Guide SCIM : Mise à jour de l'intégration d'Okta à SCIM pour la gestion des administrateurs

Préparer l'application Okta

Avant de pouvoir passer à l'expérience de groupe organisationnel dans Lucid, vous devez vous assurer que votre instance SCIM Okta est correctement configurée. Ce guide s'adresse aux comptes qui :

• Vous avez déjà connecté votre environnement Okta à Lucid
• Nous avons utilisé le SCIM pour pousser les utilisateurs
• J'utilise SCIM pour attribuer et retirer des licences aux utilisateurs dans Lucid

Après avoir activé la fonctionnalité des groupes d'organisation, les licences des utilisateurs seront gérées uniquement par le biais des paramètres de votre groupe d'organisation dans Lucid. Si nous recevons une demande SCIM qui tente de modifier les valeurs de licence d'un utilisateur Lucid, aucune modification ne sera apportée aux valeurs de licence de cet utilisateur dans Lucid.

Passez à la nouvelle application Lucid

Bien qu'il soit possible d'utiliser votre application Lucid existante dans Okta avec SCIM pour la gestion administrative, nous vous recommandons d'installer une nouvelle application Lucid. Cela vous permettra d'avoir accès à nos dernières mises à jour en matière de configuration et de paramètres, y compris les nouveaux champs utilisateur tels que le service et le responsable. Pour installer une nouvelle copie de l'application Lucid, veuillez suivre les instructions suivantes :

1. Connectez-vous à votre organisation Okta en tant qu'administrateur. 
2. Ouvrez l'interface d'administration.
3. Sélectionnez « Applications » dans le menu de navigation situé à gauche.
4. Cliquez sur « Applications » dans le menu déroulant.
5. Cliquez sur « Parcourir le catalogue d'applications ».
6. Recherchez et sélectionnez l'application Lucid.
7. Cliquez sur « Ajouter une intégration » dans le coin supérieur droit.
8. Suivez les étapes et configurez les paramètres comme il se doit.
9. Cliquez sur OK.
10. Désactivez tout le provisionnement dans votre ancienne application en désactivant "Create Users," " Update User Attributes," et "Deactivate Users."
    
11. Configurez la nouvelle application, notamment les fonctions « Créer des utilisateurs », « Mettre à jour les attributs des utilisateurs » ( ") et « Désactiver des utilisateurs ».
    • L'approvisionnement devrait se dérouler sans problème. S'il y a un "Non trouvé" sur l'aspect découverte, ces utilisateurs devront être supprimés de l'application Okta et ajoutés à nouveau pour forcer un remappage de l'ID externe.
12. Retournez à votre tableau de bord d'administration.
13. Ouvrez votre ancienne instance d'application.
    • Il s'agit de l'application Lucidchart ou Lucid précédente que vous avez ajoutée avant d'en ajouter une nouvelle à l'étape 4.
14. Allez dans l'onglet Provisionnement.
15. Sélectionnez Intégration.
16. Cliquez sur Modifier. 
17. Décochez la case "Activer l'intégration API". 
18. Cliquez sur Enregistrer. 
19. Vous devez maintenant désactiver et supprimer votre ancienne instance d'application et commencer à utiliser la nouvelle application que vous avez ajoutée.

Reconfigurer l'application Lucid

Activer SCIM pour la gestion administrative dans Lucid

Pour cette étape de la mise à jour, vous devez disposer d'un accès de titulaire ou d'administrateur du compte sur Lucid. Si vous ne disposez pas de l'un de ces rôles d'administrateur, veuillez contacter l'administrateur de votre compte Lucid afin qu'il vous attribue l'un de ces rôles avant de passer aux étapes suivantes.

Pour activer SCIM pour la gestion administrative :

1. Connectez-vous à Lucid.
2. Sélectionnez Admin dans le menu de gauche.
3. Cliquez sur Intégration des applications dans le menu de navigation de gauche.
4. Dans le menu déroulant, cliquez sur Général.
5. Localisez la tuile SCIM et cliquez sur Paramètres.
6. Si vous avez sélectionné SCIM pour la gestion administrative dans le questionnaire, les instructions figurant en haut de la page vous inviteront à activer SCIM pour la gestion administrative.
   • Sous le point d'action n° 1, cliquez sur « Activer SCIM pour la gestion administrative ».
   • Revenez ensuite à cet article et poursuivez la reconfiguration de votre application Lucid (Tous les produits). Une fois que vous aurez terminé, vous reviendrez à la page SCIM dans Lucid, puis, sous l'étape n° 2, cliquez sur « Application Lucid reconfigurée ».

Localisez l'application Lucid dans Okta

La majorité des changements que vous effectuerez se feront à partir de l'application Lucid dans Okta. Pour localiser cette application, suivez les instructions suivantes :

1. Connectez-vous à Okta en tant qu'administrateur.
2. Sélectionnez Applications dans le menu de navigation de gauche.
3. Dans le menu déroulant, cliquez sur Applications.
4. Sous vos intégrations "actives", sélectionnez l'application Lucid.

