에 상태 필드를 추가합니다. airfocus

보기: 상태 필드 소개

다음은 airfocus 창립자 Malte Scholz가 상태 필드에 대해 간략하게 소개한 내용입니다:

혜택 및 기능

상태 필드는 airfocus 작업 공간 내에 있는 전용 시스템 필드로, 항목에 상태를 지정할 수 있습니다. 상태 필드에는 표준화된 상태 카테고리가 있으며, 팀의 워크플로에 맞게 카테고리별로 사용자 지정할 수 있는 상태가 있습니다. 모든 작업 영역에서 사용자 지정 필드를 수동으로 구성하는 수고 없이 시작해야 할 작업, 진행 중인 작업, 완료된 작업을 정렬하고 명확하게 파악할 수 있습니다.

상태는 계층 구조 수준과 작업 영역 전반에서 항목 진행 상황을 전체적으로 보여줍니다. 상위 항목의 진행 상황을 추적할 수 있습니다(예 Jira 에픽)의 하위 항목 수(예 Jira 스토리)가 종료되었습니다.

상태 필드를 통해 모든 보기에 대한 가시성을 높일 수 있습니다.

'초안', '활성', '마감'의 세 가지 고정된 글로벌 상태 카테고리가 있으며, 팀의 워크플로우를 정리하는 데 필요한 만큼 카테고리당 상태를 만들 수 있는 옵션이 있습니다.

airfocus 계층 구조를 활성화하면 닫힌 하위 항목을 기반으로 상위 항목의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

각 카테고리는 워크플로에 영향을 미치는 고유한 비즈니스 로직을 따릅니다. 예를 들어, '마감됨' 항목은 진행 상황이 진행되며 '초안' 항목은 공유 링크나 포털에서 숨겨집니다.

상태 카테고리를 보드 열 또는 그룹으로 사용하여 '초안', '활성' 또는 '마감'에 있는 항목을 그룹화하고 시각화할 수 있습니다. 이는 다양한 수준의 세분화에 특히 유용합니다.

항목의 상태 변경에 대한 알림을 받거나 '보기'를 통해 알림을 받을 수 있습니다.

상태 필드에 사용하던 기존의 사용자 지정 단일 선택 필드를 시스템 상태 필드로 옮길 수 있는 간편한 마이그레이션 도구를 제공합니다.

향후 airfocus 기능과 앱이 상태 필드를 기반으로 구축될 예정이므로 지금 바로 전환하는 것이 좋습니다.

준비물

• 워크스페이스에 대한 '전체' 액세스 권한이 있는 사용자는 상태를 추가하고 구성할 수 있습니다.
• 워크스페이스에 대한 '전체' 액세스 권한이 있는 사용자는 워크스페이스에서 필드 마이그레이션을 수행할 수 있습니다.
• 상위 항목의 진행 상황을 추적하려면 워크스페이스 내에 airfocus 계층 구조가 구성되어 있어야 합니다.

작동 원리

워크스페이스 설정의 '필드' 탭에서 상태 필드를 관리하고 구성할 수 있습니다.

상태 카테고리

상태는 airfocus 의 필수 필드이며, 이는 워크스페이스의 모든 항목에 상태(및 상태 카테고리)가 연결되어 있음을 의미합니다. 카테고리는 정렬 및 진행 상황 추적을 위해 상태를 그룹화하는 역할을 합니다.

'초안', '활성', '마감' 등 미리 정의된 세 가지 상태 카테고리를 제공하여 개인 상태를 그룹화할 수 있습니다. 각 카테고리 안에는 적어도 하나의 상태가 필요하며, 팀의 워크플로와 정보를 정리하는 데 필요한 만큼의 상태를 만들 수 있습니다.

초안: 아직 작업이 완료되지 않은 항목을 의미합니다. 공유 링크나 포털에는 표시되지 않습니다.

활성: 시작된 항목을 나타냅니다.

마감됨: 완료된 항목을 나타냅니다. 항목이 '마감됨' 상태로 이동하면 상위 항목의 진행 상황 추적이 진행됩니다.

사용자 지정 상태 만들기 및 편집

상태를 추가하려면 카테고리 아래의 '+ 상태 추가'를 클릭합니다. 또한 삼각형 점 메뉴 옵션을 통해 각 상태의 색상을 사용자 지정하고 새 항목의 기본 옵션으로 사용할 색상을 설정할 수도 있습니다. 해당 메뉴를 통해 상태를 삭제할 수도 있습니다.

