliknij Grupy członków.
4. /utworz/ nową grupę, nadaj jej nazwę i dodaj członków.

Członkowie grupy dziedziczą te same uprawnienia obszaru roboczego, które są przypisane do tej grupy.

Używanie grup dla uprawnień

Przypisz grupy członków do obszarów roboczych lub grup obszarów roboczych, aby zbiorczo przyznawać lub zmieniać uprawnienia.

Zalecamy ustawienie uprawnień tak wysoko, jak to możliwe (np. na poziomie grupy obszaru roboczego), aby kaskadowały w dół.

Używanie grup na elementach

Grupy członków można stosować w odniesieniu do wszystkich elementów w taki sam sposób, jak w przypadku członków indywidualnych:

• Przypisz jako osoby przypisane do elementu: Grupy można dodawać jako osoby przypisane samodzielnie lub obok Indywidualnego.
• Dodaj do niestandardowych pól osób: Grupy można wybierać w niestandardowych polach osób, obok indywidualnych członków.
• Oznaczaj w opisach i komentarzach: grupy wzmianka znakiem @ tak jak Indywidualny. Wszyscy członkowie grupy są powiadamiani.
• Powiadomienia i obserwowanie: Po przypisaniu grupy lub wzmiance wszyscy jej członkowie automatycznie stają się obserwującymi i otrzymują powiadomienia, tak samo jak gdyby zostali dodani indywidualnie.
• Grupowanie i filtrowanie w widokach: Grupy pojawiają się i można ich używać w filtrach i grupowaniach tak samo jak w przypadku opcji Indywidualny.

Aktualizuj grupy

Dodaj lub usuń członków w dowolnym momencie. Zmiany obowiązują wszędzie tam, gdzie przypisana jest grupa.

Dezaktywuj grupę, jeśli nie jest już potrzebna.

Role

Istnieją trzy możliwe role, które członek może pełnić w airfocus:

• Administratorzy zarządzają ustawieniami Zespołu (członkowie, obszary robocze, rozliczenia) i wszystkimi czynnościami, które może wykonać redaktor.
• Edy@@ tory są domyślną rolą ze wszystkimi normalnymi uprawnieniami do edycji. Mogą zarządzać obszarami roboczymi i edytować elementy.
• Współpracownicy mogą czytać wybrane obszary robocze i komentować elementy.

Role członków nie są specyficzne dla obszaru roboczego.

Liczba członków oraz różne role dostępne na Twoim koncie zależą od licencji zawartych w subskrypcji.

Uwagi:

• Zarówno administratorzy, jak i redaktorzy potrzebują miejsca " Editor ". Uczestnicy potrzebują miejsca współpracownika " ".
• Nowi członkowie pozostają " bez siedzenia ", jeśli nie ma wolnych miejsc redaktorów. Aby je dodać, zaktualizuj subskrypcję.
• Oznacza to, że musisz odpowiednio zaktualizować swoją subskrypcję, aby dodać ich do Zespołu.

Przegląd ról

Uprawnienia

Współpraca z rolami to uprawnienia. Uprawnienia określają, w jaki sposób administratorzy, redaktorzy i współpracownicy mogą uzyskać dostęp do funkcji Airfocus i ich działania w całej aplikacji.

Istnieje pięć poziomów uprawnień:

• Pełny
• Napisz
• Komentuj
• Tylko do odczytu
• Brak dostępu

Muszą być skonfigurowane dla każdego obszaru roboczego i są już ograniczone przez rolę członka.

Na przykład współpracownik nigdy nie ma pełnego dostępu do żadnego obszaru roboczego. Te uprawnienia mogą być domyślnie edytowane tylko przez twórcę obszaru roboczego lub każdego administratora. Domyślnie każdy nowy członek jest /utworz/ i nie ma żadnych uprawnień ani dostępu do żadnej przestrzeni roboczej. Uprawnienia muszą zostać nadane po tym, jak nowy członek zostanie /utworz/.

Przegląd uprawnień

Edytuj uprawnienia

Istnieją dwa różne sposoby edycji uprawnień członka w airfocus. Oba są zależne od Twojej obecnej roli i uprawnień, które masz w airfocus.

