Beheer de toewijzing van middelen met de Capacity Planning-app in AirFocus

Voordelen

• Eenvoudig capaciteitsbeheer: Beheer de toewijzing van middelen over planningssegmenten (bijv. kwartalen, releases) in één weergave, zelfs als plannen veranderen, verplaatsen of prioriteiten halverwege de vlucht veranderen.
• Begrijp afwegingen met scenarioplanning: Simuleer en vergelijk scenario's om afwegingen te begrijpen, zodat je beslissingen kunt nemen op basis van de werkelijke capaciteit.
• Prioriteer met het grotere geheel in gedachten: prioriteiten komen neer op capaciteit. Zorg ervoor dat uw plannen passen bij de beschikbare middelen binnen het team en de werkruimte, zodat de inspanningen op één lijn en efficiënt blijven.

Hoe de Capacity Planning-app in te stellen

Activeer de app

De Capacity Planning-app kan werken over meerdere werkruimtes, bijvoorbeeld als je resources wilt beheren die gedeeld worden tussen producten en Team. Meer hierover hier.

Om de app te activeren, volgt u deze stappen:

1. Navigeer naar de werkruimte waar je de capaciteit wilt plannen. 
2. Klik rechtsboven op Extensions in jouw werkruimte.
3. Selecteer onder "Apps" Capaciteitsplanning.
4. Kies een planningssegment op basis van een tijdsperiode (bijv. sprints, releases of quarters).
   • JE moet misschien een nieuw tijdperkveld aanmaken als je er nog geen hebt. Leer hier hoe je dit doet.
   • Als je een nieuw tijdperkveld aanmaakt en je wilt gebruiken in andere werkruimtes, zorg dan dat je de vak aanvult om dit een Teamveld te maken.
   • Voor de eenvoud maakt het initiële installatieproces alleen het mogelijk om de middelen voor één planningssegment op te zetten. Zodra de eerste opstelling klaar is, kun je er zoveel toevoegen als je wilt.
5. Selecteer een bestaande bron of voeg een nieuwe toe. 
   • Een resource is een capaciteitsveld (bijvoorbeeld kosten, story points) dat wordt gemeten over het planningssegment.
   • JE kan onbeperkte middelen per planningssegment hebben. JE kan nu of later meer bronnen toevoegen.
     
6. Voeg optioneel een "Capaciteit"-weergaven toe voor efficiënt resourcebeheer. Deze weergaven kan ook later worden aangemaakt. Leer hier hoe het moet.

Ik heb de Capacity Planning-app succesvol geïnstalleerd.

Hoe gebruik je de Capacity Planning-app

Als je een nieuw tijdperkveld gebruikt, wil je waarschijnlijk sommige items verplaatsen naar het betreffende planningssegment waarin je ze voorstelt. JE moet mogelijk ook waarden toewijzen aan het jouw capaciteitsveld als het eveneens nieuw is.

Stel standaardcapaciteiten in

Om de standaardcapaciteiten in te stellen, volgt u deze stappen:

1. Onder het capaciteitsveld waarvoor je een standaard wilt instellen, klik je op het cirkelicoon rechts van een van de waarden.
   
2. Onder "Standaardcapaciteit" typ je de gewenste capaciteit als standaard voor alle velden.
   • Als je verschillende capaciteiten voor verschillende tijdsperioden wilt, klik dan op Instellen capaciteit naast elke tijdsperiode onderaan het paneel. Als je al een standaard hebt ingesteld, klik dan op de standaardwaarde in plaats van op capaciteit instellen.

Als je verschillende capaciteiten per tijdsperiode wilt instellen, kun je dat doen in basismodus of geavanceerde modus:

Basismodus
Voor een bekende capaciteit, stel deze direct in. Als je bijvoorbeeld een capaciteitsveld hebt genaamd Kosten, en een strikt budget van 100 euro per kwartaal, kun je dit direct invoeren.

Geavanceerde modus
Voor fluctuerende capaciteiten gebruik je de geavanceerde modus om waarden te berekenen op basis van factoren zoals teamgrootte, beschikbare werkdagen en een buffer voor noodsituaties.

