При управлении крупным клиентским счетом управление шаблонами может представлять собой сложную задачу. Корпоративный шаблон облегчает администраторам учетных записей и администраторам шаблонов управление распространением шаблонов в организации и оптимизирует совместную работу. Это централизует доступ к утвержденным шаблонам и предотвращает внесение несанкционированных изменений в официальные шаблоны.
Доступность плана: Только корпоративный.
- Доступно для учетных записей FedRAMP .
- Для получения более подробной информации о доступных функциях вашей учетной записи ознакомьтесь со статьей «Тарифные планы Lucid» или со статьей «Обновление учетной записи Lucid», чтобы узнать, как обновить свою учетную запись .
Добавляй и распределяй по категориям корпоративные шаблоны
Для создания корпоративных шаблонов необходимо:
- Быть владельцем учетной записи, администратором учетной записи или администратором шаблона.
- У вас должны быть права на редактирование документа, который вы хотите преобразовать в корпоративный шаблон.
Преобразование документа в корпоративный шаблон
Чтобы преобразовать документ, доску или шаблон в корпоративный шаблон, выполните следующие действия:
- Выберите Документы.
- Разверните папку «Мои документы».
-
На документе или доске выберите меню с тремя точками.
- В меню наведите курсор на пункт «Организовать».
- Выберите «Преобразовать в корпоративный шаблон».
- Во всплывающем окне вы можете сделать следующее:
- Назначьте категории и подкатегории, которые были настроены для вашей учетной записи.
- Обеспечьте соблюдение ограничений блокировки.
- Добавить описание.
- Поделитесь корпоративным шаблоном.
- Нажмите Сохранить.
Примечание: Если в панели администратора Lucid включена настройка общего доступа к документам для всей учетной записи : Настройки безопасности, ваша учетная запись автоматически отобразится в строке поиска общего доступа, как показано на скриншоте выше. Это означает, что по умолчанию документы будут доступны всей вашей корпоративной команде.
Создавайте категории и подкатегории
Вы можете создавать настраиваемые категории и подкатегории для организации корпоративных шаблонов в соответствии с уникальными потребностями вашей организации и упростить пользователям поиск корпоративных шаблонов. Чтобы создать их, выполните следующие действия:
- На главной странице Lucid выбери пункт Templates в левом нижнем углу навигационного меню.
- Выберите Корпоративный в нижней части списка категорий шаблонов слева.
- Нажмите на выпадающее меню «Категория» в верхней части меню.
- Нажмите «Новая категория +».
- Чтобы создать категорию, нажмите кнопку «Новая подкатегория +» в меню «Создать категорию».
- Назовите новую категорию или подкатегорию.
- Нажмите «Сохранить изменения».
Чтобы отредактировать существующие категории, нажмите здесь. иконка карандаша. После внесения изменений нажмите «Сохранить изменения» , чтобы обновить категории.
Получи доступ к корпоративным шаблонам
Все пользователи учетной записи Enterprise могут создать новый документ из корпоративного шаблона.
Создать новый документ из корпоративного шаблона
Чтобы создать новый документ из единого корпоративного шаблона, выполните следующие действия:
- На главной странице Lucid выбери пункт Templates в левом нижнем углу навигационного меню.
- В верхней части страницы выберите продукт, для которого вы хотите просмотреть корпоративные шаблоны.
- В меню слева нажми "Корпорация" .
- Используйте флажки рядом с каждой подкатегорией, чтобы отфильтровать определенные корпоративные шаблоны.
- Выберите шаблон из отфильтрованного списка.
- Щелкните Использовать шаблон.
Новый документ будет создан на основе корпоративного шаблона. Местоположение вашего нового документа будет указано в верхней части галереи шаблонов.
Создавайте новые документы из нескольких корпоративных шаблонов
Чтобы создать новые документы одновременно из нескольких шаблонов, выполните следующие действия:
- На главной странице Lucid выбери пункт Templates в левом нижнем углу навигационного меню.
