Nella pagina Conformità del pannello di amministrazione, è possibile sfruttare e personalizzare una serie di impostazioni, tra cui Individuazione, attributi dei documenti, impostazioni di conservazione dei documenti e criteri di ispezione dei contenuti.

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Consulta l'articolo Aggiorna il tuo account Lucid per istruzioni su come eseguire l'aggiornamento.

*La maggior parte delle funzionalità descritte in questo articolo sono disponibili solo per gli account Enterprise; tuttavia, se disponi di un account Team, hai accesso per impostare un proprietario predefinito del documento e regolare l'impostazione per l'eliminazione permanente dal cestino.

Accedi alla pagina di conformità

Per raggiungere la pagina del pannello di amministrazione di Documenti e cartelle, segui i seguenti passaggi:

Seleziona Amministratore.
Fai clic su Conformità nel menu a sinistra.

Ricerca con Discovery

L'individuazione è disponibile solo per gli account Enterprise. Consulta l'articolo Aggiorna il tuo account Lucid per istruzioni su come eseguire l'aggiornamento. L'individuazione restituisce risultati solo per i documenti di proprietà dell'account Enterprise. Non include i documenti che non sono di proprietà dell'account, anche se sono condivisi con un utente dell'account.

I proprietari dell'account e gli amministratori dei documenti possono utilizzare la funzione Individuazione per cercare, visualizzare e modificare le autorizzazioni di condivisione per tutti i documenti di proprietà dell'account. Seleziona Individuazione dal menu a discesa nel menu a sinistra per accedere a questa funzionalità. Continua a leggere per saperne di più.

Nota: L'indicizzazione dei documenti di un account richiede un po' di tempo, quindi se disponi di un account appena aggiornato, potresti non visualizzare immediatamente alcun documento restituito nella tua ricerca. Ti consigliamo di aspettare e ricontrollare tra un giorno.

Accesso ai documenti

Puoi cercare tutti i documenti di proprietà del tuo account Enterprise utilizzando le opzioni di base o avanzate.

Opzioni di ricerca di base

Le opzioni di base includono la ricerca per account utente, parole chiave e data. Se si effettua la ricerca tramite account utente, selezionare la casella per ricevere risultati solo per i documenti di proprietà dell'utente o degli utenti cercati; in caso contrario, vedrai i risultati per tutti i documenti a cui hanno accesso sul tuo account Enterprise. Se si esegue la ricerca tramite parole chiave, è possibile cercare il contenuto del documento, nonché i tag e gli attributi del documento. Se si effettua la ricerca per data, è possibile selezionare dalle opzioni a discesa la data di creazione o la data dell'ultima modifica.

Opzioni di ricerca avanzate

Nell'elenco a discesa delle opzioni avanzate, è possibile eseguire ricerche per tipo di documento, posizione del documento, accesso esterno, ID documento, classificazione e stato. Dal menu a discesa "Posizione documento", sono disponibili le seguenti opzioni di filtro di ricerca:

Ovunque
Solo Team e Cartelle del team
Escludi Team e Cartelle del team
Solo documenti eliminati

Alla voce "Accesso esterno", puoi anche filtrare i risultati della ricerca per mostrare solo i documenti condivisi con collaboratori esterni o che includono link esterni. Sono inclusi i documenti per i quali è attivato il collegamento di condivisione pubblica, i documenti pubblicati o incorporati e i documenti che sono stati condivisi con collaboratori esterni all'organizzazione.

Risultati della ricerca

Nella pagina dei risultati della ricerca vedrai sempre il titolo del documento. A seconda dei criteri di ricerca, è possibile visualizzare una selezione di un massimo di cinque colonne aggiuntive dall'elenco seguente: proprietario del documento (che si tratti di un singolo, di un team o di una cartella del team), ID documento, data di creazione, data di modifica, collaboratori, accesso esterno, classificazione e stato.

