Gestionar miembros, roles y licencias en Airfocus

Miembros

El término "miembro" se aplica a todos los usuarios de airfocus. Account Administrator puede invitar a Miembros del equipo a colaborar en airfocus siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de Airfocus.
2. Selecciona Configuración del equipo.
3. Haz clic + Invitar miembro.
   • Puedes cambiar el rol del miembro a Administrador, editor o Colaborador desde este panel. También puedes gestionar sus licencias haciendo clic en el menú de tres puntos a la izquierda de su rol de miembro o eliminarlos del equipo.
   • También puedes importar en masa tus contactos a través de un archivo CSV haciendo clic en + Importación masiva vía CSV en la esquina inferior izquierda de la configuración del equipo. El nombre completo y la dirección de email son los campos que se pueden importar, y se puede establecer un rol predeterminado para todos los miembros.
4. Escribe la dirección de email del nuevo miembro, así como su nombre completo y puesto.

Después de que tus colegas acepten la invitación, pueden colaborar contigo en tu espacio de trabajo. Ten en cuenta que el enlace de invitación es válido durante 24 horas. Puedes agregar o eliminar miembros del equipo en cualquier momento.

Si agregas nuevos miembros durante el ciclo de facturación (desde la página de facturación dentro de la app), solo cobramos por el tiempo empleado.

Remove a Miembro del equipo
Cuando eliminas a un Miembro del equipo, la eliminación entra en vigor al final del periodo de facturación actual.

• Desactivar a un miembro mantiene su nombre.
• Al eliminar un miembro se reemplaza su nombre con '???'.

Grupos miembros

Los grupos de miembros permiten organizar a varios miembros en grupos reutilizables, facilitando la gestión del acceso y la colaboración a gran escala.

Crea y gestiona grupos

Para crear un nuevo grupo de miembros, sigue estos pasos:

1. Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de Airfocus.
2. Selecciona Configuración del equipo.
3. Haz clic en Grupos de miembros.
4. Crea un grupo nuevo, ponle nombre y agrega miembros.

Los afiliados a un grupo heredan las mismas licencias de espacio de trabajo que se asignan a ese grupo.

Usa grupos para obtener licencias

Asigna grupos de miembros a espacios de trabajo o grupos de espacios de trabajo para conceder o cambiar licencias en bloque.

Recomendamos establecer licencias lo más altos posible (por ejemplo, a nivel de grupo de espacio de trabajo) para que se propaguen hacia abajo.

Usa grupos en los objetos

Los grupos de miembros pueden usar entre los elementos de la misma manera que los miembros individuales:

• Asignar como asignados de ítems: Los grupos pueden agregar como asignados, ya sea por separado o junto a Individual.
• Agregar a los campos personalizados de personas: Los grupos pueden seleccionar en campos personalizados de personas, junto con los miembros individuales.
• Etiqueta en descripciones y comentarios: Menciona grupos con @ igual que Individual. Todos los miembros del grupo son notificados.
• Notificaciones y visionado: Cuando se asigna o menciona un grupo, todos los miembros se convierten automáticamente en observadores y reciben notificaciones, exactamente como lo harían si se agregaran individualmente.
• Agrupación y filtros en vistas: Los grupos aparecen y pueden usar en filtros y agrupaciones, igual que Individual.

Grupos de actualización

Agregar o eliminar miembros en cualquier momento. Los cambios se aplican en todas partes donde se asigna al grupo.

Desactiva un grupo si ya no es necesario.

Roles

Hay tres posibles roles que un miembro puede desempeñar en el enfoque aéreo:

• El administrador gestiona la configuración del equipo (miembros, espacios de trabajo, facturación) y todo lo que puede hacer un editor .
• Editor es el rol predeterminado con todos los derechos de edición normales. Pueden gestionar espacios de trabajo y editar elementos.
• Los colaboradores pueden leer espacios de trabajo seleccionados y comentarios sobre los elementos.

Los roles de los miembros no son específicos de cada espacio de trabajo.

El número de miembros, así como los diferentes roles disponibles en tu cuenta, se determinan por las licencias incluidas en tu subscripción.

Notas:

• Administrador y editor necesitan ambos un "asiento de editor". Los colaboradores necesitan un "asiento de colaborador".
• Los nuevos miembros permanecen "Sin asiento" si no hay plazas de editor disponibles. Para agregarlos, actualiza tu subscripción.
• Esto significa que necesitas actualizar tu subscripción en consecuencia para poder agregarlos al equipo.

