Alignez votre équipe sur les définitions de l'état d'avancement et clarifiez l'état d'avancement des éléments. Le champ de statut est un champ système dédié, au sein d'un espace de travail airfocus, qui vous permet d'attribuer un statut à vos éléments. Le champ de statut comporte des catégories de statut standardisées avec des statuts personnalisables par catégorie pour s'adapter aux flux de travail de votre équipe. Le champ "statut" permet à votre équipe de s'aligner sur les définitions de statut et de clarifier l'état d'avancement des éléments.
Regarder : Introduction aux champs de statut
Voici une brève introduction au domaine du statut par Malte Scholz, fondateur d'airfocus :
Avantages et effets
Le champ de statut est un champ système dédié, au sein d'un espace de travail airfocus, qui vous permet d'assigner un statut à vos éléments. Le champ de statut comporte des catégories de statut standardisées avec des statuts personnalisables par catégorie pour s'adapter aux flux de travail de votre équipe. Bénéficiez d'un alignement et d'une vision claire de ce qui doit être commencé, de ce qui est en cours et de ce qui est terminé, sans avoir à configurer manuellement un champ personnalisé sur chaque espace de travail.
Le statut offre une vue d'ensemble de la progression des éléments à travers les niveaux hiérarchiques et les espaces de travail. Vous pouvez suivre la progression des éléments parents (par ex. Jira epic) en fonction du nombre de ses éléments enfants (par ex. Jira) ont été clôturées.
Le champ d'état est plus visible dans toutes vos vues.
Il existe trois catégories de statuts globaux fixes - "Brouillon", "Actif" et "Fermé" - avec la possibilité de créer autant de statuts par catégorie que nécessaire pour organiser les flux de travail de votre équipe.
Lorsque l'option airfocus Hiérarchie est activée, vous pouvez suivre l'évolution des éléments parents en fonction des éléments enfants fermés.
Chaque catégorie suit sa propre logique commerciale qui a un impact sur vos flux de travail. Par exemple, les éléments "fermés" avancent et les éléments "brouillons" sont masqués sur les liens de partage ou sur le portail.
Vous pouvez utiliser les catégories d'état comme des colonnes ou des groupes du tableau pour regrouper et visualiser ce qui se trouve dans "Brouillon", "Actif" ou "Fermé". Ceci est particulièrement utile pour les différents niveaux de granularité.
Vous pouvez recevoir des notifications en cas de changement d'état d'un élément ou en le "surveillant".
Nous proposons un outil de migration facile à utiliser pour déplacer l'ancien champ personnalisé à sélection unique que vous utilisiez pour le statut vers le champ de statut du système.
À l'avenir, les fonctionnalités et les applications d'airfocus s'appuieront sur le champ d'état, c'est pourquoi nous vous recommandons de le changer dès maintenant.
Ce dont vous avez besoin
- Les utilisateurs disposant d'un accès"complet" à l'espace de travail peuvent ajouter et configurer des statuts.
- Les utilisateurs disposant d'un accès"complet" à l'espace de travail peuvent effectuer la migration des champs sur leur espace de travail.
- L' airfocus Hiérarchie doit être configuré dans votre espace de travail afin de suivre la progression d'un élément parent.
Fonctionnement
Vous pouvez gérer et configurer le champ de statut dans l'onglet "Champs" des paramètres de votre espace de travail.
Catégories de statut
Le statut est un champ obligatoire sur airfocus, ce qui signifie que chaque élément dans les espaces de travail est associé à un statut (et à une catégorie de statut). Les catégories servent à regrouper les statuts à des fins d'alignement et de suivi des progrès.
Nous vous proposons trois catégories de statuts prédéfinies - "Brouillon", "Actif" et "Fermé" - pour vous aider à regrouper les statuts individuels. Dans chaque catégorie, vous avez besoin d'au moins un statut et vous pouvez en créer autant que nécessaire pour organiser les flux de travail et les informations de votre équipe.
Brouillon : Se réfère aux éléments qui n'ont pas encore été travaillés. Ils ne sont pas affichés sur les liens de partage ou les portails.
Actif : Se réfère aux éléments qui ont été lancés.