In het onderstaande voorbeeld zijn we voor Q4 2024 in de geavanceerde modus gegaan om ons te helpen het aantal dagen om te budgetteren te bepalen. We voeren het volgende in:

• Dagelijkse persoonscapaciteit: 1 (d.w.z. elk teamlid werkt een volledige werkdag)
• Weekdagen: 66 (dit wordt standaard berekend op basis van het datumbereik dat is geconfigureerd voor Q4)
• Aantal mensen: 5 (er zitten 5 mensen in mijn team)

De calculator hier stelt voor om een standaardcapaciteit van 330 dagen in te stellen voor dit kwartaal.

Onverwachte situaties, zoals het ziek worden van teamleden, kunnen de capaciteit beïnvloeden. Om hiermee rekening te houden wordt een buffer van 10% toegevoegd voor een conservatievere schatting.

De 10%-buffer verlaagt de voorgestelde capaciteit van 330 dagen naar 297 dagen, waardoor het werk dat voor het kwartaal gepland is niet wordt overschat. Eventuele overtollige capaciteit kan worden gebruikt voor extra inzet, maar deze aanpak voorkomt dat het Team te veel belast.

Scenarioplanning

Scenario's kunnen worden aangepast onder de kolom "Scenario's" door specifieke items uit te schakelen om hun capaciteitswaarden uit te sluiten. Zodra je tevreden bent met het scenario, klik je op Apply om de wijzigingen op te slaan en wijs je het uitgeschakelde item toe aan een andere tijdsperiode.

Capaciteitsoverzicht voor de werkruimte

je kunt op elk moment de instellingen van de Capacity Planning-app bekijken via het Extensions-menu.

Hier vind je een samenvatting van de verwachte capaciteit voor elk planningssegment. Meer details worden behandeld in de volgende sectie.

Beheer van middelen

Klik op een bron in de instellingen van de Capacity Planning-app om het bronnenpaneel "Beheren" te openen, waar een grafische uitsplitsing het verbruik van de bron toont ten opzichte van de ingestelde capaciteit voor elke tijdsperiode in het planningssegment.

Cross-werkruimte capaciteitsplanning

Op grote schaal worden middelen vaak gedeeld binnen het team. JE kan in deze gevallen capaciteitsplanning gebruiken over meerdere werkruimtes.

Eerste opzet voor de eerste werkruimte (werkruimte A)

1. Stel een planningssegment in (bijvoorbeeld Kwartaal, Sprints) met het benodigde tijdperkveld.
2. Definieer de resourcecapaciteitseenheid (bijv. Dagen, Kosten) en voeg het bijbehorende veld toe aan de werkruimte-instellingen.
3. Installeer de capaciteitsplanningsapplicatie in werkruimte A.
4. Binnen de app maak je de initiële bron aan met behulp van het gedefinieerde planningssegment en het capaciteitsveld. Deze bron is nu beschikbaar om te delen.

Configureer de tweede werkruimte voor delen (werkruimte B)

1. Zorg ervoor dat vóór het installeren van de app de volgende velden zijn toegevoegd aan de instellingen van werkruimte B:
   • Het tijdperkveld voor het planningssegment (bijvoorbeeld Kwartaal).
   • Het capaciteitsveld (bijv. Kosten, Dagen) dat werd gebruikt voor de bestaande bron in werkruimte A.
2. Installeer de capaciteitsplanningsapplicatie in werkruimte B.
3. Selecteer hetzelfde tijdperkveld dat wordt gebruikt voor het planningssegment van de bestaande bron in werkruimte A.
4. Bij het toevoegen van een nieuwe hulpbron selecteer je hetzelfde capaciteitsveld dat wordt gebruikt om de bestaande hulpbron in werkruimte A te maken.
5. Kies de optie om een bestaande hulpbron te selecteren die al in een andere werkruimte (werkruimte A) wordt gebruikt in plaats van een nieuwe, aparte bron aan te maken.
6. Bekijk het hulpmiddel Voorbeeld om te bevestigen dat het gedeeld zal worden in beide werkruimtes.
7. Voltooi de resource-setup en voeg een speciale Capacity weergaven toe aan werkruimte B.