In alto a destra nella pagina dei risultati di ricerca di Discovery, selezionare l'icona Gestisci colonne per selezionare o deselezionare le caselle associate alla colonna che si desidera visualizzare nei risultati di ricerca. Regola la larghezza delle colonne dalla tabella dei risultati della ricerca facendo clic e trascinando sull'intestazione.

La ricerca è limitata a 10.000 risultati. Se stai raggiungendo il limite, dovrai restringere la query di ricerca.

Nota: Se un documento è attualmente nel cestino, vedrai un'etichetta di cestino accanto al titolo del documento nella pagina dei risultati della ricerca. I documenti che sono stati eliminati definitivamente dal cestino saranno oscurati nella pagina dei risultati della ricerca. Non è possibile accedere o esportare documenti che sono stati cestinati o eliminati definitivamente, a meno che non ripristini prima il documento .

Visualizzare documenti

Puoi aprire tutti i documenti dei risultati della ricerca in modalità di sola visualizzazione.

Quando si utilizzano queste autorizzazioni di amministratore del documento, i collaboratori non vedranno che stai visualizzando il documento. Poiché è possibile visualizzare solo documenti, ciò non influirà sulla cronologia delle revisioni del documento.

Se si dispone del componente aggiuntivo Enterprise Shield, è anche possibile visualizzare la cronologia delle revisioni di un documento.

Modifica i permessi di condivisione

Dopo aver acceduto a un documento sul tuo account utilizzando Discovery, puoi aprire il menu Condividi e modificare le persone con cui il documento è condiviso. Per farlo, segui i seguenti passaggi all'interno del documento:

Clicca su Condividi nell'angolo in alto a destra del documento.
Modifica i permessi di condivisione.
Clicca su Fine.

Scarica un file CSV

È possibile scaricare i metadati del documento in un file CSV se l'account dispone del componente aggiuntivo Enterprise Shield. A tale scopo, attenersi alla seguente procedura dalla pagina dei risultati di ricerca:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti per i quali desideri scaricare i dati CSV.
Selezionare Azioni .
Fare clic su Esportare solo i metadati CSV .

Il CSV verrà quindi scaricato sul dispositivo. Il CSV includerà le seguenti informazioni:

Titolo
Tipo di documento
Stato di condivisione dei documenti, che può includere:
- Account limitato: è attivo un link di condivisione a cui possono accedere solo gli utenti che hanno effettuato l'accesso al tuo account Lucid, a causa dell'impostazione Condivisione limitata.
- Pubblico: è attivo un link di condivisione a cui può accedere qualsiasi utente che ha effettuato l'accesso a Lucid.
- Collaborazione: il documento è stato condiviso direttamente tramite nome o indirizzo e-mail con un utente o un gruppo di utenti.
- Incorporato: il codice di incorporamento viene attivato manualmente o tramite un'integrazione.
- Pubblicato: il documento è stato pubblicato.
- Anonimo: è attivo un link di condivisione che consente l'accesso a qualsiasi utente non connesso, indipendentemente dal fatto che faccia parte del tuo account.
- Nessuno: solo il proprietario del documento può accedere al documento e non è stato condiviso in nessuno dei metodi descritti sopra.
Proprietario
Creazione
Modifica
Utenti interni
Utenti esterni (utenti che hanno accesso al documento ma non fanno parte dell'account)
Attributi e tag
ID documento
URL documento

Nota: I documenti contrassegnati per l'eliminazione definitiva non sono inclusi nel download dei metadati. Per includerlo, devi prima ripristinare il documento.

Ripristinare un documento

Puoi ripristinare un documento cestinato o eliminato definitivamente sul tuo account Enterprise. A tale scopo, attenersi alla seguente procedura dalla pagina dei risultati di ricerca:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra dei documenti che desideri ripristinare.
Selezionare Azioni .
Clicca su Ripristina.

Nel pop-up che appare, puoi scegliere di ripristinare il documento nella posizione originale o selezionare una cartella del team sul tuo account in cui ripristinare il documento.

