Organigrammen: een gids van begin tot eind

In dit artikel

Dit artikel dient als leidraad door de verschillende opties en functies die voor u beschikbaar zijn tijdens het maken van een organigram, zodat u het volgende kunt bepalen:

• Welke methode moet je gebruiken voor het maken van je organigram?
• Hoe het organigram op te maken voor de beste leesbaarheid
• Hoe u uw organigram kunt bijwerken wanneer er wijzigingen plaatsvinden in uw organisatie
• Met welke extra functies van Lucidchart kun je patronen in je organigram analyseren?
• Hoe u uw organigram het beste kunt delen , afhankelijk van uw publiek

Als je in plaats daarvan op zoek bent naar stapsgewijze instructies, waaronder het verplaatsen en bewerken van organigramvormen, het importeren van gegevens en het toevoegen van afbeeldingen, bekijk dan ons artikel Een organigram maken .

Bouw de basis van je organigram

De eerste vraag die u moet stellen voordat u aan de slag gaat, is hoe u informatie in uw organigram wilt krijgen. In Lucidchart kun je de vormgegevens van werknemers handmatig invoeren of gegevens importeren uit een externe bron, afhankelijk van je behoeften.

In de volgende gevallen kunt u handmatig een organigram maken:

• Je hebt geen bestaande gegevensbron (zoals Excel of Google Sheets) met informatie over je organigram.
• U bent van plan het organigram handmatig bij te werken.
• U hebt een kleinere organisatie waarvoor geen frequente of complexe grafiekwijzigingen nodig zijn.

Stel je organigram samen door gegevens te importeren als:

• Je hebt een gegevensbron met de gegevens van je organigram.
• U wilt de mogelijkheid hebben om organigramgegevens te vervangen of te vernieuwen om updates uit te voeren.
• U hebt een grotere organisatie die frequente of complexe grafiekwijzigingen vereist.

Handmatig een organigram maken

Voordat u uw organigram handmatig kunt samenstellen, moet u de vormbibliotheek voor organigrammen openen. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Selecteer Meer vormen onder aan het menu Vorm aan de linkerkant van het document.
2. Vink het vakje aan in het navigatiemenu aan de linkerkant naast 'Organigram'.
3. Klik op Geselecteerde vormen gebruiken.

U kunt de organigramvorm nu openen via het menu Vorm in uw document. Als het eenmaal op het canvas staat, kun je individuele vormen naar wens toevoegen, verplaatsen en bewerken om je organigram volledig aan te passen.

Bestaande organigramgegevens importeren

Als u een organigram wilt importeren, moet u ervoor zorgen dat de gegevens correct zijn ingesteld. Voordat we laten zien hoe je de gegevens instelt, moet je beslissen of je een geüpload bestand wilt gebruiken of gekoppelde gegevens van Google of Microsoft 365. Er zijn een paar belangrijke verschillen tussen de twee:

• Een geüpload CSV- of Excel-bestand (XLSX): dit is een statisch bestand dat op uw apparaat staat. Wijzigingen in het CSV/Excel-bestand op je apparaat worden niet weergegeven in je organigram, tenzij je de gegevens in Lucidchart vervangt door een nieuw, bijgewerkt CSV/Excel-bestand. Deze optie is wellicht het beste als u uw organigram als bestand op uw apparaat downloadt van een externe bron.
• Een gekoppelde Google Sheet of Microsoft 365 Excel werkmap: Dit is een dynamisch bestand dat online wordt gehost en is gekoppeld aan Lucidchart. Wijzigingen die je aanbrengt in Google of Microsoft 365 worden weergegeven in het organigram wanneer je de gegevens vernieuwt. Deze optie is wellicht het beste als je verwacht dat je organigram regelmatig verandert.

Laten we nu terugkeren naar hoe u de gegevens moet instellen om een succesvolle import te garanderen. Ongeacht hoe je importeert, je gegevens moeten op een bepaalde manier worden geformatteerd zodat Lucidchart ze goed kan lezen. U hebt flexibiliteit in de manier waarop u dit doet, zolang elke werknemer een unieke identificatiecode heeft, zoals een werknemers-ID of naam. U kunt zoveel extra kolommen toevoegen als nodig is, zoals Rol, Locatie, E-mail, enz.

Hieronder ziet u een voorbeeld van dezelfde gegevens die op twee manieren zijn opgemaakt. In beide voorbeelden wordt hetzelfde organigram gegenereerd wanneer ze worden geïmporteerd, omdat ze unieke identificatiegegevens bevatten.

