Skapa teammappar

Titta på: Hantera teammappar

Om teammappar

Se tabellen nedan för att snabbt se vad användare och administratörer kan göra med olika åtkomstbehörigheter i en teammapp:

*Administratörer med åtkomst till dokumentupptäckt kan visa alla dokument på kontot, oavsett åtkomstbehörighet för dokumentet. Administratörer som inte är dokumentadministratörer måste ha minst åtkomstbehörighet "Visa" till teammappen eller dokumentet för att kunna visa dem i dokumentlistan.

Här är mer information om åtkomstbehörigheter för teammappar:

• Endast kontoägaren och kontoadministratören kan flytta mappar till en teammapp.
• Kontoägaren och kontoadministratören kan alltid flytta dokument in och ut ur en teammapp, oavsett deras behörighet. Användare kan bara flytta ett dokument eller tavla från en teammapp om de har åtminstone "Redigera"-åtkomst i teammappen.
  • Om målet för dokumentet eller anslagstavlan är en annan teammapp behöver en användare åtminstone ”Redigera” -åtkomst till den teammappen för att flytta dokumentet dit. Om destinationen är en standardmapp behöver användarna ”Redigera och dela” åtkomst för standardmappen.
• När en användare med minst redigeringsbehörighet flyttar ett dokument eller en anslagstavla från en teammapp och till sina personliga dokument blir de den nya dokumentägaren.
• Användare kommer aldrig att ha färre behörigheter till ett dokument eller en anslagstavla i en teammapp än vad de har för själva teammappen. Lucid är standard till den högsta nivån av åtkomstbehörigheter mellan de två.
  • Användare med behörigheter ”Redigera” i en teammapp har till exempel tillgång till att redigera alla dokument i teammappen och kan inte begränsas till ”Visa” åtkomst för enskilda dokument.
  • Användare med ”Visa” -behörigheter i en teammapp kan dock beviljas ”Redigera” -behörigheter till specifika dokument i den teammappen.
• Om ett dokument från en delad mapp flyttas till en teammapp kommer medarbetare i den delade mappen att förlora åtkomst och medarbetare i teammappen får åtkomst.
  • Om ett dokument delas direkt med en samarbetspartner behåller de åtkomst.
• Även om du är den ursprungliga skaparen av ett dokument eller en anslagstavla i en teammapp kan du förlora åtkomst till dokumentet eller anslagstavlan om du tas bort från teammappen.

Skillnaden mellan teammappar och delade mappar

Både teammappar och delade mappar möjliggör samarbete. Huvudskillnaden mellan en teammapp och en delad mapp är ägande. En teammapp ägs av kontot där en delad mapp ägs av en individ. På grund av detta kan en teammapp inte existera i en delad mapp. Med teammappar:

• Du kan lättare ge användare tillgång till de Lucid-dokument de behöver. Teammappar kan göras tillgängliga för alla användare, en grupp användare och enskilda användare.
• Du förlorar inga dokument som en användare har lagt till i en teammapp om de tas bort från kontot eller flyttas till ett annat team. De kan tas bort och deras dokument kommer att finnas kvar i Enterprise-kontot eftersom teammappen och dess innehåll ägs av kontot. Omvänt, om en användare på ditt konto äger en delad mapp och lämnar företaget, kan du förlora åtkomst till deras dokument eftersom de har äganderätt till den delade mappen och dess innehåll.

Lucid tar dokumentägande på allvar. För att säkerställa att du inte tappar åtkomst till viktiga teamdokument är det viktigt att behörigheter och ägarskap ställs in på det sätt som är mest meningsfullt för din organisation.

För att sammanfatta, använd teammappar när du vill att mappen och dess innehåll ska ägas av kontot. Du kan ge åtkomst till användare, eller grupper av användare, på kontot. Använd delade mappar när du vill ange en enskild användare som ägare till mappen och dess innehåll.

Skapa och dela teammappar

Läs avsnitten nedan för steg för att skapa en teammapp, lägga till eller flytta Lucid-dokument till den och dela den med medarbetare.

Skapa en teammapp

Så här skapar du en ny teammapp:

1. Från Lucid-startsidan väljer du +Nytt i det övre vänstra hörnet.
2. Håll muspekaren över "Mapp" i rullgardinsmenyn.
3. Välj Team-mapp.
4. Ange ett namn för teammappen.
5. Klicka på OK.

Om du vill lägga till dokument i en teammapp kan du:

• Flytta ett befintligt dokument du äger till en teammapp.
• Skapa ett nytt dokument eller en ny anslagstavla i teammappen.