Trasferisci la proprietà dei documenti

Dai risultati della ricerca, è possibile trasferire la proprietà di uno o più documenti contemporaneamente. Puoi trasferire la proprietà dei documenti di proprietà di un utente specifico sul tuo account o dei documenti nelle cartelle del team. Per fare ciò, segui questi passaggi:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
Dai risultati della ricerca, selezionare la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui si desidera trasferire la proprietà.
- Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
Selezionare Azioni .
Fare clic su Trasferire la proprietà del documento .
Nella finestra a comparsa, selezionare il nuovo proprietario dal menu a tendina degli utenti del proprio account.
Cliccare su Trasferimento di proprietà .

Nota: Quando trasferisci la proprietà, l'amministratore riceverà una notifica via e-mail.

Gestione della posizione dei documenti

Dai risultati della ricerca, puoi utilizzare questa opzione per spostare i documenti nelle cartelle del team. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
Dai risultati della ricerca, selezionare la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui si desidera trasferire la proprietà.
- Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
Selezionare Azioni .
Fare clic su Gestione della posizione dei documenti .
Nella finestra pop-up, seleziona la cartella del team in cui desideri spostare il documento dal menu a discesa.
Fare clic su Spostare i documenti .

Per saperne di più: Lo spostamento di documenti nelle cartelle del team modifica l'accesso e la proprietà. L'amministratore dell'account riceverà una notifica via e-mail del numero di documenti trasferiti, nonché del nome della nuova cartella del team. Per saperne di più, consulta il nostro articoloCreare cartelle del team .

Modificare le classificazioni dei documenti

Dai risultati della ricerca, hai la possibilità di modificare le classificazioni assegnate ai documenti di proprietà del tuo account. Per modificare le classificazioni dei documenti selezionati, attenersi alla seguente procedura:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui desideri modificare la classificazione.
- Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
Seleziona Azioni.
Dalle opzioni del menu a discesa, fai clic su Modifica classificazione.
Nel pannello visualizzato, seleziona una delle opzioni di classificazione nel menu a discesa.
- Queste opzioni che vedi qui sono le classificazioni del tuo account. Per ulteriori dettagli, consulta la sezione Creare classificazioni di account personalizzate di questo articolo.
Fare clic su Aggiorna classificazione.

Nota: Questa azione è limitata a 200 documenti alla volta. La visualizzazione di questa modifica nella pagina Discovery richiederà un po' di tempo. È possibile eseguire una nuova ricerca dopo che sono trascorsi alcuni minuti o attendere un'e-mail di conferma all'amministratore che ha effettuato l'aggiornamento della classificazione.

Contrassegnare i documenti per l'eliminazione definitiva

Dai risultati della ricerca, hai la possibilità di contrassegnare i documenti di proprietà del tuo account per l'eliminazione. Per eseguire questa azione:

Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
- Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti che desideri eliminare.
Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
Seleziona Azioni.
Dalle opzioni del menu a discesa, fai clic su Contrassegna per l'eliminazione permanente.
Facoltativamente, puoi selezionare la casella nel pannello per notificare ai proprietari dei documenti via e-mail che i documenti verranno eliminati definitivamente entro 30 giorni.
- In qualità di amministratore che ha contrassegnato i documenti per l'eliminazione permanente, riceverai automaticamente un'e-mail di conferma, indipendentemente dal fatto che tu scelga di avvisare o meno i proprietari dei documenti.
Fare clic su Contrassegna per l'eliminazione definitiva.

Questa azione è reversibile dagli amministratori in Discovery per 30 giorni, dopodiché i documenti verranno eliminati definitivamente. Per annullare un'eliminazione, segui i passaggi da 1 a 3 sopra e quindi seleziona Ripristina dal menu a discesa Azioni.

Nota: Questa azione è limitata a 200 documenti alla volta. La visualizzazione di questa modifica nella pagina di individuazione richiederà un po' di tempo, quindi attendere l'e-mail di conferma e ricontrollare in un secondo momento se non viene visualizzata l'indicazione che i documenti sono contrassegnati per l'eliminazione quando si esegue una nuova ricerca.

