Beheer leden, rollen en Toestemmingen in airfocus

Leden

De term "lid" geldt voor alle AirFocus Gebruikers. Account Beheerder kan teamleden uitnodigen om samen te werken in airfocus door de volgende stappen te volgen:

1. Klik op jouw naam linksonder in Airfocus.
2. Selecteer Teaminstellingen.
3. Klik + Lid uitnodigen.
   • je kan de rol van lid veranderen naar beheerder, redacteur of bijdrager vanuit dit panel. je kunt hun Toestemmingen ook beheren door links van hun lidrol op het menu met drie puntjes te klikken of ze uit het Team te verwijderen.
   • je kunt ook uw contacten in bulk importeren via een CSV-bestand door linksonder in de Teaminstellingen op + Bulk importeren via CSV te klikken. Volledige naam en e-mailadres zijn de velden die geïmporteerd kunnen worden, en er kan voor alle leden een standaardrol worden ingesteld.
4. Typ het e-mailadres van het nieuwe lid, evenals hun volledige naam en rol.

Nadat jouw collega's hun uitnodiging hebben geaccepteerd, kunnen ze samenwerken met je in jouw werkruimte. Houd er rekening mee dat de uitnodigingslink 24 uur geldig is. je kunt op elk moment teamleden toevoegen of verwijderen.

Als je nieuwe leden toevoegt tijdens de facturatieperiode (via de in-app facturatiepagina), rekenen we alleen voor de gebruikte tijd.

Verwijder een teamlid
Wanneer ik een teamlid verwijder, wordt de verwijdering effectief aan het einde van de huidige factureringsperiode.

• Het deactiveren van een lid houdt hun naam behouden.
• Het verwijderen van een lid vervangt hun naam door '???'.

Groepen leden

Lidgroepen stellen je in staat om meerdere leden te organiseren in herbruikbare groepen, waardoor het makkelijker wordt om toegang en samenwerking op grote schaal te beheren.

Groepen aanmaken en beheren

Om een nieuwe ledengroep aan te maken, volgt u deze stappen:

1. Klik op jouw naam linksonder in Airfocus.
2. Selecteer Teaminstellingen.
3. Klik op Ledengroepen.
4. Maak een nieuwe groep aan, geef het een naam en voeg leden toe.

Leden in een groep erven dezelfde werkruimte Toestemen die aan die groep zijn toegewezen.

Gebruik groepen voor Toestemen

Wees lidgroepen toe aan werkruimtes of werkruimtegroepen om Toestemmingen in bulk toe te kennen of te wijzigen.

We raden aan om Toestemen zo hoog mogelijk te plaatsen (bijvoorbeeld op een werkruimte groepsniveau) zodat ze naar beneden doorlopen.

Gebruik groepen op items

Lidgroepen kunnen op dezelfde manier over items heen worden gebruikt als individuele leden:

• Wees toe als itemtoegewezen: Groepen kunnen als toegewezen worden toegevoegd, hetzij zelfstandig of samen met Individueel.
• Voeg toe aan aangepaste personenvelden: Groepen kunnen worden geselecteerd in aangepaste personenvelden, naast Individueel-leden.
• Label in beschrijvingen en opmerkingen: Noem groepen met @, net als Individueel. Alle leden van de groep worden op de hoogte gebracht.
• Meldingen en kijken: Wanneer een groep wordt toegewezen of genoemd, worden alle leden automatisch watchers en ontvangen ze meldingen, precies zoals ze zouden doen als ze individueel worden toegevoegd.
• Groeperen & filters in weergaven: Groepen verschijnen en kunnen worden gebruikt in filters en groeperingen, net als Individueel.

Updategroepen

Voeg leden toe of verwijder op elk moment. Wijzigingen gelden overal waar de groep is toegewezen.

Deactiveer een groep als het niet meer nodig is.

Rollen

Er zijn drie mogelijke rollen die een lid kan hebben in Airfocus:

• Beheerder beheert teaminstellingen (leden, werkruimte, facturering) en alles wat een editor kan doen.
• Editor zijn de standaardrol met alle normale bewerkingsrechten. Zij kunnen werkruimte beheren en items bewerken.
• Bijdragers kunnen geselecteerde werkruimte en opmerkingen over items lezen.

Lidrollen zijn niet specifiek voor de werkruimte.

Het aantal leden en de verschillende functies die beschikbaar zijn op jouw account worden bepaald door de licenties die in jouw abonnement zijn opgenomen.

Opmerkingen:

• Beheerder en redacteur hebben allebei een "redacteursstoel" nodig. Bijdragers hebben een "Bijdragerszetel" nodig.
• Nieuwe leden blijven "Ongezeteld" als er geen editor plaatsen beschikbaar zijn. Om ze toe te voegen, werk je je abonnement bij.
• Dit betekent dat je je abonnement dienovereenkomstig moet bijwerken om ze aan het Team toe te voegen.

