Descripción general del complemento Enterprise Shield

Accede al Centro de Enterprise Shield

En el Centro de Enterprise Shield, puedes explorar todas las funciones disponibles de Enterprise Shield. Explora los casos de uso para obtener inspiración sobre el valor y el propósito de las funciones.

Para acceder al Centro de Enterprise Shield, sigue estas instrucciones:

1. En Lucid, haz clic en Administrador en el menú Más en la esquina inferior izquierda.
2. Selecciona Complementos en el panel de la izquierda.
3. En el menú desplegable, selecciona Centro de Enterprise Shield.

Proteger los datos confidenciales

Automatiza la identificación de datos confidenciales de forma masiva escaneando continuamente documentos en busca de información, como información de identificación personal (PII) o datos personales, para manejar los datos de acuerdo con las pautas reglamentarias e internas.

Evita el acceso no autorizado a los datos y el mal manejo de la información confidencial con controles de clasificación robustos que impiden que los documentos se compartan fuera de la organización por correo electrónico o enlaces para compartir. Usa controles precisos para revocar el uso compartido externo en documentos específicos de forma masiva.

Crea una política de inspección de contenido

Esta función, disponible para el dueño de la cuenta, los administradores de documentos y los administradores de Shield, pone en cola todos los documentos de tu cuenta para escanearlos en busca de ciertas categorías de datos confidenciales. Al activarse la cola, Lucid escaneará continuamente todos los documentos de la cuenta. Después del escaneo inicial, nos centraremos en escanear solo los documentos modificados. Los resultados del escaneo aparecen en la pestaña de resultados, donde puedes revisar las coincidencias de datos sensibles detectadas por documento. La inspección de contenido está destinada a ayudarte a evaluar el contenido de los documentos, pero no puede identificar todo el contenido sujeto a las leyes o regulaciones de privacidad de datos y no debe usarse como sustituto de un programa sólido de cumplimiento legal. Para obtener instrucciones sobre cómo usar esta función, consulta el artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de cumplimiento.

La inspección de contenido funciona en documentos y no en otros objetos de Lucid. Por ejemplo, los datos dentro del panel de Insights no se escanearán mediante la inspección de contenido. Sin embargo, debido a que los insights se derivan de campos acumulados en un documento de Lucid, esa instancia inicial se escanea mediante la inspección de contenido y marcará los datos confidenciales en su ubicación original. También es importante tener en cuenta que si el contenido confidencial se elimina o se oculta del documento, seguirá siendo visible para los administradores del acelerador en los insights anteriores del panel.

Configura los controles de clasificación

Lucid ha mejorado la función de clasificación para ofrecer capacidades más inteligentes, diseñadas específicamente para cuentas Enterprise que buscan mantener la confidencialidad de información sensible con el complemento Enterprise Shield. Al personalizar las clasificaciones de documentos, como “confidencial” u otras designaciones adecuadas con acciones correspondientes, tu organización puede controlar quién tiene acceso a ciertos tipos de información.

Durante la creación de etiquetas de clasificación, el dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta, los administradores de documentos y los administradores de Shield pueden establecer controles vinculados a cada clasificación para restringir el uso compartido, la duplicación, la publicación, la exportación y la impresión externas desde Lucid. Estos controles suelen alinearse con las políticas de gobernanza de datos de tu organización. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar los controles de clasificación, explora nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de cumplimiento.

Los controles de clasificación no se aplican a los campos consolidados dentro de nuestros aceleradores. Tampoco se aplican a los insights que se muestran en los paneles para gerentes de aceleradores.

Busca con la API de gestión de documentos

La API de gestión de documentos de Lucid permite al dueño de la cuenta, a los administradores de documentos y a los administradores de Shield buscar y recuperar documentos y carpetas de manera eficiente dentro de su organización. Los administradores pueden acceder a todos los detalles de documentos y carpetas a través de endpoints específicos. Para obtener detalles técnicos, explora los recursos Buscar documentos y Buscar carpetas de la documentación de la API de Lucid.