Zodra je gegevens correct zijn opgemaakt, kun je ze importeren door de stappen te volgen in ons artikel Een organigram maken . Bij het doorlopen van de importstappen heb je de mogelijkheid om één organigram voor je hele organisatie te maken of om het op te splitsen in kleinere groepen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om meerdere, kleinere organigrammen te maken op basis van Locatie of Supervisor. Als je ervoor kiest om het op te splitsen, wordt elk deel ingevoegd op een andere pagina in Lucidchart, waarbij elke pagina verschijnt als een apart tabblad onderaan je document.

Aanpassing van organigrammen

Zodra uw organigram is gemaakt, kunt u het formaat en de stijl aanpassen aan uw behoeften of merk.

Verbeter de duidelijkheid door de lay-out bij te werken

Er zijn verschillende indelingsopties in het contextvenster van het organigram, die u kunt openen door de muisaanwijzer op het organigram te plaatsen en op Organigram te klikken in de linkerbovenhoek van het overzicht van het organigram.

Onder het tabblad "Lay-out" kunt u het volgende aanpassen:

• Lay-outstijl: Pas de lay-out en afstand van het organigram aan. Verklein bijvoorbeeld de totale grootte van het organigram door de afstand tussen elke vorm te verkleinen.
• Vorm stijl: Kies hoe de vormen op het canvas verschijnen. Kies bijvoorbeeld een stijl met een foto of een vorm die geschikt is voor langere tekst.
• Werknemersvelden: Bepaal welke organigramvelden op de shapes worden weergegeven. Vereenvoudig bijvoorbeeld je organigram door alleen 'Naam' en 'Rol' weer te geven. Alle andere gegevens zijn nog steeds beschikbaar in het contextvenster.

Hieronder ziet u een voorbeeld van hetzelfde organigram met twee verschillende lay-outs. De optie aan de linkerkant is eenvoudiger en gemakkelijker te scannen, terwijl de optie aan de rechterkant meer informatie bevat. De lay-out die u kiest, komt neer op wat u uit uw organigram nodig hebt.

Verbeter de leesbaarheid en visuele aantrekkingskracht

Voor een betere leesbaarheid, merknaleving of persoonlijke voorkeur kunt u ervoor kiezen om uw organigram op verschillende manieren op te maken, waaronder het wijzigen van de vulkleur, het lettertype of de lettergrootte, de lijnkleur of zelfs het toevoegen van een diagramsleutel. Basisopmaakopties staan bovenaan het canvas in Lucidchart en de diagramtoets is beschikbaar in de Standaard vormbibliotheek.

Je kunt de stijl van het hele organigram bijwerken of de aandacht vestigen op specifieke personen door de stijl alleen voor hen bij te werken. Daarnaast kun je een standaardstijl instellen voor alle bestaande en nieuwe organigramvormen. Het onderstaande voorbeeld bevat verschillende kleuren en lettergroottes, evenals een diagramsleutel.

Personaliseer de structuur voor individuele behoeften

Om het eenvoudig te houden, structureert Lucidchart organigrammen volgens een specifiek algoritme op basis van niveaus, waarbij alle werknemers moeten rapporteren aan een supervisor in het niveau direct boven hen. Hoewel dit voor de meeste organigramervaringen werkt, zijn er enkele gevallen waarin je de structuur van je organigram moet aanpassen om zo goed mogelijk aan je behoeften te voldoen. In de meeste gevallen kun je dit doen door een lijn toe te voegen aan je organogram of door een individueel organogram te kopiëren en op het canvas te plakken. Bekijk het onderstaande voorbeeld dat laat zien hoe u een uitvoerend assistent aan de CEO kunt toevoegen.

Bekijk de volgende communityberichten voor voorbeelden van het aanpassen van de structuur van je organigram:

• Stijl en opmaak van organigram in Lucidchart aanpassen
• Werknemers op verschillende niveaus rapporteren aan dezelfde manager in organigram in Lucidchart
• Heb je een medewerker met twee managers? Gebruik deze truc om ze in je Lucidchart organigram weer te geven

Houd je organigram up-to-date

In onze drukke wereld komt verandering snel. Wanneer er een wijziging plaatsvindt in uw organisatie en u uw organigram moet bijwerken, zijn er drie manieren om dit te doen:

• Structuur en gegevens handmatig bijwerken
• Uw gegevensset vernieuwen
• Vervang je dataset

Lees de onderstaande secties voor meer informatie over wanneer u voor elke methode moet kiezen.