Aggiungere attributi, stati e classificazioni

Seleziona Attributi dal menu a discesa nel menu a sinistra nella sezione "Conformità" del pannello di amministrazione. Qui puoi trovare le opzioni per configurare gli attributi e assegnare stati e classificazioni personalizzati per i documenti e le cartelle del team sul tuo account. Il proprietario dell'account, gli amministratori dell'account e gli amministratori dei documenti hanno la possibilità di accedere a queste funzionalità nel pannello di amministrazione di Lucid.

Creare classificazioni personalizzate degli account

È possibile configurare classificazioni personalizzate per i documenti nell'account Enterprise. Per capire come si presenta per gli utenti, fare riferimento all'articolo Gestire lo stato dei documenti e impostare la classificazione . Per configurare una classificazione, il proprietario dell'account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori dell'account possono seguire questi passaggi:

Seleziona Attributi dal menu espanso a sinistra.
Seleziona la scheda Documento nella parte superiore della pagina.
- Questa funzione è disponibile solo a livello di documento. Non è applicabile alle cartelle del team.
Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
- Apparirà la finestra modale Impostazioni classificazione.
Selezionare + Aggiungi classificazione.
Fare clic sulla casella con il punto colorato all'estrema sinistra e selezionare un colore per la classificazione.
Digitare un titolo di classificazione personalizzato nella casella di testo applicabile.
Facoltativamente, aggiungi una descrizione per la classificazione, spiegando brevemente quando dovrebbe essere utilizzata.
Se si dispone del componente aggiuntivo Enterprise Shield, è consigliabile collegare un controllo alla classificazione.
- Per ulteriori informazioni sui controlli di classificazione e su come possono aiutarti a mantenere la riservatezza delle informazioni riservate, consulta la sottosezione dei controlli di classificazione di seguito.
Facoltativamente, aggiungere un collegamento alle linee guida aziendali per la classificazione.
Clicca su Salva.

Per eliminare un valore di classificazione, passa il mouse sopra il nome del valore e fai clic l'icona del cestino per cancellare un valore di stato.png sull'icona del cestino visualizzata a destra.

Impostare la classificazione predefinita

Per impostare una classificazione predefinita, attenersi alla seguente procedura:

Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
Accanto a "Classificazione predefinita", fai clic sul menu a discesa.
Selezionare una classificazione predefinita.
Clicca su Salva.

La classificazione predefinita verrà applicata a tutti i nuovi documenti Lucid creati dagli utenti dell'account dopo l'impostazione della classificazione predefinita.

Richiedi classificazione

Dopo aver impostato una classificazione predefinita seguendo la procedura precedente, è possibile richiedere classificazioni per tutti i documenti appena creati nell'account con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
A destra del menu a discesa "Classificazione predefinita", seleziona la casella "Obbligatorio".
Clicca su Salva.

Se l'impostazione è abilitata per richiedere la classificazione dei documenti, la classificazione può comunque essere modificata se per un documento è necessaria una classificazione diversa da quella predefinita. Tuttavia, l'opzione "nessuna classificazione" non è più disponibile e gli utenti dovranno scegliere tra le classificazioni dei documenti fornite sul tuo account.

Nota: I documenti esistenti prima dell'impostazione della classificazione predefinita e dell'applicazione dell'impostazione richiesta rimarranno senza classificazione, a meno che non ne venga aggiunta una manualmente. Una volta assegnata una classificazione ai documenti esistenti prima dell'applicazione dell'impostazione dei requisiti, non può essere rimossa.

Controlli di classificazione della leva finanziaria

La funzione di classificazione avanzata di Lucid offre funzionalità più intelligenti progettate specificamente per gli account Enterprise che cercano un modo per mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. Personalizzando le classificazioni dei documenti, ad esempio "riservato" o altre designazioni appropriate con le azioni corrispondenti, l'organizzazione può controllare chi ha accesso a determinati tipi di informazioni. Questi controlli sono in genere allineati ai criteri di governance dei dati dell'organizzazione.

