Для администраторов: настройка интеграции сопоставления учетных записей Salesforce для Lucidchart

Обзор корпоративных функций

Интегрируйте экземпляр Salesforce с корпоративной учетной записью Lucid, чтобы помочь своей команде визуализировать свой путь к продажам. После некоторой первоначальной настройки Lucid будет доступен непосредственно из Salesforce, и все связанные документы будут автоматически доступны вашей команде, чтобы все были в курсе.

Как администратор Lucid, вы можете выбрать, какие данные Salesforce будут импортированы. Затем ваша команда может использовать эти данные для создания карт учетных записей, определяя ключевые факторы влияния, препятствия и внутренние отношения. Они также могут редактировать данные Salesforce и добавлять новые контакты прямо в Lucidchart. Все синхронизируется с Salesforce, сохраняя целостность данных и устраняя необходимость переключения между программами.

Такие функции, как Канбан контактов и смарт-таблицы, позволяют вашей команде группировать, фильтровать и сортировать контакты, возможные сделки и другие ключевые данные, что ускоряет создание эффективных карт учетных записей. Используйте эти и другие функции, чтобы получить доступ к данным Salesforce и быстрее заключать крупные сделки.

Технические требования

Требования Lucid

Несмотря на то, что интеграция Salesforce доступна всем Lucidchart клиентам, расширенные функции и настройки, описанные в этой статье, доступны только для корпоративной учетной записи и требуют настройки администратора.

Требования Salesforce

Версия Salesforce: Lucid требует использования API веб-сервисов Salesforce, который включен в их безлимитную и корпоративную версии. Если вы используете версию Essentials или Professional, вам необходимо приобрести Web Services API в Salesforce.

Продакшн против песочницы: Lucid может подключаться как к рабочему экземпляру, так и к песочнице Salesforce. Однако настройки и кастомизации не будут сохранены при переходе из одного экземпляра в другой.

Права доступа к объектам и полям: Как минимум, пользователи интеграции должны иметь разрешение на просмотр следующих стандартных объектов и полей Salesforce. Эти данные критически важны для функциональности интеграции в Lucidchart.

• учетная запись: ID, Имя
• Контакты: ID, идентификатор учетной записи, дата последнего опроса, дата последнего изменения, отдел
• Возможность: ID, идентификатор учетной записи, имя
• Роль контактного лица по возможной сделке: ID, идентификатор возможной сделки, идентификатор контакта, роль

Безопасность и целостность данных Salesforce

Мы понимаем, что ваши данные Salesforce имеют решающее значение для успеха вашей компании. В этом разделе подробно рассказывается о том, как интеграция сопоставления учетных записей Lucid использует и изменяет данные Salesforce, чтобы вы могли быть уверены в безопасности ваших данных Salesforce.

Токены Salesforce OAuth

Lucid никогда не имеет доступа к учетным данным или паролям пользователей Salesforce. Вместо этого интеграция использует OAuth для хранения безопасного токена для каждого пользователя, что позволяет авторизованно взаимодействовать с Salesforce от его имени. Токены Salesforce хранятся бессрочно с использованием двойного шифрования до тех пор, пока они не будут удалены вручную или интеграция не будет удалена из учетной записи Lucid. Несмотря на то, что токен хранится, он может быть недействительным (например, срок действия истек или он аннулирован). Управление истечением срока действия, разрешениями и отзывом токенов осуществляется в Salesforce.

Разрешения на редактирование в Salesforce

Интеграция использует токен OAuth, который напрямую привязан к пользователю. Таким образом, Lucid сопоставляет разрешения Salesforce каждого пользователя и никогда не предоставит пользователю больше прав на редактирование, чем у него есть в Salesforce. Это означает, что если пользователь может редактировать данные Salesforce из Lucidchart, то это потому, что он может редактировать их и в Salesforce. Поскольку эти права определяются в Salesforce и просто соблюдаются Lucidchart, любые изменения, которые вы хотите внести, должны быть внесены в Salesforce.

В системе Salesforce можно изменить настройки безопасности на уровне полей, чтобы ограничить разрешения для определенных профилей пользователей.

