Управление участниками, ролями и правами доступа в airfocus.

Участники

Термин «участник» относится ко всем пользователям Airfocus. Администраторы учетных записей могут приглашать членов команды к совместной работе в airfocus, выполнив следующие шаги:

1. Нажмите на своё имя в левом нижнем углу AirFocus.
2. Выберите «Настройки команды».
3. Нажмите « + Пригласить участника».
   • В этой панели вы можете изменить роль участника на Администратор, Редактор или Участник. Вы также можете управлять их правами доступа, щелкнув меню с тремя точками слева от их роли в команде, или удалить их из команды.
   • Вы также можете импортировать контакты массово через CSV-файл, нажав кнопку «+ Массовый импорт через CSV» в левом нижнем углу настроек команды. Полное имя и адрес электронной почты — это поля, которые можно импортировать, а для всех участников можно установить роль по умолчанию.
4. Введите адрес электронной почты нового участника, а также его полное имя и должность.

После того как ваши коллеги примут приглашение, они смогут сотрудничать с вами в вашем рабочем пространстве. Обратите внимание, что ссылка-приглашение действительна в течение 24 часов. Вы можете добавлять или удалять членов команды в любое время.

Если вы добавляете новых участников в течение расчетного периода (через страницу оплаты в приложении), мы взимаем плату только за фактически использованное время.

Удалить члена команды
При удалении члена команды это удаление вступает в силу в конце текущего расчетного периода.

• Деактивация учетной записи пользователя сохраняет его имя.
• Удаление пользователя заменяет его имя на '???'.

Группы членов

Группы участников позволяют объединять нескольких участников в многократно используемые группы, что упрощает управление доступом и совместную работу в масштабе предприятия.

Создавай и управляй группами

Для создания новой группы участников выполните следующие действия:

1. Нажмите на своё имя в левом нижнем углу AirFocus.
2. Выберите «Настройки команды».
3. Нажмите «Группы участников».
4. Создайте новую группу, дайте ей название и добавьте участников.

Участники группы наследуют те же права доступа к рабочему пространству, которые назначены этой группе.

Используйте группы для управления правами доступа.

Назначайте группы участников рабочим пространствам или группам рабочих пространств, чтобы предоставлять или изменять разрешения одновременно.

Мы рекомендуем устанавливать максимально возможные уровни прав доступа (например, на уровне группы рабочей области), чтобы они распространялись вниз по иерархии.

Использовать группы по пути

Группы членов можно использовать в объекте так же, как и Индивидуальные члены:

• Назначать в качестве исполнителей объектов: Группы можно добавлять в качестве исполнителей как отдельно, так и совместно с Индивидуальным.
• Добавить в пользовательские поля для пользователей: В пользовательских полях для пользователей можно выбирать группы наряду с индивидуальными участниками.
• Отмечайте в описаниях и комментариях: Упоминайте группы с @ так же, как Индивидуальный. Все члены группы уведомлены.
• Уведомления и отслеживание: Когда группа назначается или упоминается, все участники автоматически становятся наблюдателями и получают уведомления, точно так же, как если бы они были добавлены по отдельности.
• Группировка и фильтрация в представлениях: Группы отображаются и могут использоваться в фильтрах и группировках так же, как и в Индивидуальном представлении.

Обновить группы

Добавляйте или удаляйте участников в любое время. Изменения вступают в силу везде, где закреплена данная группа.

Деактивируйте группу, если она больше не нужна.

Роли

В airfocus у участников могут быть три возможные роли:

• Администраторы управляют настройками команды (участники, рабочие пространства, выставление счетов) и всеми функциями, доступными редактору.
• Редакторы являются пользователями по умолчанию и обладают всеми обычными правами на редактирование. Они могут управлять рабочими пространствами и редактировать данные.
• Участники могут читать выбранные рабочие области и оставлять комментарии к объекту.

Роли участников не привязаны к конкретному рабочему пространству.

Количество участников, а также различные роли, доступные в вашей учетной записи, определяются лицензиями, включенными в вашу подписку.

Примечания:

• И администраторам, и редакторам необходима «редакторская лицензия». Участникам проекта необходима лицензия "Участник проекта".
• Новые участники остаются "без места", если нет свободных мест в редакторском разделе. Чтобы добавить их, обновите свою подписку.
• Это означает, что вам необходимо соответствующим образом обновить свою подписку, чтобы добавить их в команду.

