Hantera medlemmar, roller och behörigheter i airfocus

Medlemmar

Termen "medlem" gäller alla airfocus användare. Kontoadministratörer kan bjuda in teammedlemmar att samarbeta i airfocus genom att följa dessa steg:

1. Klicka på ditt namn i det nedre vänstra hörnet av airfocus.
2. Välj Team .
3. Klicka på + Bjud in medlem.
   • Du kan ändra medlemsrollen till administratör, redaktör eller bidragsgivare från den här panelen. Du kan också hantera deras behörigheter genom att klicka på trepunktsmenyn till vänster om deras medlemsroll eller ta bort dem från teamet.
   • Du kan också massimportera dina kontakter via en CSV-fil genom att klicka på + Massimport via CSV i det nedre vänstra hörnet av teaminställningarna. Fullständigt namn och e-postadress är de fält som kan importeras, och en standardroll kan ställas in för alla medlemmar.
4. Skriv e-postadressen till den nya medlemmen, samt deras fullständiga namn och roll.

När dina kollegor har accepterat inbjudan kan de samarbeta med dig i din arbetsyta. Tänk på att inbjudningslänken är giltig i 24 timmar. Du kan lägga till eller ta bort teammedlemmar när som helst.

Om du lägger till nya medlemmar under faktureringsperioden (från faktureringssidan i appen) debiterar vi endast för den tid som används.

Ta bort en teammedlem
När du tar bort en teammedlem träder borttagningen i kraft i slutet av den aktuella faktureringsperioden.

• Att inaktivera en medlem behåller deras namn.
• Om du tar bort en medlem ersätts deras namn med ”???”.

Medlemsgrupper

Med medlemsgrupper kan du organisera flera medlemmar i återanvändbara grupper, vilket gör det lättare att hantera åtkomst och samarbete i stor skala.

Skapa och hantera grupper

Så här skapar du en ny medlemsgrupp:

1. Klicka på ditt namn i det nedre vänstra hörnet av airfocus.
2. Välj Team .
3. Klicka på Medlemsgrupper.
4. Skapa en ny grupp, ge den ett namn och lägg till medlemmar.

Medlemmar i en grupp ärver samma arbetsytrettigheter som tilldelats den gruppen.

Använda grupper för behörigheter

Tilldela medlemsgrupper till arbetsytor eller arbetsytegrupper för att bevilja eller ändra behörigheter i bulk.

Vi rekommenderar att du ställer in behörigheter så höga som möjligt (t.ex. på en arbetsgruppnivå) så att de faller nedåt.

Använda grupper på objekt

Medlemsgrupper kan användas över flera objekt på samma sätt som individuella medlemmar:

• Tilldela som objekttilldelare: Grupper kan läggas till som tilldelare, antingen separat eller tillsammans med Individ.
• Lägg till i anpassade personfält: Grupper kan väljas i anpassade personfält, tillsammans med enskilda medlemmar.
• Tagga i beskrivningar och kommentarer: Nämn grupper med @ precis som Individ. Alla medlemmar i gruppen meddelas.
• Meddelanden och bevakning: När en grupp tilldelas eller nämns blir alla medlemmar automatiskt bevakare och får aviseringar, precis som de skulle göra om de läggs till individuellt.
• Gruppering och filtrering i vyer: Grupper visas och kan användas i filter och grupperingar precis som Individuell.

Uppdatera grupper

Lägg till eller ta bort medlemmar när som helst. Ändringar gäller överallt där gruppen tilldelas.

Inaktivera en grupp om den inte längre behövs.

Roller

Det finns tre möjliga roller en medlem kan ha i airfocus:

• Administratörer hanterar teaminställningar (medlemmar, arbetsytor, fakturering) och allt som en redaktör kan göra.
• Redi@@ ger are är standardrollen med alla normala redigeringsrättigheter. De kan hantera arbetsytor och redigera objekt.
• Bidragsgivare kan läsa valda arbetsytor och kommentera objekt.

Medlemsroller är inte arbetsplatsspecifika.

Antalet medlemmar och de olika roller som finns tillgängliga på ditt konto bestäms av licenserna som ingår i din prenumeration.

