Bij het beheren van een groot account kan het beheren van sjablonen lastig zijn. Met bedrijfssjablonen kunnen accountbeheerders en sjabloonbeheerders gemakkelijker beheren hoe sjablonen binnen een organisatie worden gedeeld en de samenwerking worden gestroomlijnd. Het centraliseert de toegang tot goedgekeurde sjablonen en voorkomt niet-goedgekeurde bewerkingen van officiële sjablonen.

Gratis	Individueel	Team	Onderneming	FedRAMP

Zie het artikel Je Lucid-account upgraden voor instructies om te upgraden.

Bedrijfssjablonen toevoegen en categoriseren

Om bedrijfssjablonen te kunnen maken, moet u de rol accountbeheerder of sjabloonbeheerder toegewezen krijgen.

Converteer een document naar een bedrijfssjabloon

Volg deze stappen om een document, bord of sjabloon om te zetten in een bedrijfssjabloon:

Selecteer Documenten.
Vouw de map "Mijn documenten" uit.
Selecteer op een document of bord het menu met drie stippen.
Selecteer in het menu Converteren naar bedrijfssjabloon.
In het pop-upvenster kunt u het volgende doen:
- Wijs categorieën en subcategorieën toe die zijn aangepast voor uw account.
- Dwing vergrendelingsbeperkingen af.
- Voeg een beschrijving toe.
- Deel de bedrijfssjabloon.
Klik op Opslaan.

Opmerking: als u de instelling voor het delen van documenten voor het hele account hebt ingeschakeld in het Lucid-beheerpaneel: Beveiligingsinstellingen, wordt uw account automatisch ingevuld in de zoekbalk voor delen, zoals weergegeven in de bovenstaande schermafbeelding. Dit betekent dat ze standaard met uw hele Enterprise-team worden gedeeld.

Categorieën en subcategorieën maken

U kunt aangepaste categorieën en subcategorieën maken om uw bedrijfssjablonen te ordenen op een manier die voldoet aan de unieke behoeften van uw organisatie en het voor gebruikers gemakkelijker maakt om bedrijfssjablonen te vinden. Volg deze stappen om ze te maken:

Op de Lucid Home Page selecteert u Sjablonen linksonder in het navigatiemenu.
Selecteer Zakelijk onderaan de lijst met sjablooncategorieën aan de linkerkant.
Klik het potloodpictogram.
Klik op +Nieuwe categorie of +Nieuwe subcategorie.
Geef uw nieuwe categorie of subcategorie een naam.
Klik het vinkje.

Toegang tot zakelijke sjablonen

Alle gebruikers met een Enterprise-account kunnen een nieuw document maken op basis van een bedrijfssjabloon.

Een nieuw document maken op basis van een bedrijfssjabloon

Volg deze stappen om een nieuw document te maken op basis van één bedrijfssjabloon:

Op de Lucid Home Page selecteert u Sjablonen linksonder in het navigatiemenu.
Selecteer bovenaan de pagina het product waar je de corporate templates van wil bekijken.
Klik op Zakelijk in het menu aan de linkerkant.
Gebruik de selectievakjes naast elke subcategorie om te filteren op specifieke bedrijfssjablonen.
Selecteer een sjabloon uit de gefilterde lijst.
Klik op Sjabloon gebruiken.

Er wordt een nieuw document gemaakt op basis van de bedrijfssjabloon. De locatie van uw nieuwe document wordt bovenaan de sjabloongalerij vermeld.

Nieuwe documenten maken op basis van meerdere bedrijfssjablonen

Volg deze stappen om nieuwe documenten van meerdere sjablonen tegelijk te maken:

Op de Lucid Home Page selecteert u Sjablonen linksonder in het navigatiemenu.
Klik bovenaan de pagina op het product waar je de corporate templates wilt bekijken.
Selecteer Corporate in het menu aan de linkerkant.
Klik op Meerdere selecteren rechtsboven in het gedeelte Bedrijfssjablonen.
Gebruik de selectievakjes naast elke subcategorie om te filteren op specifieke bedrijfssjablonen.
Vink het vakje in de rechterbovenhoek van de sjablonen aan om ze te selecteren.
Klik op Geselecteerde sjablonen gebruiken .