Il proprietario dell'account, gli amministratori dell'account o gli amministratori dei documenti possono impostare un controllo di classificazione durante il passaggio 8 dei passaggi per la creazione delle etichette di classificazione disponibili nella sottosezione Creare classificazioni personalizzate dell'account precedente. I controlli possono essere associati a ciascuna classificazione, in base alle esigenze dell'account. Per una protezione ottimale, si consiglia di utilizzare questi controlli insieme per impedire qualsiasi condivisione o diffusione non autorizzata di contenuti sensibili.

Le opzioni a discesa disponibili per la selezione includono:

Disabilita la condivisione esterna dei documenti sia via e-mail che tramite link a chiunque al di fuori del tuo account Lucid.
Disabilita la replica dei documenti e del contenuto all'interno, inclusa la duplicazione o lo spostamento del contenuto all'interno dei documenti Lucid e il copia e incolla esterno.
Disabilita la pubblicazione dei documenti dell'account.
Disabilita l'esportazione dei documenti del conto.
Disabilita la stampa dei documenti dell'account dall'interno di Lucid.

Le opzioni a discesa menzionate sopra impediscono la condivisione, la replica, l'incorporamento, la pubblicazione, l'esportazione o la stampa futura di documenti per tutti, anche per il proprietario del documento. Tuttavia, tutte le azioni eseguite prima dell'impostazione di un controllo di classificazione rimangono inalterate e i collaboratori esistenti non verranno rimossi. Una volta impostato il controllo, a tutti i documenti a cui è stata assegnata la classificazione associata verrà applicato il controllo. Ti consigliamo di utilizzare la funzione di revoca delle autorizzazioni di condivisione esterna disponibile in Discovery se stai cercando di rimuovere la condivisione eseguita in precedenza.

Quando la prima opzione a discesa precedente viene applicata a un documento utilizzando un controllo di classificazione, blocca l'accesso esterno anche se un documento è stato precedentemente condiviso con utenti che non fanno parte dell'account. Ciò significa che se un utente esterno tenta di aprire il documento, gli verrà negato l'accesso. Le integrazioni di documenti come Confluence, Presentazioni Google, SharePoint e così via non sono interessate da questi controlli.

I controlli di classificazione non rimuovono la visibilità dei titoli e delle miniature dei documenti dalla pagina Documenti o per gli utenti esterni tramite cartelle. I documenti condivisi direttamente con gli utenti o in cartelle che limitano l'accesso esterno negheranno l'accesso se un utente che non fa parte dell'account Aziendale tenta di aprirlo, anche se aveva accesso prima dell'assegnazione di una classificazione che impedisce la condivisione esterna. Tuttavia, saranno comunque in grado di vedere il titolo e la miniatura del documento, a meno che non vengano rimossi dalla cartella o che siano state revocate le autorizzazioni di condivisione esterna per documenti specifici tramite Discovery.

Nota: Sebbene abbiamo fatto ogni sforzo per disabilitare queste azioni all'interno dei prodotti Lucid, non possiamo controllare le attività di condivisione che si verificano al di fuori della piattaforma, ad esempio tramite screenshot o altri metodi esterni.

Configurare gli stati personalizzati dell'account

Per configurare i valori di stato e i colori personalizzati per i documenti e le cartelle del team nel tuo account Enterprise, procedi nel seguente modo:

Seleziona Attributi dal menu espanso di sinistra.
Seleziona la scheda Documento o Cartella del team nella parte superiore della pagina, a seconda di quale vuoi gestire gli stati.
Scorri verso il basso fino alla sezione "Stato", se necessario.
Fai clic su Modifica. sul lato destro della sezione Stato.
- Apparirà la modalità Impostazioni stato.
Seleziona + Aggiungi stato.
Fai clic sulla casella con il punto colorato all'estrema sinistra e seleziona un colore per lo stato.
Digita il nome di un valore di stato personalizzato nella casella di testo.
Seleziona la casella sotto "Blocca contenuto" se desideri impedire ulteriori modifiche ai documenti una volta applicato questo stato.
Clicca su Salva.

