Per gli amministratori: Personalizza l'integrazione della mappatura dell'account Salesforce per Lucidchart

Panoramica delle funzionalità di Aziendale

Integra la tua istanza Salesforce con il tuo account Lucid Aziendale per aiutare il tuo team a visualizzare il percorso verso la vendita. Dopo una configurazione iniziale, Lucid sarà accessibile direttamente da Salesforce e tutti i documenti collegati verranno automaticamente condivisi con il tuo team per garantire che tutti rimangano allineati.

In qualità di amministratore di Lucid, puoi scegliere quali dati Salesforce importare. Il tuo team può quindi utilizzare questi dati per creare mappe degli account, identificando i fattori di influenza chiave, gli ostacoli e le relazioni interne. Possono anche modificare i dati di Salesforce e aggiungere nuovi contatti direttamente in Lucidchart. Tutto si sincronizza con Salesforce, preservando l'integrità dei dati ed eliminando la necessità di passare da un programma all'altro.

Funzionalità come il Kanban dei contatti e le tabelle intelligenti consentono al tuo team di raggruppare, filtrare e ordinare contatti, opportunità e altri dati chiave, rendendo più rapida la creazione di mappe di account efficaci. Utilizza queste funzioni e altre ancora per sbloccare i dati di Salesforce e concludere più velocemente le trattative più importanti.

Requisiti tecnici

Requisiti di Lucid

Sebbene l'integrazione di Salesforce sia disponibile per tutti i clienti Lucidchart, le funzionalità avanzate e le personalizzazioni descritte in questo articolo sono disponibili solo per gli account aziendali e richiedono la configurazione dell'amministratore.

Requisiti di Salesforce

Edizione Salesforce: Lucid richiede l'uso dell'API dei servizi Web di Salesforce, inclusa nelle edizioni Unlimited e Aziendale. Se si utilizza l'edizione Essentials o Professional, sarà necessario acquistare l'API dei servizi Web da Salesforce.

Produzione contro sandbox: Lucid può connettersi sia con le istanze di produzione che con quelle sandbox di Salesforce. Le impostazioni e le personalizzazioni, tuttavia, non verranno mantenute se si passa da un'istanza all'altra.

Autorizzazioni per oggetti e campi: Come minimo, gli utenti dell'integrazione devono disporre dell'autorizzazione per visualizzare i seguenti oggetti e campi standard di Salesforce. Questi dati sono fondamentali per la funzionalità dell'integrazione in Lucidchart.

• Conto: ID, Nome
• Contatto: ID, ID account, Data ultima attività, Data ultima modifica, Dipartimento
• Opportunità: ID, ID account, nome
• Ruolo Contatto opportunità: ID, ID opportunità, ID contatto, Ruolo

Sicurezza e integrità dei dati Salesforce

Sappiamo che i dati di Salesforce sono fondamentali per il successo della tua azienda. Questa sezione fornisce un'analisi approfondita del modo in cui l'integrazione della mappatura degli account di Lucid utilizza e altera i dati di Salesforce, in modo che tu possa essere certo che i tuoi dati Salesforce siano al sicuro.

Token OAuth di Salesforce

Lucid non ha mai accesso alle credenziali o alle password Salesforce degli utenti. Al contrario, l'integrazione utilizza OAuth per archiviare un token sicuro per ogni utente, consentendo interazioni autorizzate con Salesforce per suo conto. I token Salesforce vengono conservati a tempo indeterminato, utilizzando la doppia crittografia, fino a quando non vengono eliminati manualmente o l'integrazione non viene disinstallata sull'account Lucid. Anche se un token è memorizzato, potrebbe non essere valido (ad es. scaduto o revocato). La scadenza, le autorizzazioni e la revoca dei token sono gestite in Salesforce.

Autorizzazioni di modifica di Salesforce

L'integrazione sfrutta un token OAuth direttamente collegato all'utente. In quanto tale, Lucid corrisponde alle autorizzazioni Salesforce di ciascun utente e non darà mai a un utente più autorizzazioni di modifica di quelle che ha in Salesforce. Ciò significa che se un utente può modificare i dati di Salesforce da Lucidchart, è perché è autorizzato a modificarli anche in Salesforce. Poiché queste autorizzazioni sono determinate in Salesforce e semplicemente rispettate da Lucidchart, tutte le modifiche che si desidera apportare devono essere apportate in Salesforce.

