Stem jouw team af op statusdefinities en zorg voor duidelijkheid over de voortgang van het item. Het statusveld is een speciaal systeemveld, binnen een airfocus werkruimte, waarmee je een status aan jouw items kan toewijzen. Het statusveld bevat gestandaardiseerde statuscategorieën met aanpasbare statussen per categorie om aan te sluiten bij de workflow van jouw Team. Het statusveld brengt jouw Team op statusdefinities en zorgt voor duidelijkheid over de voortgang van het item.
Bekijk: Introductie tot statusvelden
Hier is een korte introductie tot het statusveld door airfocus oprichter Malte Scholz:
Voordelen en wat het doet
Het statusveld is een speciaal systeemveld, binnen een airfocus werkruimte, waarmee je een status aan jouw items kan toewijzen. Het statusveld bevat gestandaardiseerde statuscategorieën met aanpasbare statussen per categorie om aan te sluiten bij de workflow van jouw Team. Zorg voor uitlijning en een duidelijke weergave van wat er moet beginnen, wat er in uitvoering is en wat er is voltooid – zonder de moeite om handmatig een aangepast veld op elke werkruimte te configureren.
Status biedt een holistische weergave van de voortgang van items over hiërarchieniveau en werkruimte. JE kan de voortgang van ouderitems volgen (bijv. Jira epic) gebaseerd op hoeveel van zijn kinditems (bijv. Jira-verhalen) zijn gesloten.
Het statusveld krijgt meer zichtbaarheid op alle jouw weergaven.
Er zijn drie vaste globale statuscategorieën - 'Concept', 'Actief' en 'Gesloten' - met de optie om zoveel statussen per categorie aan te maken als nodig is om de workflow van jouw Team te organiseren.
Met Airfocus Hierarchy ingeschakeld kun je de voortgang van ouderitems volgen op basis van gesloten kinditems.
Elke categorie volgt zijn eigen bedrijfslogica die invloed heeft op jouw workflow. Bijvoorbeeld, 'Gesloten' items vervroegen de voortgang, en 'Concept'-items zijn verborgen op delen-links of Portal.
je kunt statuscategorieën gebruiken als whiteboardkolommen of groepgroepen en visualiseren wat er in 'Concept', 'Actief' of 'Gesloten' staat. Dit is vooral nuttig voor verschillende niveaus van granulariteit.
JE kan meldingen krijgen voor statuswijzigingen op items of door ze te 'bekijken'.
We bieden een gebruiksvriendelijke migratietool om het oude, aangepaste enkelvoudige veld dat je voor status gebruikte naar het systeemstatusveld te verplaatsen.
In de toekomst zullen airfocus functionaliteit en apps voortbouwen op het statusveld, en daarom raden we aan om nu over te stappen.
Wat je nodig hebt
- Gebruiker met 'Full' access Toestemmingen tot de werkruimte kan statussen toevoegen en configureren.
- Gebruikers met 'Full' access Toestemmingen naar de werkruimte kunnen de veldmigratie uitvoeren op hun werkruimte.
- je moet de airfocus-hiërarchie binnen jouw werkruimte hebben geconfigureerd om de voortgang van een hoofditem te kunnen volgen.
Hoe werkt het?
je kan het statusveld beheren en configureren in het tabblad 'Fields' van jouw werkruimte-instellingen.
Statuscategorieën
Status is een verplicht veld op airfocus , wat betekent dat elk item in werkruimte een status (en statuscategorie) heeft die eraan gekoppeld is. De categorieën dienen om statussen te groeperen voor uitlijning en voortgangstracking.
We geven je drie vooraf gedefinieerde statuscategorieën - 'Draft', 'Actief' en 'Gesloten' - om je te helpen individuele statussen te groeperen. Binnen elke categorie heb je minstens één status nodig en kun je zoveel statussen aanmaken als je nodig hebt om de workflow en informatie van jouw Team te organiseren.
Concept: Verwijst naar zaken waar nog niet aan gewerkt is. Ze worden niet weergegeven op delen-links of portalen.
Actief: Verwijst naar items die zijn begonnen.
Gesloten: Verwijst naar voltooide items. Wanneer een item naar de status 'Gesloten' gaat, zal het de voortgangsregistratie van zijn ouder(s) versnellen.
