Gérer les membres, les rôles et les autorisations dans airfocus

Membres

Le terme "membre" s'applique à tous les utilisateurs d'airfocus. Les administrateurs de compte peuvent inviter les membres de l'équipe à collaborer dans airfocus en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche de l'airfocus.
2. Sélectionnez Paramètres de l'équipe.
3. Cliquez sur + Inviter un membre.
   • Vous pouvez changer le rôle des membres en Admin, Editor ou Contributor à partir de ce panneau. Vous pouvez également gérer leurs autorisations en cliquant sur le menu à trois points situé à gauche de leur rôle de membre ou les retirer de l'équipe.
   • Vous pouvez également importer en masse vos contacts via un fichier CSV en cliquant sur + Importation en masse via CSV dans le coin inférieur gauche des paramètres de l'équipe. Le nom complet et l'adresse électronique sont les champs qui peuvent être importés, et un rôle par défaut peut être défini pour tous les membres.
4. Saisissez l'adresse électronique du nouveau membre, ainsi que son nom complet et son rôle.

Une fois que vos collègues ont accepté leur invitation, ils peuvent collaborer avec vous dans votre espace de travail. N'oubliez pas que le lien d'invitation est valable pendant 24 heures. Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres de l'équipe à tout moment.

Si vous ajoutez de nouveaux membres pendant le cycle de facturation (à partir de la page de facturation in-app), nous ne facturons que le temps utilisé.

Supprimer un membre de l'équipe
Lorsque vous supprimez un membre de l'équipe, la suppression prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

• La désactivation d'un membre conserve son nom.
• La suppression d'un membre remplace son nom par " ???".

Groupes de membres

Les groupes de membres vous permettent d'organiser plusieurs membres en groupes réutilisables, ce qui facilite la gestion de l'accès et de la collaboration à grande échelle.

Créer et gérer des groupes

Pour créer un nouveau groupe de membres, procédez comme suit :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche de l'airfocus.
2. Sélectionnez Paramètres de l'équipe.
3. Cliquez sur Groupes de membres.
4. Créez un nouveau groupe, donnez-lui un nom et ajoutez des membres.

Les membres d'un groupe héritent des mêmes autorisations d'espace de travail que celles attribuées à ce groupe.

Utiliser des groupes pour les autorisations

Attribuez des groupes de membres à des espaces de travail ou à des groupes d'espaces de travail afin d'accorder ou de modifier des autorisations en masse.

Nous vous recommandons de définir des autorisations aussi élevées que possible (par exemple, au niveau d'un groupe d'espaces de travail) de manière à ce qu'elles descendent en cascade.

Utiliser des groupes sur des éléments

Les groupes de membres peuvent être utilisés dans tous les éléments de la même manière que les membres individuels :

• Assigner en tant qu'attributaires d'éléments : Des groupes peuvent être ajoutés en tant qu'attributaires, soit seuls, soit avec des individus.
• Ajouter aux champs personnalisés : Les groupes peuvent être sélectionnés dans les champs de personnes personnalisés, au même titre que les membres individuels.
• Marquez les descriptions et les commentaires : Mentionnez les groupes avec @, tout comme les individus. Tous les membres du groupe sont informés.
• Notifications et observation : lorsqu'un groupe est attribué ou mentionné, tous les membres deviennent automatiquement des observateurs et reçoivent des notifications, exactement comme ils le feraient s'ils étaient ajoutés individuellement.
• Regroupement & filtrage dans les vues : Les groupes apparaissent et peuvent être utilisés dans les filtres et les regroupements tout comme les individus.

Mise à jour des groupes

Ajoutez ou supprimez des membres à tout moment. Les modifications s'appliquent partout où le groupe est affecté.

Désactivez un groupe s'il n'est plus nécessaire.

Rôles

Il y a trois rôles possibles pour un membre d'Airfocus :

• Les administrateurs gèrent les paramètres de l'équipe (membres, espaces de travail, facturation) et tout ce qu'un éditeur peut faire.
• Les éditeurs sont le rôle par défaut et disposent de tous les droits d'édition normaux. Ils peuvent gérer des espaces de travail et modifier des éléments.
• Les contributeurs peuvent lire les espaces de travail sélectionnés et commenter les éléments.

Les rôles des membres ne sont pas spécifiques à l'espace de travail.

Le nombre de membres ainsi que les différents rôles disponibles sur votre compte sont déterminés par les licences incluses dans votre abonnement.