Delen-capaciteitsplanning
De gedeelde bron is nu geïnstalleerd en geconfigureerd in werkruimte B.

Elke resourceallocatie die in werkruimte A wordt gemaakt (bijvoorbeeld 5 gebruikte dagen) wordt weergegeven als gebruikte capaciteit in werkruimte B's weergaven, waarmee de realtime gedeelde capaciteit binnen het team wordt weergegeven.

Create jouw eigen Capacity weergaven

je kan op elk moment een Capacity weergaven aanmaken met een van de volgende methoden:

Gebruik de prompt

1. Ga naar de instellingen van de Capacity Planning-app.
2. Selecteer het planningsgedeelte waarvoor je een weergave wilt maken.
3. Klik + Maak weergaven aan.

Creëer vanaf nul

1. Navigeer naar een werkruimte waar de Capacity Planning-app is geïnstalleerd.
2. Klik op Alle weergaven vanuit het tabblad bovenaan de werkruimte.
3. Klik op het plusteken-icoon rechts van "weergaven".
4. Selecteer tabellen.
5. Klik op Doorgaan.
6. Pas de details aan voor jouw custom weergaven.
7. Klik op Weergaven toevoegen.

De Capacity Planning-app gebruiken voor sprints

De Capacity Planning-app is ook ideaal voor lichtgewicht sprint planning. Zo configureer je het:

Configureer sprints

1. Open de instellingen van de Capacity Planning-app.
2. Klik + Voeg veld toe.
3. Selecteer een optie uit de beschikbare presets.
4. Voer de informatie in bij elke tekstinvoer voor het nieuwe veld.
5. Voeg indien nodig meer tijdsperioden toe.
   • Zorg ervoor dat "Iteraties inschakelen" is aangevinkt. Dit helpt bij het beheren van actieve en aankomende sprints en zorgt ervoor dat items naadloos tussen iteraties kunnen verplaatsen.
6. Configureer de sprintduur (standaard is twee weken, maar dit kan worden aangepast).
7. Klik op Toevoegen veld.

Voeg een bron toe aan het nieuwe veld door op + Resource toevoegen te klikken.

Maak een weergaven

Ga terug naar de instellingen van de Capacity Planning-app en genereer een speciale weergaven door deze stappen te volgen:

1. Selecteer een planningssegment.
2. Klik + Maak weergaven aan.

Voltooi een sprint

Als een sprint voorbij is, open je het menu met drie puntjes naast de sprintnaam en klik je op Voltooid.

Er verschijnt een prompt om openstaande items—die nog niet als "Klaar" zijn gemarkeerd—naar de volgende iteratie te verplaatsen, of om een nieuwe iteratie aan te maken als die er niet is.

Na het klikken op Ja zijn de volgende updates zichtbaar:

• Verhaalpunten behaald in Sprint 1: 21/30
• Geplande verhaallijnen voor Sprint 2: 30/30
• Sprint 1: Gemarkeerd als voltooid
• Sprint 2: Zet op Actief

De Capacity Planning-app verwijderen

De Capacity Planning-app kan worden geïnstalleerd over meerdere werkruimtes en delen-bronnen, waardoor het verwijderingsproces complexer wordt.

Zorg voor het verwijderen van het volgende regels:

• Ik ben een AirFocus Beheerder/editor.
• je hebt volledige toestemmingen voor alle werkruimtes die de middelen van de app delen.

Opmerking: Het verwijderen van de app vanuit een werkruimte verwijdert gedeelde bronnen van alle andere werkruimtes waar ze worden gebruikt.

Hoe te verwijderen

1. Navigeer naar een werkruimte waar de Capacity Planning-app is geïnstalleerd.
2. Open de instellingen van de Capacity Planning-app.
3. Klik onderaan het paneel op de app verwijderen .

Feedback geven over dit artikel