Maak aangepaste statussen aan en bewerk
Om status toe te voegen, klik je op '+ Status toevoegen' onder een categorie. JE kan ook de kleur van elke status aanpassen en via het triple dot-menu instellen welke van hen de standaardoptie moet zijn voor nieuwe items. Via dat menu kun je ook statussen verwijderen.
Zodra jouw statusveld is ingesteld, kan je de status binnen jouw items op jouw weergaven zien. Op de itemdetails is het statusveld rechts van jouw toegewezen te vinden, waarin je op de pijl kunt klikken, die snel doorgaat naar de volgende status, of het dropdownmenu om naar een specifieke status te veranderen.
JE kan meldingen ontvangen over statuswijzigingen van toegewezen items of door ze te 'bekijken'. Om dat te doen, klik je op het puntmenu 'Itemopties' bovenaan of bij jouw itemdetails.
Gebruik statuspresets
je kunt consistentie behouden binnen jouw Team door statuspresets te gebruiken. Dit zijn vooraf gedefinieerde statusvelden die zijn aangemaakt door een airfocus beheerder en in elke werkruimte gebruikt kunnen worden.
Maak een nieuwe statuspreset aan
Om een statuspreset te maken, kan airfocus Beheerder deze stappen volgen:
- Klik op jouw naam linksonder in airfocus.
- Selecteer Teaminstellingen.
- Selecteer Status-presets uit het tabblad bovenaan het instellingenpaneel.
- Klik + Status-preset toevoegen vanuit het navigatiemenu aan de linkerkant van het paneel.
- Typ een naam in onder "Preset name".
- Klik + Status toevoegen onder elk van de statuscategorieën (Concept, Actief en Gesloten) om één of meer statusvelden aan elk toe te voegen.
- Klik rechtsonder op het paneel op 'Preset toevoegen '.
De statuspreset kan nu in elke werkruimte op jouw airfocus account worden gebruikt.
Gebruik een status-preset in een werkruimte
Om een bestaande status-preset in een werkruimte te gebruiken, volgt u deze stappen:
- Open de werkruimte waar je de statuspreset aan wilt toevoegen.
- Open het menu met drie puntjes aan de rechterkant van de werkruimte-naam bovenaan de pagina.
- Klik op Instellingen.
- Selecteer Velden uit het tabblad bovenaan het instellingenpaneel.
- Selecteer Status in het navigatiemenu aan de linkerkant van het paneel.
- Klik bovenaan het paneel op de Status-preset Gebruiken .
- Gebruik het keuzemenu onder "Selecteer preset" om een set vooraf gedefinieerde statusvelden te kiezen.
- Klik op Bijwerken.
JE kan nu de vooraf ingestelde opties gebruiken in het statusveld van jouw werkruimte.
Volg de voortgang van een ouderitem
Om de voortgang van een ouderitem bij te houden, heb je AirFocus Hierarchy ingeschakeld. De voortgang wordt bijgehouden op het ouderitem op basis van hoeveel van de onderitems zijn gesloten. Telkens wanneer je een kinditem sluit, gaat de voortgang van het ouderitem vooruit.
Voortgangstracking in Inbox weergaven:
Voortgangstracking op het itempaneel
Voortgangstracking op tabellen weergaven:
Filteropties voor statusvelden en categorieën
Het statusveld brengt meer filteropties naar airfocus. je kan filteren op basis van de tijd die is verstreken sinds de laatste update van items. Er zijn tijdgebaseerde filteropties beschikbaar voor zowel status- als statuscategorieën:
Nu kun je filteren hoe lang een item wel of niet is bijgewerkt op basis van een bepaalde status of statuscategorie, wanneer een status is bijgewerkt en hoe lang het bijvoorbeeld in een bepaalde categorie heeft gezeten.
Als je een groot aantal items hebt, raden we aan om de standaard filters te gebruiken om oudere voltooide (gesloten) items te verbergen om zo de prestaties en snelheid van jouw werkruimte te verbeteren. Hier is een voorbeeld:
Welk statusveld doet niet
Het vervangt jouw huidige aangepaste single-select status niet automatisch. Om het voor je makkelijker te maken, hebben we de optie toegevoegd om jouw bestaande aangepaste single-select status te migreren naar een statusveld.