Remarques :

• "Les administrateurs et les éditeurs ont tous deux besoin d'un siège d'éditeur ". Les contributeurs ont besoin d'un siège de contributeur "" .
• Les nouveaux membres restent sur "Unseated" si aucun siège d'éditeur n'est disponible. Pour les ajouter, mettez à jour votre abonnement.
• Cela signifie que vous devez mettre à jour votre abonnement en conséquence afin de les ajouter à l'équipe.

Aperçu des rôles

Permissions

Les rôles sont associés à des autorisations. Les autorisations déterminent comment les administrateurs, les éditeurs et les contributeurs peuvent accéder aux fonctionnalités et aux actions d'airfocus dans l'application.

Il existe cinq niveaux de permissions :

• Complet
• écriture
• Commenter
• Lecture seulement
• Accès interdit

Ils doivent être configurés par espace de travail et sont déjà limités par le rôle du membre.

Par exemple, un contributeur n'a jamais un accès complet à un espace de travail. Par défaut, ces autorisations ne peuvent être modifiées que par le créateur d'un espace de travail ou par chaque administrateur. Par défaut, chaque nouveau membre est créé sans aucune autorisation ni accès à aucun espace de travail et les autorisations doivent être accordées après la création du nouveau membre.

Vue d'ensemble des autorisations

Autorisé à modifier

Il y a deux façons différentes de modifier les permissions d'un membre dans airfocus. Les deux dépendent de votre rôle actuel et des autorisations dont vous disposez au sein d'airfocus.

• Modifiez les autorisations à partir des paramètres de l'espace de travail. (Vous devez avoir un accès complet à un espace de travail en tant qu'éditeur ou administrateur)
• Modifiez les autorisations à partir des paramètres globaux de l'espace de travail. (Vous devez disposer d'un accès administrateur)

Modifier les autorisations à partir du menu de l'espace de travail
Pour modifier les autorisations à partir du menu de l'espace de travail, vous devez être un administrateur ou un éditeur disposant d'un accès complet à l'espace de travail concerné.

1. Ouvrez le menu à trois points situé à côté du titre de votre espace de travail.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Cliquez sur Permissions dans les onglets en haut de la page.
4. Modifiez les autorisations à l'aide du menu déroulant situé à droite de chaque membre de l'équipe.

Modifier les autorisations à partir des paramètres globaux de l'espace de travail

Si un administrateur ou un éditeur propriétaire d'un espace de travail n'est pas en mesure de modifier les autorisations, les administrateurs de compte peuvent les modifier à partir des paramètres globaux de l'espace de travail en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche de l'airfocus.
2. Sélectionnez Paramètres de l'équipe.
3. Cliquez sur l'onglet Espaces de travail.
4. Sélectionnez l'espace de travail pour lequel vous souhaitez modifier les autorisations.
5. Ajoutez, modifiez et supprimez des membres et des autorisations pour cet espace de travail spécifique.

Autorisations pour les espaces de travail en miroir

Grâce à notre application Item Mirror, il est possible de combiner les éléments de différents espaces de travail en une seule vue d'ensemble du portefeuille.

Vous devez disposer des droits d'administration complets pour installer l'application Miroir des éléments dans un espace de travail.

Par ailleurs, il est également important de connaître le type d'autorisations dont vous disposez pour les espaces de travail que vous souhaitez utiliser comme source pour votre vue combinée.

Vous devez également disposer des autorisations "Full" pour tous les autres espaces de travail que vous souhaitez combiner.

Permissions en cascade pour les espaces de travail objectifs

Les autorisations en cascade permettent aux paramètres d'accès de passer automatiquement d'un espace de travail objectif parent à tous ses espaces de travail objectifs enfants. Au lieu de configurer manuellement l'accès à chaque couche, les autorisations données au niveau supérieur s'étendent automatiquement vers le bas.

Notez ce qui suit :

• Les utilisateurs et les équipes ne doivent pas être ajoutés manuellement aux espaces de travail enfants. S'ils disposent d'une autorisation au niveau du parent, le système leur accorde automatiquement l'accès correspondant au niveau inférieur.
• Les autorisations en cascade s'appliquent également aux autorisations d'équipe. Lorsqu'une équipe se voit accorder l'accès à un espace de travail objectif parent, tous les membres de cette équipe héritent automatiquement de l'accès à tous les espaces de travail objectifs enfants imbriqués.
• L'interface utilisateur d'un espace de travail enfant affichera une bannière en haut indiquant que les autorisations sont héritées d'un espace de travail parent. Cependant, les menus déroulants des autorisations individuelles ne seront pas automatiquement mis à jour pour correspondre aux paramètres parentaux.

Pour activer les autorisations en cascade, accédez aux paramètres de l'espace de travail de l'objectif et cliquez sur "autorisations en cascade" en haut du panneau.