Clôturé: Se réfère aux éléments qui sont terminés. Lorsqu'un élément passe au statut "clôturé", il fait avancer le suivi de l'état d'avancement de son/ses parent(s).
Créer et modifier des statuts personnalisés
Pour ajouter un statut, cliquez sur "+ Ajouter un statut" sous une catégorie. Vous pouvez également personnaliser la couleur de chaque état et définir lequel d'entre eux doit être l'option par défaut pour les nouveaux éléments via les options du menu à trois points. Ce menu vous permet également de supprimer des statuts.
Une fois que votre champ de statut est configuré, vous pouvez voir le statut de vos éléments dans vos vues. Dans les détails de l'élément, le champ de statut se trouve à droite de vos assignés. Vous pouvez y cliquer soit sur la flèche, qui permet de passer rapidement au statut suivant, soit sur le menu déroulant pour passer à un statut spécifique.
Vous pouvez recevoir des notifications en cas de changement d'état des éléments attribués ou en les "surveillant". Pour ce faire, cliquez sur le menu "Options de l'article" en haut ou dans les détails de votre article.
Utiliser les préréglages d'état
Vous pouvez maintenir la cohérence au sein de votre équipe en utilisant des préréglages de statut. Il s'agit de champs d'état prédéfinis créés par un administrateur airfocus qui peuvent être utilisés dans n'importe quel espace de travail.
Créer un nouveau préréglage d'état
Pour créer un préréglage d'état, les administrateurs airfocus peuvent suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche de l'airfocus.
- Sélectionnez Paramètres de l'équipe.
- Sélectionnez les préréglages d'état dans les onglets situés en haut du panneau de configuration.
- Cliquez sur + Ajouter un préréglage d'état dans le menu de navigation situé à gauche du tableau de bord.
- Saisissez un nom sous "Nom de la présélection".
- Cliquez sur + Ajouter un statut sous chacune des catégories de statut (Brouillon, Actif et Fermé) pour ajouter un ou plusieurs champs de statut à chacune d'entre elles.
- Cliquez sur Ajouter un préréglage en bas à droite du panneau.
Le préréglage de l'état peut maintenant être utilisé dans n'importe quel espace de travail de votre compte airfocus.
Utiliser un préréglage d'état dans un espace de travail
Pour utiliser un préréglage d'état existant dans un espace de travail, procédez comme suit :
- Ouvrez l'espace de travail auquel vous souhaitez ajouter le préréglage d'état.
- Ouvrez le menu à trois points situé à droite du nom de l'espace de travail en haut de la page.
- CliqueZ sur Paramètres.
- Sélectionnez Champs dans les onglets situés en haut du panneau de configuration.
- Sélectionnez Statut dans le menu de navigation situé à gauche du tableau de bord.
- Cliquez sur Use status preset en haut du tableau de bord.
- Utilisez la liste déroulante sous "Select preset" pour choisir un ensemble de champs d'état prédéfinis.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Vous pouvez désormais utiliser les options prédéfinies dans le champ d'état de votre espace de travail.
Suivre la progression d'un élément parent
Pour suivre la progression d'un élément parent, vous devez activer l'option airfocus Hiérarchie. La progression est suivie sur l'élément parent en fonction du nombre d'éléments enfants qui ont été fermés. Chaque fois que vous fermez un élément enfant, la progression de l'élément parent avance.
Suivi de l'état d'avancement dans la boîte de réception :
Suivi de l'état d'avancement sur le panneau des éléments
Suivi de l'état d'avancement des travaux dans l'affichage du tableau :
Options de filtrage pour les champs de statut et les catégories
Le champ d'état apporte plus d'options de filtrage à airfocus. Vous pouvez filtrer en fonction du temps écoulé depuis la dernière mise à jour des éléments. Des options de filtrage basées sur le temps sont disponibles pour le statut ainsi que pour les catégories de statut :
Désormais, vous pouvez filtrer la durée de mise à jour d'un élément en fonction d'un certain statut ou d'une certaine catégorie de statut, la date de mise à jour d'un statut et la durée d'appartenance à une certaine catégorie, par exemple.