Handmatige updates uitvoeren

Als je je organigram oorspronkelijk handmatig hebt gemaakt, moet je zowel de structuur van je organigram als de werknemersgegevens handmatig bijwerken wanneer er wijzigingen plaatsvinden. Je kunt de structuur van het organigram bijwerken door vormen naar nieuwe locaties op het canvas te slepen en de gegevens van werknemers handmatig bijwerken door de nieuwe informatie direct op de organigramvorm te typen.

Je kunt de organigramstructuur en -gegevens altijd handmatig bijwerken, zelfs als je het organigram oorspronkelijk hebt gemaakt via importeren. Als je echter geïmporteerde gegevens gebruikt om je organigram up-to-date te houden, raden we je aan om de vereiste updates in je gegevensbron uit te voeren en vervolgens je dataset in Lucid te verversen of te vervangen in plaats van handmatig wijzigingen aan te brengen.

Tenzij je een tweerichtingssynchronisatie met Microsoft 365 Excel hebt ingesteld (link naar ander artikel), zijn handmatige wijzigingen niet tweerichtingsverkeer - het bewerken van organigramvormen, gegevens en structuur in Lucidchart heeft geen invloed op je oorspronkelijke dataset als je je organigram hebt gemaakt door gegevens te importeren.

Uw gegevensset vernieuwen of vervangen 

Als je je organigram hebt gemaakt via het importeren van gegevens en je hebt een Enterprise-account, dan kun je je organigram bijwerken door de gegevens te vernieuwen of te vervangen.

• Vernieuw als je dataset is gekoppeld vanuit Google of Microsoft 365.
• Vervang als uw gegevensset is geüpload vanaf uw apparaat als een CSV-/Excel-bestand of als u een andere gegevensset gebruikt dan toen u deze oorspronkelijk importeerde.

Wanneer u gegevens vernieuwt of vervangt, krijgt u de mogelijkheid om eventuele handmatige wijzigingen die u hebt aangebracht te behouden of terug te keren naar de oorspronkelijke gegevensbron. Dit is wat ze elk betekenen voor je organigram:

• Bewaar je Lucidchart wijzigingen: Met deze optie laat je Lucidchart de handmatige wijzigingen die je sinds je laatste import in je organigram hebt aangebracht, behouden. Dit betekent dat wijzigingen in de gegevensbron zoals naam, rol of contactgegevens worden bijgewerkt, maar dat handmatige updates die je in Lucidchart hebt gemaakt niet worden overschreven.
• Terugkeren naar de oorspronkelijke gegevensbron: Met deze optie geeft je organigram precies weer wat er in de gegevensbron staat. Als je handmatige wijzigingen hebt aangebracht in Lucidchart, worden deze overschreven als ze afwijken van de gegevensbron.

Ongeacht of u ervoor kiest om handmatige wijzigingen te behouden of terug te keren naar het origineel, de opmaak voor bestaande vormen blijft behouden. Alle nieuwe vormen die op basis van de gegevens worden toegevoegd, hebben een standaardopmaak of voldoen aan eventuele voorwaardelijke opmaakregels die zijn ingesteld.

Analyseer patronen in je organigram

Nu je een professioneel en functioneel organigram hebt gemaakt, is het tijd om het aan het werk te zetten. Met de extra functies van Lucid kun je er veel meer van maken dan alleen maar een statisch werknemersoverzicht. Met functies zoals filters, voorwaardelijke opmaak, dynamische vormen en slimme containers kunt u gegevens analyseren en patronen binnen uw organisatie identificeren.

Vereenvoudig uw weergave met filters

Vanuit het contextvenster van het organigram kunt u een filter toevoegen om alleen werknemers weer te geven die aan bepaalde parameters voldoen op basis van vormgegevens. Dit is met name handig voor grote organigrammen waarbij u misschien slechts een deel van de werknemers wilt zien, zoals een specifieke afdeling, kantoorlocatie of rol.

In het onderstaande voorbeeld ziet u een organigram aan de linkerkant, gevolgd door hetzelfde organigram dat is gefilterd om alleen werknemers in de Verenigde Staten aan de rechterkant weer te geven.