Fonctionnement des autorisations dans les groupes d'espaces de travail et les groupes imbriqués

Les autorisations des groupes d'espaces de travail contrôlent l'accès des individus et des équipes.

Pour modifier les autorisations d'un groupe :

• Cliquez sur le menu à trois points situé à côté du nom du groupe.
• Sélectionnez Paramètres.
• Ajustez les autorisations individuelles ou pour l'ensemble de l'équipe.
  

Le dernier niveau d'autorisation d'un membre pour un espace de travail individuel est toujours le niveau le plus élevé parmi les quatre paramètres d'autorisation :

• Autorisations individuelles pour l'espace de travail
• Autorisations pour les équipes de l'espace de travail
• Autorisations individuelles du groupe d'espace de travail (le cas échéant)
• Autorisations de l'équipe du groupe d'espace de travail (le cas échéant)

Les autorisations au niveau du groupe n'écrasent pas les autorisations individuelles sur les espaces de travail, mais les remplacent potentiellement.

Si un membre a "Full" autorisations pour plusieurs groupes, il peut les réorganiser dans la navigation latérale.

Les membres disposant d'autorisations "complètes" pour le groupe peuvent réorganiser les espaces de travail à l'intérieur d'un groupe.

Déplacer un espace de travail dans un groupe
Pour déplacer un espace de travail dans un groupe, le membre doit disposer de "Full" permissions to the group et "Full" permissions to the workspace.

Pour déplacer un espace de travail entre deux groupes, le membre doit disposer des autorisations "Full" sur les deux groupes.

Lorsqu'un membre déplace un espace de travail hors d'un groupe et/ou supprime le groupe :

• Le membre reçoit les autorisations "Full" pour le(s) espace(s) de travail désormais indépendant(s).
• Tous les autres membres de l'espace de travail conservent leurs autorisations individuelles.
• Les membres d'un groupe ne se voient pas automatiquement attribuer les autorisations du groupe en tant qu'autorisations individuelles de l'espace de travail. Ils perdront leur accès au(x) espace(s) de travail lié(s) au groupe.

Exemples d'autorisations pour l'espace de travail

Exemple n° 1

Si un utilisateur se voit attribuer des autorisations individuelles pour un espace de travail et que des autorisations de niveau supérieur sont attribuées, l'utilisateur hérite désormais de ces autorisations de niveau supérieur.

Avec la configuration ci-dessous, TOUS les membres de l'équipe, avec des rôles suffisants, ont "Full" accès à tous les espaces de travail au sein du groupe Kirst fake CRM.

Toutes les autorisations définies en rouge sont remplacées par les autorisations d'équipe vertes au niveau du groupe.

Aucun paramètre de l'espace de travail des contacts individuels n'est supérieur aux paramètres du groupe, ils sont donc ignorés.

Dans les captures d'écran ci-dessous, nous ne montrons qu'une icône ⚠️ et une infobulle, alors qu'en réalité, tous les scénarios en rouge devraient en être dotés. ⚠️

Exemple n° 2

Kirsten a "Full" l'autorisation d'accéder à tous les espaces de travail du groupe d'espaces de travail Kirst fake CRM.

Le reste de l'équipe dispose de l'autorisation "Write" pour chaque espace de travail au sein du groupe d'espaces de travail Kirst fake CRM.

Aucun paramètre de l'espace de travail des contacts individuels n'est supérieur aux paramètres du groupe ; ils sont donc ignorés.

Exemple n° 3

Kirsten a "Accès complet" à TOUS les espaces de travail du groupe.

Tous les autres membres de l'équipe ont accès à "Comment" à TOUS les espaces de travail du groupe.

Ajouter plus de "Commentaire" permissions pour les individus au niveau du groupe est redondant - les permissions d'équipe couvrent déjà cela.

De même, l'ajout d'une valeur égale (par ex. Kirsten : "Full") ou plus bas (par ex. team : NO ACCESS) au niveau de l'espace de travail est redondant - elles sont toutes remplacées par ce qui a été défini au niveau du groupe.

Recommandations

• La meilleure façon de gérer les autorisations est de les définir en commençant par l'autorisation la plus faible pour le champ d'application le plus large jusqu'à l'autorisation la plus élevée pour le champ d'application le plus étroit.
  • Par exemple, "Tous les membres de mon équipe doivent avoir au moins l'autorisation X sur ce groupe d'espaces de travail, mais John et Jessica doivent avoir des autorisations plus élevées sur les espaces de travail A et B de ce groupe."
  • Il s'agit d'un exemple de champ d'application du plus large au plus étroit. Vous pouvez également configurer ces cas intermédiaires (utilisateurs spécifiques par groupe, ou équipes entières par WS).

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