Se vuoi cancellare un valore di stato, passa il mouse sul nome del valore e clicca su l'icona del cestino per cancellare un valore di stato.png l'icona del cestino che appare a destra.

Impostare lo stato predefinito
Per impostare uno stato predefinito, attenersi alla seguente procedura:

Fai clic su Modifica sul lato destro della sezione Stato.
Accanto a "Stato predefinito", fai clic sul menu a discesa.
Selezionare uno stato predefinito.
Fai clic su Salva.

Lo stato predefinito verrà applicato a tutti i nuovi documenti Lucid creati dagli utenti dell'account dopo l'impostazione dello stato predefinito.

Personalizzare gli attributi personalizzati dell'account

Se sei il proprietario di un account, un amministratore dell'account o un amministratore di documenti su un account Enterprise, puoi configurare attributi personalizzati che i membri dell'account possono utilizzare per etichettare e cercare documenti e cartelle del team. Per configurare un nuovo attributo per i documenti, attenersi alla seguente procedura:

Seleziona Attributi dal menu espanso di sinistra.
Seleziona la scheda Documento o Cartella del team nella parte superiore della pagina, a seconda di quale vuoi aggiungere gli attributi.
Fai clic su Aggiungi attributo sul lato destro della pagina.
- Si aprirà la finestra delle impostazioni degli attributi.
Dai un nome al tuo attributo.
Seleziona un tipo di input dal menu a tendina.
Fai clic su Salva.

Per saperne di più: Se il tuo tipo di input è un menu a tendina o un intervallo numerico, leggi il nostro articolo Utilizzare tag di stato e attributi personalizzati per organizzare i documenti per le istruzioni su come configurarli.

Designare gli attributi richiesti

Dopo aver configurato gli attributi personalizzati per l'account, è possibile specificare determinati attributi da richiedere per ogni nuovo documento creato all'interno di una cartella del team. Per rendere obbligatorio un attributo, seleziona la casella "Obbligatorio" a destra dell'attributo nel pannello di amministrazione.

Con questa impostazione abilitata, ogni volta che un membro dell'account crea una nuova cartella del team o un nuovo documento all'interno di una cartella del team, un menu a comparsa gli chiederà di inserire le informazioni per gli attributi richiesti.

il-pop-up-menu-che-l'utente-vedrà-quando-ha-bisogno-di-impostare-uno-stato-o-attributo-richiesto.png

Utilizza le impostazioni di conservazione per la gestione dei documenti

Proprietario del documento predefinito per gli utenti eliminati o privati della licenza

Quando gli utenti vengono eliminati da un account Team o Aziendale (o privati della licenza da un account Aziendale), Lucid richiede che tutti i documenti in loro possesso vengano trasferiti a un nuovo proprietario. Se non è impostato un proprietario predefinito del documento, i documenti verranno trasferiti al proprietario dell'account. Per impostare un proprietario predefinito del documento, attenersi alla seguente procedura:

Seleziona Fidelizzazione dal menu espanso a sinistra.
Individua la sezione "Documenti degli utenti eliminati/rimossi dalla licenza".
Digita o seleziona un utente dalle opzioni a discesa.
Fai clic su Salva modifiche nell'angolo in alto a destra.

Tutti i documenti verranno trasferiti a questo proprietario predefinito del documento quando un utente viene eliminato o rimosso dalla licenza, se non diversamente specificato nella pagina dell'utente del pannello di amministrazione. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione e la rimozione della licenza degli utenti, consulta il nostro articolo Pannello di amministrazione Lucid: Gestione degli utenti.

Suggerimento: Puoi selezionare un utente dal menu a tendina popolato o iniziare a digitare l'indirizzo e-mail di qualsiasi utente del tuo account per selezionarlo come proprietario predefinito del documento.