• Edytuj uprawnienia z ustawień obszaru roboczego. (Będziesz potrzebował pełnego dostępu do obszaru roboczego jako Edytor lub Administrator)
• Edytuj uprawnienia z globalnych ustawień obszaru roboczego. (Będziesz potrzebował dostępu administratora)

Edytuj uprawnienia z menu obszaru roboczego
Aby edytować uprawnienia z menu obszaru roboczego, musisz być administratorem lub edytorem z pełnym dostępem do określonego obszaru roboczego.

1. Otwórz menu z trzema kropkami obok tytułu obszaru roboczego.
2. Wybierz Ustawienia.
3. Kliknij Uprawnienia z kart u góry.
4. Edytuj uprawnienia korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie każdego członka zespołu.

Edycja uprawnień z globalnych ustawień obszaru roboczego

Jeśli administrator lub edytor, który jest właścicielem obszaru roboczego, nie może zmienić uprawnień, administratorzy konta mogą je zmienić w ustawieniach globalnego obszaru roboczego, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij swoje imię i nazwisko w lewym dolnym rogu airfocus.
2. Wybierz Ustawienia zespołu.
3. Kliknij kartę Ob szary robocze.
4. Wybierz obszar roboczy, dla którego chcesz zmienić uprawnienia.
5. Dodawanie, edytowanie i usuwanie członków i uprawnień dla danego obszaru roboczego.

Lustrzane uprawnienia do obszarów roboczych

Dzięki aplikacji Item Mirror można łączyć elementy z różnych obszarów roboczych w jednym przeglądzie całego portfolio.

Aby zainstalować aplikację Item Mirror w obszarze roboczym, potrzebujesz pełnych uprawnień administratora.

Poza tym ważne jest również, jakie uprawnienia posiadasz dla obszarów roboczych, których chcesz użyć jako źródła dla połączonego widoku.

Potrzebne są również uprawnienia " Pełne " dla wszystkich innych obszarów roboczych, które chcesz połączyć.

Uprawnienia kaskadowe dla obiektywnych obszarów roboczych

Uprawnienia kaskadowe umożliwiają automatyczne przepływ ustawień dostępu z nadrzędnych obszarów roboczych celu w dół do wszystkich obszarów roboczych celu podrzędnego. Zamiast ręcznie konfigurować dostęp dla każdej warstwy, uprawnienia nadane na najwyższym poziomie automatycznie rozszerzają się w dół.

Zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Nie ma potrzeby ręcznego dodawania użytkowników i zespołów do podrzędnych obszarów roboczych. Jeśli mają uprawnienia na poziomie macierzystym, system automatycznie przyznaje im odpowiedni dostęp poniżej.
• Uprawnienia kaskadowe dotyczą również uprawnień Zespołu. Gdy zespołowi zostanie przyznany dostęp do nadrzędnego obszaru roboczego celów, wszyscy członkowie tego zespołu automatycznie dziedziczą dostęp do wszystkich zagnieżdżonych podrzędnych obszarów roboczych celów.
• Interfejs użytkownika w podrzędnym obszarze roboczym wyświetli u góry baner wskazujący, że uprawnienia są dziedziczone z nadrzędnego obszaru roboczego. Jednak menu rozwijane uprawnień Indywidualny nie zostaną automatycznie zaktualizowane, aby dopasować się do ustawień nadrzędnych.

Aby włączyć uprawnienia kaskadowe, uzyskaj dostęp do obiektywnych ustawień obszaru roboczego i włącz opcję „Uprawnienia kaskadowe” u góry panelu.

Jak działają uprawnienia w grupach obszaru roboczego i grupach zagnieżdżonych

Uprawnienia grupy Workspace kontrolują dostęp zarówno dla Indywidualnego, jak i Zespołu.

Aby edytować uprawnienia grupy:

• Kliknij menu z trzema kropkami obok nazwy grupy.
• Wybierz Ustawienia.
• Dostosuj uprawnienia indywidualne lub ogólnozespołowe.
  

Ostatecznym poziomem uprawnień członka do indywidualnej przestrzeni roboczej jest zawsze najwyższy poziom spośród czterech dostępnych ustawień uprawnień:

• Workspace Indywidualny uprawnienia
• Uprawnienia Zespołu Workspace
• Grupa obszarów roboczych Uprawnienia indywidualne (jeśli występują)
• Uprawnienia zespołu obszaru roboczego (jeśli istnieją)

Uprawnienia na poziomie grupy nie zastępują uprawnień indywidualnych do obszarów roboczych, ale potencjalnie je zastępują.