Resumen de los roles

Permisos

Trabajar junto con los roles son licencias. Las licencias determinan cómo el Administrador, el editor y los colaboradores pueden acceder a las funciones y acciones de Airfocus en toda la aplicación.

Hay cinco niveles de licencias:

• Completo
• escribir
• Comentar
• Solo lectura
• Circulación prohibida

Deben configurar por espacio de trabajo y ya están limitados por el rol del miembro.

Por ejemplo, un colaborador nunca tiene acceso completo a ningún espacio de trabajo. Estas licencias solo pueden ser editados por el Creador(a) de un espacio de trabajo o por cualquier Administrador. Por defecto, cada nuevo miembro se crea sin licencias ni acceso a ningún espacio de trabajo, y las licencias deben conceder después de que se creó el nuevo miembro.

Resumen de licencias

Editar permisos

Hay dos formas diferentes de editar las licencias de un miembro dentro de Airfocus. Ambos dependen de tu puesto actual y de las licencias que tengas dentro de Airfocus.

• Editar licencias desde la configuración del espacio de trabajo. (Necesitarás acceso completo a un espacio de trabajo como editor o administrador)
• Editar licencias desde la configuración del espacio de trabajo global. (Necesitarás acceso de administrador)

Licencias de editar desde el menú de espacio de trabajo
Para editar licencias desde el menú del espacio de trabajo necesitas ser un Administrador o editor con acceso completo al espacio de trabajo específico.

1. Abre el menú de tres puntos junto al título de tu espacio de trabajo.
2. Selecciona Configuración.
3. Haz clic en Licencias desde las pestañas de arriba.
4. editar licencias usando el desplegable a la derecha de cada Miembro del equipo.

Licencias de editar desde la configuración del espacio de trabajo global

Si un administrador o editor propietario de un espacio de trabajo no puede cambiar las licencias, el administrador de cuentas puede modificarlos desde la configuración global del espacio de trabajo siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de Airfocus.
2. Selecciona Configuración del equipo.
3. Haz clic en la pestaña Espacios de trabajo .
4. Seleccione el espacio de trabajo cuyos licencias desea cambiar.
5. Agrega, edita y elimina miembros y licencias para ese espacio de trabajo específico.

Licencias de espacios de trabajo espejados

Con nuestra aplicación Espejo de Objetos, es posible combinar los elementos de diferentes espacios de trabajo en una visión general de todo el portafolio.

Necesitas licencias completas de Administrador para instalar la app Item Mirror en un espacio de trabajo.

Aparte de eso, también es importante qué tipo de licencias tienes para los espacios de trabajo que quieres usar como fuente para tus vistas combinadas.

También necesitas licencias "Completos" para todos los demás espacios de trabajo que quieras combinar.

Licencias en cascada para espacios de trabajo objetivo

Las licencias en cascada permiten que las configuraciones de acceso fluyan automáticamente desde los espacios de trabajo de un objetivo padre hacia todos sus espacios de trabajo de objetivos hijos. En lugar de configurar manualmente el acceso para cada capa, las licencias dadas en el nivel superior se extienden automáticamente hacia abajo.

Observa lo siguiente:

• Usuario y Teams no necesitan agregar manualmente a los espacios de trabajo hijos. Si tienen licencia a nivel padre, el sistema les concede automáticamente el acceso correspondiente que aparece abajo.
• Las licencias en cascada también se aplican a las licencias de equipo. Cuando a un equipo se le concede acceso a un espacio de trabajo con objetivo padre, todos los afiliados a ese equipo heredan automáticamente el acceso a todos los espacios de trabajo con objetivos hijos anidados.
• La interfaz de Usuario dentro de un espacio de trabajo hijo mostrará un banner en la parte superior indicando que las licencias se están heredando de un espacio de trabajo padre. Sin embargo, el desplegable desplegable del menú de licencias individuales no se actualizará automáticamente para coincidir con la configuración padre.

Para habilitar licencias en cascada, accede a la configuración del espacio de trabajo objetivo y activa "Licencias en cascada" en la parte superior del panel.