Impostazione per l'eliminazione permanente dal cestino

Se sei il proprietario dell'account, l'amministratore dell'account o l'amministratore dei documenti di un account Enterprise, puoi determinare la modalità di eliminazione dei documenti del tuo account dal cestino selezionando un'opzione a discesa. Una volta che un documento viene eliminato dal cestino, è irrecuperabile.

opzioni di discesa del cestino dalla pagina di conservazione inLucid-admin-panel.jpg

Solo le opzioni disponibili per il tuo account saranno disponibili per la selezione, quelle che non lo sono saranno disattivate. Le opzioni funzionano come segue:

Solo le eliminazioni automatiche indicano che i documenti possono essere eliminati definitivamente dal cestino solo utilizzando la conservazione dei documenti, come illustrato nella sottosezione Configurare un criterio di conservazione dei documenti (solo Enterprise Shield) di seguito.
Sia gli utenti che le eliminazioni automatiche consentono di eliminare definitivamente i documenti dal cestino sia tramite l'automazione della conservazione dei documenti che tramite l'eliminazione manuale da parte degli utenti dell'account, come spiegato nella sottosezione Configurare un criterio di conservazione dei documenti (solo Enterprise Shield) di seguito.
Solo utenti significa che gli utenti o gli amministratori dell'account possono eliminare manualmente i documenti dal cestino.
Nessuno significa che un documento cestinato rimarrà nella cartella del cestino a tempo indeterminato, fino a quando l'utente o l'amministratore non lo recupera.

Nota: La modifica della selezione dal menu a discesa non recupererà i documenti del tuo account che sono già stati eliminati definitivamente dal cestino. È possibile, tuttavia, ripristinare manualmente i documenti eliminati utilizzando l'individuazione, come descritto nella sezione di ripristino del documento precedente.

Configurare un criterio di conservazione dei documenti

Crea una policy automatizzata per eliminare i documenti in base a criteri specifici, garantendo la conformità agli standard normativi e ai protocolli interni di gestione dei dati. Questa funzione è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield.

Per configurare un criterio di ispezione del contenuto, attenersi alla seguente procedura:

Seleziona la casella a sinistra di "Elimina automaticamente i documenti una volta che soddisfano i seguenti criteri di conservazione".
Impostare il periodo di conservazione desiderato entro le restrizioni minime e massime consentite:
- 30-999 giorni
- 1-180 mesi
- 1-15 anni
Dall'elenco a discesa, determinare se si desidera che il periodo di conservazione sia basato sulla data di creazione o sulla data dell'ultima modifica.
Scegli tra "Documenti nel cestino" o "Tutti i documenti (incluso il cestino)" per determinare quali documenti sono interessati quando vengono soddisfatti i criteri di conservazione.

Il proprietario dell'account e gli amministratori dei documenti ricevono una notifica via email ogni volta che viene stabilito un nuovo criterio di conservazione dell'account o viene modificato un criterio esistente. Si consiglia vivamente di creare e modificare i criteri di conservazione con cautela. Una politica di conservazione impostata in modo errato può comportare l'eliminazione immediata e permanente dei dati. Una volta che un documento è stato eliminato definitivamente dal cestino, non è più recuperabile.

Per mitigare questo rischio, se imposti una policy con "Tutti i documenti" vedrai questo avviso: "Questa policy consente a Lucid di eliminare immediatamente e definitivamente i file che già superano il periodo di conservazione quando invii inizialmente la policy". Questi documenti possono includere dati che gli utenti prevedono di conservare. Non procedere al salvataggio finché non si è certi che il criterio sia configurato correttamente.

Nota: Quando possibile, gli utenti riceveranno notifiche all'interno del prodotto due settimane prima dell'eliminazione definitiva dei documenti di loro proprietà. Si consiglia di utilizzare questo tempo per conservare o fare una copia di file importanti. Questa notifica non si applica ai documenti che soddisfano i criteri di eliminazione prima di due settimane dall'implementazione del criterio.

Ispezione dei contenuti di accesso

La funzionalità di ispezione dei contenuti consente agli amministratori di creare un criterio di ispezione dei contenuti e quindi di monitorare i risultati. Questa funzione è disponibile per il proprietario dell'account e per gli amministratori dei documenti. Continua a leggere per maggiori informazioni.