Personnaliser les groupes de poussée

Pour créer de nouveaux groupes de poussée ou mettre à jour des groupes de poussée existants afin qu'ils fonctionnent avec les groupes d'organisation Lucid, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l'onglet Push Groups dans le menu situé en haut de la page de l'application Lucid dans Okta.
2. Cliquez sur + Pousser les groupes.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez Rechercher des groupes par nom.
4. Nous vous recommandons de personnaliser les groupes de licences.
   • Ces groupes seront utilisés pour attribuer à un utilisateur une licence dans Lucid en fonction de son appartenance au groupe.
   • En supprimant des utilisateurs d'un groupe de licences, vous leur retirez leur licence, ce qui libère des licences pour d'autres utilisateurs.
5. Cliquez sur Enregistrer & Ajouter un autre si vous devez ajouter un autre groupe.
6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez ajouté votre dernier groupe.

Dissocier les groupes poussés

Si des groupes de poussée ont été précédemment attribués entre vos applications Okta et votre compte Lucid, vous devrez les dissocier afin de pouvoir les réattribuer ultérieurement pour qu'ils apparaissent dans Lucid en tant que groupes d'organisation. Pour ce faire :

1. Accédez à la page des groupes de poussée dans Okta.
2. Sélectionnez Actif dans la colonne "État de la poussée".
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez Unlink pushed group.

Gérer les affectations

Pour vous assurer que les travaux de groupe se déroulent correctement, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Depuis l'application Lucid dans Okta, sélectionnez l'onglet Assignments dans le menu en haut de la page.
2. Sous "Filtres" sur le côté gauche, cliquez sur Groupes.
3. Cliquez sur puis sur l'icône de suppression située à l'extrême droite de vos groupes d'utilisateurs sous licence.
4. Si vous avez attribué un groupe "Tous les utilisateurs", nous vous recommandons de le conserver.
   • Ce groupe (qui porte très probablement un nom personnalisé pour votre entreprise) sert généralement à affecter tous les utilisateurs de votre entreprise à cette application Okta afin qu'ils puissent se connecter et voir les vignettes Lucid sur la page principale des applications Okta.

Afficher les groupes Okta en tant que groupes organisationnels dans Lucid

Vérifiez que les groupes Okta attendus apparaissent bien en tant que groupes organisationnels dans Lucid ; cela confirme que la mise à jour s'est déroulée avec succès. Pour accéder à la page des groupes organisationnels dans Lucid, procédez comme suit :

1. Retournez au panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez Groupes dans le menu de navigation de gauche.
3. Dans le menu déroulant, cliquez sur Groupes d'organisation.

Vous pouvez vous attendre à voir vos groupes Okta en tant que groupes organisationnels sur cette page du panneau d'administration de Lucid.

Configurer les paramètres de licence pour chaque groupe

Vous êtes maintenant prêt à configurer les paramètres de licence pour chacun de vos groupes d'organisation. Cela permet de s'assurer que les utilisateurs obtiennent une licence ou un retrait de licence lorsqu'ils sont ajoutés ou retirés de l'un de ces groupes. 

Pour accéder aux paramètres de licence, procédez comme suit :

1. Accédez au panneau d'administration de Lucid.
2. Sélectionnez Paramètres de licence dans le menu de navigation de gauche.
3. Dans le menu déroulant, cliquez sur Paramètres de Lucid Suite.
4. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour personnaliser les paramètres de licence pour chaque groupe organisationnel.

Configurer les paramètres de licence pour le groupe d'utilisateurs sous licence :

1. Cliquez sur le groupe de licences de votre choix dans la liste des groupes d'organisation sur le côté gauche de la page des licences.
2. Dans la section "Éligibilité à l'accès", sélectionnez Éligible à l'accès complet.
3. Sous "Critères d'éligibilité personnalisés", sélectionnez Accès instantané.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous avez désormais suivi toutes les étapes nécessaires à la reconfiguration de l'application Lucid SCIM. Les paramètres de licence seront désormais gérés via les groupes organisationnels Lucid créés via SCIM.

Désactiver des utilisateurs

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être désactiver complètement des utilisateurs via SCIM, plutôt que de simplement leur retirer leur licence en les supprimant d'un groupe de licences dans Okta. Cela permettra de s'assurer que ces utilisateurs ne pourront plus se connecter à Lucid avec ce compte, même en tant qu'utilisateurs à accès limité. Une désactivation via SCIM entraînera en outre automatiquement une révocation de licence.

Lorsqu'un utilisateur est désactivé, ses documents seront automatiquement transférés à un autre utilisateur de votre compte Entreprise. Le transfert des documents aura lieu 24 heures après la révocation de la licence via SCIM.

Par défaut, le titulaire du compte sera le destinataire des documents transférés automatiquement lors de la suppression de la licence ou de la suppression d'un utilisateur. Vous pouvez modifier le destinataire des documents transférés en accédant aux paramètres d'intégration SCIM dans le panneau d'administration de Lucid, puis en sélectionnant « Modifier le propriétaire par défaut » à droite de l'adresse e-mail. Veuillez vous reporter à la capture d'écran ci-dessous.

En cliquant sur « Modifier le propriétaire par défaut », vous serez redirigé vers la page « Paramètres de conformité » du panneau d'administration, où vous pourrez modifier le propriétaire par défaut des documents de votre compte. Pour plus d'informations, consultez l'article « Paramètres de conformité » dans le panneau d'administration de Lucid.

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