상태 필드가 모두 설정되면 보기에서 항목 내의 상태를 확인할 수 있습니다. 항목 세부정보에서 상태 필드는 담당자의 오른쪽에 있으며, 화살표를 클릭하면 다음 상태로 빠르게 이동하거나 드롭다운 메뉴를 클릭하여 특정 상태로 변경할 수 있습니다.

할당된 항목의 상태 변경에 대한 알림을 받거나 '보기'를 통해 알림을 받을 수 있습니다. 이렇게 하려면 상단 또는 아이템 세부정보의 점 메뉴 '아이템 옵션'을 클릭합니다.

상태 사전 설정 사용

상태 사전 설정을 사용하여 팀 전체에서 일관성을 유지할 수 있습니다. 이는 airfocus 관리자가 만든 미리 정의된 상태 필드로, 모든 워크스페이스에서 사용할 수 있습니다.

새 상태 프리셋 만들기

상태 프리셋을 만들려면 airfocus 관리자는 다음 단계를 따르세요:

1. airfocus 의 왼쪽 하단 모서리에 있는 이름을 클릭합니다.
2. 팀 설정을 선택합니다.
3. 설정 패널 상단의 탭에서 상태 프리셋을 선택합니다.
4. 패널 왼쪽의 탐색 메뉴에서 + 상태 사전 설정 추가를 클릭합니다.
5. '사전 설정 이름'에 이름을 입력합니다.
6. 각 상태 카테고리(초안, 활성, 마감) 아래에서 + 상태 추가를 클릭하여 각각에 하나 이상의 상태 필드를 추가합니다.
7. 패널 오른쪽 하단에서 사전 설정 추가를 클릭합니다.

이제 상태 사전 설정은 airfocus 계정의 모든 워크스페이스에서 사용할 수 있습니다.

작업 공간에서 상태 사전 설정 사용

워크스페이스에서 기존 상태 사전 설정을 사용하려면 다음 단계를 따르세요:

1. 상태 프리셋을 추가하려는 작업 공간을 엽니다.
2. 페이지 상단의 워크스페이스 이름 오른쪽에서 점 3개 메뉴를 엽니다.
3. 설정을 클릭합니다.
4. 설정 패널 상단의 탭에서 필드를 선택합니다.
5. 패널 왼쪽의 탐색 메뉴에서 상태를 선택합니다.
6. 패널 상단에서 상태 사전 설정 사용을 클릭합니다.
7. '사전 설정 선택' 아래의 드롭다운을 사용하여 미리 정의된 상태 필드 집합을 선택합니다.
8. 업데이트를 클릭합니다.

이제 워크스페이스의 상태 필드에서 사전 설정 옵션을 사용할 수 있습니다.

상위 항목의 진행 상황 추적

상위 항목의 진행 상황을 추적하려면 airfocus 계층 구조가 활성화되어 있어야 합니다. 진행 상황은 얼마나 많은 하위 항목이 닫혔는지에 따라 상위 항목에서 추적됩니다. 하위 항목을 닫을 때마다 상위 항목의 진행 상황이 진행됩니다.

받은 편지함 보기에서 진행률 추적:

항목 패널의 진행률 추적

테이블 보기에서 진행 상황 추적:

상태 필드 및 카테고리에 대한 필터 옵션

상태 필드에는 airfocus 에 더 많은 필터링 옵션이 제공됩니다. 항목의 마지막 업데이트 이후 경과된 시간을 기준으로 필터링할 수 있습니다. 상태 및 상태 카테고리에 대해 시간 기반 필터 옵션을 사용할 수 있습니다:

이제 특정 상태 또는 상태 카테고리를 기준으로 항목의 업데이트 여부, 상태 업데이트 시기, 특정 카테고리에 속해 있는 기간 등을 필터링할 수 있습니다.

항목 수가 많은 경우, 기본 필터를 사용해 오래된 완료(닫힌) 항목을 숨겨 작업 공간의 성능과 속도를 개선하는 것이 좋습니다. 다음은 한 가지 예입니다:

상태 필드가 수행하지 않는 작업

현재 사용자 지정 단일 선택 상태를 자동으로 대체하지 않습니다. 더 쉽게 사용할 수 있도록 기존의 사용자 지정 단일 선택 상태를 상태 필드로 마이그레이션할 수 있는 옵션을 추가했습니다.