Visualiseer werknemersgegevens met de groepsweergave

Organigramgroepsweergaven kunnen uw werknemers indelen in slimme containers op basis van vormgegevens zoals bandbreedte, locatie en afdeling, zodat u in één oogopslag een overzicht krijgt van werknemers die aan bepaalde parameters voldoen. Dit is een populaire optie voor Scrum-teams, omdat het teamgenoten in staat stelt om snel expertise, vaardigheden en beschikbaarheid te identificeren.

Patronen automatisch identificeren met voorwaardelijke opmaak

Het toevoegen van voorwaardelijke opmaak aan je organigram is een uitstekende manier om:

• Identificeer en analyseer visueel patronen in je organigramgegevens.
• Vereenvoudig het uiterlijk van je organigram door opmaak toe te voegen voor verborgen velden.
• Pas opmaak toe op nieuwe organigramvormen die worden toegevoegd bij het vernieuwen of vervangen van gegevens in uw organigram.

In het onderstaande voorbeeld zijn opmaakregels gemaakt om voor elke medewerker een pictogram met een andere kleur toe te voegen op basis van het veld "Bandbreedte" en een andere vulkleur op basis van het veld "Afdeling". Hier zijn een paar voordelen van het hebben van deze regels:

• Het is gemakkelijk om patronen te identificeren, zoals het feit dat de bandbreedte in het productteam lager is dan in het ondersteuningsteam.
• Afdeling en bandbreedte zijn gemakkelijk te herkennen zonder dat de velden zichtbaar hoeven te zijn als tekst op de vorm, waardoor het organigram minder rommelig en visueel aantrekkelijker is.
• Aan alle nieuwe medewerkers die worden toegevoegd, wordt automatisch zowel een pictogram als een vulkleur toegevoegd op basis van hun individuele gegevens.

Vormgegevens analyseren met formules

Formules in Lucidchart zijn een veelzijdige manier om vormgegevens op het canvas te analyseren om een uitgebreid beeld van je organisatie te krijgen. Je kunt formules rechtstreeks toevoegen aan organigramvormen, tabellen of andere tekstvelden in je document. Een paar manieren waarop u formules kunt gebruiken, zijn:

• Tel het aantal werknemers in elke regio.
• Tel de salarissen op elke afdeling bij elkaar op.
• Gemiddeld het aantal jaren ervaring per team.
• Identificeer openstaande rollen in de organisatie.

In het onderstaande voorbeeld is een tabel gemaakt met formules om het aantal medewerkers in elke regio en op elke afdeling te tellen. Als de formule is ingevoerd, worden de getallen in de tabel automatisch bijgewerkt op basis van de nieuwe gegevens wanneer werknemers worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Als u de voorkeur geeft aan een grafiek of diagram in plaats van een tabel, leest u verder naar het volgende gedeelte voor meer informatie over het maken van grafieken met dynamische vormen.

Deze formule is gebruikt in het eerste vak van de onderstaande tabel - gebruik deze als voorbeeld bij het maken van uw eigen formule!

• =countif(afstammelingen(pagina), EN(dit.'Locatie' = 'VS',dit.'Afdeling' = 'Ondersteuning' ))

Grafieken maken met dynamische vormen

Dynamische vormen in Lucidchart zijn vormen die veranderen op basis van gegevens in het document, zoals een taartdiagram of voortgangsbalk. Deze vormen kunnen het beste worden gecombineerd met formules of voorwaardelijke opmaak om ze optimaal te gebruiken naast uw organigram.

In het onderstaande voorbeeld zijn drie dynamische vormen toegevoegd aan het canvas om visueel weer te geven welk percentage van de organisatie zich op elke locatie bevindt. De waarde voor elke dynamische vorm is toegevoegd als een formule, zodat deze automatisch wordt bijgewerkt wanneer werknemers worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd.

De formule voor de waarde van de vorm VS telt bijvoorbeeld shapes op de pagina waarvan het veld Locatie gelijk is aan 'US'.

• =countif(afstammelingen(pagina), dit.'Locatie' = 'VS')

U kunt ook dynamische vormen koppelen aan voorwaardelijke opmaak om een dynamische vorm toe te voegen aan elke persoon in uw organisatie die een numeriek veld vertegenwoordigt.

In het onderstaande voorbeeld is voorwaardelijke opmaak toegepast om een dynamische vorm toe te voegen op basis van het bandbreedteveld van elke werknemer, zodat de werklast van elke werknemer snel kan worden bekeken. Deze vormen worden automatisch bijgewerkt met eventuele wijzigingen in de gegevens wanneer deze worden vernieuwd of vervangen.