Si vous avez un grand nombre d'éléments, nous vous recommandons d'utiliser les filtres par défaut pour masquer les anciens éléments terminés (fermés) afin d'améliorer les performances et la vitesse de vos espaces de travail. En voici un exemple :
Ce que le champ de statut ne fait pas
Il ne remplace pas automatiquement votre statut actuel de sélection unique personnalisée. Pour vous faciliter la tâche, nous avons ajouté la possibilité de migrer votre statut personnalisé à sélection unique existant vers un champ de statut.
Vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer l'une des catégories de statut globales.
Service de migration des champs de statut
Si vous utilisez actuellement un champ personnalisé à sélection unique comme champ d'état, nous vous proposons un service de migration facile vers le champ d'état. Outre la migration du champ d'état lui-même, le service de migration modifie également automatiquement tous les paramètres d'affichage, les mappages de champs, les filtres, les options d'affichage et les configurations d'applications que vous aviez configurés avec le champ à sélection unique que vous avez choisi de migrer.
Nous recommandons à tous nos utilisateurs actuels de migrer dès que possible, car d'autres fonctionnalités et applications d'airfocus s'appuieront à l'avenir sur le champ d'état. Veuillez noter que seuls les utilisateurs disposant d'un accès "complet" peuvent effectuer la migration sur leur espace de travail.
Pour accéder au service de migration, vous devez vous rendre dans la section du champ de statut dans les paramètres du champ. Cliquez ensuite sur "Migrer".
Sélectionnez le champ à sélection unique que vous souhaitez migrer vers votre champ d'état. airfocus génère alors automatiquement des options de champ d'état correspondantes pour toutes vos options de champ de sélection unique.
Ensuite, vous pouvez faire glisser et déposer vos statuts dans les catégories de statuts appropriées.
Il se peut que certains éléments de votre espace de travail n'aient pas été associés à une option de votre champ d'état personnalisé à sélection unique. Pour ces derniers, vous devez sélectionner un statut qui leur sera attribué lors de la migration, car le champ statut est un champ obligatoire qui ne peut pas être vide.
En outre, vous pouvez cocher la case pour supprimer votre ancien champ de sélection après la migration.
Détails du service de migration
Le service de migration doit être exécuté pour chaque espace de travail.
Si vous avez défini l'une des options du champ de sélection unique comme étant l'option par défaut, cet état sera également défini comme étant l'option par défaut lors de la migration.
Si vous aviez défini des filtres par défaut dans vos vues qui filtraient vos éléments par statut "est défini" ou "n'est pas défini", ceux-ci seront supprimés, car le champ de statut aura toujours un statut configuré pour chaque élément.
Si vous choisissez de supprimer automatiquement votre ancien statut après la migration, les éléments suivants pourraient être affectés :
- L'application Priority Ratings : Si vous utilisez le champ de sélection unique comme critère, la suppression de ce champ modifiera toutes vos notes de priorité.
- Zapier : Si vous avez des zaps configurés avec le champ de sélection unique, vous devez les mettre à jour avec le champ d'état sur Zapier.
Certaines intégrations ne prennent pas encore en charge l'utilisation du champ "statut" pour la mise en correspondance des champs avec des outils tiers :
- Asana
- MS Planner
- Raccourci
- GitHub
Au lancement du champ de statut, chaque espace de travail existant aura les statuts suivants préconfigurés :
- Catégorie "Draft" : "Draft" en gris.
- Catégorie "Actif" : "Actif" en bleu (par défaut pour les nouveaux éléments).
- Catégorie "Closed" : "Closed" en vert.
Tous les éléments existants auront le statut "actif" jusqu'à ce que l'utilisateur migre les statuts corrects.
Informations supplémentaires
- Au moins un statut est requis pour chaque catégorie de statut.
- Le champ "statut" est obligatoire pour chaque élément et ne peut être laissé vide.
- Le statut par défaut peut être modifié par l'utilisateur.
- Pour l'affichage des cartes de dépendance et de hiérarchie des objets, vous pouvez voir une petite icône sur les mini-cartes d'objet indiquant leur statut.
- Le champ relatif à l'état du système peut être utilisé partout où des champs personnalisés à sélection unique sont utilisés, à l'exception des champs suivants :
- Priority Ratings app / Priority Poker app
- Certaines intégrations ne prennent pas encore en charge le mappage des champs :
- Asana
- MS Planner
- Raccourci
- GitHub
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