Le impostazioni di sicurezza a livello di campo possono essere modificate in Salesforce per limitare le autorizzazioni per determinati profili utente.

• Un campo deve essere "Visibile" per essere visibile all'interno dell'integrazione di Lucid.
• Un campo contrassegnato come "Sola lettura" non sarà modificabile all'interno di Lucidchart. Tieni presente, tuttavia, che i profili utente Salesforce possono essere configurati per consentire la modifica dei campi di sola lettura.

Autorizzazioni del documento Lucidchart

I tuoi dati Salesforce verranno importati nei documenti Lucidchart, che possono essere condivisi tra gli utenti Lucid. La tabella seguente illustra come gli utenti possono visualizzare o modificare i dati di Salesforce in base all'autorizzazione del documento Lucidchart. Queste autorizzazioni per i documenti sono impostate in Lucidchart.

*L'integrazione può consentire agli utenti di visualizzare dati che non possono visualizzare in Salesforce. Questo può essere utile per mantenere il tuo team allineato senza dover acquistare una licenza Salesforce per coloro che hanno solo bisogno di consumare i dati.

**Per ulteriori informazioni, consulta Token OAuth di Salesforce e autorizzazioni di modifica di Salesforce .

Come vengono gestite le modifiche non valide

Le modifiche apportate ai dati di Salesforce non sono valide se non superano le regole di convalida impostate in Salesforce per preservare l'integrità dei dati. Ad esempio, se un'e-mail viene inserita senza il simbolo @, si tratta di una modifica non valida. Quando ciò accade, le modifiche non valide dell'utente verranno annullate in Lucid e non verranno apportate modifiche ai dati di Salesforce.

Collega la tua istanza Salesforce a Lucid

Collegare la tua istanza Salesforce a Lucid ti consente di:

• Personalizza l'integrazione di Salesforce importando account, lead e altro nei tuoi documenti Lucidchart
• Accedi a Lucid direttamente da un pulsante in Salesforce
• Utilizza funzionalità avanzate come Contact Kanban e la creazione di contatti all'interno di Lucid

Per collegare la tua istanza Salesforce a Lucid, devi essere un amministratore dell'account Lucid. In caso contrario, contatta l'amministratore Lucid della tua azienda. Se sei un amministratore, segui questi passaggi:

1. Accedi a Lucid.
2. Seleziona Amministratore nella parte inferiore del menu a sinistra.
3. Fai clic su Integrazione app nel menu a sinistra.
4. Dalle opzioni del menu a discesa, seleziona Lucidchart.
5. Scorri verso il basso e fai clic sul riquadro Salesforce .
    
6. Seleziona "Produzione" o "Sandbox" a seconda dell'istanza Salesforce che desideri collegare.
   • Se non sei sicuro di quale, scegli "Produzione" poiché è il più comunemente usato.
7. Fai clic su  Collega istanza.
8. In una nuova scheda, segui le istruzioni per accedere a Salesforce e consentire a Lucid di accedere ai tuoi dati Salesforce.

Una volta terminato, vedrai un messaggio che indica che la tua istanza Salesforce è stata collegata correttamente a Lucid.

Ti consigliamo di abilitare il Single Sign-On di Salesforce in modo che gli utenti possano avviare Lucid direttamente da Salesforce senza dover effettuare l'accesso manualmente. Per farlo:

1. Dal pannello di amministrazione di Lucid, fai clic su Sicurezza nel menu a sinistra.
2. Dalle opzioni dell'elenco a discesa, seleziona Autenticazione.
3. Nella sezione Accesso utente, assicurati che la casella "Consenti Single Sign-On Salesforce" sia selezionata.
4. Fai clic su Salva modifiche.

Personalizzare l'integrazione Salesforce

Ora che l'integrazione è installata, è il momento di personalizzare le impostazioni. Per accedere a queste impostazioni:

1. Dal pannello di amministrazione di Lucid, fai clic su Integrazione app.
2. Dalle opzioni del menu a discesa, seleziona Lucidchart.
3. Nella sezione "Integrazioni abilitate", individua il riquadro Salesforce.
   • Se non vedi questo riquadro, segui le istruzioni per collegare la tua istanza Salesforce sopra.
4. Nel riquadro Salesforce, fai clic su Impostazioni.
5. Nella parte superiore, vedrai le schede per ciascuna delle seguenti impostazioni di seguito:
   • Gestione di documenti
   • Campi dei contatti
   • Visualizzazione del ruolo del contatto
   • Regole per la creazione di contatti
   • Oggetti aggiuntivi
      