• Поле должно быть "Visible", чтобы его можно было увидеть в интеграции Lucid.
• Поле, помеченное как «Только для чтения», не будет доступно для редактирования в Lucidchart. Однако следует помнить, что профили пользователей Salesforce могут быть настроены таким образом, чтобы разрешить редактирование полей, доступных только для чтения.

Права доступа к документам Lucidchart

Данные Salesforce будут импортированы в документы Lucidchart, которыми смогут поделиться пользователи Lucid. В таблице ниже показано, как пользователи могут просматривать или редактировать данные Salesforce в зависимости от их прав доступа к документу Lucidchart. Эти права доступа к документам задаются в Lucidchart.

*Интеграция может позволить пользователям просматривать данные, которые они не могут просматривать в Salesforce. Это может быть полезно для поддержания согласованности действий вашей команды без необходимости приобретать лицензию Salesforce для тех, кому нужно использовать только данные.

** Дополнительные сведения см. в разделе Токены Salesforce OAuth и разрешения на редактирование Salesforce .

Как обрабатываются недействительные правки

Изменения данных Salesforce являются недействительными, если они не соответствуют правилам проверки, настроенным в Salesforce для сохранения целостности данных. Например, если адрес электронной почты введен без символа @, это недопустимая правка. В этом случае недействительные правки пользователя будут отменены в Lucid, и в данные Salesforce не будут вноситься никакие изменения.

Свяжите свой экземпляр Salesforce с Lucid

Связав экземпляр Salesforce с Lucid, вы позволите:

• Настройте интеграцию Salesforce, импортировав учетную запись, лиды и многое другое в документ Lucidchart
• Получите доступ к Lucid прямо с помощью кнопки в Salesforce
• Используйте расширенные функции, такие как Contact Kanban и создание контактов в Lucid

Чтобы связать свой экземпляр Salesforce с Lucid, вы должны быть администратором учетной записи Lucid. Если это не так, обратитесь к администратору Lucid вашей компании. Если вы являетесь администратором, выполните следующие действия:

1. Войдите в Lucid.
2. Выберите «Администратор » в нижней части меню слева.
3. Нажмите Интеграция приложения в меню слева.
4. В раскрывающемся списке выберите Lucidchart.
5. Прокрутите вниз и нажмите на плитку Salesforce .
    
6. Выберите «Производство» или «Песочница» в зависимости от экземпляра Salesforce, который вы хотите подключить.
   • Если вы не уверены, какой из них выбрать, выберите «Производство», так как оно используется чаще всего.
7. Нажмите Связать экземпляр.
8. В новой вкладке следуйте инструкциям, чтобы войти в Salesforce и разрешить Lucid доступ к вашим данным Salesforce.

Когда все будет готово, вы увидите сообщение о том, что ваш экземпляр Salesforce был успешно связан с Lucid.

Мы рекомендуем включить систему единого входа в Salesforce, чтобы пользователи могли запускать Lucid непосредственно из Salesforce без необходимости входить в систему вручную. Для этого:

1. В панели администратора Lucid нажмите « Безопасность » в меню слева.
2. В раскрывающемся списке выберите Аутентификация.
3. Убедитесь, что в разделе «Вход пользователя» установлен флажок «Разрешить единый вход в Salesforce».
4. Нажмите Сохранить изменения.

Настройка интеграции Salesforce

Теперь, когда интеграция установлена, пришло время настроить параметры. Чтобы получить доступ к этим настройкам, выполните следующие действия.

1. В панели администратора Lucid нажмите «Интеграция приложений».
2. В раскрывающемся списке выберите Lucidchart.
3. В разделе «Включенная интеграция» найдите плитку Salesforce.
   • Если вы не видите эту плитку, следуйте инструкциям по привязке вашего экземпляра Salesforce, приведенным выше.
4. На плитке Salesforce нажмите Настройки.
5. В верхней части экрана вы увидите вкладки для каждой из следующих настроек:
   • Управление документами
   • Поля контактов
   • Визуализация роли контакта
   • Правила создания контактов
   • Дополнительные объекты
      

