Guide de planification de sprint pour une équipe Agile dans Lucid

Dans cet article

Quelle que soit l'approche Agile de votre équipe, cet article vous aidera à tirer le meilleur parti des fonctionnalités Agile de Lucid, notamment en ce qui concerne les points suivants :

• Créez un hub d'équipe organisé et un espace d'équipe pour rester aligné et accéder aux documents Lucid les plus référencés de votre équipe.
• Alignez, coordonnez et exécutez les tâches en associant un tableau dynamique à des cartes lucides.
• Estimer le temps et le travail nécessaires pour chaque tâche
• Obtenez une compréhension approfondie de la charge de travail et de la progression de l'équipe tout au long du sprint.
• Obtenez des informations et des actions de grande valeur à partir de votre revue de sprint et de votre rétrospective.

Dans cet article, nous utilisons des exemples axés sur le développement de produits, mais nous comprenons que les pratiques agiles sont aussi diverses que les équipes qui les appliquent. Nous vous encourageons tous à utiliser ces exemples pour comprendre les fonctionnalités de base afin que vous soyez le mieux placé possible pour utiliser Lucid de la manière la plus judicieuse pour votre équipe.

En suivant les conseils de cet article et en optimisant les fonctionnalités de Lucid, vous pourrez consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à l'exécution. Allons-y.

Organiser un centre et un espace d'équipe

Le fait de disposer d'un espace centralisé pour l'équipe qui détient des actifs de grande valeur et auxquels on accède fréquemment permet de gagner du temps. Il peut aider l'équipe à prendre des décisions plus rapidement, à collaborer plus efficacement et à se concentrer sur les mesures à prendre.

Avant de voir comment créer un centre d'équipe et un espace d'équipe, commençons par explorer la différence entre les deux.

• Votre hub d'équipe est l'endroit où sont centralisés tous les documents pertinents pour la collaboration et l'efficacité de l'équipe. Dans votre hub d'équipe, vous pouvez voir tous les membres de l'équipe dans un tableau de service, créer et trouver votre espace d'équipe et accéder rapidement aux documents récents.
• Votre espace d'équipe est un tableau Lucidspark collaboratif et personnalisable, épinglé dans votre hub d'équipe, qui favorise la coordination au niveau de l'équipe.

La capture d'écran ci-dessous présente un exemple de hub d'équipe. Vous pouvez voir l'espace de l'équipe épinglé en haut.

Si vous avez déjà un hub d'équipe, accédez-y en cliquant sur l'icône des équipes dans la barre de navigation située à gauche de la page d'accueil de Lucid. Si vous avez déjà un espace d'équipe, vous pouvez le trouver sous l'en-tête "Espace d'équipe" dans votre hub d'équipe.

Pour créer un nouveau hub d'équipe :

1. Sur la page d'accueil de Lucid, cliquez sur + Nouveau dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez Équipe.
3. Après avoir nommé votre équipe et invité des collaborateurs, cliquez sur Créer une équipe.

Créer un espace d'équipe pour la première fois :

1. Ouvrez votre hub d'équipe et cliquez sur Démarrer sous l'en-tête "Espace d'équipe".
2. Suivez les instructions pour terminer la configuration.

Lorsque vous créez un nouvel espace d'équipe, commencez par utiliser un modèle si vous souhaitez disposer d'un point de départ professionnellement soigné, que vous compléterez en fonction de vos besoins. Commencez par un document vierge si vous préférez contrôler l'ensemble du processus de création.

Que vous utilisiez un modèle ou que vous construisiez votre espace d'équipe manuellement, Lucid propose de nombreuses options pour le personnaliser. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer.

• Ajoutez des liens intégrés à des pages Web et à d'autres documents que votre équipe utilise souvent.
• Ajoutez une forme d' organisateur, comme un tableau dynamique, pour créer et suivre des tâches.
• Ajoutez un calendrier pour suivre les actions, les échéances et les jalons de chaque sprint. 

Créez et partagez votre hub d'équipe et votre espace d'équipe avant le prochain sprint afin que tout le monde soit prêt lorsqu'il est temps de commencer à planifier. Une fois créé, vous pouvez le revisiter à chaque étape du processus.

Établir des priorités et progresser dans l'accomplissement des tâches

Les équipes agiles ont besoin d'un moyen d'avoir des discussions engageantes sur les sujets à traiter, et le fait de le faire dans un outil de gestion de projet n'est ni engageant ni collaboratif. Mais maintenant que vous avez créé un centre et un espace d'équipe central, l'équipe dispose d'un endroit où s'engager et tirer le meilleur parti de votre collaboration. 

Nous allons maintenant nous concentrer sur la façon de faire de votre espace d'équipe votre propre espace :

• Ajout d'un tableau dynamique pour une organisation réactive des tâches
• Travailler avec Lucid Cards pour assurer le suivi et l'avancement des tâches
• Obtenir l'avis de l'équipe sur l'ascenseur avec des points d'estimation
• Utilisation de formes de rapports pour suivre les progrès et mesurer la charge de travail

Consultez les sections ci-dessous pour découvrir comment chaque fonctionnalité peut profiter à votre sprint et cliquez sur les articles liés pour obtenir des instructions détaillées étape par étape.