Anmärkningar:

• Administratörer och redaktörer behöver båda en " Editor-plats ". Bidragsgivare behöver en " Contributor-plats ".
• Nya medlemmar förblir " Un" om inga redaktörsplatser finns tillgängliga. För att lägga till dem, uppdatera din prenumeration.
• Det betyder att du måste uppdatera din prenumeration för att kunna lägga till dem i teamet.

Rolleöversikt

Behörigheter

Att arbeta tillsammans med roller är behörigheter. Behörigheter avgör hur administratörer, redigerare och bidragsgivare kan komma åt airfocus funktioner och åtgärder i hela applikationen.

Det finns fem nivåer av behörigheter:

• Fullständig
• Skriv
• Kommentar
• Skrivskyddat
• Ingen åtkomst

De måste ställas in per arbetsyta och begränsas redan av medlemmens roll.

Till exempel har en bidragsgivare aldrig full tillgång till någon arbetsyta. Dessa behörigheter kan som standard endast redigeras av skaparen av en arbetsyta eller varje administratör. Som standard skapas varje ny medlem utan behörighet eller åtkomst till någon arbetsyta och behörigheterna måste beviljas efter det att den nya medlemmen har skapats.

Översikt över behörigheter

Redigera behörigheter

Det finns två olika sätt att redigera en medlems behörigheter i airfocus. Båda är beroende av din nuvarande roll och de behörigheter du har inom airfocus.

• Redigera behörigheter från arbetsytans inställningar. (Du behöver full åtkomst till en arbetsyta som redaktör eller administratör)
• Redigera behörigheter från inställningarna för den globala arbetsytan. (Du behöver administratörsåtkomst)

Redigera behörigheter från arbetsytans meny
För att redigera behörigheter från arbetsplatsmenyn måste du vara administratör eller redaktör med full åtkomst till den specifika arbetsytan.

1. Öppna menyn med tre punkter bredvid titeln på din arbetsyta.
2. Välj Inställningar.
3. Klicka på Behörigheter från flikarna högst upp.
4. Redigera behörigheter med hjälp av rullgardinsmenyn till höger om varje teammedlem.

Redigera behörigheter från inställningarna för den globala arbetsytan

Om en administratör eller redaktör som äger en arbetsyta inte kan ändra behörigheter kan kontoadministratörer ändra dem från de globala arbetsytans inställningar genom att följa dessa steg:

1. Klicka på ditt namn i det nedre vänstra hörnet av airfocus.
2. Välj Team .
3. Klicka på fliken Arbetsytor.
4. Välj den arbetsyta som du vill ändra behörigheterna för.
5. Lägg till, redigera och ta bort medlemmar och behörigheter för den specifika arbetsytan.

Behörigheter för speglade arbetsytor

Med vår Item Mirror app är det möjligt att kombinera objekt från olika arbetsytor i en portföljomfattande översikt.

Du behöver fullständiga administratörsbehörigheter för att installera Item Mirror-appen i en arbetsyta.

Bortsett från det är det också viktigt vilken typ av behörigheter du har för de arbetsytor du vill använda som källa för din kombinerade vy.

Du behöver också " Fullständiga " behörigheter för alla andra arbetsytor du vill kombinera.

Kaskadbehörigheter för objektiva arbetsytor

Överlappande behörigheter gör att åtkomstinställningar automatiskt kan flöda från ett överordnat målarbetsyta ner till alla dess underordnade målarbetsytor. I stället för att manuellt konfigurera åtkomst för varje enskilt lager, sträcker sig behörigheter som ges på den översta nivån automatiskt nedåt.

Notera följande:

• Användare och team behöver inte läggas till manuellt i underordnade arbetsytor. Om de har behörighet på överordnad nivå ger systemet dem automatiskt motsvarande åtkomst nedan.
• Kaskadbehörigheter gäller även för teambehörigheter. När ett team beviljas åtkomst till en överordnad målarbetsyta ärver alla medlemmar i det teamet automatiskt åtkomst till alla kapslade underordnade målarbetsytor.
• Användargränssnittet inuti en underordnad arbetsyta visar en banderoll högst upp som indikerar att behörigheter ärvs från en överordnad arbetsyta. Rullgardinsmenyerna för individuella behörigheter uppdateras dock inte automatiskt för att matcha de överordnade inställningarna.

För att aktivera kaskadbehörigheter, öppna inställningarna för objektivarbetsytan och växla på ”Kaskadbehörigheter” högst upp på panelen.