Je organigram delen

Nadat je je organigram hebt geperfectioneerd, heb je verschillende opties om het met je organisatie te delen. Bepaal eerst of je een statische versie of een live versie wilt delen.

In de volgende gevallen kun je ervoor kiezen om een statische versie van je organigram te delen:

• U wilt dat de grafiek een specifieke periode weergeeft.
• U hebt een gedrukte versie van uw kaart nodig.
• U wilt bepalen wie toegang krijgt tot de informatie.
• Je organigram verandert niet vaak.

In de volgende gevallen kun je ervoor kiezen om een dynamische of live versie van je organigram te delen:

• U wilt dat uw publiek updates van de grafiek in realtime ziet.
• U wilt dat uw publiek toegang heeft tot verborgen gegevensvelden.
• Uw grafiek is te groot om te exporteren of af te drukken.
• Uw organisatie verandert regelmatig.

Een statische versie exporteren of afdrukken

Als het delen van een statische versie van je organigram het beste bij je past, kun je het als afbeelding of pdf-bestand naar je apparaat exporteren of je kunt een fysieke kopie afdrukken.

Als je een bijzonder groot organigram hebt:
Hoewel exporteren en afdrukken niet de beste optie is voor het delen van een groot organigram, is het soms onvermijdelijk. In die gevallen volgen hier een paar tips om de geëxporteerde of gedrukte versie te optimaliseren:

• Wanneer u uw organigram maakt, splitst u het op in meerdere pagina's per afdeling of locatie.
• Gebruik organigramfilters om het organigram op te splitsen in meer hapklare stukjes voordat u het exporteert.
• Pas de inhoudsschaal van uw document aan om ervoor te zorgen dat het niet te klein of te groot is om te exporteren.
  • Pro tip: Let op de lettergrootte. Als een van de lettertypen in uw document kleiner is dan zes, kan het moeilijk zijn om een geëxporteerde of afgedrukte versie van uw organigram te lezen en moet u de inhoudsschaal aanpassen om hoger te zijn.
• Schakel oneindig canvas uit en schakel paginering in om te zien hoe het organigram over pagina's wordt verdeeld als het wordt afgedrukt.

Een liveversie publiceren of insluiten

Als het delen van een dynamische versie van je organigram de beste optie voor je is, kun je deze publiceren of een live versie insluiten in je eigen webpagina.

Je organigram publiceren
Publiceren genereert een link die je naar iedereen kunt sturen (ook naar niet-Lucid gebruikers), waarmee ze toegang krijgen tot je organigram. Je kunt ervoor kiezen om je organigram te publiceren als:

• URL: Genereert een link om naar een live webpaginaversie van het organogram te navigeren.
• PDF: Genereert een link om een snapshot in PDF-formaat te downloaden van het organigram zoals het op dat moment in Lucidchart wordt weergegeven.
• Afbeelding: Genereert een link om een snapshot van het organigram te downloaden zoals het op dat moment in Lucidchart wordt weergegeven.

Als je je organigram publiceert als pdf of afbeelding, is het gedownloade bestand statisch en wordt het niet bijgewerkt met toekomstige wijzigingen. Als u echter updates uitvoert, kunnen gebruikers opnieuw op de oorspronkelijke link klikken om de nieuwste versie te downloaden.

Je organigram insluiten
Met insluiten kunt u een interactieve versie van uw organigram in uw eigen webpagina plaatsen. Je kunt een insluitcode rechtstreeks in Lucidchart genereren of je kunt een van de externe insluitintegraties van Lucid gebruiken, zoals:

• Confluence Cloud
• Confluence-server of datacenter
• Jira
• Asana
• Notion

Bronnen

Als je meer wilt weten over het benutten van de volledige kracht van organigrammen, bekijk je de aanvullende bronnen hieronder. Deze bronnen zijn alleen beschikbaar in het Engels.

Bloggen:
Hoe ontwerp je een organigram met nieuwe medewerkers in gedachten?
Hoe maak je van je organigram de beste bron voor werknemers?

Berichten in de community
Filters toevoegen aan je organigram
Problemen met organigrammen oplossen
Klaar om je organigram naar een hoger niveau te tillen? Bekijk de groepsweergave

Cursus
Aan de slag met organigrammen

Sjablonen
Voorbeeld van een organigram op basis van gegevens
Organigram per locatie
Voorbeeld van een kader voor rollen/verantwoordelijkheden

Video
Organogrammen in Lucid

Feedback geven over dit artikel