Centralisez les informations importantes dans un tableau dynamique.

Le tableau dynamique de Lucid est un tableau réactif qui, associé aux cartes Lucid, offre à l'ensemble de l'équipe un haut niveau de visibilité sur les détails critiques du sprint. Il peut être utilisé pour assigner des tâches, estimer l'ascenseur, mesurer la bande passante et suivre les progrès. La capture d'écran ci-dessous présente un exemple basique de tableau dynamique. Lorsque vous créez le vôtre, vous trouverez de nombreuses options à personnaliser pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe.

Pour ajouter manuellement un tableau dynamique, veuillez cliquer sur « » (Ajouter un tableau) dans la barre d'outils principale, sélectionner « Dynamic Table » (Tableau dynamique), puis cliquer n'importe où sur le canevas. Vous trouverez des instructions détaillées pour formater et optimiser le tableau dynamique de votre équipe dans notre article.

Suivez les tâches avec Lucid Cards

Bien qu'il existe de nombreuses façons pour les équipes d'associer Lucid aux pratiques agiles, nous recommandons toujours d'utiliser les cartes Lucid. De nombreuses équipes planifient les sprints en ajoutant des idées et des éléments du carnet de commandes à des notes autocollantes afin de permettre une capture rapide des idées. Une fois ces éléments rassemblés, convertissez vos notes autocollantes en Lucid Cards pour afficher des informations essentielles telles que le statut de la tâche, la durée estimée, l'assigné et les dates de début et de fin du sprint, afin d'aider l'équipe à passer de la planification des tâches à leur exécution.

Pour convertir une note autocollante (ou toute autre forme) en Lucid Card, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la forme, passez votre curseur sur "Convertir en carte" dans le menu et sélectionnez Lucid Card. À partir de là, vous pouvez saisir vos informations dans les champs disponibles dans le menu contextuel de Lucid Card.

Une fois les tâches hiérarchisées pour le sprint et converties en cartes lucides, cliquez et faites-les glisser dans le tableau dynamique de votre équipe.

Utiliser les intégrations

Lorsque vous avancez délibérément vers une échéance qui approche à grands pas, personne ne doit être ralenti par la duplication du travail. Si vous utilisez un système d'enregistrement en plus de Lucid, vous pouvez utiliser l'une de nos nombreuses intégrations pour éliminer efficacement la nécessité de les recréer une deuxième fois dans un autre programme. Lucid propose des intégrations avec Airtable, Asana, Azure DevOps Cloud, Excel, Google Sheets, Jira, monday.com, et Smartsheet. 

Que vous utilisiez ou non l'une de ces intégrations, il est facile d'ajouter Lucid Cards pour permettre une planification visuelle productive et fournir les détails des tâches les plus importantes d'un seul coup d'œil. Pour suivre les étapes détaillées de l'utilisation de Lucid Cards pour planifier, organiser et assigner des tâches, lisez notre article.

Organisez une activité d'estimation en équipe

Lorsque chacun dispose d'un moyen impartial de partager son opinion et de prendre des décisions consensuelles, l'équipe est en mesure d'accomplir son meilleur travail. L'estimation collaborative des tâches pour le prochain sprint est la raison pour laquelle nous avons développé notre activité d'estimation en équipe. Vous pouvez toujours glisser-déposer un point d'histoire sur une Lucid Card, mais avec cette activité, tout le monde peut collaborer et se mettre d'accord sur l'estimation avant qu'elle ne soit appliquée.

Voici comment cela fonctionne. Après avoir ajouté la banque de formes d'estimation au canevas de votre équipe, chaque personne peut cliquer et faire glisser son estimation dans une zone de dépôt qui apparaît sous la Lucid Card. Lorsque tout le monde a soumis son estimation, celle-ci est représentée dans une fenêtre de résultats à des fins d'examen. À partir de là, l'équipe peut discuter de l'estimation à appliquer à la tâche.

Pour obtenir des informations détaillées sur la manière d'ajouter une banque d'estimations et d'appliquer une estimation gagnante à une carte, veuillez consulter notre article Aligner l'estimation des tâches avec votre équipe.

Suivre la charge de travail et mesurer les progrès grâce à des formes de reporting

C'est un fait : moins vous consacrez d'énergie mentale au suivi manuel des tâches, plus vous avez de temps pour les accomplir. Et qui n'aime pas recevoir des informations cruciales sous une forme claire et exploitable ? C'est là qu'interviennent les formes de rapports. Ajoutez-les pour évaluer rapidement la bande passante de l'équipe, suivre l'avancement des actions et voir comment les tâches sont réparties au sein de l'équipe. 