Hur behörigheter fungerar i arbetsytegrupper och kapslade grupper

Behörigheter för arbetsytegrupper styr åtkomst för både individ och team.

Så här redigerar du gruppbehörigheter:

• Klicka på menyn med tre punkter bredvid gruppnamnet.
• Välj Inställningar.
• Justera individuella eller teamövergripande behörigheter.
  

En medlems slutliga behörighetsnivå till en individuell arbetsyta är alltid den högsta nivån som finns bland de fyra behörighetsinställningarna:

• Individuella behörigheter för arbetsyta
• Behörigheter för arbetsyteteam
• Arbetsytegrupp Individuella behörigheter (om sådana finns)
• Arbetsytegrupp Teambehörigheter (om sådana finns)

Behörigheter på gruppnivå skriver inte över individuella behörigheter till arbetsytor, men ersätter dem potentiellt.

Om en medlem har " Fullständiga " behörigheter till flera grupper kan de ordna om dem i sidnavigeringen.

Medlemmar med ”Fullständiga ”behörigheter till gruppen kan ordna om arbetsytor i en grupp.

Flytta en arbetsyta till en grupp
För att flytta en arbetsyta till en grupp behöver medlemmen " Fullständiga " behörigheter till gruppen och " Fullständiga " behörigheter till arbetsytan.

För att flytta en arbetsyta mellan två grupper behöver medlemmen " Fullständiga " behörigheter för båda grupperna.

När en medlem flyttar en arbetsyta ur en grupp och/eller tar bort gruppen:

• Medlemmen får " Full " behörigheter till de nu oberoende arbetsytorna.
• Alla andra medlemmar i arbetsytan/arbetsytorna behåller sina individuella behörigheter.
• Gruppmedlemmar får inte automatiskt sina gruppbehörigheter som individuella arbetsytebehörigheter. De kommer att förlora sin gruppbundna åtkomst till arbetsytan (erna).

Exempel på behörigheter för arbetsyta

Exempel #1

Om en användare tilldelas individuella användarbehörigheter till en arbetsyta och högre behörigheter på gruppnivå tilldelas, ärver användaren nu dessa högre behörigheter på gruppnivå.

Med konfigurationen nedan har ALLA teammedlemmar, med tillräckliga roller, "fullständig" åtkomst till alla arbetsytor inom Kirsts falska CRM-grupp.

Alla behörigheter som är markerade med rött ersätts av de gröna teambehörigheterna på gruppnivå.

Inga inställningar på arbetsytan Enskilda kontakter är högre än några inställningar på gruppen, därför ignoreras de.

I skärmdumparna nedan visar vi bara en ⚠️ ikon och verktygstips, medan i verkligheten bör alla scenarier i rött ha detta. ⚠️

Exempel #2

Kirsten har " Full " behörighet att komma åt alla arbetsytor inom Kirst fake CRM-arbetsplatsgrupp.

Resten av teamet har skrivbehörighet till alla arbetsytor inom den falska CRM-arbetsytegruppen Kirst.

Inga inställningar på arbetsytan Enskilda kontakter är högre än några inställningar på gruppen; därför ignoreras de.

Exempel #3

Kirsten har " Full " åtkomst till ALLA arbetsytor inom gruppen.

Alla andra teammedlemmar har åtkomst till ALLA arbetsytor inom gruppen.

Att lägga till fler "Kommentar"-behörigheter för individer på gruppnivå är överflödigt – teambehörigheter täcker redan detta.

På samma sätt lägger du till någon lika (t.ex. Kirsten: " Full ") eller lägre (t.ex. Team: INGEN ÅTKOMST)-behörigheter på arbetsytenivå är redundanta – dessa ersätts alla av det som har ställts in på gruppnivå.

Rekommendationer

• Det bästa sättet att hantera behörigheter är att ställa in dem från lägsta behörighet för det bredaste omfånget till högsta behörighet för det smalaste området
  • Till exempel, "Alla i mitt team ska ha minst X behörighet till den här gruppen av arbetsytor, men John och Jessica ska ha högre behörighet till arbetsytor A och B i den gruppen."
  • Detta fungerar som ett exempel på de bredaste till de smalaste omfattningarna. Du kan också konfigurera dessa mellanliggande fall (specifika användare per grupp, eller hela teamet per enskild WS).

Ge feedback på den här artikeln