Questa funzione è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield.

Creare un criterio di ispezione del contenuto

Questa funzione mette in coda tutti i documenti del tuo account per la scansione di determinate categorie di dati sensibili. Per impostare un criterio di ispezione del contenuto:

Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
Fai clic sulla scheda Criteri nella parte superiore della pagina.
Attiva l'interruttore per "Metti in coda i documenti per la scansione".

Lucid inizierà a scansionare il tuo account alla ricerca di contenuti contenenti dati sensibili nei documenti ed etichetterà i dati sensibili con un insieme predeterminato di categorie sensibili. Dopo la scansione iniziale, Lucid ispezionerà solo i documenti modificati.

Gli oggetti seguenti sono inclusi nelle analisi di ispezione del contenuto:

Forme
Caselle di testo
Post-it
Commenti

Personalizza la tua politica di ispezione dei contenuti

Dopo aver abilitato un criterio di ispezione del contenuto, è possibile personalizzare le categorie e i tipi di informazioni associati inclusi seguendo questa procedura:

Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
Fai clic sulla scheda Criteri nella parte superiore della pagina.
Fai clic su Modifica all'estrema destra della sezione "Categorie sensibili e tipi di informazioni selezionati".
Personalizzare i criteri utilizzando i metodi seguenti:
- Fare clic sull'interruttore a destra di una categoria di sensibilità per disattivare la scansione dell'intera categoria, inclusi tutti i tipi di informazioni all'interno della categoria.
- Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa per visualizzare i tipi di informazioni associati a una particolare categoria di sensibilità e deselezionare i tipi di informazioni specifici che non si desidera analizzare.
Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina.

Per accedere alle categorie sensibili che hai disattivato, fai clic sul menu a discesa "Categorie nascoste". Per riattivare una categoria nascosta, seguire i passaggi precedenti per personalizzare i criteri di ispezione dei contenuti per riattivare la categoria di sensibilità.

visualizza-categorie-nascoste-nella-politica-di-ispezione-del-contenuto

Ulteriori informazioni: Per informazioni specifiche sulle categorie sensibili incluse, fare riferimento al nostro post della community sulle categorie sensibili e gli infotipi relativi all'ispezione dei contenuti . Per la dichiarazione di non responsabilità completa sull'utilizzo dell'ispezione dei contenuti, fare riferimento all'articolo Panoramica del componente aggiuntivo Enterprise Shield .

Accedi ai risultati dell'ispezione dei contenuti

È possibile accedere ai risultati delle scansioni di ispezione dei contenuti seguendo questi passaggi:

Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
Fai clic sulla scheda Risultati nella parte superiore della pagina.

esempio-di-risultati-della-scansione-della-ispezione del contenuto

Da qui è possibile esaminare le corrispondenze di dati sensibili rilevate per documento. Vengono rappresentati il titolo, il proprietario e le eventuali classificazioni associate al documento. È inoltre possibile visualizzare le categorie sensibili visualizzate all'interno del contenuto del documento, nonché il numero di corrispondenze di dati sensibili.

Da questa pagina è possibile eseguire le seguenti azioni:

Determina per quali categorie sensibili vedi i risultati dal menu a discesa nella parte superiore della pagina.
Seleziona le caselle associate ai documenti, quindi seleziona Azioni e dal menu a discesa fai clic su Rivedi dati sensibili.
- Apparirà un pop-up che mostra tutte le corrispondenze dei dati sensibili.
Dalle opzioni a discesa sotto il pulsante Azioni, puoi anche accedere a funzionalità aggiuntive come il trasferimento della proprietà del documento, la gestione della posizione del documento, la rimozione di qualsiasi tipo di accesso esterno e la modifica delle classificazioni. Per una panoramica del significato di ciascuna di queste selezioni, fare riferimento alle opzioni correlate disponibili utilizzando l'individuazione, come descritto nella sezione Individuazione precedente.

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