Beheerderspaneel Lucid: Groepen

Je ervaring voor groepsbeheer bepalen

Lucid heeft een nieuwe ervaring voor groepsbeheer uitgebracht voor Enterprise-accounts. Terwijl we accounts overzetten naar de nieuwe ervaring, moet je bepalen welke groepsbeheerervaring jouw account gebruikt voordat je dit artikel leest. Dit doe je als volgt:

1. Selecteer in je Lucid-account Beheerder in het menu aan de linkerkant.
2. Selecteer Groepen in het menu aan de linkerkant.
   • Zie je "Nieuwe functie binnenkort beschikbaar!", ga dan door met het lezen van dit artikel.
   • Als je de onderstaande pagina ziet, bekijk dan ons artikel Beheerderspaneel Lucid: groepsbeheer voor instructies over het gebruik van de nieuwe ervaring.
     

Groepsbeheer openen

Volg deze stappen om naar groepsbeheer te gaan:

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik op Gebruiker in het linkermenu.
    
3. Bekijk "Teams & groepen" in het menu aan de linkerkant.

Aan de slag met Groepen

Voordat je je teamleden in groepen indeelt, zijn er een paar belangrijke dingen die je moet weten. 

• Je kunt slechts één "Team" hebben, maar je kunt een onbeperkt aantal groepen en subgroepen maken.
• Elk accountlid behoort tot één primaire groep. 
• Een accountlid kan aan een onbeperkt aantal groepen worden toegevoegd.
  • Algemeen groepslidmaatschap wordt gebruikt om automatisch toegang te verlenen tot teammappen en documenten.
• De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen gebruikers aanmaken en toevoegen aan het account. De accounteigenaar, accountbeheerder, en groepsbeheerder (alleen Enterprise) kunnen bestaande gebruikers op het account aan een groep toevoegen en gebruikers binnen een groep beheren.
  

Primaire groep instellen of wijzigen

De primaire groep van een gebruiker is standaard ingesteld als het Team-account (in ons voorbeeld Dunder Mifflin), maar kan als volgt worden gewijzigd door de accounteigenaar of accountbeheerder:

1. Selecteer een gebruiker of meerdere gebruikers door de vakjes aan de linkerkant van de rij van de gebruiker aan te vinken.
2. Selecteer (Bewerken) naast “Teams & Groepen” in het menu aan de rechterkant.
3. Klik onder "Geselecteerde groepen" op Primaire groep wijzigen.
4. Selecteer de groep die je als primair wilt instellen.
5. Klik op Bevestigen.

Algemeen groepslidmaatschap

Een accountlid kan aan een onbeperkt aantal groepen worden toegevoegd. Om automatisch toegang te verlenen tot alle documenten in een teammap, voeg je het accountlid toe aan die groep.

Om door te gaan met ons voorbeeld: de primaire groep van Jim is Sales, maar hij wordt ook toegevoegd aan de groep Klantenservice, zodat hij toegang heeft tot de documenten die met die groep worden gedeeld.

Groepen aanmaken en beheren

Volg de stappen in de onderstaande secties om groepen te beheren.

Een nieuwe groep of subgroep aanmaken

De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen als volgt een groep of subgroep toevoegen:

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik op Gebruikers in het menu aan de linkerkant.
3. Klik onder "Team & groepen" op het potloodpictogram naast het bovenliggende team of de bovenliggende groep.
4. Klik op Groep maken of Subgroep maken.

Verwijder een groep of subgroep

De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen als volgt een groep verwijderen:

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik op Gebruikers in het menu aan de linkerkant.
3. Beweeg je cursor over de groep of subgroep en selecteer het potloodpictogram.
4. Klik op Groep verwijderen.
   • Als je een subgroep verwijdert, verwijder je met "Groep verwijderen" niet de bovenliggende groep waartoe de subgroep behoort.

Een gebruiker toevoegen aan een groep

De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen als volgt een gebruiker toevoegen aan een groep:

1. Zoek het teamlid in de gebruikerslijst en selecteer diegene.
2. Selecteer (Bewerken) naast “Teams & Groepen” in het menu aan de rechterkant.
3. Beweeg onder "Beschikbare groepen" je cursor over de groep waaraan je de gebruiker wilt toevoegen en klik op  het Plus-pictogram.
4. Selecteer Bevestigen.