Controlar el acceso al contenido

En esta sección, aprenderás cómo puedes distribuir la seguridad según las necesidades de tus usuarios mediante:

• Establecimiento de permisos de uso compartido a nivel de grupo organizacional
• Límite del acceso no autorizado con una lista de direcciones IP permitidas, así como tiempos de espera de sesión máxima y de sesión inactiva
• Uso del sistema de administración de claves (KMS) de Lucid

Al utilizar estas funciones, puedes personalizar el acceso al contenido para prevenir el acceso no autorizado a datos sensibles. Las funciones descritas en esta sección están disponibles para el dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta y los administradores de Shield.

Configura los permisos de uso compartido a nivel de grupo organizacional

Con los grupos organizacionales de Lucid, el dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta y los administradores de Shield pueden personalizar la configuración de enlaces compartibles y la configuración de publicación e inserción para diferentes usuarios dentro de tu organización. Para hacerlo, selecciona un grupo de los “Grupos organizacionales” establecidos en tu cuenta y ajusta la configuración de enlaces compartibles antes de ajustar la configuración para compartir siguiendo los pasos que se encuentran en nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: configuración de seguridad.

Personalizar el tiempo de espera máximo de la sesión

Esta función te permite definir una duración máxima de sesión para los usuarios de tu cuenta. Una vez que un usuario supera el límite de sesión configurado —independientemente de la actividad—, se le solicitará que vuelva a autenticarse. Esto se puede configurar para duraciones de entre 2 horas y 365 días. El valor predeterminado para las cuentas con Enterprise Shield está establecido en 30 días.
Para habilitar y personalizar el tiempo de espera máximo de sesión según las necesidades de tu cuenta, explora las instrucciones en nuestro artículo sobre el Panel de administrador de Lucid: configuración de seguridad.

Configura el tiempo de espera de sesión inactiva

Usa esta función para forzar el cierre de sesión después de periodos de inactividad. Configura un límite de tiempo de entre 15 minutos y 14 días de inactividad, tras el cual los usuarios de tu cuenta deberán iniciar sesión para continuar con la actividad. Para ver instrucciones sobre cómo configurar un límite de tiempo de espera de sesión inactiva como dueño de la cuenta, administrador de la cuenta o administrador de Shield, consulta nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: configuración de seguridad.

Configurar una lista blanca de direcciones IP

Aprovecha esta oferta como dueño de la cuenta, administrador de la cuenta o administrador de Shield para elegir qué direcciones IP pueden acceder a tu cuenta. Esta función requiere notación CIDR para indicar rangos de IP, p. ej. 192.168.2.0/24. Explora el artículo Panel de administrador de Lucid: configuración de seguridad para obtener más información.

Usa el servicio de administración de claves de Lucid

El servicio de administración de claves (KMS) de Lucid te permite controlar tus claves de cifrado. Si hay evidencia de que la clave ha sido comprometida, puedes rotar tu clave maestra desde la página KMS en el panel de administración de Lucid. Para obtener información adicional, consulta el artículo Panel de administrador de Lucid: configuración de seguridad.

Restringe el ingreso de los usuarios solo a cuentas de la organización

Esta función garantiza que solo los usuarios de tu(s) cuenta(s) aprobada(s) de Lucid puedan acceder a los productos de Lucid desde tu red corporativa, bloqueando todas las cuentas personales o no administradas. Implementar esta función requiere coordinación entre tu equipo de TI y Lucid.

Para empezar, proporciona a Lucid los ID de las cuentas que deseas permitir, incluidas las cuentas de prueba y de producción. Puedes hacerlo comunicándote con el administrador de tu cuenta o con Soporte de Lucid.

Una vez iniciado, debes configurar tanto el servidor proxy como todos los dispositivos cliente corporativos para admitir esta restricción. Si no completas la configuración como se describe a continuación, la función no se ejecutará correctamente.