Обзор ролей

Права

Взаимодействие посредством ролей подразумевает предоставление прав доступа. Права доступа определяют, как администраторы, редакторы и участники могут получать доступ к функциям и действиям airfocus в рамках всего приложения.

Существует пять уровней разрешений:

• Полный
• пишет
• Комментарий
• Только для чтения
• Нет доступа

Их необходимо настраивать для каждого рабочего пространства, и их возможности ограничены ролью пользователя.

Например, участник проекта никогда не имеет полного доступа ни к одному рабочему пространству. По умолчанию эти права доступа могут быть изменены только создателем рабочего пространства или всеми администраторами. По умолчанию каждый новый участник создается без каких-либо разрешений или доступа к рабочему пространству, и разрешения необходимо предоставить после создания нового участника.

Обзор разрешений

Редактировать права доступа

В AirFocus существует два разных способа редактирования прав доступа пользователя. Оба варианта зависят от вашей текущей роли и прав доступа, которыми вы обладаете в AirFocus.

• Изменяйте права доступа в настройках рабочей области. (Вам потребуется полный доступ к рабочему пространству в качестве редактора или администратора)
• Изменяйте права доступа в глобальных настройках рабочей области. (Вам потребуются права администратора)

Изменить права доступа можно в меню рабочей области.
Для редактирования прав доступа через меню рабочей области необходимо иметь права администратора или редактора с полным доступом к конкретной рабочей области.

1. Откройте меню с тремя точками рядом с названием вашей рабочей области.
2. Выберите «Настройки».
3. В верхней части страницы во вкладке «Разрешения» выберите соответствующий пункт.
4. Изменяйте права доступа, используя выпадающее меню справа от каждого члена команды.

Изменяйте права доступа в глобальных настройках рабочей области.

Если администратор или редактор, владеющий рабочим пространством, не может изменить права доступа, администраторы учетных записей могут изменить их в глобальных настройках рабочего пространства, выполнив следующие действия:

1. Нажмите на своё имя в левом нижнем углу AirFocus.
2. Выберите «Настройки команды».
3. Перейдите на вкладку « Рабочие пространства» .
4. Выберите рабочую область, для которой вы хотите изменить права доступа.
5. Добавляйте, редактируйте и удаляйте участников и права доступа для конкретного рабочего пространства.

Права доступа к зеркальным рабочим пространствам

С помощью нашего приложения Object Mirror можно объединять объекты из разных рабочих пространств в одном обзоре, охватывающем все портфолио.

Для установки приложения Object Mirror в рабочую область необходимы полные права администратора.

Помимо этого, важно также, какие права доступа у вас есть к рабочим пространствам, которые вы хотите использовать в качестве источника для вашего объединенного представления.

Вам также потребуются полные права доступа ко всем остальным рабочим пространствам, которые вы хотите объединить.

Каскадное управление правами доступа для целевых рабочих пространств

Каскадные разрешения позволяют автоматически передавать параметры доступа из родительской рабочей области целей на все дочерние рабочие области целей. Вместо того чтобы вручную настраивать доступ для каждого уровня, разрешения, предоставленные на верхнем уровне, автоматически распространяются вниз.

Обратите внимание на следующее:

• Пользователей и команды не нужно добавлять вручную в дочерние рабочие пространства. Если у них есть права доступа на уровне родительского доступа, система автоматически предоставляет им соответствующий доступ на более низком уровне.
• Каскадные разрешения также применяются к разрешениям для команд. Когда команде предоставляется доступ к рабочей области родительской задачи, все члены этой команды автоматически наследуют доступ ко всем вложенным дочерним рабочим областям задач.
• В пользовательском интерфейсе дочерней рабочей области вверху будет отображаться баннер, указывающий на то, что права доступа наследуются от родительской рабочей области. Однако сами выпадающие меню с индивидуальными разрешениями не будут автоматически обновляться в соответствии с родительскими настройками.

Чтобы включить каскадные разрешения, перейдите в настройки рабочей области и включите параметр «Каскадные разрешения» в верхней части панели.