Jeśli członek ma uprawnienia " Full " do kilku grup, może je ponownie zorganizować w nawigacji bocznej.

Członkowie posiadający uprawnienia „Pełne” do grupy mogą zmieniać kolejność obszarów roboczych wewnątrz grupy.

Przeniesienie obszaru roboczego do grupy
Aby przenieść obszar roboczy do grupy, członek potrzebuje uprawnień " Full " do grupy i uprawnień " Full " do obszaru roboczego.

Aby przenieść obszar roboczy między dwiema grupami, członek potrzebuje uprawnień " Full " dla obu grup.

Gdy członek przesuwa obszar roboczy z grupy i/lub usunie grupę:

• Członek otrzymuje uprawnienia " Full " do teraz niezależnych obszarów roboczych.
• Wszyscy pozostali członkowie przestrzeni roboczej zachowują swoje uprawnienia Indywidualne.
• Członkowie grupy nie otrzymują automatycznie uprawnień grupowych jako uprawnień indywidualnych obszaru roboczego. Utracą dostęp grupowy do obszaru roboczego.

Przykłady uprawnień do obszaru roboczego

Przykład #1

Jeśli użytkownikowi przydzielono indywidualne uprawnienia użytkownika do obszaru roboczego, a następnie przydzielono wyższe uprawnienia na poziomie grupy, użytkownik odziedziczy teraz te wyższe uprawnienia na poziomie grupy.

Dzięki poniższej konfiguracji WSZYSCY członkowie Zespołu, posiadający wystarczającą liczbę ról, mają „pełny” dostęp do wszystkich obszarów roboczych w fałszywej grupie CRM Kirst.

Wszystkie zestawy uprawnień zaznaczone na czerwono zostają zastąpione zielonymi uprawnieniami zespołu na poziomie grupy.

Żadne ustawienia w obszarze roboczym Kontakty indywidualne nie są wyższe niż ustawienia grupy, dlatego są ignorowane.

Na poniższych zrzutach ekranu pokazujemy tylko jedną ikonę ⚠️ i podpowiedź, podczas gdy w rzeczywistości wszystkie scenariusze w kolorze czerwonym powinny to mieć. ⚠️

Przykład #2

Kirsten posiada uprawnienia " Full " na dostęp do każdego obszaru roboczego w grupie fałszywych obszarów roboczych Kirst CRM.

Pozostali członkowie Zespołu mają uprawnienie „Zapis” do każdej przestrzeni roboczej w ramach grupy przestrzeni roboczej fałszywego CRM Kirst.

Żadne ustawienia w obszarze roboczym Kontakty indywidualne nie są wyższe od ustawień grupy, dlatego są ignorowane.

Przykład #3

Kirsten ma " Pełny dostęp " do WSZYSTKICH obszarów roboczych w grupie.

Wszyscy pozostali członkowie Zespołu mają dostęp z możliwością komentowania do WSZYSTKICH obszarów roboczych w grupie.

Dodawanie kolejnych uprawnień „Komentarz” dla Indywidualnego na poziomie grupy jest zbędne – uprawnienia Zespołu już to obejmują.

Podobnie, dodając dowolną równość (np. Kirsten: " Pełny ") lub niższy (np. Zespół: BRAK DOSTĘPU) uprawnienia na poziomie obszaru roboczego są zbędne - wszystkie one są zastępowane przez te, które zostały ustawione na poziomie grupy.

Zalecenia

• Najlepszym sposobem obsługi uprawnień jest ich skonfigurowanie, począwszy od najniższego uprawnienia dla najszerszego zakresu do najwyższego uprawnienia dla najwęższego zakresu
  • Na przykład: „Każdy w moim zespole powinien mieć co najmniej uprawnienia X do tej grupy przestrzeni roboczych, ale John i Jessica powinni mieć wyższe uprawnienia do przestrzeni roboczych A i B w tej grupie”.
  • Służy to jako przykład od najszerszych do najwęższych zakresów. Można również skonfigurować przypadki pośrednie (konkretni użytkownicy na grupę lub cały Zespół na pojedynczy WS).

Przekaż opinię na temat tego artykułu