Выбор полей контакта для импорта

Вы можете выбрать, какие поля контактов Lucid будет импортировать и отображать, выполнив следующие действия:

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Перейдите на вкладку Поля контактов в верхней части страницы.
3. В списке "Доступные поля контакта" найдите название поля.
4. Перетащите поля в нужное место.
   • Порядок полей в разделах «Контактная фигура» и «Дополнительная информация» будет учитываться при отображении полей в Lucidchart документе.
   • Поля в разделе "Контактная фигура" появятся на самой контактной фигуре. 
   • Поля в разделе "Панель контактных данных" появятся на правой панели при выборе фигура контакта. Вы увидите три настраиваемые области: «Примечания», «Внешняя ссылка» и «Дополнительные сведения». Посмотрите на изображение ниже, чтобы понять, где эти поля будут отображаться для пользователей.
     
5. Когда все будет готово, нажмите кнопку «Применить изменения».

Вы увидите, как эти изменения вступят в силу для любого документа, связанного с Salesforce, при следующей загрузке Lucidchart документа.

Импорт дополнительных объектов Salesforce

Помимо контактов, вы можете импортировать дополнительные объекты Salesforce (например, учетная запись, возможности, лиды и т. д.) во все ваши документы Lucidchart , связанные с Salesforce. Чтобы узнать, как ваши пользователи могут просматривать эти данные и взаимодействовать с ними, ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством для пользователей Smart Fields.

Существуют ограничения на то, какие объекты можно импортировать. Интеграция Salesforce всегда начинается со стандартного объекта учетной записи в качестве корневого объекта. Оттуда Lucidchart можете извлекать объекты, которые являются либо дочерними, либо внуками учетной записи. Любые объекты, которые находятся более чем на двух уровнях от учетной записи, не будут доступны для импорта. Контакты и возможные сделки должны быть прямыми потомками учетной записи. Кроме того, дети Контакта не могут быть ввезены. Схема приведена ниже: зеленым цветом обозначены объекты, которые можно импортировать, а красным — невозможные.

Чтобы выбрать, какие объекты и поля Salesforce будут импортированы, выполните следующие действия.

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Перейдите на вкладку Дополнительные объекты в верхней части страницы.
3. Щелкните " Начать работу" .
4. Найдите и выберите объект(ы), которые вы хотите импортировать. 
   • В этом диалоговом окне отображаются все объекты, доступные для импорта. Если вы не видите объект, который хотите импортировать, это означает, что объект подпадает под описанные выше ограничения или у вас нет разрешений REST API в Salesforce для объекта.
   • Вы всегда можете вернуться к этому диалогу позже, если хотите импортировать больше объектов, нажав + Импорт объектов в столбце «Импортированные объекты».
5. После того, как вы закончите выбор, нажмите «Импорт».
6. Чтобы выбрать, какие поля будут импортироваться на объект, выберите объект в столбце «Импортируемые объекты». Он заполнит соответствующие столбцы «Доступные поля объекта» и «Выбранные поля объекта».
7. Найдите и перетащите нужные поля из столбца «Доступные поля объекта» в столбец «Выбранные поля объекта».
   • Порядок полей в столбце «Поля выбранного объекта» будет соответствовать порядку полей по умолчанию, отображаемому в документах Lucidchart.
8. Когда вы закончите, нажмите Применить изменения .

Вы увидите, как эти изменения вступят в силу во всех документах, связанных с Salesforce, при следующей загрузке документа Lucidchart.

Управление группой пользователей Salesforce

Lucid предлагает оптимизированный обмен документами через раздел Salesforce в списке документов Lucid. Участники группы пользователей Salesforce получают автоматический доступ ко всем документам в этом разделе, которые можно открыть непосредственно из Salesforce с помощью кнопки «Папка Lucidchart».

Разрешите пользователям самостоятельно регистрироваться в группе пользователей Salesforce, выполнив следующие действия.

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Перейдите на вкладку «Управление документами » в верхней части страницы. 
3. Установите флажок рядом с пунктом "Разрешить пользователям автоматически добавлять себя в группу".