Configuración del cliente

• Enruta todo el tráfico saliente a lucid.app a través de los servidores proxy web de tu organización.
• Configura cada dispositivo cliente para que confíe en tu proxy SSL:
  • Implementa la autoridad de certificación raíz (CA) interna que usa el proxy.
  • Marca la CA interna como de confianza en todos los dispositivos.

Configuración del proxy

• Habilita la intercepción SSL en tu servidor proxy.
• Intercepta todas las solicitudes a lucid.app.
• Agrega el encabezado HTTP: X-Lucid-Allowed-AccountIds
  • Los ID de cuenta que aparecen en la lista deben coincidir con los que proporcionaste anteriormente a Lucid.
  • Si permites varias cuentas, usa una lista de ID de cuentas separada por comas.
    Ejemplo: X-Lucid-Allowed-AccountIds: 123456,789012

Gestión del ciclo de vida del contenido

Gestiona y preserva eficazmente todos los documentos y datos relevantes cuando te enfrentes a acciones legales o auditorías. Identifica y aplica rápidamente retenciones a usuarios de Lucid para evitar la eliminación accidental o intencional. Mejora el cumplimiento y la gobernanza de datos con la gestión del ciclo de vida del contenido.

Apoya los requisitos de cumplimiento y gobernanza estableciendo reglas sobre cómo tu organización retiene y elimina los datos.

Configura una política de retención de documentos

Esta función ofrece una solución fluida para gestionar el ciclo de vida de los datos de tu organización. Con ella, puedes configurar una política automatizada para eliminar documentos según criterios específicos, lo que garantiza el cumplimiento de los estándares regulatorios y los protocolos internos de administración de datos. Para saber más, explora nuestro Panel de administrador de Lucid: configuración de cumplimiento.

Accede a los registros de auditoría

Los registros de auditoría de Lucid te dan acceso a un registro de eventos clave en tu cuenta. Estos eventos ofrecen información valiosa sobre la actividad de los usuarios, la gestión de contenido y la administración del sistema, lo que garantiza una seguridad y un cumplimiento sólidos. Puedes filtrar por uno o más de los siguientes:

• Fecha
• Tipo de evento
• Actor 

Una vez filtrada, la tabla muestra todos los eventos que coinciden con tu búsqueda. Dependiendo de tus criterios de búsqueda, puedes ver una selección de hasta cinco columnas de la siguiente lista: fecha (UTC), dirección IP, actor, evento y destino(s). 

Haz clic en cualquier evento para abrir los detalles de su registro de auditoría en el panel derecho. También puedes exportar los resultados en formato JSON o CSV usando el botón Exportar en la parte superior derecha de la tabla.

También tienes la opción de aprovechar una API de registros de auditoría para acceder a los registros que se pueden reenviar a tu SIEM (gestión de información y eventos de seguridad) u otro sistema de agregación de registros, como se explica en la documentación de la API de Lucid Developer Docs. 

La API de registros de auditoría de Lucid rastrea una amplia gama de eventos clave, incluidos:

• Eventos de acceso de usuarios, como cuando un usuario inició sesión correctamente, se unió a una cuenta y experimentó un error de inicio de sesión con contraseña
• Eventos de acceso a herramientas de IA, como cuando un usuario autoriza o vuelve a autorizar una herramienta de IA (como Claude o ChatGPT) para conectarse a través del servidor MCP de Lucid.
  • Reautorizar una herramienta de IA, por ejemplo, volver a conectarla después de otorgar nuevos permisos, genera un nuevo evento de registro de auditoría cada vez, no solo en la primera conexión.
• Acciones del usuario en Lucid, incluido cuándo se creó, descargó, abrió y eliminó un documento.
• Acciones dentro del panel de administrador, como crear un nuevo usuario, eliminar a un usuario de la cuenta y actualizar el rol de un usuario.
• Cuando se elimina y anonimiza a un usuario, su cuenta se elimina del sistema; sin embargo, el nombre, la dirección de correo electrónico y el ID de usuario pueden permanecer visibles en los registros de auditoría durante el período de retención de 180 días de los registros de auditoría.

