Gestisci l'allocazione delle risorse con l'app Capacity Planning in airfocus

Vantaggi

• Gestione semplice della capacità: Gestire l'allocazione delle risorse tra i segmenti di pianificazione (ad esempio, trimestri, rilasci) in un'unica visione, anche quando i piani cambiano o le priorità a metà volo.
• Comprendi i compromessi nella pianificazione degli scenari: simula e confronta gli scenari per comprendere i compromessi, aiutandoti a prendere decisioni basate sulla capacità reale.
• Dai priorità tenendo conto del quadro generale: la priorità si riduce alla capacità. Assicurati che i tuoi piani si adattino alle risorse disponibili in team e nei luoghi di lavoro, mantenendo gli sforzi allineati ed efficienti.

Come configurare l'app Capacity Planning

Attiva l'app

L'app Capacity Planning può funzionare su più spazi di lavoro, ad esempio se vuoi gestire risorse condivise tra prodotti e Team. Ne parlerò qui.

Per attivare l'app, segui questi passaggi:

1. Naviga fino allo spazio di lavoro dove vuoi pianificare la capacità. 
2. Clicca su Estensioni dall'angolo in alto a destra del tuo spazio di lavoro.
3. Sotto "App", seleziona Pianificazione della capacità.
4. Seleziona un segmento di pianificazione basandosi su un campo di periodo temporale (ad esempio, sprint, rilasci o quarti).
   • Potresti dover creare un nuovo campo temporale se non ne hai ancora uno. Impara come farlo qui.
   • Se crei un nuovo campo temporale e vuoi usarlo in un altro spazio di lavoro, assicurati di spuntare la casella per renderlo un campo Team.
   • Per semplicità, il processo iniziale di installazione consente di configurare le risorse solo per un segmento di pianificazione. Una volta completata la configurazione iniziale, puoi aggiungere quanti ne desideri.
5. Seleziona una risorsa esistente o aggiungine una nuova. 
   • Una risorsa è un campo di capacità (ad esempio, costo, punti storia) misurato nel segmento di pianificazione.
   • Puoi avere risorse illimitate per ogni segmento di pianificazione. Puoi aggiungere altre risorse ora o in seguito.
     
6. Opzionalmente, aggiungi una vista "Capacità" per una gestione efficiente delle risorse. Questa vista può essere creata anche in seguito. Scopri come fare qui.

Hai installato con successo l'app Capacity Planning.

Come utilizzare l'app Capacity Planning

Se stai usando un nuovo campo temporale, probabilmente vorrai spostare alcune cose nel rispettivo segmento di pianificazione in cui li prevedi. Potresti anche dover assegnare valori al campo di capacità se è nuovo.

Imposta capacità predefinite

Per impostare le capacità predefinite, segui questi passaggi:

1. Nel campo capacità per cui vuoi impostare un valore predefinito, clicca sull'icona circolare a destra di uno dei valori.
   
2. Sotto "Capacità predefinita", digita la capacità che vuoi come predefinita per tutti i campi.
   • Se vuoi capacità diverse per periodi di tempo diversi, clicca su Imposta capacità accanto a ogni periodo in basso nel pannello. Se hai già impostato un valore predefinito, clicca sul valore predefinito invece di Imposta capacità.

Se vuoi impostare capacità diverse per ogni periodo di tempo, puoi farlo in modalità base o avanzata:

Modalità base
Per una capacità nota, impostala direttamente. Ad esempio, se hai un campo di capacità chiamato Costo e un budget rigido di 100 EUR per trimestre, puoi inserirlo subito.

Modalità avanzata
Per capacità variabili, usa la modalità Avanzata per calcolare valori basati su fattori come la dimensione del team, i giorni lavorativi disponibili e un buffer per le contingenze.

Nell'esempio seguente, per il quarto trimestre del 2024, siamo entrati in modalità avanzata per calcolare più facilmente il numero di giorni necessari per la stesura del budget. Inseriamo quanto segue:

• Capacità giornaliera: 1 (cioè, ogni membro del Team lavora un'intera giornata lavorativa)
• Giorni feriali: 66 (calcolato di default, in base all'intervallo di date configurato per il quarto trimestre)
• Numero di persone: 5 (ci sono 5 persone nel mio team)

La calcolatrice qui suggerisce di impostare una capacità predefinita di 330 giorni per questo trimestre.

Situazioni impreviste, come la malattia dei membri del team, possono influire sulla capacità. Per tenere conto di ciò, si aggiunge un margine del 10% per una stima più conservativa.

Il buffer del 10% riduce la capacità suggerita da 330 giorni a 297 giorni, assicurando che il lavoro previsto per il trimestre non venga sopravvalutato. Qualsiasi capacità residua può essere utilizzata per compiti aggiuntivi, ma questo approccio evita di sovraccaricare il carico di lavoro del Team.

Pianificazione degli scenari

Gli scenari possono essere regolati nella colonna "Scenari" disattivando specifici elementi per escluderne i valori di capacità. Una volta soddisfatto dello scenario, clicca su Applica per salvare le modifiche e riassegna l'elemento disattivato a un altro periodo temporale.

Panoramica della capacità per lo spazio di lavoro

Puoi accedere alle impostazioni dell'app Capacity Planning in qualsiasi momento tramite il menu Extensions.

Qui troverai un riepilogo della capacità prevista per ogni segmento di pianificazione. Ulteriori dettagli sono trattati nella sezione successiva.

Gestire le risorse

Clicca su una risorsa nelle impostazioni dell'app Pianificazione della Capacità per aprire il pannello "Gestisci risorsa", dove una suddivisione grafica mostra il consumo della risorsa rispetto alla capacità impostata per ogni periodo di tempo nel segmento di pianificazione.