Теперь, когда пользователь еще не является членом группы пользователей Salesforce, нажмите кнопку «Папка Lucidchart», чтобы автоматически добавить его. Они получат доступ к разделу Salesforce и содержащимся в нем документам.

Если вы решите не отмечать этот блок, вам потребуется вручную управлять группой пользователей Salesforce следующим образом:

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Нажмите на вкладку «Управление документами » в верхней части страницы. 
3. Нажмите кнопку «Управление членством » справа.
4. Введите имя одного или нескольких пользователей, которых вы хотите добавить в группу, или нажмите на крестик справа от имени пользователя, чтобы удалить его.
5. Нажмите «Готово».

Мы рекомендуем добавить в эту группу всех пользователей отдела продаж, а также себя, чтобы у всех был доступ к разделу Salesforce.

Настройка цветов ролей контакта

В Lucidchart есть возможность цветового кодирования, которая поможет вам быстро визуализировать роли контактных лиц в карточках контактов.

Чтобы настроить цвет, связанный с каждой ролью, выполните следующие действия.

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Перейдите на вкладку Визуализация роли контакта в верхней части страницы. 
3. Просмотрите роли контактных лиц по возможным сделкам, которые существуют в экземпляре Salesforce.
   • Значения этих ролей нельзя изменить из Lucid, но если вы добавите или измените роли в Salesforce, изменения отразятся в Lucid.
4. Выберите цветовой квадрат слева от роли, чтобы изменить связанный с ней цвет.
5. Нажмите кнопку Применить изменения.

Вы увидите, как эти изменения вступят в силу во всех документах, связанных с Salesforce, при следующей загрузке документа Lucidchart.

Настройка правил создания контактов

Пользователи могут создавать новые контакты в Lucidchart, которые будут синхронизироваться с Salesforce. Вы можете определить, какие поля должны быть заполнены для новых контактов, выполнив следующие действия:

1. Перейдите к настройкам администратора Lucid для интеграции с Salesforce.
2. Перейдите на вкладку Правила создания контактов в верхней части страницы.
3. В правой колонке отметьте все поля, которые вы хотите обязательно.
   • Рекомендуется выбрать те же поля, которые необходимы для создания нового контакта в экземпляре Salesforce. 
   • Вы также можете потребовать дополнительные поля, если хотите.
4. Нажмите кнопку Применить изменения.

Вы увидите, как эти изменения вступят в силу во всех документах, связанных с Salesforce, при следующей загрузке документа Lucidchart.

Добавьте кнопку «Папка Lucidchart» в Salesforce

Кнопка «Папка Lucidchart» — это необязательная кнопка, которую можно установить в экземпляре Salesforce. Он позволяет пользователям переходить с учетной записи или страницы возможностей в соответствующую папку Lucid. Кроме того, все документы, созданные в этой папке, будут автоматически импортированы и опубликованы в группе пользователей Salesforce, что сэкономит драгоценное время вашей команды.

Чтобы начать работу, убедитесь, что у вас есть права администратора для экземпляра Salesforce. Затем сделайте кнопку доступной для макетов страниц, выполнив следующие действия:

1. В правом верхнем углу экземпляра Salesforce выберите значок «Настройка».
2. В строке поиска «Быстрый поиск» в левом верхнем углу найдите и выберите AppExchange Marketplace.
3. Поиск по запросу "Lucidchart".
4. Выберите плитку Lucidchart .
5. Нажмите «Получить сейчас».
6. При появлении запроса войдите в экземпляр Salesforce.
7. На следующей странице диалогового окна нажмите кнопку «Разрешить », чтобы разрешить Salesforce доступ к службе URL-адресов удостоверений и уникальным идентификаторам пользователей.
8. Выберите нужную учетную запись Salesforce в раскрывающемся списке подключенной учетной записи Salesforce.
9. Нажмите Установить в рабочей среде. 
10. Ознакомьтесь с условиями и положениями.
11. Если вы согласны с условиями и положениями, выберите «Подтвердить и установить».
12. Следуйте процессу установки до конца. После успешной установки вы получите подтверждение.