Para consultar una lista completa de todos los eventos registrados actualmente, revisa nuestra documentación para desarrolladores.

Usar la API de retención legal de Lucid

La API de retención legal proporciona al dueño de la cuenta, a los administradores de documentos y a los administradores de Shield las herramientas necesarias para conservar los documentos de un usuario durante procedimientos legales o auditorías. Con esta API, puedes crear y gestionar eficazmente retenciones legales para asegurar que los documentos cruciales estén protegidos contra la eliminación permanente durante todo el proceso.

Los administradores pueden crear una retención legal mediante la API, que incluye las siguientes opciones:

• Asignar un nombre a la retención legal.
• Agregar una descripción opcional para la retención.
• Establecer las fechas de inicio y finalización para la retención. Puedes liberar manualmente una retención antes de la fecha de finalización, si es necesario.
• Agrega a los usuarios que serán afectados por la retención legal, a quienes se les llama "custodios". Esto se puede hacer antes de que la retención haya comenzado. Por defecto, se incluyen todos los documentos que son propiedad del custodio o que se comparten con él.
• Para acotar el alcance de la retención, puedes utilizar una búsqueda por palabras clave en el contenido actual del documento (aunque recuerda que no se incluyen las versiones anteriores de los documentos). Esto ayuda a asegurar que solo los documentos accesibles para un custodio que también contengan actualmente una palabra clave específica se incluyan en la retención legal.

Los usuarios bajo retención legal no pueden borrar documentos de la papelera. Todos los documentos de cuenta a los que un usuario en retención legal (también llamado “custodio”) tenga acceso al comienzo de la retención o a los que obtenga acceso durante la retención se agregarán a la retención legal. Los custodios de una retención legal programada o activa no pueden ser eliminados de Lucid. Los usuarios con documentos en retención legal pueden cambiar de cuenta, pero tus documentos en retención legal se transferirán al propietario predeterminado del documento de la cuenta (para permanecer en retención legal); sin embargo, no se puede transferir ningún documento en retención legal a un usuario que no esté en la cuenta Enterprise. La retención legal solo conservará los documentos que la cuenta posea. No guarda un documento de propiedad externa que se comparte con un usuario en retención legal.

Lucid no notifica a los usuarios que están en retención legal; esto depende de la discreción de tu equipo legal y administradores. Además, si un usuario intenta eliminar un documento en retención, se le notifica discretamente que un administrador ha impedido la eliminación. Al vencer la retención legal, los documentos se liberan y pueden ser eliminados permanentemente. Consulta la documentación de la API de retención legal para obtener instrucciones.

Gestiona documentos con Discovery

Aprovecha la función de Descubrimiento para buscar y acceder a todos los documentos que pertenecen a tu cuenta. Aunque la mayor parte de la funcionalidad que ofrece esta característica está disponible para todas las cuentas Enterprise, con el complemento Enterprise Shield, obtienes la capacidad de exportar metadatos en CSV y PDF, revocar el uso compartido externo de forma masiva y ver el historial de revisiones de todos los documentos de tu cuenta. Para obtener más información, consulta el artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de cumplimiento.

Preguntas frecuentes

¿Qué objetos se incluyen en la inspección de contenidos?

Los siguientes objetos están incluidos en los análisis de inspección de contenido:

• Figuras
• Cuadros de texto
• Notas adhesivas
• Comentarios

¿Qué documentos en mi cuenta de Lucid están incluidos en la inspección de contenido?

Se inspeccionarán todos los documentos activos, es decir, todos los documentos en tu página de Documentos. Los documentos en la papelera están excluidos.

¿Cuáles son los períodos mínimos y máximos de retención de documentos?

Tenemos límites mínimos y máximos en nuestras opciones de período de retención, que son:

• 30-999 días
• De 1 a 180 meses
• 1-15 años

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