Gerencie a alocação de recursos com o aplicativo Capacity Planning no airfocus.

Benefícios

• Gestão simplificada da capacidade: gerencie a alocação de recursos em diferentes segmentos de planejamento (por exemplo, trimestres, versões) em uma única visualização, mesmo que os planos sejam alterados ou as prioridades mudem durante o processo.
• Entenda as vantagens e desvantagens com o planejamento de cenários: Simule e compare cenários para entender as vantagens e desvantagens, ajudando você a tomar decisões com base na capacidade real.
• Priorize tendo em mente o panorama geral: a priorização se resume à capacidade. Certifique-se de que seus planos se adequem aos recursos disponíveis na Equipe e no espaço de trabalho, mantendo os esforços alinhados e eficientes.

Como configurar o aplicativo de Planejamento de Capacidade

Ative o aplicativo

O aplicativo de Planejamento de Capacidade pode funcionar em vários espaços de trabalho, por exemplo, se você quiser gerenciar recursos compartilhados entre produtos e equipes. Mais informações aqui.

Para ativar o aplicativo, siga estes passos:

1. Navegue até o espaço de trabalho onde deseja planejar a capacidade. 
2. Clique em Extensões no canto superior direito do seu espaço de trabalho.
3. Em "Aplicativos", selecione Planejamento de Capacidade.
4. Selecione um segmento de planejamento com base em um campo de período de tempo (ex.: sprints, lançamentos ou trimestres).
   • Você pode precisar criar um novo campo de período de tempo, caso ainda não tenha um. Aprenda como fazer isso aqui.
   • Se você criar um novo campo de período de tempo e quiser usá-lo em outro espaço de trabalho, certifique-se de marcar a caixa para torná-lo um campo de Equipe.
   • Para simplificar, o processo de instalação inicial permite configurar os recursos apenas para um segmento de planejamento. Após a configuração inicial, você pode adicionar quantos quiser.
5. Selecione um recurso existente ou adicione um novo. 
   • Um recurso é um campo de capacidade (por exemplo, custo, pontos de história) medido ao longo do segmento de planejamento.
   • Você pode ter recursos ilimitados por segmento de planejamento. Você pode adicionar mais recursos agora ou depois.
     
6. Opcionalmente, adicione uma visualização de “Capacidade” para uma gestão eficiente de recursos. Esses vídeos também podem ser criados posteriormente. Saiba como aqui.

Você instalou o aplicativo de Planejamento de Capacidade com sucesso.

Como usar o aplicativo de Planejamento de Capacidade

Se você estiver usando um novo campo de período de tempo, provavelmente desejará mover alguns itens para o respectivo segmento de planejamento em que prevê que eles ocorrerão. Você também pode precisar atribuir valores ao campo de capacidade, caso ele seja novo.

Definir capacidades padrão

Para definir as capacidades padrão, siga estes passos:

1. No campo de capacidade para o qual deseja definir um valor padrão, clique no ícone circular à direita de um dos valores.
   
2. Em "Capacidade padrão", digite a capacidade que você deseja como padrão para todos os campos.
   • Se desejar capacidades diferentes para períodos de tempo diferentes, clique em "Definir capacidade" ao lado de cada período de tempo na parte inferior do painel. Se você já definiu um valor padrão, clique no valor padrão em vez de "Definir capacidade".

Se desejar definir capacidades diferentes para cada período, você pode fazê-lo no modo básico ou no modo avançado:

Modo básico
Para uma capacidade conhecida, defina-a diretamente. Por exemplo, se você tiver um campo de capacidade chamado Custo e um orçamento fixo de 100 euros por trimestre, poderá inserir esse valor imediatamente.

Modo avançado
Para capacidades variáveis, utilize o modo Avançado para calcular valores com base em fatores como o tamanho da Equipe, os dias de trabalho disponíveis e uma margem de segurança para imprevistos.

No exemplo abaixo, para o quarto trimestre de 2024, entramos no modo Avançado para nos ajudar a calcular o número de dias necessários para o orçamento. Inserimos o seguinte:

• Capacidade diária de pessoal: 1 (ou seja, cada Membro da Equipe trabalha um dia inteiro de trabalho)
• Dias úteis: 66 (este valor é calculado por padrão, com base no intervalo de datas configurado para o 4º trimestre)
• Número de pessoas: 5 (há 5 pessoas na minha equipe)

A calculadora sugere definir uma capacidade padrão de 330 dias para este trimestre.

Situações inesperadas, como membros da equipe adoecendo, podem afetar a capacidade. Para levar isso em consideração, adiciona-se uma margem de segurança de 10% para uma estimativa mais conservadora.

A margem de segurança de 10% reduz a capacidade sugerida de 330 dias para 297 dias, garantindo que o trabalho planejado para o trimestre não seja superestimado. Qualquer capacidade restante pode ser usada para tarefas adicionais, mas essa abordagem evita sobrecarregar a Equipe com sua carga de trabalho.

Planejamento de cenários

Os cenários podem ser ajustados na coluna "Cenários", desativando itens específicos para excluir seus valores de capacidade. Após ficar satisfeito com o cenário, clique em Aplicar para salvar as alterações e reatribuir o item desativado a outro período.

Visão geral da capacidade do espaço de trabalho

Você pode acessar as configurações do aplicativo de Planejamento de Capacidade a qualquer momento através do menu Extensões.

Aqui você encontrará um resumo da capacidade prevista para cada segmento de planejamento. Mais detalhes serão abordados na próxima seção.

Gerenciar recursos

Clique em um recurso nas configurações do aplicativo Planejamento de Capacidade para abrir o "Painel de Gerenciamento de Recursos", onde um detalhamento gráfico mostra o consumo do recurso em comparação com a capacidade definida para cada período de tempo no segmento de planejamento.