Scegliere i campi dei contatti da importare

Puoi scegliere quali campi di contatto Lucid importerà e visualizzerà seguendo questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fai clic sulla scheda Campi di contatto nella parte superiore della pagina.
3. Nell'elenco "Campi di contatto disponibili", cerca il nome di un campo.
4. Trascinare e rilasciare i campi nella posizione desiderata.
   • L'ordine dei campi nelle sezioni "Forma contatto" e "Dettagli aggiuntivi" verrà rispettato quando i campi vengono visualizzati nei documenti Lucidchart.
   • I campi nella sezione "Forma contatto" appariranno sulla forma del contatto effettiva. 
   • I campi nella sezione "Pannello dei dettagli del contatto" appariranno in un pannello di destra quando viene selezionata una forma di contatto. Vedrai tre aree personalizzabili: "Note", "Link esterno" e "Dettagli aggiuntivi". Vedere l'immagine seguente per capire dove questi campi verranno visualizzati agli utenti.
     
5. Al termine, fai clic su Applica modifiche.

Vedrai che queste modifiche avranno effetto su tutti i documenti collegati a Salesforce la prossima volta che caricherai il documento Lucidchart.

Importazione di altri oggetti Salesforce

Oltre ai Contatti, puoi scegliere di importare ulteriori oggetti Salesforce (come Account, Opportunità, Lead, ecc.) in tutti i tuoi documenti Lucidchart collegati a Salesforce. Per vedere come gli utenti possono visualizzare e interagire con questi dati, consulta la nostra guida per gli utenti per Smart Fields.

Esistono restrizioni su quali oggetti possono essere importati. L'integrazione di Salesforce inizia sempre con l'oggetto standard Account come oggetto radice. Da lì, Lucidchart può estrarre oggetti che sono figli o nipoti dell'account. Gli oggetti che si trovano a più di due livelli dall'account non saranno disponibili per l'importazione. I Contatti e le Opportunità devono essere figli diretti dell'Account. Inoltre, i figli del Contatto non possono essere importati. Vedere il diagramma seguente: il verde rappresenta gli oggetti che possono essere importati e il rosso rappresenta quelli che non possono essere importati.

Per scegliere quali oggetti e campi Salesforce importare:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fare clic sulla scheda Oggetti aggiuntivi nella parte superiore della pagina.
3. Fare clic su Inizia.
4. Cerca e seleziona gli oggetti che desideri importare. 
   • Questa finestra di dialogo mostra tutti gli oggetti disponibili per l'importazione. Se non vedi un oggetto che desideri importare, è perché l'oggetto rientra nelle restrizioni descritte sopra o non disponi delle autorizzazioni API REST in Salesforce per l'oggetto.
   • Puoi sempre tornare a questa finestra di dialogo in un secondo momento se desideri importare altri oggetti facendo clic su + Importa oggetti nella colonna "Oggetti importati".
5. Una volta terminata la selezione, fai clic su Importa.
6. Per scegliere quali campi importare su un oggetto, selezionare l'oggetto nella colonna "Oggetti importati". Popolerà le colonne associate "Campi oggetto disponibili" e "Campi oggetto selezionato".
7. Cerca e trascina i campi desiderati dalla colonna "Campi oggetto disponibili" alla colonna "Campi oggetto selezionati".
   • L'ordine dei campi nella colonna "Campi oggetto selezionato" sarà l'ordine predefinito dei campi visualizzato all'interno dei documenti Lucidchart.
8. Al termine, fai clic su Applica modifiche.

Vedrai che queste modifiche avranno effetto su qualsiasi documento collegato a Salesforce la prossima volta che caricherai il documento Lucidchart.

Gestione del gruppo di utenti Salesforce

Lucid offre una condivisione semplificata dei documenti tramite una sezione Salesforce nell'elenco dei documenti Lucid. I membri del gruppo di utenti Salesforce ottengono l'accesso automatico a tutti i documenti in questa sezione, che possono essere aperti direttamente da Salesforce utilizzando il pulsante Cartella Lucidchart.

Consenti agli utenti di iscriversi autonomamente al gruppo di utenti Salesforce seguendo questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fare clic sulla scheda Gestione documenti nella parte superiore della pagina. 
3. Seleziona la casella accanto a "Consenti agli utenti di aggiungersi automaticamente al gruppo".