중요한 상태 카테고리는 추가, 편집 또는 제거할 수 없습니다.

상태 필드 마이그레이션 서비스

현재 상태 필드로 사용자 지정 단일 선택 필드를 사용 중인 경우, 상태 필드로의 간편한 마이그레이션 서비스를 제공합니다. 마이그레이션 서비스는 상태 필드 자체를 마이그레이션하는 것 외에도 마이그레이션하기로 선택한 단일 선택 필드로 구성했던 모든 보기 설정, 필드 매핑, 필터, 표시 옵션 및 앱 구성도 자동으로 변경합니다.

향후 상태 필드에 더 많은 airfocus 기능과 앱이 추가될 예정이므로 모든 기존 사용자는 가능한 한 빨리 마이그레이션하는 것이 좋습니다. '전체' 액세스 권한이 있는 사용자만 워크스페이스에서 마이그레이션을 수행할 수 있다는 점에 유의하세요.

마이그레이션 서비스에 액세스하려면 필드 설정의 상태 필드 섹션으로 이동해야 합니다. 그런 다음 '마이그레이션'을 클릭합니다 .

상태 필드로 마이그레이션할 단일 선택 필드를 선택합니다. airfocus 를 클릭하면 모든 단일 선택 필드 옵션에 대해 일치하는 상태 필드 옵션이 자동으로 생성됩니다.

그런 다음 상태를 올바른 상태 카테고리로 끌어다 놓을 수 있습니다.

작업 공간의 일부 항목에 사용자 지정 단일 선택 상태 필드 옵션이 할당되지 않았을 수 있습니다. 상태 필드는 비워 둘 수 없는 필수 필드이므로 마이그레이션 중에 해당 필드에 부여할 상태를 선택해야 합니다.

또한 마이그레이션 후 이전 선택 필드를 삭제하려면 확인란을 선택하여 삭제할 수 있습니다.

마이그레이션 서비스 세부 정보

마이그레이션 서비스는 워크스페이스별로 실행해야 합니다.

단일 선택 필드 옵션 중 하나를 기본값으로 설정한 경우 마이그레이션 중에도 해당 상태가 기본값으로 설정됩니다.

보기에서 '정의됨' 또는 '정의되지 않음' 상태를 기준으로 항목을 필터링하는 기본 필터를 설정한 경우, 상태 필드에 항상 모든 항목에 대해 상태가 구성되므로 이러한 필터는 삭제됩니다.

마이그레이션 후 이전 상태를 자동으로 삭제하도록 선택하면 다음 항목이 영향을 받을 수 있습니다:

• 우선순위 평가 앱: 단일 선택 필드를 기준으로 사용하는 경우, 이 필드를 삭제하면 모든 우선순위 점수가 변경됩니다.
• Zapier: 단일 선택 필드로 구성된 재피어가 있는 경우 해당 재피어를 Zapier의 상태 필드로 업데이트해야 합니다.

일부 연동 서비스는 아직 타사 도구와의 필드 매핑에 상태 필드 사용을 지원하지 않습니다:

• Asana
• MS 플래너
• 바로 가기
• GitHub

상태 필드가 시작되면 기존의 모든 워크스페이스에는 다음과 같은 상태가 미리 구성됩니다:

• '초안' 카테고리: '초안'은 회색입니다.
• 카테고리 '활성': 파란색으로 '활성'(새 항목의 경우 기본값).
• '닫힘' 카테고리: 녹색으로 '닫힘' 표시.

사용자가 올바른 상태로 마이그레이션할 때까지 모든 기존 항목은 '활성' 상태를 유지합니다.

추가 세부 정보

• 각 상태 카테고리마다 하나 이상의 상태가 필요합니다.
• 상태 필드는 모든 항목에 필수이며 비워 둘 수 없습니다.
• 기본 상태는 사용자가 변경할 수 있습니다.
• 아이템 종속성 및 계층 구조 카드 표시의 경우, 미니 아이템 카드에 상태를 나타내는 작은 아이콘이 표시됩니다.
• 시스템 상태 필드는 사용자 지정 단일 선택 필드가 사용되는 곳 외에도 어디에서나 사용할 수 있습니다:
  • 우선순위 평가 앱 / 우선순위 포커 앱
  • 아직 필드 매핑을 지원하지 않는 일부 통합이 있습니다:
    • Asana
    • MS 플래너
    • 바로 가기
    • Github

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