De groepsbeheerder kan als volgt een gebruiker toevoegen aan een groep:

1. Klik op Een gebruiker toevoegen aan [groepsnaam].
2. Voer het e-mailadres in van de gebruiker op het account dat je aan de groep wilt toevoegen.
3. Klik op Uitnodigen voor [groepsnaam].

In de schermafbeelding hieronder zou de groepsbeheerder bijvoorbeeld klikken op Uitnodigen voor Sales omdat deze voorbeeldgroep "Sales" heet. 

Een gebruiker uit een groep verwijderen

De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen als volgt een gebruiker uit een groep verwijderen:

1. Zoek het teamlid in de gebruikerslijst of groep en selecteer diegene.
2. Selecteer (Bewerken) naast “Teams & Groepen” in het menu aan de rechterkant.
3. Klik onder "Geselecteerde groepen" op het X-pictogram naast de groep die je wilt verwijderen.
4. Selecteer Bevestigen.

Gebruikersbeheer delegeren aan een groepsbeheerder 

Een groepsbeheerder op een Enterprise-account kan gebruikersbeheer overnemen, zoals het wijzigen van e-mailadressen en het toewijzen van licenties voor zijn groep; de groepsbeheerder kan echter geen accountbrede wijzigingen aanbrengen, zoals een accountbeheerder dat kan. 

Een groepsbeheerder kan het volgende beheren voor de gebruikers die aan hun groep zijn toegewezen:

• Een lijst met gebruikers bekijken
• Licenties beheren
• Bestaande gebruikers van het account toevoegen aan diens groep
• Gebruikers verwijderen uit het Enterprise-account
• Documenten overdragen bij het verwijderen van een gebruiker of het intrekken van diens licentie
• Gebruikersgegevens zoals naam en e-mailadres bewerken
• Gebruikerslijst exporteren als een .csv-bestand

De rol van groepsbeheerder toewijzen

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik op Gebruikers in het menu aan de linkerkant.
3. Selecteer onder "Teams & groepen" het potloodpictogram naast de hoofdgroep.
4. Klik op Groepsbeheerders beheren.
5. Beweeg onder "Beschikbare gebruikers" je cursor over de beheerder aan wie je de rol van groepsbeheerder wilt toewijzen en klik op  het Plus-pictogram.
6. Selecteer Bevestigen.
   • Om de rol van groepsbeheerder te verwijderen, volg je dezelfde stappen hierboven, behalve bij stap 5, waar je de cursor over de beheerder beweegt onder "Huidige groepsbeheerders". Klik daarbij op het X-pictogram en bevestig je wijzigingen.

Een groepsbeheerder is meestal het handigst voor accounts die hun gebruikerslijst handmatig beheren. SCIM, Google-provisioning of andere tools voor geautomatiseerde registratie zijn goede aanvullingen op groepsbeheer, zolang een deel handmatig wordt gedaan, meestal licentiebeheer. 

Omdat de groepsbeheerder geen gebruikers kan aanmaken (alleen de accounteigenaar en de accountbeheerder kunnen dit), raden we aan om gebruikers met beperkte toegang toe te wijzen aan de juiste groepen. Wanneer groepsbeheerders zicht hebben op alle teamleden in hun groep, kunnen ze snel reageren wanneer een gebruiker met beperkte toegang een licentie aanvraagt, in plaats van te wachten tot IT de gebruiker beschikbaar stelt.

De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen op verschillende manieren gebruikers aan een groep toewijzen of voor een groep registreren:

• Groepen aanstellen tijdens SCIM-registratie
• Groepen toevoegen aan een .csv-bestand voor bulk-CSV-upload 
• De groep(en) van elke gebruiker handmatig instellen

De accounteigenaar en andere beheerders kunnen meldingen voor licentieaanvragen uitschakelen voor gebruikers met een groepsbeheerder. Volg deze stappen om licentiemeldingen in te stellen:

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik in het linkermenu op Licentie-instellingen.
3. Selecteer Meldingen in de vervolgkeuzelijst.
4. Stel onder "Voor gebruikers met een groepsbeheerder" de meldingsvoorkeuren in.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Feedback geven over dit artikel