Ora, quando un utente non è ancora membro del gruppo di utenti Salesforce, facendo clic sul pulsante "Cartella Lucidchart" lo aggiungerà automaticamente. Avranno accesso alla sezione Salesforce e ai documenti in essa contenuti.

Se si sceglie di lasciare deselezionata questa casella, sarà necessario gestire manualmente il gruppo di utenti Salesforce come segue:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fare clic sulla scheda Gestione documenti nella parte superiore della pagina. 
3. Seleziona il pulsante Gestisci abbonamento a destra.
4. Digita il nome di uno o più utenti che vuoi aggiungere al gruppo, oppure clicca sulla X a destra del nome di un utente per rimuoverli.
5. Clicca su Fatto.

Ti consigliamo di aggiungere tutti gli utenti Sales a questo gruppo, oltre a te stesso, per assicurarti che tutti abbiano accesso alla sezione Salesforce.

Impostare i colori dei ruoli dei contatti

Lucidchart offre funzionalità di codifica a colori per aiutarti a visualizzare rapidamente i ruoli di contatto delle opportunità sulle schede contatto.

Per personalizzare il colore associato a ciascun ruolo:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fare clic sulla scheda Visualizzazione ruolo contatto nella parte superiore della pagina. 
3. Esamina i ruoli di contatto opportunità esistenti nell'istanza di Salesforce.
   • I valori di questi ruoli non possono essere modificati da Lucid, ma se si aggiungono o si modificano i ruoli in Salesforce, le modifiche si rifletteranno in Lucid.
4. Seleziona il quadrato del colore a sinistra di un ruolo per modificare il colore associato.
5. Fare clic su Applica modifiche.

Vedrai che queste modifiche avranno effetto su qualsiasi documento collegato a Salesforce la prossima volta che caricherai il documento Lucidchart.

Impostare le regole di creazione dei contatti

Gli utenti possono creare nuovi contatti in Lucidchart che si sincronizzeranno con Salesforce. Puoi determinare quali campi devono essere compilati per i nuovi contatti seguendo questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni di amministrazione di Lucid per l'integrazione di Salesforce.
2. Fai clic sulla scheda Regole per la creazione dei contatti nella parte superiore della pagina.
3. Nella colonna di destra, seleziona tutti i campi che desideri richiedere.
   • Ti consigliamo di selezionare gli stessi campi necessari per creare un nuovo contatto nell'istanza di Salesforce. 
   • Se preferisci, puoi anche richiedere campi aggiuntivi.
4. Fare clic su Applica modifiche.

Vedrai che queste modifiche avranno effetto su qualsiasi documento collegato a Salesforce la prossima volta che caricherai il documento Lucidchart.

Aggiungi il pulsante Cartella Lucidchart a Salesforce

Il pulsante "Cartella Lucidchart" è un pulsante opzionale che puoi installare nella tua istanza di Salesforce. Consente agli utenti di navigare da una pagina Account o Opportunità alla cartella Lucid associata. Inoltre, tutti i documenti creati in questa cartella importeranno automaticamente i dati dell'account e saranno condivisi con il gruppo di utenti Salesforce, risparmiando tempo prezioso al tuo team.

Per iniziare, assicurati di disporre dei privilegi di amministratore per la tua istanza di Salesforce. Quindi, rendi il pulsante disponibile per i layout di pagina seguendo questi passaggi:

1. Nell'angolo in alto a destra dell'istanza di Salesforce, seleziona l'icona Configurazione.
2. Dalla barra di ricerca "Ricerca rapida" in alto a sinistra, cerca e seleziona AppExchange Marketplace.
3. Cerca "Lucidchart".
4. Seleziona il riquadro Lucidchart .
5. Fai clic su Scarica ora.
6. Accedi alla tua istanza di Salesforce, se richiesto.
7. Nella pagina successiva della finestra di dialogo, fare clic su Consenti per consentire a Salesforce l'accesso al servizio URL di identità e agli identificatori utente univoci.
8. Seleziona l'account Salesforce che desideri dal menu a discesa degli account Salesforce collegati.
9. Fare clic su Installa in produzione. 
10. Leggi i termini e le condizioni.
11. Se si accettano i termini e le condizioni, selezionare Conferma e installa.
12. Segui il flusso di installazione fino al completamento. Riceverai una conferma una volta che l'installazione è andata a buon fine.