Endast admin kan flytta mappar till en teammapp. Om du inte är administratör och behöver flytta en mapp till en teammapp, dela mappen med kontoadministratören och be dem att flytta den till teammappen.

Dela en teammapp

Om du har behörigheten ”Redigera och dela” i en teammapp delar du teammappen med medarbetare genom att följa dessa steg:

1. Håll markören över teammappen.
2. Välj ikonen Fler alternativ.
3. Håll muspekaren över " Dela ".
4. Klicka på Dela.
5. Under ”Individuell åtkomst” lägger du till de personer eller Lucid-grupper som du vill dela med, eller växla på alternativet för att generera en delbar länk.
6. Ställ in behörigheter från rullgardinsmenyn till höger.
   
7. Klicka på Bjud in.

Justera åtkomstbehörigheter för teammappar

Om du vill ändra åtkomstbehörigheter för en teammapp för dig själv eller en medarbetare behöver du behörigheten ”Redigera och dela” i teammappen.

Granska och justera individuella behörigheter och gruppbehörigheter genom att följa dessa steg:

1. Navigera till Lucid Home Page.
2. Välj Dokument på menyn till vänster.
3. Välj rullgardinsmenyn för teammappar i listan.
4. Leta reda på Team-mappen och välj ikonen Fler alternativ.
5. Håll muspekaren över " Dela ".
6. Klicka på Dela.
7. I modalen som visas väljer du Hantera i det nedre högra hörnet.
8. Använd rullgardinsmenyn för att justera behörigheter för enskilda användare och grupper.
   
9. Klicka på Klar.

För att ta bort dig själv eller en annan person som samarbetspartner, följ instruktionerna ovan till steg 5 och klicka på X- ikonen till höger om ett namn.

Ta bort en teammapp

För att ta bort en teammapp måste du ha åtminstone "Redigera"-åtkomst för den teammappen. Om du inte kan ta bort en teammapp är det troligt att din kontoadministratör har begränsad åtkomst till att skapa teammappar. 

Så här tar du bort en teammapp:

1. Håll markören över teammappen.
2. Välj ikonen med tre punkter Mer.
3. Välj Flytta till papperskorgen på menyn som visas.

När du tar bort en teammapp flyttas mappen och dokumenten i den till papperskorgen för alla teammappsmedarbetare — inte bara för personen som raderade dem. Endast användare med ”Redigera” -åtkomst eller högre kan återställa den raderade teammappen och dess innehåll från papperskorgen.

Om du inte vill ta bort en teammapp permanent, utan istället vill ta bort dig själv som samarbetspartner, måste du först lägga till en annan samarbetspartner och ge dem åtkomst för "Redigera och dela" innan du tar bort dina egna behörigheter. Se avsnittet Justera åtkomstbehörigheter för teammappar för detaljerade steg.

För administratörer: Hantera inställningar för teammappar

För att komma åt administratörsinställningar för hantering av teammappar i panelen Lucid admin:

1. Välj Admin från den vänstra menyn Lucid.
2. Klicka på Säkerhet.
3. Välj Funktionskontrollerfrån rullgardinsmenyn.

Migrera en teammapp till en Teamnav

Du kan flytta en eller flera teammappar till en Teamnav för att samla dokument och mappar på en central plats. När du är klar kan du inte ångra det – du kan inte återställa mappen till en teammapp.

Om du vill flytta en teammapp till en Teamnav gör du så här:

1. Från sidan Dokument på ditt Lucid-konto väljer du Team mappar från navigeringsmenyn till vänster.
   
2. Välj den teammapp som du vill migrera till en Teamnav.
   • Om du vill migrera flera kan du välja fler i steg 4.
3. Klick ikonen Flytta till team längst ner på miniatyrbilden.
4. Välj ytterligare teammappar för att flytta till Teamnav, om du har fler än en.
5. Klicka på Fortsätt.
6. Under "Välj lag" väljer du ett lag i rullgardinsmenyn eller klickar på + Nytt team för att skapa ett nytt lag.
7. Klicka på Fortsätt.
8. Om medarbetare i teammappen inte redan är teammedlemmar i teamnav använder du rullgardinsmenyn under "Granska behörigheter" för att avgöra om du vill lägga till dem i det nya teamet eller inte och klickar sedan på Fortsätt.
   • Panelen "Granska behörigheter" visas bara om de som samarbetar med teammappar inte redan är medlemmar i Teamnav.
9. Klicka på Flytta.

Team medlemmar kan nu komma åt migrerade teammappar i sin mapp "Delas med mig" eller från sidan Teamnav-dokument.

Ge feedback på den här artikeln