Теперь у вас есть кнопка «Lucidchart Папка», которую можно добавить в вашу учетную запись или макеты страниц возможностей. Вот как это сделать:

1. В правом верхнем углу экземпляра Salesforce выберите значок «Настройка». 
2. В строке поиска «Быстрый поиск» в левом верхнем углу найдите и выберите «Диспетчер объектов».
3. Выберите учетную запись или возможную сделку в зависимости от страницы объекта, на странице какого объекта вы хотите отобразить кнопку «Lucidchart папку». 
4. В меню слева выберите «Макеты страниц». 
5. Нажмите на нужное имя макета страницы. 
6. В Salesforce Lightning выберите «Мобильные устройства и действия Lightning » в меню «Макет» учетной записи «Макет».
7. Перетащите кнопку «Папка Lucidchart» в начало раздела «Действия Salesforce Mobile и Lightning Experience».
   
8. Нажмите «Сохранить » в верхней части страницы.

Вы успешно настроили кнопку «Папка» в Lucidchart. Пришло время протестировать интеграцию.

1. Перейдите к учетной записи или возможной сделке в зависимости от настроек, выполненных в описанных выше шагах.
2. Нажмите «Папка Lucidchart » в правом верхнем углу страницы. Это запустит интеграцию и откроет папку Lucid для связанной учетной записи.
   • Если вы видите сообщение об ошибке, указывающее на то, что вам необходимо быть членом группы пользователей Salesforce, вернитесь к разделу «Управление группой пользователей Salesforce» этой статьи.

Оказавшись в папке Lucid для соответствующей учетной записи, вы можете создать новый Lucidchart документ или открыть существующий документ. Контакты и любые дополнительные объекты Salesforce , которые Вы выбрали для импорта, автоматически появятся на левой панели. Пользователи смогут перетаскивать эти данные Salesforce в Lucidchart документ для визуализации информации, относящейся к учетной записи.

Создание шаблона для сопоставления учетных записей

Вы можете создать пользовательский шаблон для стандартизации карт учетной записи (или любого другого документа, связанного с Salesforce), которые создают пользователи вашей корпоративной учетной записи Lucid. шаблоны, используемые с интеграцией Salesforce, имеют особые требования, которые необходимо соблюдать. К ним относятся:

• Шаблон должен быть документом Lucidchart . шаблон, созданный на основе документа Lucidspark , не будет автоматически импортировать данные Salesforce при создании в папке Salesforce.
• Данные Salesforce не допускаются в шаблонном документе. Если вы случайно импортируете данные Salesforce в шаблон, его нельзя будет отменить. Эту проблему можно исправить, создав новый шаблон документа, а затем скопировав все фигуры, которые не связаны с Salesforce.
  • документы, созданные в папке Salesforce, автоматически импортируют данные Salesforce. Не создавайте шаблон документа в одной из этих папок.
• Шаблон должен быть опубликован в группе пользователей Salesforce (как минимум). Это позволит любому пользователю, который может видеть раздел Salesforce в списке документов Lucid, также создавать новые документы на основе этого шаблона.

Чтобы узнать о создании шаблона в Lucid, см. раздел Создание пользовательского шаблона.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать несколько экземпляров Salesforce одновременно?
Интеграция сопоставления учетных записей Lucidchartпредназначена для работы с одним экземпляром Salesforce. Вы не можете связать несколько экземпляров Salesforce, а также не можете импортировать данные из нескольких экземпляров в один и тот же документ.

Отмена привязки к экземпляру отключает функции корпоративного уровня, описанные в этой статье, и удаляет все сделанные настройки (импорт дополнительных объектов и т. д.). Члены группы пользователей Salesforce сохраняют доступ к папкам и документам в папке Salesforce.

Какие типы полей Salesforce поддерживаются в Lucid?
Lucid может импортировать и отображать любое поле Salesforce, доступное через API веб-служб. Lucidchart поддерживает редактирование следующих типов полей:

• Флажок
• валюта
• Электронная почта
• Номер
• Процентов
• Телефон
• Список выбора
• Список выбора (множественный выбор)
• Текст
• Текстовая область
• Текстовая область (длинная)
• Текстовая область (расширенная)
• URL-адрес

Оставьте отзыв об этой статье