Ora hai a disposizione il pulsante "Cartella Lucidchart" da aggiungere ai layout di pagina del tuo account o delle opportunità. Ecco come:

1. Nell'angolo in alto a destra dell'istanza di Salesforce, seleziona l'icona Configurazione. 
2. Dalla barra di ricerca "Ricerca rapida" in alto a sinistra, cerca e seleziona Gestione oggetti.
3. Seleziona Account o Opportunità in base alla pagina dell'oggetto che desideri visualizzare con il pulsante "Cartella Lucidchart". 
4. Dal menu a sinistra, seleziona Layout di pagina. 
5. Fare clic sul nome del layout di pagina desiderato. 
6. In Salesforce Lightning, selezionare Azioni Mobile e Lightning dal menu a sinistra Layout account.
7. Trascina il pulsante "Cartella Lucidchart" all'inizio della sezione "Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience".
   
8. Fai clic su Salva nella parte superiore della pagina.

Ora hai configurato correttamente il pulsante Cartella Lucidchart. È il momento di testare l'integrazione.

1. Accedi a un account o a un'opportunità, in base alla configurazione descritta nei passaggi precedenti.
2. Fai clic su Cartella Lucidchart in alto a destra nella pagina. Questo avvierà l'integrazione e aprirà la cartella Lucid per l'account associato.
   • Se viene visualizzato un errore che indica che è necessario essere un membro del gruppo di utenti Salesforce, visita nuovamente la sezione Gestisci il "gruppo di utenti Salesforce" di questo articolo.

Una volta nella cartella Lucid dell'account associato, puoi creare un nuovo documento Lucidchart o aprire documenti esistenti. I contatti e tutti gli oggetti Salesforce aggiuntivi che hai scelto di importare appariranno automaticamente nel pannello di sinistra. Gli utenti saranno in grado di trascinare e rilasciare questi dati Salesforce sul documento Lucidchart per visualizzare le informazioni pertinenti all'account.

Creare un modello per la mappatura degli account

Puoi creare un Modello personalizzato per standardizzare le mappe degli account (o qualsiasi altro documento relativo a Salesforce) che gli utenti del tuo account Lucid Aziendale stanno creando. I modelli utilizzati con l'integrazione Salesforce hanno requisiti speciali che devono essere seguiti. Questi sono:

• Il Modello deve essere un documento Lucidchart. Il modello creato da un documento Lucidspark non importa automaticamente i dati Salesforce quando viene creato all'interno di una cartella Salesforce.
• I dati Salesforce non sono consentiti nel documento Modello. Se importi accidentalmente i dati Salesforce nel tuo Modello, non è possibile annullarli. Puoi rimediare a questo problema creando un nuovo documento Modello, quindi copiando tutte le forme che non sono collegate a Salesforce.
  • I documenti creati all'interno di una cartella Salesforce importano automaticamente i dati Salesforce. Evita di creare il tuo documento Modello all'interno di una di queste cartelle.
• Il Modello deve essere condiviso con il gruppo di utenti Salesforce (come minimo). Ciò consentirà a qualsiasi utente che possa vedere la sezione Salesforce nell'elenco dei documenti Lucid di creare anche nuovi documenti da questo Modello.

Per informazioni sulla creazione di un Modello in Lucid, consulta Creare un Modello personalizzato.

FAQ

È possibile utilizzare più istanze di Salesforce contemporaneamente?
L'integrazione della mappatura degli account di Lucidchart è progettata per funzionare con una singola istanza di Salesforce. Non è possibile collegare più istanze di Salesforce, né importare da più istanze nello stesso documento.

Lo scollegamento di un'istanza disabilita le funzionalità a livello aziendale descritte in questo articolo e cancella tutte le personalizzazioni apportate (oggetti aggiuntivi importati, ecc.). I membri del gruppo di utenti Salesforce manterranno l'accesso alle cartelle e ai documenti all'interno della cartella Salesforce.

Quali tipi di campo Salesforce sono supportati in Lucid?
Lucid può importare e visualizzare qualsiasi campo Salesforce accessibile tramite l'API dei servizi Web. I seguenti tipi di campo sono supportati per la modifica all'interno di Lucidchart:

• Casella di controllo
• Valuta
• E-mail
• Numero
• Per cento
• Telefono
• Elenco di raccolta
• Elenco di raccolta (selezione multipla)
• Testo
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