Pianificazione della capacità tra spazi di lavoro

Su larga scala, le risorse sono spesso condivise tra i Team. In questi casi puoi utilizzare la pianificazione della capacità su più spazi di lavoro.

Configurazione iniziale per il primo spazio di lavoro (Spazio A)

1. Imposta un segmento di pianificazione (ad esempio, Quarti, Sprint) con il campo di tempo necessario.
2. Definisci l'unità di capacità delle risorse (ad esempio, Giorni, Costo) e aggiungi il campo corrispondente alle impostazioni dello spazio di lavoro.
3. Installa l'applicazione di pianificazione della capacità nello Spazio di Lavoro A.
4. All'interno dell'app, crea la risorsa iniziale utilizzando il segmento di pianificazione e il campo capacità definiti. Questa risorsa è ora disponibile per essere condivisa.

Configura il secondo spazio di lavoro per la condivisione (Spazio di lavoro B)

1. Prima di installare l'app, assicurati che i seguenti campi siano stati aggiunti alle impostazioni di Workspace B:
   • Il campo del periodo temporale per il segmento di pianificazione (ad esempio, Trimestre).
   • Il campo Capacity (ad esempio, Costo, Giorni) utilizzato per la risorsa esistente nello Spazio di Lavoro A.
2. Installa l'applicazione di pianificazione della capacità nello Spazio di Lavoro B.
3. Seleziona lo stesso campo temporale utilizzato per il segmento di pianificazione della risorsa esistente nello Spazio di Lavoro A.
4. Quando aggiungi una nuova risorsa, seleziona lo stesso campo di capacità utilizzato per creare la risorsa esistente nello Spazio di Lavoro A.
5. Seleziona l'opzione per selezionare una risorsa già usata in un altro workspace (Workspace A) invece di creare una nuova risorsa separata.
6. Controlla l'anteprima delle risorse per confermare che sarà condivisa tra entrambi gli spazi di lavoro.
7. Completa la configurazione delle risorse e aggiungi una Vista Capacità dedicata allo Spazio di Lavoro B.

Pianificazione della capacità di partecipazione
La risorsa condivisa è ora installata e configurata nello Workspace B.

Qualsiasi allocazione delle risorse effettuata nello Spazio di Lavoro A (ad esempio, 5 giorni utilizzati) sarà riflessa come capacità utilizzata nelle viste dello Spazio di Lavoro B, mostrando la capacità condivisa in tempo reale tra Team.

Crea la tua vista Capacity

È possibile creare una vista Capacità in qualsiasi momento utilizzando uno dei seguenti metodi:

Usa il prompt

1. Naviga fino alle impostazioni dell'app Pianificazione della Capacità.
2. Seleziona il segmento di pianificazione per il quale desideri creare una vista.
3. Clicca + Crea visualizza.

Crea da zero

1. Naviga verso uno spazio di lavoro dove è installata l'app Capacity Planning.
2. Clicca su Tutte le viste dalle schede in alto nello spazio di lavoro.
3. Clicca sull'icona del simbolo più a destra di "Visualizzazioni".
4. Seleziona la tabella.
5. Clicca su Continua.
6. Personalizza i dettagli per la tua vista personalizzata.
7. Clicca su Aggiungi vista.

Utilizzo dell'app Capacity Planning per gli sprint

L'app Capacity Planning è anche ideale per la pianificazione di sprint leggeri. Ecco come configurarlo:

Configura gli sprint

1. Apri le impostazioni dell'app Capacity Planning.
2. Clicca + Aggiungi campo.
3. Seleziona un'opzione tra i preset disponibili.
4. Inserisci le informazioni in ogni voce di testo per il nuovo campo.
5. Aggiungi più periodi di tempo se necessario.
   • Assicurati che sia selezionato "Abilita iterazioni". Questo aiuta a gestire gli sprint attivi e futuri e permette agli oggetti di spostarsi senza soluzione di continuità tra le iterazioni.
6. Configura la durata dello sprint (il predefinito è due settimane, ma questo può essere personalizzato).
7. Clicca sul campo Aggiungi.

Aggiungi una risorsa al nuovo campo cliccando su + Aggiungi risorsa.

Crea una visuale

Torna alle impostazioni dell'app Capacity Planning e genera una visualizzazione dedicata seguendo questi passaggi:

1. Seleziona un segmento di pianificazione.
2. Clicca + Crea vista.

Completa uno sprint

Quando uno sprint è finito, apri il menu a tre punti accanto al nome dello sprint e clicca su Completa.

Apparirà un prompt per spostare eventuali elementi aperti—quelli non ancora contrassegnati come "Fatto"—alla prossima iterazione, o per creare una nuova iterazione se non esiste.

Dopo aver cliccato su Sì, sono visibili i seguenti aggiornamenti:

• Punti della storia completati in Sprint 1: 21/30
• Punti della storia previsti per Sprint 2: 30/30
• Sprint 1: Segnato come completato
• Sprint 2: impostato su Attivo

Disinstallazione dell'app Capacity Planning

L'app Capacity Planning può essere installata su più spazi di lavoro e condividere risorse, rendendo il processo di disinstallazione più complesso.

Prima di disinstallare, assicurati quanto segue:

• Sei un amministratore/editor airfocus .
• Hai pieni permessi per tutti gli spazi di lavoro che condividono le risorse dell'app.

Nota: Disinstallare l'app da uno spazio di lavoro rimuove le risorse condivise da tutti gli altri spazi di lavoro in cui sono utilizzati.

Come disinstallare

1. Naviga verso uno spazio di lavoro dove è installata l'app Capacity Planning.
2. Apri le impostazioni dell'app Capacity Planning.
3. Clicca su Disinstalla app in basso nel pannello.

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