Rollenoverzicht

Machtigingen

Samen werken Toestemmen met rollen. Toestemmingen bepalen hoe beheerder, editor en bijdragers toegang hebben tot airfocus-functies en -acties binnen de applicatie.

Er zijn vijf niveaus van Toestemen:

• Volledig
• schrijven
• Opmerkingen
• Alleen-lezen
• Geen toegang

Ze moeten per werkruimte worden opgesteld en zijn al beperkt door de rol van het lid.

Bijvoorbeeld, een bijdrager heeft nooit volledige toegang tot een werkruimte. Deze Toestemmingen kunnen standaard alleen worden bewerkt door de Maker van een werkruimte of elke Beheerder. Standaard wordt elk nieuw lid aangemaakt zonder enige Toestemmingen of toegang tot werkruimte, en de Toestemmingen moeten worden toegekend nadat het nieuwe lid is aangemaakt.

Overzicht van toestemmingen

Machtiging om te wijzigen

Er zijn twee verschillende manieren om de Toestemmingen van een lid binnen AirFocus te bewerken. Beide zijn afhankelijk van jouw huidige rol en de Toestemmingen die je binnen Airfocus hebt.

• bewerken Toestemmingen vanuit de werkruimte-instellingen. (je hebt volledige toegang nodig tot een werkruimte als editor of beheerder)
• bewerken Toestemmingen vanuit de globale werkruimte-instellingen. (ik heb Beheerder-toegang nodig)

bewerken Toestemmingen uit het werkruimtemenu
Om Toestemmingen te bewerken vanuit het werkruimte-menu moet je een beheerder of editor zijn met volledige toegang tot de specifieke werkruimte.

1. Open het menu met drie puntjes naast de titel van jouw werkruimte.
2. Selecteer Instellingen.
3. Klik op Toestemmingen in de tabblad bovenaan.
4. bewerken Toestemmingen met behulp van het dropdownmenu rechts van elk teamlid.

bewerken Toestemmingen vanuit de globale werkruimte-instellingen

Als een beheerder of editor die een werkruimte bezit Toestemen niet kan wijzigen, kan account beheerder deze wijzigen vanuit de globale werkruimte-instellingen door deze stappen te volgen:

1. Klik op jouw naam linksonder in Airfocus.
2. Selecteer Teaminstellingen.
3. Klik op het werkruimte tabblad.
4. Selecteer de werkruimte waarvoor je de Toestemmingen wilt veranderen.
5. Voeg leden en Toestemen voor die specifieke werkruimte toe, bewerken en verwijder ze eruit.

Mirrored werkruimte Toestemmingen

Met onze Item Mirror-app is het mogelijk om de items uit verschillende werkruimtes te combineren in één portfolio-breed overzicht.

je heb volledige Beheerder Toestemmingen nodig om de Item Mirror-app te installeren in een werkruimte.

Daarnaast is het ook belangrijk wat voor soort Toestemmingen je hebt voor de werkruimte die je wilt gebruiken als bron voor jouw combined weergaven.

Ik heb ook "Full" Toestemmingen nodig voor alle andere werkruimtes die ik wil combineren.

Cascade Toestemmingen for objective werkruimte

Cascading Toestemmingen maken het mogelijk dat toegangsinstellingen automatisch overgaan van een ouderdoelwerkruimte naar alle onderdoelwerkruimtes. In plaats van handmatig toegang voor elke laag te configureren, breiden Toestemmingen die op het hoogste niveau worden gegeven automatisch naar beneden uit.

Let op het volgende:

• Gebruiker en Team hoeven niet handmatig aan de child werkruimte toegevoegd te worden. Als ze Toestemen op het ouderniveau hebben, geeft het systeem automatisch de bijbehorende toegang hieronder.
• Cascading Toestemen geldt ook voor Team Toestemmingen. Wanneer een Team toegang krijgt tot een hoofdobjectieve werkruimte, erven alle leden van dat team automatisch toegang tot alle geneste kindobjectieve werkruimte.
• De gebruikersinterface binnen een kindwerkruimte toont bovenaan een banner die aangeeft dat Toestemen worden geërfd van een ouderwerkruimte. Het Individueel Toestemmingen vervolgkeuzemenu zelf zal echter niet automatisch worden bijgewerkt om overeen te komen met de ouderinstellingen.

Om cascaderende Toestemmingen in te schakelen, opent u de objectieve werkruimte-instellingen en schakelt u "Cascade Toestemmen" aan bovenaan het paneel.