Er wordt een nieuw document gemaakt van elke bedrijfssjabloon die u hebt geselecteerd. De locatie van uw nieuwe document wordt bovenaan de sjabloongalerij vermeld.

Bedrijfssjablonen beheren

Als accountbeheerder of sjabloonbeheerder kunt u de bestaande bedrijfssjablonen beheren. Deze functionaliteit omvat het bewerken of verwijderen van bedrijfssjablonen. Het bevat ook de mogelijkheid om de publicatie van bedrijfssjablonen ongedaan te maken, zodat deze verborgen blijven voor eindgebruikers terwijl u of andere beheerders updates doorvoeren.

Volg deze stappen om de bedrijfssjablonen te beheren:

Selecteer Sjablonen .
Klik op Zakelijk .
Selecteer op een bedrijfssjabloon het menu met drie stippen.
Selecteer een van de opties in het vervolgkeuzemenu.

Veelgestelde vragen

Hoe kan een beheerder de rol van sjabloonbeheerder toewijzen?
De accounteigenaar of accountbeheerder kan de sjabloonbeheerdersrol toewijzen vanaf de pagina Gebruikers. Dit proces wordt beschreven in de sectie Beheerdersrollen toewijzen van het artikel beheerdersrollen.

Wat gebeurt er als ik een bedrijfssjabloon verwijder?
Wanneer een bedrijfssjabloon wordt verwijderd, wordt deze verplaatst naar je prullenbak en is deze niet langer toegankelijk voor gebruikers op je account.

Wat gebeurt er als ik de publicatie van een bedrijfssjabloon ongedaan maak?
Gebruikers van uw Enterprise-account kunnen deze sjabloon pas zien of maken als u deze opnieuw publiceert. U en andere beheerders in uw organisatie kunnen deze niet-gepubliceerde sjabloon nog steeds bekijken en bewerken op het tabblad Bedrijfssjablonen.

Hoe kan de optie Meerdere selecteren mij helpen met mijn project?
Je wilt misschien een nieuw project starten en weet dat je een bepaalde set standaarddocumenten nodig heeft. Gebruik deze functionaliteit om snel documenten te maken van alle bedrijfssjablonen die je nodig hebt voor je project, in plaats van ze één voor één te maken. Als deze sjablonen aan elkaar zijn gekoppeld, zorgt het gelijktijdig maken ervan ervoor dat de nieuwe documenten deze relatieve koppelingen behouden.

Wat gebeurt er als ik een categorie of subcategorie verwijder?
Als een categorie of subcategorie wordt verwijderd, worden eventuele bedrijfssjablonen die eraan zijn toegewezen, niet langer aan de categorie of subcategorie toegewezen. Het verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.

Wat gebeurt er als ik een categorie of subcategorie bewerk?
Als je een categorie of subcategorie hernoemt, blijven eventuele bedrijfssjablonen die eraan zijn toegewezen, toegewezen aan de nieuwe categorie- of subcategorienaam.

Wat gebeurt er met bestaande bedrijfssjablonen als ik delen voor het hele account inschakel in het beheerdersdashboard?

Wanneer het delen van documenten voor het hele account is ingeschakeld, zoals uitgelegd in ons Lucid beheerderspaneel: artikel Beveiligingsinstellingen , worden alle bedrijfssjablonen die zijn gemaakt door gebruikers op je account standaard gedeeld met je hele Enterprise-team.

Eventuele bestaande bedrijfssjablonen die zijn gemaakt voordat deze instelling werd ingeschakeld, blijven onaangetast. Dit betekent dat als je een bedrijfssjabloon wilt delen die is gemaakt terwijl die instelling was uitgeschakeld, je dit handmatig zou moeten doen. Volg de bovenstaande stappen om bedrijfssjablonen te beheren, selecteer Bedrijfssjabloondetails bewerken in het menu, zoek je teamnaam in de zoekbalk voor delen (in de onderstaande schermafbeelding zou je bijvoorbeeld zoeken naar "Lucid Software" als dat je teamnaam is) en klik op Opslaan.

voorbeeld-van-de-opties-bij-het-maken-van-een-bedrijfssjabloon.png

Feedback geven over dit artikel

Heb je feedback over dit artikel?Deel je ervaringen hier.

Verwante artikelen