Как работают права доступа в группах рабочих областей и вложенных группах

Разрешения группы рабочей области контролируют доступ как для индивидуального, так и для команд.

Чтобы изменить права доступа группы:

• Щелкните по меню с тремя точками рядом с названием группы.
• Выберите «Настройки».
• Настройте индивидуальные или общекомандные разрешения.
  

Окончательный уровень доступа пользователя к Индивидуальному рабочему пространству всегда определяется наивысшим уровнем из четырех доступных настроек разрешений:

• Индивидуальный доступ к рабочей области
• Разрешения для команд в рабочей области
• Группа рабочей области «Индивидуальный» (если есть)
• Права доступа для группы рабочей области (если имеются)

Групповые разрешения не переопределяют индивидуальные разрешения для рабочих областей, но потенциально могут их заменить.

Если у участника есть полные права доступа к нескольким группам, он может изменить их порядок в боковой панели навигации.

Участники группы с полными правами доступа могут изменять порядок рабочих пространств внутри группы.

Переместить рабочее пространство в группу
Для перемещения рабочей области в группу участнику необходимы полные права доступа к группе и полные права доступа к рабочей области.

Для перемещения рабочего пространства между двумя группами участнику необходимы полные права доступа в обеих группах.

Когда участник перемещает рабочее пространство за пределы группы и/или удаляет группу:

• Участник получает полные права доступа к теперь уже независимому рабочему пространству (пространствам).
• Все остальные участники рабочей области сохраняют свои Индивидуальные разрешения.
• Членам группы не назначаются автоматически групповые права доступа в качестве индивидуальных прав доступа к рабочему пространству. Они потеряют свой групповой доступ к рабочему(ым) пространству(ам).

Примеры разрешений для рабочей области

Пример №1

Если пользователю предоставлены индивидуальные права доступа к рабочей области, и ему также предоставлены права доступа на уровне группы более высокого уровня, то теперь пользователь наследует эти права доступа на уровне группы более высокого уровня.

При указанной ниже конфигурации ВСЕ члены команды с достаточными ролями получают «полный» доступ ко всем рабочим пространствам в группе фиктивной CRM-системы Kirst.

Все разрешения, выделенные красным цветом, заменяются разрешениями команды, выделенными зеленым цветом, на уровне группы.

В рабочей области «Индивидуальные контакты» никакие параметры не имеют более высокого приоритета, чем параметры группы, поэтому они игнорируются.

На скриншотах ниже показана только одна иконка ⚠️ и всплывающая подсказка, тогда как в реальности все сценарии, выделенные красным, должны их иметь. ⚠️

Пример №2

У Кирстен есть полные права доступа ко всем рабочим пространствам в группе рабочих пространств поддельной CRM-системы Kirst.

Остальные члены команды имеют права на запись во все рабочие области в группе рабочих областей поддельной CRM-системы Kirst.

В рабочей области «Индивидуальные контакты» никакие параметры не имеют более высокого приоритета, чем параметры группы; следовательно, они игнорируются.

Пример №3

Кирстен имеет «полный» доступ ко ВСЕМ рабочим пространствам в рамках группы.

Все остальные члены команды имеют доступ к "комментарию" ко ВСЕМ рабочим пространствам в рамках группы.

Добавление дополнительных разрешений «комментарий» для «Индивидуального» на уровне группы излишне — это уже предусмотрено разрешениями для команды.

Аналогично, добавление любого равного (например) Кирстен: "Полный") или ниже (например) Права доступа (команда: НЕТ ДОСТУПА) на уровне рабочей области избыточны — все они заменяются правами, установленными на уровне группы.

Рекомендации

• Лучший способ управления правами доступа — это настройка их, начиная с минимального уровня доступа для самой широкой области действия и заканчивая максимальным уровнем доступа для самой узкой области действия.
  • Например: «У каждого члена моей команды должны быть как минимум права доступа X к этой группе рабочих пространств, но у Джона и Джессики должны быть более высокие права доступа к рабочим пространствам A и B в этой группе».
  • Это служит примером перехода от самых широких к самым узким рамкам. Вы также можете настроить промежуточные варианты (конкретных пользователей в группе или целые команды в рамках одного веб-сервиса).

Оставьте отзыв об этой статье