Planejamento de capacidade entre espaços de trabalho

Em grande escala, os recursos são frequentemente compartilhados entre os membros da Equipe. Nesses casos, você pode usar o planejamento de capacidade em vários espaços de trabalho.

Configuração inicial do primeiro espaço de trabalho (espaço de trabalho A)

1. Configure um segmento de planejamento (por exemplo, Trimestres, Sprints) com o campo de período de tempo necessário.
2. Defina a unidade de capacidade do recurso (por exemplo, Dias, Custo) e adicione o campo correspondente às configurações do espaço de trabalho.
3. Instale o aplicativo de planejamento de capacidade no espaço de trabalho A.
4. Dentro do aplicativo, crie o recurso inicial usando o segmento de planejamento definido e o campo de capacidade. Este recurso já está disponível para ser compartilhado.

Configurar o segundo espaço de trabalho para compartilhamento (espaço de trabalho B)

1. Antes de instalar o aplicativo, certifique-se de que os seguintes campos foram adicionados às configurações do Espaço de Trabalho B:
   • O campo de período de tempo para o segmento de planejamento (por exemplo, trimestre).
   • O campo Capacidade (ex.: Custo, Dias) que foi utilizado para o recurso existente no espaço de trabalho A.
2. Instale o aplicativo de planejamento de capacidade no espaço de trabalho B.
3. Selecione o mesmo campo de período de tempo usado para o segmento de planejamento do recurso existente no espaço de trabalho A.
4. Ao adicionar um novo recurso, selecione o mesmo campo de capacidade usado para criar o recurso existente no espaço de trabalho A.
5. Selecione a opção para selecionar um recurso existente já utilizado em outro espaço de trabalho (espaço de trabalho A) em vez de criar um recurso novo e separado.
6. Revise o recurso Pré-visualização para confirmar que será compartilhado em ambos os espaços de trabalho.
7. Conclua a configuração do recurso e adicione uma Capacidade de visualizações dedicada ao espaço de trabalho B.

compartilhar planejamento de capacidade
O recurso compartilhado agora está instalado e configurado no espaço de trabalho B.

Qualquer alocação de recursos feita no espaço de trabalho A (por exemplo, 5 dias utilizados) será refletida como capacidade utilizada nas visualizações do espaço de trabalho B, mostrando a capacidade compartilhada em tempo real pela Equipe.

Crie suas próprias visualizações de capacidade

Você pode criar uma visualização de capacidade a qualquer momento usando um dos seguintes métodos:

Use o prompt

1. Acesse as configurações do aplicativo Planejamento de Capacidade.
2. Selecione o segmento de planejamento para o qual deseja criar uma visualização.
3. Clique em + Criar visualizações.

Criar do zero

1. Navegue até um espaço de trabalho onde o aplicativo de Planejamento de Capacidade esteja instalado.
2. Clique em Todas as visualizações do guia na parte superior do espaço de trabalho.
3. Clique no ícone de sinal de mais à direita de "visualizações".
4. Selecione as tabelas.
5. Clique em Continuar.
6. Personalize os detalhes para suas visualizações personalizadas.
7. Clique em Adicionar recursos.

Utilizando o aplicativo de Planejamento de Capacidade para sprints

O aplicativo Capacity Planning também é ideal para planejamentos rápidos e ágeis. Eis como configurá-lo:

Configurar sprints

1. Abra as configurações do aplicativo Planejamento de Capacidade.
2. Clique em + Adicionar campo.
3. Selecione uma opção dentre as predefinições disponíveis.
4. Insira as informações em cada campo de texto para o novo campo.
5. Adicione mais períodos de tempo conforme necessário.
   • Certifique-se de que a opção "Habilitar iterações" esteja marcada. Isso ajuda a gerenciar sprints ativos e futuros, permitindo que os itens sejam movidos facilmente entre as iterações.
6. Configure a duração dos sprints (o padrão é de duas semanas, mas isso pode ser personalizado).
7. Clique em Adicionar campo.

Adicione um recurso ao novo campo clicando em + Adicionar recurso.

Criar uma visualização

Volte às configurações do aplicativo Planejamento de Capacidade e gere uma visualização dedicada seguindo estes passos:

1. Selecione um segmento de planejamento.
2. Clique em + Criar visualizações.

Conclua um sprint

Quando um sprint terminar, abra o menu de três pontos ao lado do nome do sprint e clique em Concluir.

Uma mensagem será exibida para mover quaisquer itens em aberto — aqueles que ainda não foram marcados como "Concluídos" — para a próxima iteração, ou para criar uma nova iteração caso não exista nenhuma.

Após clicar em Sim, as seguintes atualizações serão exibidas:

• Pontos da história concluídos no Sprint 1: 21/30
• Pontos de história planejados para o Sprint 2: 30/30
• Sprint 1: Marcado como Concluído
• Sprint 2: Ativado

Desinstalando o aplicativo de Planejamento de Capacidade

O aplicativo Capacity Planning pode ser instalado em vários espaços de trabalho e compartilhar recursos, tornando o processo de desinstalação mais complexo.

Antes de desinstalar, certifique-se do seguinte:

• Você é um administrador/editor do airfocus.
• Você tem permissões totais para todo o espaço de trabalho compartilhando os recursos do aplicativo.

Observação: desinstalar o aplicativo de um espaço de trabalho remove os recursos compartilhados de todos os outros espaços de trabalho onde eles são usados.

Como desinstalar

1. Navegue até um espaço de trabalho onde o aplicativo de Planejamento de Capacidade esteja instalado.
2. Abra as configurações do aplicativo Planejamento de Capacidade.
3. Clique em Desinstalar aplicativo na parte inferior do painel.

Dar feedback sobre este artigo