Hoe toestemmingen werken in werkruimtegroepen en geneste groepen

werkruimte group Toestemmingen controleer de toegang voor zowel Individueel als Team.

To bewerken group Toestemmingen:

• Klik op het menu met drie puntjes naast de groepsnaam.
• Selecteer Instellingen.
• Pas individuele of teambrede toestemmingen aan.
  

Het uiteindelijke Toestemmingen-niveau van een lid tot een Individueel werkruimte is altijd het hoogste niveau dat voorkomt onder de vier Toestemmingen-instellingen:

• werkruimte Individueel Toestemmingen
• werkruimte Team Toestemmingen
• werkruimte group Individueel Toestemmingen (indien aanwezig)
• werkruimte group Team Toestemmingen (indien aanwezig)

Group-niveau Toestemmingen overschrijven Individueel Toestemmingen to werkruimte niet, maar kunnen ze mogelijk vervangen.

Als een lid "Volledig" Toestemmingen in meerdere groepen heeft, kan hij deze herorganiseren in de zijnavigatie.

Leden met "Full" Toestemmingen in de groep kunnen werkruimte binnen een groep herbestellen.

Verplaats een werkruimte in een groep
verplaatsen a werkruimte in een groep, het lid heeft "Full" Toestemmingen nodig voor de groep en "Full" Toestemmingen voor de werkruimte.

verplaatsen een werkruimte tussen twee groepen, het lid heeft "Full" Toestemmingen nodig in beide groepen.

Wanneer een lid een werkruimte uit een groep verplaatst en/of de groep verwijdert:

• Het lid ontvangt de "Full" Toestemmingen naar de inmiddels onafhankelijke werkruimte(s).
• Alle andere leden van de werkruimte(s) behouden hun Individueel Toestemen.
• Groepsleden krijgen hun groeps-Toestemmen niet automatisch toegewezen als Individueel werkruimte Toestemmingen. Ze verliezen hun groepsgebonden toegang tot de werkruimte(s).

voorbeelden van werkruimte Toestemmingen

Voorbeeld #1

Als een Gebruiker Individueel Gebruiker Toestemmingen aan een werkruimte wordt toegewezen, en hogere groepsniveau Toestemmingen worden toegewezen, erft de Gebruiker nu deze hogere groepsniveau Toestemmingen.

Met de onderstaande configuratie hebben ALLE teamleden met voldoende rollen "volledige" toegang tot alle werkruimtes binnen de Kirst nep CRM-groep.

Alle Toestemen-sets die in rood contour zijn, worden op groepsniveau vervangen door het groene Team Toestemen.

Geen enkele instelling in de Werkruimte van Individueel Contacts is hoger dan de instellingen in de groep, daarom worden ze genegeerd.

In de onderstaande screenshots tonen we slechts één pictogram en tooltip ⚠️, terwijl in werkelijkheid alle scenario's in het rood dit zouden moeten hebben. ⚠️

Voorbeeld #2

Kirsten heeft "Full" Toestemmingen om toegang te krijgen tot elke werkruimte binnen de Kirst fake CRM werkruimtegroep.

De rest van het team heeft Toestemmingen "Write" naar elke werkruimte binnen de Kirst nep CRM werkruimtegroep.

Geen enkele instelling op de Individueel Contacts werkruimte is hoger dan de instellingen op de groep; daarom worden ze genegeerd.

Voorbeeld #3

Kirsten heeft "volledige" toegang tot ALLE werkruimtes binnen de groep.

Alle andere teamleden hebben "opmerking"-toegang tot ALLE werkruimtes binnen de groep.

Meer "opmerking" toevoegen Toestemmingen voor Individueel op groepsniveau is overbodig - Team Toestemmen behandelt dit al.

Evenzo kan het toevoegen van elke gelijke (bijv. Kirsten: "Vol") of lager (bijv. Team: GEEN TOEGANG) Toestemmingen op werkruimteniveau zijn overbodig - deze worden allemaal vervangen door wat op groepsniveau is vastgesteld.

Aanbevelingen

• De beste manier om Toestemmen aan te pakken is ze op te zetten, beginnend bij de laagste Toestemmingen voor het breedste bereik tot de hoogste Toestemmingen voor het smalste bereik
  • Bijvoorbeeld: "Iedereen in mijn team zou minstens X Toestemmingen moeten hebben voor deze groep werkruimte, maar John en Jessica zouden hogere Toestemmingen naar werkruimte A en B moeten hebben in die groep."
  • Dit dient als voorbeeld van de breedste tot de engste scopes. je kunt ook die tussenliggende gevallen configureren (specifieke Gebruiker per groep, of heel Team per enkele WS).

Feedback geven over dit artikel