Les formes de rapport sont des outils puissants à utiliser en complément du tableau dynamique et des cartes lucides de votre équipe. Il s'agit également de formes dynamiques, ce qui signifie qu'elles s'actualisent automatiquement au fur et à mesure que chaque carte lucide est mise à jour, afin de donner un aperçu de la progression du sprint. 

Voici un exemple des formes de reporting de Lucid qui travaillent ensemble pour fournir à l'équipe la visibilité et les détails clés du sprint.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment chaque forme de rapport peut apporter encore plus de valeur au sprint.

Barre de progression

Utilisez une barre de progression pour voir les statuts mis à jour de chaque carte lucide ainsi que la somme des estimations pour chacune d'entre elles. Au fur et à mesure que le sprint progresse, la barre se met à jour pour refléter la progression globale de l'équipe. Vous pouvez voir les progrès réalisés sous la forme d'un diagramme à barres ou de pourcentages, ce qui est parfait pour les mises à jour de vos réunions quotidiennes.

Prenons un exemple. Dans le GIF ci-dessous, vous pouvez voir que lorsqu'une Lucid Card est mise à jour avec le statut "Terminé", la barre de progression se met à jour pour le refléter. Remarquez également le pourcentage calculé en bas du diagramme à barres.

Pour ajouter une barre de progression, assurez-vous que toutes les cartes Lucid comportent une estimation et un statut. Sélectionnez le tableau dynamique, puis cliquez sur « Planification » parmi les options qui s'affichent au-dessus du tableau. Dans les options, sélectionnez « Ajouter une barre de progression ».

Tableau de propriété

La fonction première d'un diagramme de propriété est de montrer comment les tâches sont réparties au sein de l'équipe à l'aide des estimations, ou story points, attribuées à chacune d'entre elles. Cela peut aider l'équipe à évaluer rapidement si les éléments doivent être redistribués ou si un pivot est nécessaire. Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons voir comment chaque estimation de tâche est utilisée pour calculer un pourcentage de propriété totale.

Une fois qu'un responsable a été attribué à chaque Lucid Card, ajoutez un tableau de répartition des responsabilités en sélectionnant le tableau dynamique, puis en cliquant sur « Planification » parmi les options qui s'affichent au-dessus du tableau. Dans les options, sélectionnez « Ajouter un tableau de répartition du capital ».

Tirez le meilleur parti de votre revue de sprint

À la fin du sprint, c'est le moment de la revue de sprint. Utilisez Lucid pour créer un espace où votre équipe peut partager des commentaires et des données sur le sprint et sur la façon dont il soutient les initiatives de l'entreprise. Que vous soyez tous dans la même pièce ou que vous atteigniez les objectifs de l'équipe dans différentes salles à travers le monde, nous avons le modèle parfait à vous recommander pour tirer le meilleur parti de cette étape du sprint. Cliquez ici pour en savoir plus et créer le vôtre.

Voici d'autres fonctionnalités que nous vous recommandons d'utiliser à ce stade :

• Intégrez des vidéos, des images et des médias enrichis pour mettre en évidence les indicateurs de performance clés et stimuler la conversation.
• Utilisez des outils de facilitation tels qu'un pointeur laser pour attirer l'attention, un chronomètre pour garder tout le monde sur la bonne voie, et utilisez des intégrations de travail hybrides comme Zoom ou Microsoft Teams.
• Affichez les auteurs sur les notes autocollantes pour savoir qui a ajouté des idées et des réflexions à la discussion.
• Utilisez des notes pour garder une trace des discussions et des points de suivi.

Obtenez des informations exploitables sur l'équipe pendant la rétrospective

Il y a de nombreux avantages à tirer d'une rétro une discussion aussi claire et praticable que possible. Consultez la liste ci-dessous pour connaître les fonctionnalités de Lucid disponibles pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti de votre temps à la fin d'un sprint. Vous pouvez choisir de les associer à n'importe quelle combinaison de caractéristiques énumérées dans la section de l'examen du sprint ci-dessus.

Lors de la rétrospective de l'équipe, nous recommandons les outils suivants :

• Veuillez activer le mode privé. Favorisez la sécurité psychologique et obtenez les commentaires les plus directs de l'équipe pour alimenter les discussions en ajoutant une couche d'anonymat.
• Utilisez des activités visuelles. Approfondissez vos connaissances grâce à des activités attrayantes et interactives.
• Organisez une session de vote. Obtenez le consensus de l'équipe sur les points à discuter et les décisions issues de la rétro.

Ressources

Pour en savoir plus sur l'exploitation de toute la puissance d'Agile dans Lucid, consultez les ressources supplémentaires ci-dessous. Ces ressources sont disponibles en anglais uniquement.

Modèles

Voici une liste de modèles recommandés. En cliquant sur un lien dans cette liste, vous ouvrez le modèle dans votre compte Lucid, ce qui vous permet de le consulter et de commencer à travailler.

Planification de backlog

Affinage du carnet de sprint

Estimation de sprint

Sprint planning

Stand-up quotidien

Sprint review

Sprint retrospective

Cours

Flux de travail Agile Quick Launch

Guide de sprint planning

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