Cómo funcionan las licencias en grupos de espacio de trabajo y grupos anidados

Las licencias de los grupos de trabajo controlan el acceso tanto para Individual como para equipos.

Para editar licencias de grupo:

• Haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre del grupo.
• Selecciona Configuración.
• Ajusta las licencias individuales o de todo el equipo.
  

El nivel final de licencia de un miembro para un espacio de trabajo individual es siempre el nivel más alto que se encuentra entre los cuatro ajustes de licencia:

• Licencias individuales del espacio de trabajo
• Licencias del equipo de espacio de trabajo
• Grupo de espacio de trabajo Licencias individuales (si están presentes)
• Licencias del grupo de trabajo (si existen)

Las licencias a nivel de grupo no sobreescribir licencias individuales a los espacios de trabajo, pero potencialmente los sustituyen.

Si un miembro tiene licencias "Completos" para varios grupos, puede reorganizarlos en la navegación lateral.

Los miembros con licencias "Completas" para el grupo pueden reordenar los espacios de trabajo dentro de un grupo.

Mover un espacio de trabajo a un grupo
Para mover un espacio de trabajo a un grupo, el miembro necesita licencias "Completo" para el grupo y licencias "Completos" para el espacio de trabajo.

Para mover un espacio de trabajo entre dos grupos, el miembro necesita licencias "Completos" en ambos grupos.

Cuando un miembro mueve un espacio de trabajo fuera de un grupo y/o elimina el grupo:

• El miembro recibe las licencias "Completos" para el(los) espacio de trabajo ahora independiente.
• Todos los demás miembros del espacio de trabajo conservan sus licencias individuales.
• Los miembros del grupo no reciben automáticamente sus licencias de grupo como licencias de espacio de trabajo individual. Perderán su acceso grupal al espacio de trabajo.

Ejemplos de licencias para espacios de trabajo

Ejemplo #1

Si a un Usuario se le asignan licencias de Usuario Individual a un espacio de trabajo y se asignan licencias de nivel de grupo superior, el Usuario hereda ahora estas licencias de nivel de grupo superior.

Con la configuración siguiente, TODOS los Miembros del equipo, con roles suficientes, tienen acceso "Completo" a todos los espacios de trabajo dentro del grupo Kirst de falso CRM.

Todas las licencias que están delineados en rojo son reemplazados por las licencias del equipo verde a nivel de grupo.

Ninguna configuración en el espacio de trabajo de Contactos Individuales es superior a la de cualquier configuración del grupo, por lo que se ignoran.

En las capturas de pantalla de abajo, solo mostramos un icono y una ⚠️ descripción emergente, mientras que en realidad, todos los escenarios en rojo deberían tener esto. ⚠️

Ejemplo #2

Kirsten tiene licencia "Completo" para acceder a todos los espacios de trabajo dentro del grupo de espacios de trabajo falso de Kirst.

El resto del equipo tiene licencia de "Escritura" para cada espacio de trabajo dentro del grupo de espacio de trabajo falso de Kirst.

Ninguna configuración en el espacio de trabajo de Contactos Individuales es superior a la de cualquier configuración del grupo; por lo tanto, se ignoran.

Ejemplo #3

Kirsten tiene acceso "Completo" a TODOS los espacios de trabajo dentro del grupo.

Todos los demás Miembros del equipo tienen acceso "comentarios" a TODOS los espacios de trabajo dentro del grupo.

Agregar más licencias de "comentarios" para Individual a nivel de grupo es redundante; las licencias de equipo ya cubren esto.

De manera similar, agregar cualquier igual (por ejemplo, Kirsten: "Lleno") o más bajo (por ejemplo, las licencias team: NO ACCESS) a nivel de espacio de trabajo son redundantes: todos estos se ven superados por lo que se estableció a nivel de grupo.

Recomendaciones

• La mejor manera de gestionar las licencias es configurarlos desde la licencia más bajo para el alcance más amplio hasta la licencia más alto para el alcance más estrecho
  • Por ejemplo, "Todos en mi equipo deberían tener al menos X licencia para este grupo de espacios de trabajo, pero John y Jessica deberían tener licencias más altas para los espacios de trabajo A y B de ese grupo."
  • Esto sirve como ejemplo de los ámbitos más amplios a los más estrechos. También puedes configurar esos casos intermedios (Usuario específico por grupo, o equipos completos por WS individual).

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