- В верхней части страницы нажмите на продукт, для которого вы хотите просмотреть корпоративные шаблоны.
-
Выберите «Корпоративный» в меню слева.
- Нажми кнопку Select Multiple в правом верхнем углу раздела Corporate Templates.
- Используйте флажки рядом с каждой подкатегорией, чтобы отфильтровать определенные корпоративные шаблоны.
- Поставь галочку в правом верхнем углу шаблонов, чтобы выбрать их.
- Щелкните Использовать выбранные шаблоны .
Новый документ будет создан на основе каждого выбранного вами корпоративного шаблона. Местоположение вашего нового документа будет указано в верхней части галереи шаблонов.
Управляй корпоративными шаблонами
В качестве администратора учетной записи или администратора шаблона вы можете управлять существующими корпоративными шаблонами. Этот функционал включает в себя редактирование или удаление корпоративных шаблонов. Он также включает в себя возможность отменить публикацию корпоративных шаблонов, чтобы они были скрыты от конечных пользователей, пока вы или другие администраторы вносите обновления.
Чтобы управлять корпоративными шаблонами, выполните следующие действия:
- Выберите шаблоны .
- Щелкните Корпоративный .
- В корпоративном шаблоне выберите меню из трех точек.
-
Выберите один из вариантов в раскрывающемся меню.
Часто задаваемые вопросы
Как администратор может назначить администратору шаблона роль администратора?
Владелец учетной записи или администратор учетной записи может назначить роль администратора шаблона на странице «Пользователи». Этот процесс описан в разделе «Назначение ролей администратора» статьи о ролях администратора.
Что произойдет, если я удалю корпоративный шаблон?
При удалении корпоративного шаблона он перемещается в корзину и становится недоступным для пользователей вашей учетной записи.
Что произойдет, если я сниму корпоративный шаблон с публикации?
Пользователи вашей корпоративной учетной записи не смогут просматривать или создавать документы на основе этого шаблона, пока вы не опубликуете его снова. Вы и другие администраторы вашей организации по-прежнему сможете просматривать и редактировать этот неопубликованный шаблон на вкладке «Корпоративные шаблоны».
Как опция «Выбрать несколько вариантов»может помочь мне в моем проекте?
Возможно, вы запускаете новый проект и знаете, что вам понадобится определенный набор стандартных документов. Используйте эту функцию, чтобы быстро создавать документы из всех корпоративных шаблонов, необходимых для вашего проекта, вместо того, чтобы создавать их по одному. Если эти шаблоны связаны друг с другом, одновременное создание гарантирует, что новые документы сохранят эти относительные связи.
Что произойдет, если я удалю категорию или подкатегорию?
Если категория или подкатегория удаляется, все корпоративные шаблоны, которые были к ней привязаны, больше не будут к ней привязаны. Удаление необратимо.
Что произойдет, если я отредактирую категорию или подкатегорию?
При переименовании категории или подкатегории все корпоративные шаблоны, назначенные ей, останутся назначенными новой категории или подкатегории.
Что произойдет с существующими корпоративными шаблонами, если я включу возможность совместного доступа к ним для всей учетной записи в панели администратора?
Когда включена функция совместного доступа к документам для всей учетной записи, как описано в нашей статье «Панель администратора Lucid: Настройки безопасности» , все корпоративные шаблоны, созданные пользователями вашей учетной записи, по умолчанию будут доступны всей вашей корпоративной команде.
Все существующие корпоративные шаблоны, созданные до включения этой настройки, не будут затронуты. Это значит, что для того, чтобы поделиться корпоративным шаблоном, который был создан, когда эта настройка была отключена, тебе придется сделать это вручную. Выполни шаги, описанные выше для управления корпоративными шаблонами, выбери в меню пункт Edit Corporate Template Details, найди название своей команды в строке поиска общего доступа (например, на скриншоте ниже ты бы искал "Lucid Software", если бы это было название твоей команды) и нажми Save.
Оставьте отзыв об этой статье
Хотите поделиться мнением об этой статье? Расскажи нам о своем опыте здесь.