JE kan geen van de overkoepelende statuscategorieën toevoegen, bewerken of verwijderen.
Status veldmigratiedienst
Als je momenteel een aangepast enkelvoudig selecteerveld gebruikt als jouw statusveld, bieden wij een eenvoudige migratiedienst naar het statusveld voor je. Naast het migreren van het statusveld zelf, wijzigt de migratiedienst automatisch alle weergaven-instellingen, veldmappings, filters, weergaveopties en app-configuraties die ik had geconfigureerd met het enkelvoudige selecteerveld dat hij heeft gekozen om te migreren.
Wij raden aan om al onze bestaande gebruikers zo snel mogelijk te migreren, omdat in de toekomst meer airfocus functionaliteit en apps op het statusveld zullen voortbouwen. Let op: alleen gebruikers met 'volledige' toegang tot Toestemmingen kunnen de migratie uitvoeren op hun werkruimte.
Om toegang te krijgen tot de migratiedienst moet je naar het statusveld in de veldinstellingen gaan. Klik vervolgens op 'Migreren'.
Selecteer het enkelvoudige selecteerveld dat je wilt migreren naar jouw statusveld. airfocus genereert dan automatisch overeenkomende statusveldopties voor alle jouw enkelvoudige selectieveldopties.
Vervolgens kun je jouw statussen slepen en neerzetten in de juiste statuscategorieën.
Sommige items in jouw werkruimte hadden mogelijk geen toegewezen unieke enkelvoudige statusveld aan hun eigen items. Hiervoor moet je een status selecteren die tijdens de migratie aan hen gegeven moet worden, omdat het statusveld een verplicht veld is dat niet leeg mag zijn.
Bovendien kan je het vak controleren om het veld 'uw oude select' te verwijderen na de migratie.
Gegevens van de migratiedienst
De migratiedienst moet per werkruimte worden uitgevoerd.
Als je een van de opties voor één selecteerveld als standaard hebt ingesteld, wordt die status ook als standaard ingesteld tijdens migratie.
Als je in jouw weergaven een standaard filters had ingesteld die jouw items filtert op status 'is gedefinieerd' of 'niet gedefinieerd', worden deze verwijderd, omdat het statusveld altijd een status voor elk item zou hebben.
Als je ervoor kiest om jouw oude status automatisch te verwijderen na de migratie, kunnen de volgende gevolgen hebben:
- Priority Ratings-app: Als je het enkele selectieveld als criterium gebruikt, zal het verwijderen van dit veld alle jouw prioriteitsscores veranderen.
- Zapier: Als je zaps hebt geconfigureerd met het enkele select-veld, moet je ze bijwerken naar het statusveld op Zapier.
Sommige integraties ondersteunen het gebruik van het statusveld voor veldmapping met tools van derden nog niet:
- Asana
- MS Planner
- Kortere route
- GitHub
Bij de lancering van het statusveld zal elke bestaande werkruimte de volgende statussen vooraf geconfigureerd hebben:
- Categorie 'Draft': 'Draft' in grijs.
- Categorie 'Actief': 'Actief' in blauw (standaard voor nieuwe items).
- Categorie 'Gesloten': 'Gesloten' in groen.
Alle bestaande items hebben de status 'Actief' totdat de gebruiker de juiste statussen heeft getransplanteerd.
Aanvullende gegevens
- Voor elke statuscategorie is ten minste één status vereist.
- Het statusveld is vereist voor elk item en mag niet leeg worden gelaten.
- De standaardstatus kan door de Gebruiker worden gewijzigd.
- Voor het weergeven van itemafhankelijkheids- en hiërarchiekaarten kun je een klein icoontje op de mini-itemkaarten zien dat hun status aangeeft.
- Het systeemstatusveld kan overal worden gebruikt waar aangepaste enkelvoudige velden worden gebruikt, behalve:
- Priority Ratings-app / Priority Poker-app
- Enkele integraties die nog geen veldmapping ondersteunen:
- Asana
- MS Planner
- Kortere route
- GitHub
Feedback geven over dit artikel
Heb je feedback over dit artikel? Deel je ervaringen hier.